REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?

Sebastian Bobrowski
InFakt.pl
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Okres urlopowy może motywować do pytań, czy wydatki związane z wyjazdami można ujmować w kosztach firmowych. Oczywiście, istnieje taka możliwość, ale nie dotyczy ona wyjazdów w celach osobistych, np. turystycznych. Jaki mechanizm zastosować rozliczając podróż służbową?

 

Autopromocja

 

 

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 


Jakie cechy musi mieć wyjazd, aby można było go rozliczyć w kosztach?


Ogólnie, w kosztach firmowych można rozliczać krajowe i zagraniczne delegacje przedsiębiorcy (właściciela firmy) tylko wówczas, gdy dany wyjazd wiąże się z działalnością firmy i przedsiębiorca potrafi to udowodnić. Wyjazdy związane z potrzebami osobistymi przedsiębiorcy nie służą celom firmowym i nie mogą zostać zaliczone w koszty.

Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca wyjeżdża za granicę, gdzie najpierw np. odbywa spotkanie z klientem, a później zostaje za granicą w celach turystycznych. Czy taka sytuacja wyklucza rozliczenie kosztów? Oczywiście - nie. W takim przypadku w kosztach uzyskania przychodu można ująć całość wydatku na przejazd, np. benzynę, ale na pewno nie można ująć całości pozostałych kosztów. Pozostałe wydatki należy podzielić na te, które są niezbędne do celów biznesowych i pozostałe, zachowując dużą dozę ostrożności.

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów

Zapraszamy na forum Księgowość

W jaki sposób udowodnić cel biznesowy delegacji? Do tego mogą posłużyć różne dokumenty, np.:

- faktury zakupu materiałów i towarów,

- umowy zawarte z klientami i faktury wystawione na ich rzecz,

- umowy zawarte ze sprzedawcami i uzyskane od nich faktury,

- materiały ze spotkań biznesowych, potwierdzenia udziału w targach, czy w konferencjach branżowych,

- wszelkie inne materiały, jak zaproszenia od kontrahentów, notatki, listy, e-maile, wizytówki, itp.

Brak tych dokumentów lub ich wątpliwe pochodzenie mogą sprawić, że urzędnicy zakwestionują koszty delegacji, dlatego warto o nie zadbać.


Które wydatki można rozliczyć?


Będąc pewnym, że delegacja jest uzasadniona, przed wyjazdem warto przyjrzeć się bliżej mechanizmowi rozliczania. Pod względem niektórych kosztów, przypomina on delegacje pracownicze. W związku z podróżą służbową, w kosztach firmowych mogą się znaleźć:

- wydatki na przejazd (np. benzyna, bilety, taksówki),

- koszty noclegu,

- diety (wyliczane na takich zasadach, jak dla pracowników),

- inne koszty związane z wyjazdem (np. różnice kursowe, koszt udziału w konferencji).

Diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.

W jakich przypadkach podatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu

Do odbycia podróży nie jest konieczne polecenie wyjazdu. Wydatki związane z danym wyjazdem służbowym zalicza się w koszty na podstawie dowodu wewnętrznego, tzw. rozliczenia wyjazdu służbowego. Na tym dowodzie wykazywane są daty i miejsce wyjazdu, cel podróży, środki transportu, inne wydatki oraz należne diety. Oczywiście, dowód wewnętrzny wymaga szeregu potwierdzeń wydatków - innych w zależności od ich rodzaju.

 


Rozliczanie kosztów przejazdu


Rozliczenie kosztów przejazdu zależy od środka transportu, którym porusza się przedsiębiorca. Z pewnością częsta sytuacja, to wyjazd samochodem firmowym. Wtedy wydatki zaliczane są w koszty w analogiczny sposób, jak w związku z każdym wyjazdem - na podstawie faktur zakupu paliwa (w przypadku zakupu paliwa za granicą wystarczy paragon). Oprócz tego, także wydatki na parkingi, czy przejazdy autostradą można ujmować w kosztach uzyskania przychodu (faktury nie są do tego konieczne).

Jeżeli przedsiębiorca używa samochodu prywatnego lub pożyczonego, to koszty rozlicza na podstawie  standardowej ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. ”kilometrówki”. Oznacza to, że wydatki na paliwo i inne koszty związane z samochodem rozliczane są tylko do wysokości limitu na podstawie rzeczywistego przebiegu.

Inne wydatki związane z przejazdami, to np. taksówki, wynajem samochodu, czy bilety na dowolny środek komunikacji (samolot, pociąg, autokar). Tutaj zwykle niezbędna jest faktura, chociaż nie w każdym przypadku, gdyż niekiedy sam bilet może posłużyć za fakturę. Dzieje się tak, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 kilometrów oraz zawiera szereg elementów określonych w przepisach, m.in. dane sprzedawcy z NIP, kwotę brutto, czy kwotę podatku.


Rozliczanie kosztów noclegu


Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową może rozliczać nocleg w formie ryczałtu, ale przedsiębiorcy nie mają takiej opcji. Mimo tego, właściciele firm mogą rozliczać w kosztach wydatki na usługi noclegowe.

Koszty hotelu mogą zostać rozliczone na podstawie otrzymanych faktur. Od zakupu usług noclegowych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ale cała kwota faktury (brutto) za nocleg może stanowić koszt podatkowy. Zakup usług noclegowych może być również udokumentowany rachunkiem lub umową najmu.


Rozliczanie wyżywienia w postaci diet


W przeciwieństwie do noclegów, wydatki na wyżywienie nie mogą stanowić kosztów w sensie dosłownym. W zamian, przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia w koszty tzw. diety. Dla pracowników, jest to kwota dzienna, przysługująca jako zwrot wydatków na wyżywienie w trakcie delegacji. Natomiast przedsiębiorca, który sam jedzie w delegację, analogicznie wyliczone kwoty ujmuje w kosztach.

Przepisy podają stawki dzienne diet, które mnoży się przez liczbę dni delegacji, otrzymując dzięki temu kwotę, którą można zaliczyć do kosztów. Dla Polski stawka diety jest stała i od marca 2013 r. wynosi  30 zł za dzień. Natomiast dla podróży zagranicznych, stawka diety zależy od kraju, do którego udaje się przedsiębiorca. Np. Niemcy - 49 euro, Francja - 50 euro, Hiszpania - 50 euro, USA - 59 dolarów.

Wyliczając diety, trzeba wziąć pod uwagę także niepełne doby delegacji, dlatego ważne jest, aby ustalić dokładny czas trwania podróży. Jeżeli podróż odbywana jest środkiem komunikacji lądowej (samochód, kolej, itp.), to czas podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy. Natomiast w przypadku samolotu lub statku czas podróży liczony jest od momentu rozpoczęcia podróży z portu lub lotniska.

Wiedząc ile konkretnie trwała delegacja, trzeba policzyć liczbę pełnych i niepełnych dób. Do tego stosuje się następujące zasady dla delegacji zagranicznych:

- delegacja do 8 godzin - 1/3  diety,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

Nieco inaczej liczy się liczbę diet biorąc pod uwagę czas trwania delegacji krajowej (w Polsce):

- delegacja do 8 godzin - dieta nie przysługuje,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

W przypadku zarówno krajowych, jak i zagranicznych delegacji, jeśli wyjazd trwa kilka dni, każda rozpoczęta doba to kolejna połówka diety, zaś pełna stawka przysługuje, gdy przekroczy 8 godzin.


Przeliczenie wydatków w walutach obcych


Podróże zagraniczne wiążą się z koniecznością przeliczania walut - taka konieczność pojawia się nie tylko w związku z faktycznymi wydatkami, ale i z kwotami diet. Zgodnie z przepisami podatkowymi, przed zaliczeniem wydatków w koszty należy kwotę przeliczyć na złotówki. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu, którym zazwyczaj jest to dzień wystawienia rachunku lub faktury. Przeliczenia można także dokonać stosując kurs NBP z dnia zakończenia delegacji (taki kurs stosuje się w przypadku diet, na które nie ma dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu).

Jak dokonać likwidacji części majątku firmowego?

Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Jak wnieść sprzeciw wobec kontroli podatkowej w firmie

Obowiązki firmy wobec organizacji zarządzających prawami autorskimi

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

 

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowelizacja ustawy o rachunkowości podpisana. Zmiany dotyczą głównie dużych firm

    Duże firmy będą miały obowiązek firmy obowiązku ujawniania informacji o zapłaconym podatku dochodowym oraz innych informacji w podziale na poszczególne kraje.

    Księgowy nie uwzględnił w rozliczeniach prawie 190 faktur na samochody, czyli dlaczego warto mieć wysokie OC

    Jakie ubezpieczenia OC najczęściej wybierają księgowi i księgowe? Co w ramach polisy przejmuje ubezpieczyciel? Jakie pomyłki bywają najbardziej kosztowne? 

    Fundacja rodzinna nie dla spółki cywilnej

    Fundacja rodzinna może przystępować jedynie do spółek prawa handlowego, które są podatnikami CIT. Natomiast spółka cywilna jest podatnikiem PIT, a nie CIT, a więc nie spełnia wskazanego kryterium. W konsekwencji nie może zostać uznana jako podmiot o podobnym charakterze do spółek prawa handlowego.

    Kwestionowanie kredytów opartych o WIBOR. Jakie argumenty można podnieść przed sądem?

    Niezadowoleni kredytobiorcy coraz częściej kwestionują umowy oparte o wskaźnik referencyjny WIBOR. Okazuje się, że argumentów w oparciu o które można kwestionować WIBOR w umowach kredytowych jest całkiem sporo.  

    Zmiany w zamówieniach publicznych - wprowadzenie certyfikacji wykonawców od 2025 roku. Na początku certyfikacja obejmie wyłącznie zamówienia na roboty budowlane

    Certyfikacja wykonawców w systemie zamówień publicznych, która wejdzie w życie od 2025 roku, ma zapewniać wykonawcom możliwość uzyskania certyfikatu potwierdzającego, że wobec danego wykonawcy nie zachodzą objęte zakresem certyfikacji podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, lub że posiada on zdolności i zasoby (np. określone doświadczenie, wykwalifikowaną kadrę) na poziomie wskazanym w certyfikacie, które będzie wykorzystywał do potwierdzania spełniania warunków udziału w postępowaniu.

    Dochody podatkowe budżetu państwa wyniosły 131,4 mld zł. MF podało dane za I kwartał 2024 roku

    Dochody podatkowe budżetu państwa w I kwartale 2024 roku wyniosły 131,4 mld zł i były wyższe w stosunku do wykonania z ubiegłego roku o około 22,2 mld zł (tj. 20,3%) - informuje Ministerstwo Finansów.

    Rodzice tracą prawo do ulgi na dziecko po podwyżkach. Ich pensje przebijają limit dochodów z … 2013 r.

    PIT za 2023 rok: Rodzice po podwyżkach zarabiają za dużo. I wypadają z ulgi na dziecko.  

    Jaka inflacja w Polsce w 2024 roku? W marcu najniższa, w grudniu najwyższa. Średnio ok. 3,5 proc. Stopy procentowe spadną najwcześniej w listopadzie [prognozy ekonomistów]

    Ceny towarów i usług konsumpcyjnych w marcu 2024 r. wzrosły rdr o 2,0 proc., a w porównaniu z poprzednim miesiącem wzrosły o 0,2 proc. - podał 15 kwietnia Główny Urząd Statystyczny. Niestety w kolejnych miesiącach nastąpi szybszy wzrost cen żywności i paliw - prognozują ekonomiści. Na koniec roku inflacja ma osiągąć ok. 4,5-4,8 proc. rdr. A średnio w 2024 roku ok. 3,5% rdr.

    Kontrole kadr i ewidencji kierowców w firmie transportowej. Na co zwracają uwagę ITD, PIP, ZUS i inni kontolerzy?

    Prawidłowe rozliczenie kierowców z dobrze prowadzonymi kadrami zapewniają nie tylko optymalizację kosztów, ale przede wszystkim bezpieczeństwo firmy transportowej. Tutaj nie ma równania z jedną niewiadomą. A kontrole ITD i PIP potwierdzają, że pomiędzy kadrami i rozliczeniami kierowców musi istnieć sprzężenie zwrotne.

    W pierwszym kwartale 2024 roku poziom inflacji wyniósł 2,8% r/r. Ceny wzrosły w niemal wszystkich grupach towarów i usług

    W pierwszym kwartale 2024 roku poziom inflacji wyniósł 2,8% r/r. Ceny wzrosły w niemal wszystkich grupach towarów i usług – z wyjątkiem transportu.

    REKLAMA