Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?

Jakie cechy musi mieć wyjazd, aby można było go rozliczyć w kosztach?

Ogólnie, w kosztach firmowych można rozliczać krajowe i zagraniczne delegacje przedsiębiorcy (właściciela firmy) tylko wówczas, gdy dany wyjazd wiąże się z działalnością firmy i przedsiębiorca potrafi to udowodnić. Wyjazdy związane z potrzebami osobistymi przedsiębiorcy nie służą celom firmowym i nie mogą zostać zaliczone w koszty.

Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca wyjeżdża za granicę, gdzie najpierw np. odbywa spotkanie z klientem, a później zostaje za granicą w celach turystycznych. Czy taka sytuacja wyklucza rozliczenie kosztów? Oczywiście - nie. W takim przypadku w kosztach uzyskania przychodu można ująć całość wydatku na przejazd, np. benzynę, ale na pewno nie można ująć całości pozostałych kosztów. Pozostałe wydatki należy podzielić na te, które są niezbędne do celów biznesowych i pozostałe, zachowując dużą dozę ostrożności.

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów

Zapraszamy na forum Księgowość

W jaki sposób udowodnić cel biznesowy delegacji? Do tego mogą posłużyć różne dokumenty, np.:

- faktury zakupu materiałów i towarów,

- umowy zawarte z klientami i faktury wystawione na ich rzecz,

- umowy zawarte ze sprzedawcami i uzyskane od nich faktury,

- materiały ze spotkań biznesowych, potwierdzenia udziału w targach, czy w konferencjach branżowych,

- wszelkie inne materiały, jak zaproszenia od kontrahentów, notatki, listy, e-maile, wizytówki, itp.

Brak tych dokumentów lub ich wątpliwe pochodzenie mogą sprawić, że urzędnicy zakwestionują koszty delegacji, dlatego warto o nie zadbać.

Które wydatki można rozliczyć?

Będąc pewnym, że delegacja jest uzasadniona, przed wyjazdem warto przyjrzeć się bliżej mechanizmowi rozliczania. Pod względem niektórych kosztów, przypomina on delegacje pracownicze. W związku z podróżą służbową, w kosztach firmowych mogą się znaleźć:

- wydatki na przejazd (np. benzyna, bilety, taksówki),

- koszty noclegu,

- diety (wyliczane na takich zasadach, jak dla pracowników),

- inne koszty związane z wyjazdem (np. różnice kursowe, koszt udziału w konferencji).

Diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.

W jakich przypadkach podatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu

Do odbycia podróży nie jest konieczne polecenie wyjazdu. Wydatki związane z danym wyjazdem służbowym zalicza się w koszty na podstawie dowodu wewnętrznego, tzw. rozliczenia wyjazdu służbowego. Na tym dowodzie wykazywane są daty i miejsce wyjazdu, cel podróży, środki transportu, inne wydatki oraz należne diety. Oczywiście, dowód wewnętrzny wymaga szeregu potwierdzeń wydatków - innych w zależności od ich rodzaju.

Rozliczanie kosztów przejazdu

Rozliczenie kosztów przejazdu zależy od środka transportu, którym porusza się przedsiębiorca. Z pewnością częsta sytuacja, to wyjazd samochodem firmowym. Wtedy wydatki zaliczane są w koszty w analogiczny sposób, jak w związku z każdym wyjazdem - na podstawie faktur zakupu paliwa (w przypadku zakupu paliwa za granicą wystarczy paragon). Oprócz tego, także wydatki na parkingi, czy przejazdy autostradą można ujmować w kosztach uzyskania przychodu (faktury nie są do tego konieczne).

Jeżeli przedsiębiorca używa samochodu prywatnego lub pożyczonego, to koszty rozlicza na podstawie  standardowej ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. ”kilometrówki”. Oznacza to, że wydatki na paliwo i inne koszty związane z samochodem rozliczane są tylko do wysokości limitu na podstawie rzeczywistego przebiegu.

Inne wydatki związane z przejazdami, to np. taksówki, wynajem samochodu, czy bilety na dowolny środek komunikacji (samolot, pociąg, autokar). Tutaj zwykle niezbędna jest faktura, chociaż nie w każdym przypadku, gdyż niekiedy sam bilet może posłużyć za fakturę. Dzieje się tak, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 kilometrów oraz zawiera szereg elementów określonych w przepisach, m.in. dane sprzedawcy z NIP, kwotę brutto, czy kwotę podatku.

Rozliczanie kosztów noclegu

Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową może rozliczać nocleg w formie ryczałtu, ale przedsiębiorcy nie mają takiej opcji. Mimo tego, właściciele firm mogą rozliczać w kosztach wydatki na usługi noclegowe.

Koszty hotelu mogą zostać rozliczone na podstawie otrzymanych faktur. Od zakupu usług noclegowych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ale cała kwota faktury (brutto) za nocleg może stanowić koszt podatkowy. Zakup usług noclegowych może być również udokumentowany rachunkiem lub umową najmu.

Rozliczanie wyżywienia w postaci diet

W przeciwieństwie do noclegów, wydatki na wyżywienie nie mogą stanowić kosztów w sensie dosłownym. W zamian, przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia w koszty tzw. diety. Dla pracowników, jest to kwota dzienna, przysługująca jako zwrot wydatków na wyżywienie w trakcie delegacji. Natomiast przedsiębiorca, który sam jedzie w delegację, analogicznie wyliczone kwoty ujmuje w kosztach.

Przepisy podają stawki dzienne diet, które mnoży się przez liczbę dni delegacji, otrzymując dzięki temu kwotę, którą można zaliczyć do kosztów. Dla Polski stawka diety jest stała i od marca 2013 r. wynosi  30 zł za dzień. Natomiast dla podróży zagranicznych, stawka diety zależy od kraju, do którego udaje się przedsiębiorca. Np. Niemcy - 49 euro, Francja - 50 euro, Hiszpania - 50 euro, USA - 59 dolarów.

Wyliczając diety, trzeba wziąć pod uwagę także niepełne doby delegacji, dlatego ważne jest, aby ustalić dokładny czas trwania podróży. Jeżeli podróż odbywana jest środkiem komunikacji lądowej (samochód, kolej, itp.), to czas podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy. Natomiast w przypadku samolotu lub statku czas podróży liczony jest od momentu rozpoczęcia podróży z portu lub lotniska.

Wiedząc ile konkretnie trwała delegacja, trzeba policzyć liczbę pełnych i niepełnych dób. Do tego stosuje się następujące zasady dla delegacji zagranicznych:

- delegacja do 8 godzin - 1/3  diety,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

Nieco inaczej liczy się liczbę diet biorąc pod uwagę czas trwania delegacji krajowej (w Polsce):

- delegacja do 8 godzin - dieta nie przysługuje,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

W przypadku zarówno krajowych, jak i zagranicznych delegacji, jeśli wyjazd trwa kilka dni, każda rozpoczęta doba to kolejna połówka diety, zaś pełna stawka przysługuje, gdy przekroczy 8 godzin.

Przeliczenie wydatków w walutach obcych

Podróże zagraniczne wiążą się z koniecznością przeliczania walut - taka konieczność pojawia się nie tylko w związku z faktycznymi wydatkami, ale i z kwotami diet. Zgodnie z przepisami podatkowymi, przed zaliczeniem wydatków w koszty należy kwotę przeliczyć na złotówki. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu, którym zazwyczaj jest to dzień wystawienia rachunku lub faktury. Przeliczenia można także dokonać stosując kurs NBP z dnia zakończenia delegacji (taki kurs stosuje się w przypadku diet, na które nie ma dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu).

Jak dokonać likwidacji części majątku firmowego?

Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Jak wnieść sprzeciw wobec kontroli podatkowej w firmie

Obowiązki firmy wobec organizacji zarządzających prawami autorskimi

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt