Przesyłanie faktur w formie elektronicznej

Porada pochodzi z serwisu:

INFORFK: Zmiany w VAT 2014

Plusy i minusy zmian w VAT

Faktury w formie elektronicznej

Do końca 2013 r. zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej były regulowane rozporządzeniem z 28 marca 2011 r. w sprawie faktur oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej - Dz.U. z 2012 r. poz. 1528. Od 2014 r. wynikają one z przepisów ustawy, do której z dniem 1 stycznia 2014 r. zostały wprowadzone definicje faktury i faktury elektronicznej (art. 2 pkt 31 i 32 ustawy).

Definicja ta jest odzwierciedleniem definicji faktury elektronicznej przyjętej w art. 217 dyrektywy 2006/112/WE. Faktura elektroniczna, tak samo jak faktura papierowa, musi zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami o VAT. Dla uznania faktury za elektroniczną niezbędne jest, by pozostawała ona w dowolnym formacie elektronicznym w momencie zarówno jej wystawienia, jak i otrzymania. Jak wynika z uzasadnienia do zmian wprowadzonych ustawą z dniem 1 stycznia 2014 r.:

Wyboru formatu dokonują podatnicy. Obejmowałby on faktury w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML) lub inne rodzaje formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym).

INFORFK: "Czy otrzymanie kopii e-faktury uprawnia nabywcę do odliczenia VAT"

Faktury utworzone w formacie elektronicznym poprzez, przykładowo, programy księgowe lub edytory tekstu, które zostały wysłane lub otrzymane na papierze, choć będą fakturami w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, nie będą uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu zaproponowanej w pkt 32 definicji. Z drugiej strony faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne - pod warunkiem że wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu.

SŁOWNICZEK

Za fakturę elektroniczną, dla potrzeb stosowania ustawy o VAT, uznaje się dokument w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym.

Akceptacja odbiorcy

Faktury mogą być wystawiane i otrzymywane w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez ich odbiorcę (art. 106n ust. 1 ustawy). W 2013 r. zrezygnowano z obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu (w formie pisemnej lub elektronicznej). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że także w 2014 r. za akceptację można uznać np. zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej.

Podstawa opodatkowania w VAT w 2014 r.

Zapraszamy na forum Księgowość

Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron. Choć nie ma takiego obowiązku, powinny one jednak stanowić element umowy zawartej przez strony transakcji. Przyjęcie takiego rozwiązania jest celowe ze względu na uniknięcie w przyszłości ewentualnych nieporozumień z tego powodu.

Kiedy faktura dla konsumenta w 2014 r.

Obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. To podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ustawy).

Tak jak dotychczas, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Praw

Więcej  na ten temat przeczytasz na Platformie Nowoczesnych Księgowych www.inforfk.pl w artykule: "Faktury w formie elektronicznej" >>