REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?

Sebastian Bobrowski
InFakt.pl
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Okres urlopowy może motywować do pytań, czy wydatki związane z wyjazdami można ujmować w kosztach firmowych. Oczywiście, istnieje taka możliwość, ale nie dotyczy ona wyjazdów w celach osobistych, np. turystycznych. Jaki mechanizm zastosować rozliczając podróż służbową?

 

REKLAMA

Autopromocja

 

 

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 


Jakie cechy musi mieć wyjazd, aby można było go rozliczyć w kosztach?


Ogólnie, w kosztach firmowych można rozliczać krajowe i zagraniczne delegacje przedsiębiorcy (właściciela firmy) tylko wówczas, gdy dany wyjazd wiąże się z działalnością firmy i przedsiębiorca potrafi to udowodnić. Wyjazdy związane z potrzebami osobistymi przedsiębiorcy nie służą celom firmowym i nie mogą zostać zaliczone w koszty.

Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca wyjeżdża za granicę, gdzie najpierw np. odbywa spotkanie z klientem, a później zostaje za granicą w celach turystycznych. Czy taka sytuacja wyklucza rozliczenie kosztów? Oczywiście - nie. W takim przypadku w kosztach uzyskania przychodu można ująć całość wydatku na przejazd, np. benzynę, ale na pewno nie można ująć całości pozostałych kosztów. Pozostałe wydatki należy podzielić na te, które są niezbędne do celów biznesowych i pozostałe, zachowując dużą dozę ostrożności.

Wydatki w podróży służbowej w kosztach uzyskania przychodów

Zapraszamy na forum Księgowość

W jaki sposób udowodnić cel biznesowy delegacji? Do tego mogą posłużyć różne dokumenty, np.:

- faktury zakupu materiałów i towarów,

- umowy zawarte z klientami i faktury wystawione na ich rzecz,

- umowy zawarte ze sprzedawcami i uzyskane od nich faktury,

- materiały ze spotkań biznesowych, potwierdzenia udziału w targach, czy w konferencjach branżowych,

- wszelkie inne materiały, jak zaproszenia od kontrahentów, notatki, listy, e-maile, wizytówki, itp.

Brak tych dokumentów lub ich wątpliwe pochodzenie mogą sprawić, że urzędnicy zakwestionują koszty delegacji, dlatego warto o nie zadbać.


Które wydatki można rozliczyć?


Będąc pewnym, że delegacja jest uzasadniona, przed wyjazdem warto przyjrzeć się bliżej mechanizmowi rozliczania. Pod względem niektórych kosztów, przypomina on delegacje pracownicze. W związku z podróżą służbową, w kosztach firmowych mogą się znaleźć:

- wydatki na przejazd (np. benzyna, bilety, taksówki),

- koszty noclegu,

- diety (wyliczane na takich zasadach, jak dla pracowników),

- inne koszty związane z wyjazdem (np. różnice kursowe, koszt udziału w konferencji).

Diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.

W jakich przypadkach podatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu

Do odbycia podróży nie jest konieczne polecenie wyjazdu. Wydatki związane z danym wyjazdem służbowym zalicza się w koszty na podstawie dowodu wewnętrznego, tzw. rozliczenia wyjazdu służbowego. Na tym dowodzie wykazywane są daty i miejsce wyjazdu, cel podróży, środki transportu, inne wydatki oraz należne diety. Oczywiście, dowód wewnętrzny wymaga szeregu potwierdzeń wydatków - innych w zależności od ich rodzaju.

 


Rozliczanie kosztów przejazdu


Rozliczenie kosztów przejazdu zależy od środka transportu, którym porusza się przedsiębiorca. Z pewnością częsta sytuacja, to wyjazd samochodem firmowym. Wtedy wydatki zaliczane są w koszty w analogiczny sposób, jak w związku z każdym wyjazdem - na podstawie faktur zakupu paliwa (w przypadku zakupu paliwa za granicą wystarczy paragon). Oprócz tego, także wydatki na parkingi, czy przejazdy autostradą można ujmować w kosztach uzyskania przychodu (faktury nie są do tego konieczne).

Jeżeli przedsiębiorca używa samochodu prywatnego lub pożyczonego, to koszty rozlicza na podstawie  standardowej ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. ”kilometrówki”. Oznacza to, że wydatki na paliwo i inne koszty związane z samochodem rozliczane są tylko do wysokości limitu na podstawie rzeczywistego przebiegu.

Inne wydatki związane z przejazdami, to np. taksówki, wynajem samochodu, czy bilety na dowolny środek komunikacji (samolot, pociąg, autokar). Tutaj zwykle niezbędna jest faktura, chociaż nie w każdym przypadku, gdyż niekiedy sam bilet może posłużyć za fakturę. Dzieje się tak, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 kilometrów oraz zawiera szereg elementów określonych w przepisach, m.in. dane sprzedawcy z NIP, kwotę brutto, czy kwotę podatku.


Rozliczanie kosztów noclegu


Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową może rozliczać nocleg w formie ryczałtu, ale przedsiębiorcy nie mają takiej opcji. Mimo tego, właściciele firm mogą rozliczać w kosztach wydatki na usługi noclegowe.

Koszty hotelu mogą zostać rozliczone na podstawie otrzymanych faktur. Od zakupu usług noclegowych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ale cała kwota faktury (brutto) za nocleg może stanowić koszt podatkowy. Zakup usług noclegowych może być również udokumentowany rachunkiem lub umową najmu.


Rozliczanie wyżywienia w postaci diet


W przeciwieństwie do noclegów, wydatki na wyżywienie nie mogą stanowić kosztów w sensie dosłownym. W zamian, przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia w koszty tzw. diety. Dla pracowników, jest to kwota dzienna, przysługująca jako zwrot wydatków na wyżywienie w trakcie delegacji. Natomiast przedsiębiorca, który sam jedzie w delegację, analogicznie wyliczone kwoty ujmuje w kosztach.

Przepisy podają stawki dzienne diet, które mnoży się przez liczbę dni delegacji, otrzymując dzięki temu kwotę, którą można zaliczyć do kosztów. Dla Polski stawka diety jest stała i od marca 2013 r. wynosi  30 zł za dzień. Natomiast dla podróży zagranicznych, stawka diety zależy od kraju, do którego udaje się przedsiębiorca. Np. Niemcy - 49 euro, Francja - 50 euro, Hiszpania - 50 euro, USA - 59 dolarów.

Wyliczając diety, trzeba wziąć pod uwagę także niepełne doby delegacji, dlatego ważne jest, aby ustalić dokładny czas trwania podróży. Jeżeli podróż odbywana jest środkiem komunikacji lądowej (samochód, kolej, itp.), to czas podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy. Natomiast w przypadku samolotu lub statku czas podróży liczony jest od momentu rozpoczęcia podróży z portu lub lotniska.

Wiedząc ile konkretnie trwała delegacja, trzeba policzyć liczbę pełnych i niepełnych dób. Do tego stosuje się następujące zasady dla delegacji zagranicznych:

- delegacja do 8 godzin - 1/3  diety,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

Nieco inaczej liczy się liczbę diet biorąc pod uwagę czas trwania delegacji krajowej (w Polsce):

- delegacja do 8 godzin - dieta nie przysługuje,

- delegacja od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- delegacja powyżej 12 godzin - cała dieta.

W przypadku zarówno krajowych, jak i zagranicznych delegacji, jeśli wyjazd trwa kilka dni, każda rozpoczęta doba to kolejna połówka diety, zaś pełna stawka przysługuje, gdy przekroczy 8 godzin.


Przeliczenie wydatków w walutach obcych


Podróże zagraniczne wiążą się z koniecznością przeliczania walut - taka konieczność pojawia się nie tylko w związku z faktycznymi wydatkami, ale i z kwotami diet. Zgodnie z przepisami podatkowymi, przed zaliczeniem wydatków w koszty należy kwotę przeliczyć na złotówki. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu, którym zazwyczaj jest to dzień wystawienia rachunku lub faktury. Przeliczenia można także dokonać stosując kurs NBP z dnia zakończenia delegacji (taki kurs stosuje się w przypadku diet, na które nie ma dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu).

Jak dokonać likwidacji części majątku firmowego?

Pod jakim adresem można zarejestrować działalność gospodarczą?

Jak wnieść sprzeciw wobec kontroli podatkowej w firmie

Obowiązki firmy wobec organizacji zarządzających prawami autorskimi

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

 

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA