Podróże służbowe samochodem pracownika - jak rozliczyć?

Pokrycie kosztów podróży

Zgodnie z art. 77⁵ k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Szczególne przepisy dotyczące określenia wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Jak księgować koszty podróży służbowej

Na mocy Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie ustalił w swoim przedsiębiorstwie warunków dotyczących rozliczania podróży służbowych, to zastosowanie znajdą przepisy powyższego rozporządzenia. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów, który obejmuje: koszty przejazdu, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Wysokość diety

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi obecnie, zgodnie z § 7 przywołanego wcześniej Rozporządzenia, 30 zł za dobę podróży. Rozporządzenie reguluje również szczegółowy sposób określania wysokości diety.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób: jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Jeżeli podróż trwa dłużej niż 24 h, za każdą następną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów