REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak księgować koszty podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Emilia Bartkowiak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób należy zaksięgować koszty podróży służbowej pracownika, która została odbyta własnym samochodem, jeżeli dodatkowo poniósł on wydatki związane z przejazdem autostradą?


Księgowanie kosztów podróży służbowej

 

REKLAMA


RADA

Wydatki na przejazd autostradą mogą być zwrócone pracownikowi. Należy je zaliczyć do pozostałych kosztów rodzajowych jako koszty podróży służbowych.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?


UZASADNIENIE

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 1 marca 2013 r. obowiązują nowe przepisy regulujące kwestie podróży służbowych odbywanych prywatnymi samochodami pracowników. Zgodnie z nowymi zasadami pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów:

• przejazdów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• noclegów,

• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zobacz: Diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.


Zobacz e-poradnik „Podróże służbowe od 1 marca 2013 r.” dostępny na www.inforfk.pl

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów


Na wniosek pracownika, za zgodą pracodawcy, przejazd może odbywać się samochodem prywatnym pracownika. Należy jednak podkreślić, że wówczas koszty te nie mogą być wyższe niż iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr, która z kolei nie może być wyższa od wysokości ustalonej w odrębnych przepisach. Jest to tzw. kilometrówka przeznaczona na pokrycie opłat eksploatacyjnych (paliwo, oleje, amortyzacja itp.).

 

Tabela 1. Kilometrówka

Rodzaj samochodu

Stawka

Samochody osobowe o pojemności silnika do 900 cm3

0,5214 zł/km

Samochody o pojemności silnika powyżej 900 cm3

0,8358 zł/km


Czy pracownikowi odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem przysługuje zwrot wydatków na przejazd autostradą?

REKLAMA


Jak wynika z rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową, takich jak opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.

Stąd wniosek, że pracownik ponoszący wydatek na przejazd autostradą ma prawo do otrzymania zwrotu tego wydatku, niezależnie od limitu wynikającego ze stawki przemnożonej przez liczbę przejechanych kilometrów. Warunkiem jest prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku. Zaliczenie opłat za przejazd autostradą do innych uzasadnionych wydatków wiąże się z uznaniem tych wydatków za koszty podróży służbowych i zwolnieniem ich z podatku dochodowego od osób fizycznych.

 

REKLAMA

Możliwość zwrotu dodatkowych wydatków z tytułu opłat za przejazdy autostradami i zwolnienia z podatku była wielokrotnie potwierdzana przez dyrektorów izb skarbowych w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Takie stanowisko jest prezentowane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji nr ITPB2/415-676/12/IL z 15 października 2012 r., przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji nr IBPBII/1/415-1072/12/BD z 1 marca 2013 r. czy przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji nr IPPB2/415-1059/12-2AS z 28 lutego 2013 r., w której czytamy:

 (...) jeżeli w przedstawionym zdarzeniu przyszłym mamy do czynienia z podróżą służbową (...) to zwrot pracownikom na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniach poniesionych kosztów za przejazd płatną autostradą czy poniesionych kosztów w postaci opłat parkingowych będzie przychodem tychże pracowników w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To oznacza, że kwota zwrotu tych wydatków - niezależnie od tzw. „kilometrówki” - nie rodzi obowiązku opodatkowania.


Pełną treść interpretacji znajdziesz na www.inforfk.pl w zakładce Interpretacje


UWAGA!

Dla zarachowania do kosztów uzyskania przychodów podróż służbowa musi być odbyta w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.


Jak udokumentować poniesiony wydatek na przejazd autostradą?


Właściwe udokumentowanie wydatku oznacza udokumentowanie go zgodnie z przepisami art. 21 uor, w myśl którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu, jeżeli został on sporządzony pod inna datą;

5) podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów;

6) potwierdzenie sprawdzenia, kwalifikacji oraz dekretację dowodu.

Wydatki w podróży służbowej - odliczanie VAT

Zaznaczyć należy, że od 1 stycznia 2013 r. zamieszczenie danych określonych w pkt 1-3 i 5 nie jest konieczne, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Jako potwierdzenie wniesionej opłaty wydawane są paragony z kasy fiskalnej. Zgodnie z § 17 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów za fakturę uważa się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, informacje pozwalające na identyfikacje usługi, w szczególności nazwę autostrady, którą odbywa się przejazd i pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem i kwotę podatku. Paragon zawierający wymienione dane jest podstawą zapisu bez konieczności wystawiania innych dowodów, np. wewnętrznych.


UWAGA!

Wskazane jest uzupełnienie paragonu o dane nabywcy, opis operacji i podpis delegowanego pracownika.

Joanna Szyszkowska

specjalista ds. rachunkowości, właścicielka biura rachunkowego

CZYTAJ TAKŻE

„Jak rozliczać krajowe podróże służbowe od 1 marca 2013 r.” - BGK 5/2013 - dostępny na stronie www.bgk.infor.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Głównego Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

REKLAMA

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Jaka najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku? Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd proponuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

REKLAMA