O czym pamiętać po zakończeniu inwentaryzacji

Inwentaryzacja roczna składników aktywów i pasywów, przeprowadzona zgodnie z przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, powinna spełnić w szczególności niżej wymienione cele:

- ustalić rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki na dzień bilansowy,

- doprowadzić do porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych, dotyczących aktywów i pasywów, z ich stanem rzeczywistym ustalonym na podstawie inwentaryzacji,

- ustalić, rozliczyć i ująć w księgach rachunkowych roku 2007 ujawnione różnice inwentaryzacyjne,

- ocenić wartość użytkową, przydatność i realność kontrolowanych przez jednostkę składników aktywów,

- rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im mienie jednostki.

Aby cele te zostały spełnione, kierownik jednostki powinien zagadnienia związane z przeprowadzeniem, udokumentowaniem i rozliczeniem inwentaryzacji uregulować w regulaminie lub instrukcji inwentaryzacyjnej, a przynajmniej w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji. Rodzaj uregulowań wewnętrznych zależy oczywiście od wielkości jednostki, zakresu jej działania oraz struktury składników aktywów i pasywów.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy zatem upewnić się, czy takie uregulowanie wewnętrzne powstało. Poprawny regulamin powinien być kompletny, tj. jego zakres powinien obejmować wszystkie składniki aktywów i pasywów oraz odpowiadające im metody inwentaryzacji.

Niestety, w małych i średnich jednostkach często obserwuje się, że regulamin inwentaryzacyjny odnosi się tylko do spisu z natury.

W sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji - niezależnie od wielkości jednostki - powinno być wydane odpowiednie zarządzenie kierownika.

Wskazane byłoby, aby dokumentacja inwentaryzacyjna została zgromadzona w jeden zbiór i była przechowywana przez głównego księgowego lub przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Dokumentacja inwentaryzacyjna powinna składać się z następujących elementów:

- zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji,

- planu i harmonogramu inwentaryzacji, jeżeli jest on sporządzany,

- arkuszy spisów z natury,

- oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych,

- potwierdzeń sald otrzymanych od banków i kontrahentów,

- protokołów porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,

- protokołów ustalenia różnic inwentaryzacyjnych oraz ich weryfikacji sporządzonych w każdej metodzie inwentaryzacji,

- wyjaśnień różnic inwentaryzacyjnych przez osoby materialnie odpowiedzialne lub kompetentnych pracowników jednostki,

- udokumentowania dokonania kompensaty nadwyżek z niedoborami, jeżeli w jednostce są spełnione warunki do jej przeprowadzania,

- decyzji kierownika jednostki dotyczącej sposobu rozliczenia rzeczywistych różnic inwentaryzacyjnych,

- kopii dowodów księgowych, którymi zaksięgowano w księgach rachunkowych roku 2007 rzeczywiste różnice inwentaryzacyjne.

Komputerowe zbiory danych

Jeżeli przeprowadzenie i rozliczanie inwentaryzacji jest wspomagane przez dziedzinowe systemy rachunkowości informatycznej (np. środki trwałe, zapasy, należności, zobowiązania), to nie ma potrzeby sporządzania odpowiednich wydruków (np. spisów z natury, wyceny spisów z natury). Trzeba natomiast utworzyć i przechowywać odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych jej części. Jednak należy pamiętać, że warunkiem utrzymywania takich zasobów informacyjnych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do dokonanych zapisów.

Komputerowy nośnik danych powinien zapewnić trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego okresu przechowywania danych.

Do dokumentów inwentaryzacyjnych mają zastosowanie przepisy art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości dotyczące sporządzania dowodów księgowych. Do dokumentów inwentaryzacyjnych mają zastosowanie przepisy art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości dotyczące sporządzania dowodów księgowych. Należy też pamiętać, że dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co najmniej przez pięć lat.

Jeżeli sprawozdanie finansowe za rok 2007 podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, jednostka może (ale nie musi) utworzyć oddzielny zbór dokumentacji rewizyjnej w celu przedłożenia go do badania.

Jakie są najczęstsze błędy przy udokumentowaniu inwentaryzacji

Jednostki często popełniają różne błędy w dokumentacji inwentaryzacyjnej. Są nimi m.in.:

- nieprzeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury znajdujących się w jednostce składników aktywów będących własnością innych jednostek;

- nieuzyskiwanie od kontrahentów potwierdzenia stanu własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom, a uznawanie za takie potwierdzenie przesłanych arkuszy spisów z natury tych składników; taki arkusz może być uznany za potwierdzenie stanu, jeżeli zostanie na nim umieszczona np. stosowna klauzula podpisana przez osoby reprezentujące kontrahenta;

- przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów towarów, materiałów, produktów gotowych i półproduktów raz w ciągu dwóch lat pomimo niespełnienia wymogów określonych przepisami ustawy o rachunkowości, czyli wtedy, gdy znajdują się one na niestrzeżonych składowiskach oraz objęte są tylko ewidencją wartościową;

- brak udokumentowania porównania stanu spisu z natury z danymi ewidencji księgowej inwentaryzowanego składnika aktywów, jeżeli nie ujawniono różnic inwentaryzacyjnych;

- dokonywanie kompensat niedoborów i nadwyżek w przypadkach, gdy nie są spełnione warunki do przeprowadzenia kompensaty, a w szczególności gdy ten składnik aktywów jest objęty wyłącznie ewidencją wartościową;

- brak uporządkowania wyników inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia sald, czyli ustalenia liczby i wartości otrzymanych potwierdzeń sald oraz ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, które wymagają wyjaśnienia;

- inwentaryzowanie zobowiązań drogą potwierdzania sald, zamiast drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami;

- brak przeprowadzenia lub brak udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami gruntów, rozliczeń międzyokresowych wykazywanych w aktywach i pasywach bilansu, należności spornych i wątpliwych, elementów składowych kapitałów własnych, rezerw na zobowiązania;

- brak decyzji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej dotyczącej sposobu rozliczenia rzeczywistych różnic inwentaryzacyjnych; decyzji tego rodzaju nie powinien podejmować samodzielnie pracownik komórki księgowości.

Ostatecznego sprawdzenia kompletności inwentaryzacji, i rozliczenia jej wyników w księgach rachunkowych oraz udokumentowania wszystkich czynności należy dokonać przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego za rok 2007.

UWAGA

Uregulowanie wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji nie może odnosić się tylko do przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury.

Co powinien zawierać dowód księgowy

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

- art. 21, 26-27 i 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Teresa Fołta

biegły rewident