Podróże służbowe samochodem pracownika - jak rozliczyć?

Pokrycie kosztów podróży

Zgodnie z art. 77⁵ k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Szczególne przepisy dotyczące określenia wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Jak księgować koszty podróży służbowej

Na mocy Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie ustalił w swoim przedsiębiorstwie warunków dotyczących rozliczania podróży służbowych, to zastosowanie znajdą przepisy powyższego rozporządzenia. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów, który obejmuje: koszty przejazdu, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Wysokość diety

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi obecnie, zgodnie z § 7 przywołanego wcześniej Rozporządzenia, 30 zł za dobę podróży. Rozporządzenie reguluje również szczegółowy sposób określania wysokości diety.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób: jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Jeżeli podróż trwa dłużej niż 24 h, za każdą następną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów

Zwrot kosztów za używanie prywatnego pojadu

Zgodnie z § 3 powołanego wyżej Rozporządzenia  na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r. (Dz.U. Nr 27, poz. 271) reguluje szczegółowo koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Podsumowując, nie ma przeszkód, aby pracownik, który został wysłany w podróż służbową prywatnym samochodem nie mógł dochodzić należnej mu z tego tytułu diety oraz zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez określoną stawkę.

Zapraszamy na forum Księgowość