Jak wyliczyć rezerwy na świadczenia pracownicze?

Przy czym podkreślić należy, iż podmiot może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację zasady rzetelnego i jasnego obrazu.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2013/2014

Rezerwa a zobowiązanie warunkowe

Rezerwę tworzy się na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować. Oznacza to, że aby uzasadnić rozsądność utworzenia rezerwy, zobowiązanie musi spełnić jednocześnie trzy warunki:

1. pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa - zdarzenie pewne oznacza tyle, co 95%-100% pewność, że będzie ono miało miejsce; jako duży stopień prawdopodobieństwa rozsądnie jest przyjąć założenie, że prawdopodobieństwo zaistnienia zdarzenia jest większe niż 50%

2. zobowiązanie musi dotyczyć zdarzenia przeszłego

3. kwota zobowiązania musi zostać wiarygodnie oszacowana - podstawą wiarygodnego szacunku może być np. wyrok sądowy, szacunek dokonany przez biegłego.

Niespełnienie choćby jednej ze wskazanych wyżej przesłanek wskazuje, iż mamy do czynienia ze zobowiązaniem warunkowym, a nie rezerwą na zobowiązania.

Zobowiązanie warunkowe w sprawozdaniu finansowym

Rezerwy na świadczenia pracownicze

Jednostki podlegające pod przepisy ustawy o rachunkowości powinny dokonywać biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana.  Zatem przyszłe świadczenia na rzecz pracowników klasyfikowane są jako rezerwy, a nie zobowiązania.

W myśl prawa bilansowego w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. Zasady tworzenia i rozliczenia rezerw zostały uregulowane w KSR nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”.

Rezerwy na świadczenia pracownicze obejmują zasadniczo dwie kategorie:

- rezerwy na urlopy

- rezerwy na odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe.

Odpisy aktualizujące należności - ujęcie w bilansie

Rezerwa na urlopy

Niewykorzystanym urlopem w myśl zapisów standardów krajowych jest urlop za dany rok kalendarzowy i lata poprzednie, niewykorzystany przez pracownika do dnia 31 grudnia, przy uwzględnieniu stanu na dzień bilansowy w przypadku, gdy rok obrotowy jest różny od kalendarzowego.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów w szczególności są dokonywane na urlopy pracowników produkcyjnych, pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy (np. akordowe). Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.

Zapraszamy do dyskusji na forum

Zapis „w szczególności” nie ogranicza tworzenia rezerwy tylko i wyłącznie do grupy pracowników z urlopem mającym wpływ na produkcję. Można przyjąć jednak założenie, że w stosunku do pracowników pobierających wynagrodzenie niezależne od efektów pracy (produkcyjnych oraz administracyjnych) nie ma konieczności tworzenia rezerwy na urlopy, gdy to nieujęcie nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na realizację zasady rzetelnego i jasnego obrazu.

Rezerwy na odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe

Odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe to długoterminowe świadczenia pracownicze, które są uzależnione od stażu pracy.

Prawo do tych świadczeń nabywają pracownicy przez cały okres ich zatrudnienia w jednostce. To z kolei rodzi zobowiązanie podmiotu zatrudniającego w stosunku do pracowników w przyszłości. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu tych zobowiązań powinny być ustalane w wiarygodnie oszacowanej wartości, w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną w bieżącym okresie.

Jak ująć w księgach rachunkowych rezerwy na świadczenia pracownicze

Wycena rezerw na świadczenia pracownicze

Kwota, na którą tworzona jest rezerwa, powinna wynikać z rzetelnego, uwzględniającego racjonalne przesłanki, oszacowania środków zawierających korzyści ekonomiczne niezbędnych do wypełnienia obecnego obowiązku na dzień bilansowy lub do przeniesienia go na stronę trzecią na ten dzień.

Podstawą wyceny rezerw na przyszłe świadczenia na rzecz pracowników są przepisy:

- prawa pracy

- regulaminów wynagrodzeń

- układów zbiorowych

- innych wiążących porozumień pracodawców z pracownikami.

Szacunek kwoty rezerwy powinien uwzględniać obowiązkowe obciążenie pracodawcy wynikające z obowiązujących na dzień szacowania rezerwy przepisów prawa (np. składki emerytalne i rentowe). Przy wycenie świadczeń emerytalnych i podobnych można kierować się postanowieniami MSR 19 „Świadczenia pracownicze”.

Rezerwy na świadczenia pracownicze na przykładzie nagród jubileuszowych