REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak księgować koszty podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Emilia Bartkowiak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób należy zaksięgować koszty podróży służbowej pracownika, która została odbyta własnym samochodem, jeżeli dodatkowo poniósł on wydatki związane z przejazdem autostradą?


Księgowanie kosztów podróży służbowej

 

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja


RADA

Wydatki na przejazd autostradą mogą być zwrócone pracownikowi. Należy je zaliczyć do pozostałych kosztów rodzajowych jako koszty podróży służbowych.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?

REKLAMA


UZASADNIENIE

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 1 marca 2013 r. obowiązują nowe przepisy regulujące kwestie podróży służbowych odbywanych prywatnymi samochodami pracowników. Zgodnie z nowymi zasadami pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów:

• przejazdów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• noclegów,

• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zobacz: Diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.


Zobacz e-poradnik „Podróże służbowe od 1 marca 2013 r.” dostępny na www.inforfk.pl

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów


Na wniosek pracownika, za zgodą pracodawcy, przejazd może odbywać się samochodem prywatnym pracownika. Należy jednak podkreślić, że wówczas koszty te nie mogą być wyższe niż iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr, która z kolei nie może być wyższa od wysokości ustalonej w odrębnych przepisach. Jest to tzw. kilometrówka przeznaczona na pokrycie opłat eksploatacyjnych (paliwo, oleje, amortyzacja itp.).

 

Tabela 1. Kilometrówka

Rodzaj samochodu

Stawka

Samochody osobowe o pojemności silnika do 900 cm3

0,5214 zł/km

Samochody o pojemności silnika powyżej 900 cm3

0,8358 zł/km


Czy pracownikowi odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem przysługuje zwrot wydatków na przejazd autostradą?


Jak wynika z rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową, takich jak opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.

Stąd wniosek, że pracownik ponoszący wydatek na przejazd autostradą ma prawo do otrzymania zwrotu tego wydatku, niezależnie od limitu wynikającego ze stawki przemnożonej przez liczbę przejechanych kilometrów. Warunkiem jest prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku. Zaliczenie opłat za przejazd autostradą do innych uzasadnionych wydatków wiąże się z uznaniem tych wydatków za koszty podróży służbowych i zwolnieniem ich z podatku dochodowego od osób fizycznych.

 

Możliwość zwrotu dodatkowych wydatków z tytułu opłat za przejazdy autostradami i zwolnienia z podatku była wielokrotnie potwierdzana przez dyrektorów izb skarbowych w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Takie stanowisko jest prezentowane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji nr ITPB2/415-676/12/IL z 15 października 2012 r., przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji nr IBPBII/1/415-1072/12/BD z 1 marca 2013 r. czy przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji nr IPPB2/415-1059/12-2AS z 28 lutego 2013 r., w której czytamy:

 (...) jeżeli w przedstawionym zdarzeniu przyszłym mamy do czynienia z podróżą służbową (...) to zwrot pracownikom na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniach poniesionych kosztów za przejazd płatną autostradą czy poniesionych kosztów w postaci opłat parkingowych będzie przychodem tychże pracowników w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To oznacza, że kwota zwrotu tych wydatków - niezależnie od tzw. „kilometrówki” - nie rodzi obowiązku opodatkowania.


Pełną treść interpretacji znajdziesz na www.inforfk.pl w zakładce Interpretacje


UWAGA!

Dla zarachowania do kosztów uzyskania przychodów podróż służbowa musi być odbyta w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.


Jak udokumentować poniesiony wydatek na przejazd autostradą?


Właściwe udokumentowanie wydatku oznacza udokumentowanie go zgodnie z przepisami art. 21 uor, w myśl którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu, jeżeli został on sporządzony pod inna datą;

5) podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów;

6) potwierdzenie sprawdzenia, kwalifikacji oraz dekretację dowodu.

Wydatki w podróży służbowej - odliczanie VAT

Zaznaczyć należy, że od 1 stycznia 2013 r. zamieszczenie danych określonych w pkt 1-3 i 5 nie jest konieczne, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Jako potwierdzenie wniesionej opłaty wydawane są paragony z kasy fiskalnej. Zgodnie z § 17 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów za fakturę uważa się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, informacje pozwalające na identyfikacje usługi, w szczególności nazwę autostrady, którą odbywa się przejazd i pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem i kwotę podatku. Paragon zawierający wymienione dane jest podstawą zapisu bez konieczności wystawiania innych dowodów, np. wewnętrznych.


UWAGA!

Wskazane jest uzupełnienie paragonu o dane nabywcy, opis operacji i podpis delegowanego pracownika.

Joanna Szyszkowska

specjalista ds. rachunkowości, właścicielka biura rachunkowego

CZYTAJ TAKŻE

„Jak rozliczać krajowe podróże służbowe od 1 marca 2013 r.” - BGK 5/2013 - dostępny na stronie www.bgk.infor.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Głównego Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy pracodawca może obowiązkowo wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform ostatnich lat. W 2026 roku każdy przedsiębiorca co do zasady będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane właśnie w KSeF. Celem jest uszczelnienie systemu VAT, łatwiejsza kontrola rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe zostaną objęte obowiązkiem. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, które mają ułatwić podatnikom dostosowanie się do rewolucji w fakturowaniu.

Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

REKLAMA

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA