REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
InFakt.pl
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Okres urlopowy może motywować do pytań, czy wydatki związane z wyjazdami można ujmować w kosztach firmowych. Oczywiście, istnieje taka możliwość, ale nie dotyczy ona wyjazdów w celach osobistych, np. turystycznych. Jaki mechanizm zastosować rozliczając podróż służbową?

 

REKLAMA

Autopromocja

 

 

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 


Jakie cechy musi mieć wyjazd, aby można było go rozliczyć w kosztach?


Ogólnie, w kosztach firmowych można rozliczać krajowe i zagraniczne delegacje przedsiębiorcy (właściciela firmy) tylko wówczas, gdy dany wyjazd wiąże się z działalnością firmy i przedsiębiorca potrafi to udowodnić. Wyjazdy związane z potrzebami osobistymi przedsiębiorcy nie służą celom firmowym i nie mogą zostać zaliczone w koszty.

Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca wyjeżdża za granicę, gdzie najpierw np. odbywa spotkanie z klientem, a później zostaje za granicą w celach turystycznych. Czy taka sytuacja wyklucza rozliczenie kosztów? Oczywiście - nie. W takim przypadku w kosztach uzyskania przychodu można ująć całość wydatku na przejazd, np. benzynę, ale na pewno nie można ująć całości pozostałych kosztów. Pozostałe wydatki należy podzielić na te, które są niezbędne do celów biznesowych i pozostałe, zachowując dużą dozę ostrożności.

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów

Zapraszamy na forum Księgowość

W jaki sposób udowodnić cel biznesowy delegacji? Do tego mogą posłużyć różne dokumenty, np.:

- faktury zakupu materiałów i towarów,

- umowy zawarte z klientami i faktury wystawione na ich rzecz,

- umowy zawarte ze sprzedawcami i uzyskane od nich faktury,

- materiały ze spotkań biznesowych, potwierdzenia udziału w targach, czy w konferencjach branżowych,

- wszelkie inne materiały, jak zaproszenia od kontrahentów, notatki, listy, e-maile, wizytówki, itp.

Brak tych dokumentów lub ich wątpliwe pochodzenie mogą sprawić, że urzędnicy zakwestionują koszty delegacji, dlatego warto o nie zadbać.


Które wydatki można rozliczyć?


Będąc pewnym, że delegacja jest uzasadniona, przed wyjazdem warto przyjrzeć się bliżej mechanizmowi rozliczania. Pod względem niektórych kosztów, przypomina on delegacje pracownicze. W związku z podróżą służbową, w kosztach firmowych mogą się znaleźć:

- wydatki na przejazd (np. benzyna, bilety, taksówki),

- koszty noclegu,

- diety (wyliczane na takich zasadach, jak dla pracowników),

- inne koszty związane z wyjazdem (np. różnice kursowe, koszt udziału w konferencji).

Diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.

W jakich przypadkach podatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu

Do odbycia podróży nie jest konieczne polecenie wyjazdu. Wydatki związane z danym wyjazdem służbowym zalicza się w koszty na podstawie dowodu wewnętrznego, tzw. rozliczenia wyjazdu służbowego. Na tym dowodzie wykazywane są daty i miejsce wyjazdu, cel podróży, środki transportu, inne wydatki oraz należne diety. Oczywiście, dowód wewnętrzny wymaga szeregu potwierdzeń wydatków - innych w zależności od ich rodzaju.

 


Rozliczanie kosztów przejazdu


Rozliczenie kosztów przejazdu zależy od środka transportu, którym porusza się przedsiębiorca. Z pewnością częsta sytuacja, to wyjazd samochodem firmowym. Wtedy wydatki zaliczane są w koszty w analogiczny sposób, jak w związku z każdym wyjazdem - na podstawie faktur zakupu paliwa (w przypadku zakupu paliwa za granicą wystarczy paragon). Oprócz tego, także wydatki na parkingi, czy przejazdy autostradą można ujmować w kosztach uzyskania przychodu (faktury nie są do tego konieczne).

Jeżeli przedsiębiorca używa samochodu prywatnego lub pożyczonego, to koszty rozlicza na podstawie  standardowej ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. ”kilometrówki”. Oznacza to, że wydatki na paliwo i inne koszty związane z samochodem rozliczane są tylko do wysokości limitu na podstawie rzeczywistego przebiegu.

Inne wydatki związane z przejazdami, to np. taksówki, wynajem samochodu, czy bilety na dowolny środek komunikacji (samolot, pociąg, autokar). Tutaj zwykle niezbędna jest faktura, chociaż nie w każdym przypadku, gdyż niekiedy sam bilet może posłużyć za fakturę. Dzieje się tak, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 kilometrów oraz zawiera szereg elementów określonych w przepisach, m.in. dane sprzedawcy z NIP, kwotę brutto, czy kwotę podatku.


Rozliczanie kosztów noclegu


Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową może rozliczać nocleg w formie ryczałtu, ale przedsiębiorcy nie mają takiej opcji. Mimo tego, właściciele firm mogą rozliczać w kosztach wydatki na usługi noclegowe.

Koszty hotelu mogą zostać rozliczone na podstawie otrzymanych faktur. Od zakupu usług noclegowych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ale cała kwota faktury (brutto) za nocleg może stanowić koszt podatkowy. Zakup usług noclegowych może być również udokumentowany rachunkiem lub umową najmu.


Rozliczanie wyżywienia w postaci diet


W przeciwieństwie do noclegów, wydatki na wyżywienie nie mogą stanowić kosztów w sensie dosłownym. W zamian, przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia w koszty tzw. diety. Dla pracowników, jest to kwota dzienna, przysługująca jako zwrot wydatków na wyżywienie w trakcie delegacji. Natomiast przedsiębiorca, który sam jedzie w delegację, analogicznie wyliczone kwoty ujmuje w kosztach.

Przepisy podają stawki dzienne diet, które mnoży się przez liczbę dni delegacji, otrzymując dzięki temu kwotę, którą można zaliczyć do kosztów. Dla Polski stawka diety jest stała i od marca 2013 r. wynosi  30 zł za dzień. Natomiast dla podróży zagranicznych, stawka diety zależy od kraju, do którego udaje się przedsiębiorca. Np. Niemcy - 49 euro, Francja - 50 euro, Hiszpania - 50 euro, USA - 59 dolarów.

Wyliczając diety, trzeba wziąć pod uwagę także niepełne doby delegacji, dlatego ważne jest, aby ustalić dokładny czas trwania podróży. Jeżeli podróż odbywana jest środkiem komunikacji lądowej (samochód, kolej, itp.), to czas podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy. Natomiast w przypadku samolotu lub statku czas podróży liczony jest od momentu rozpoczęcia podróży z portu lub lotniska.

Wiedząc ile konkretnie trwała delegacja, trzeba policzyć liczbę pełnych i niepełnych dób. Do tego stosuje się następujące zasady dla delegacji zagranicznych:

- delegacja do 8 godzin - 1/3  diety,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

Nieco inaczej liczy się liczbę diet biorąc pod uwagę czas trwania delegacji krajowej (w Polsce):

- delegacja do 8 godzin - dieta nie przysługuje,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

W przypadku zarówno krajowych, jak i zagranicznych delegacji, jeśli wyjazd trwa kilka dni, każda rozpoczęta doba to kolejna połówka diety, zaś pełna stawka przysługuje, gdy przekroczy 8 godzin.


Przeliczenie wydatków w walutach obcych


Podróże zagraniczne wiążą się z koniecznością przeliczania walut - taka konieczność pojawia się nie tylko w związku z faktycznymi wydatkami, ale i z kwotami diet. Zgodnie z przepisami podatkowymi, przed zaliczeniem wydatków w koszty należy kwotę przeliczyć na złotówki. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu, którym zazwyczaj jest to dzień wystawienia rachunku lub faktury. Przeliczenia można także dokonać stosując kurs NBP z dnia zakończenia delegacji (taki kurs stosuje się w przypadku diet, na które nie ma dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu).

Jak dokonać likwidacji części majątku firmowego?

Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Jak wnieść sprzeciw wobec kontroli podatkowej w firmie

Obowiązki firmy wobec organizacji zarządzających prawami autorskimi

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

REKLAMA

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA