REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak księgować koszty podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Emilia Bartkowiak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób należy zaksięgować koszty podróży służbowej pracownika, która została odbyta własnym samochodem, jeżeli dodatkowo poniósł on wydatki związane z przejazdem autostradą?


Księgowanie kosztów podróży służbowej

 

REKLAMA

Autopromocja


RADA

Wydatki na przejazd autostradą mogą być zwrócone pracownikowi. Należy je zaliczyć do pozostałych kosztów rodzajowych jako koszty podróży służbowych.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?


UZASADNIENIE

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 1 marca 2013 r. obowiązują nowe przepisy regulujące kwestie podróży służbowych odbywanych prywatnymi samochodami pracowników. Zgodnie z nowymi zasadami pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów:

• przejazdów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• noclegów,

• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zobacz: Diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.


Zobacz e-poradnik „Podróże służbowe od 1 marca 2013 r.” dostępny na www.inforfk.pl

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów


Na wniosek pracownika, za zgodą pracodawcy, przejazd może odbywać się samochodem prywatnym pracownika. Należy jednak podkreślić, że wówczas koszty te nie mogą być wyższe niż iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr, która z kolei nie może być wyższa od wysokości ustalonej w odrębnych przepisach. Jest to tzw. kilometrówka przeznaczona na pokrycie opłat eksploatacyjnych (paliwo, oleje, amortyzacja itp.).

 

Tabela 1. Kilometrówka

Rodzaj samochodu

Stawka

Samochody osobowe o pojemności silnika do 900 cm3

0,5214 zł/km

Samochody o pojemności silnika powyżej 900 cm3

0,8358 zł/km


Czy pracownikowi odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem przysługuje zwrot wydatków na przejazd autostradą?

REKLAMA


Jak wynika z rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową, takich jak opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.

Stąd wniosek, że pracownik ponoszący wydatek na przejazd autostradą ma prawo do otrzymania zwrotu tego wydatku, niezależnie od limitu wynikającego ze stawki przemnożonej przez liczbę przejechanych kilometrów. Warunkiem jest prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku. Zaliczenie opłat za przejazd autostradą do innych uzasadnionych wydatków wiąże się z uznaniem tych wydatków za koszty podróży służbowych i zwolnieniem ich z podatku dochodowego od osób fizycznych.

 

REKLAMA

Możliwość zwrotu dodatkowych wydatków z tytułu opłat za przejazdy autostradami i zwolnienia z podatku była wielokrotnie potwierdzana przez dyrektorów izb skarbowych w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Takie stanowisko jest prezentowane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji nr ITPB2/415-676/12/IL z 15 października 2012 r., przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji nr IBPBII/1/415-1072/12/BD z 1 marca 2013 r. czy przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji nr IPPB2/415-1059/12-2AS z 28 lutego 2013 r., w której czytamy:

 (...) jeżeli w przedstawionym zdarzeniu przyszłym mamy do czynienia z podróżą służbową (...) to zwrot pracownikom na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniach poniesionych kosztów za przejazd płatną autostradą czy poniesionych kosztów w postaci opłat parkingowych będzie przychodem tychże pracowników w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To oznacza, że kwota zwrotu tych wydatków - niezależnie od tzw. „kilometrówki” - nie rodzi obowiązku opodatkowania.


Pełną treść interpretacji znajdziesz na www.inforfk.pl w zakładce Interpretacje


UWAGA!

Dla zarachowania do kosztów uzyskania przychodów podróż służbowa musi być odbyta w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.


Jak udokumentować poniesiony wydatek na przejazd autostradą?


Właściwe udokumentowanie wydatku oznacza udokumentowanie go zgodnie z przepisami art. 21 uor, w myśl którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu, jeżeli został on sporządzony pod inna datą;

5) podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów;

6) potwierdzenie sprawdzenia, kwalifikacji oraz dekretację dowodu.

Wydatki w podróży służbowej - odliczanie VAT

Zaznaczyć należy, że od 1 stycznia 2013 r. zamieszczenie danych określonych w pkt 1-3 i 5 nie jest konieczne, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Jako potwierdzenie wniesionej opłaty wydawane są paragony z kasy fiskalnej. Zgodnie z § 17 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów za fakturę uważa się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, informacje pozwalające na identyfikacje usługi, w szczególności nazwę autostrady, którą odbywa się przejazd i pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem i kwotę podatku. Paragon zawierający wymienione dane jest podstawą zapisu bez konieczności wystawiania innych dowodów, np. wewnętrznych.


UWAGA!

Wskazane jest uzupełnienie paragonu o dane nabywcy, opis operacji i podpis delegowanego pracownika.

Joanna Szyszkowska

specjalista ds. rachunkowości, właścicielka biura rachunkowego

CZYTAJ TAKŻE

„Jak rozliczać krajowe podróże służbowe od 1 marca 2013 r.” - BGK 5/2013 - dostępny na stronie www.bgk.infor.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Głównego Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA