Kategorie

O czym pamiętać po zakończeniu inwentaryzacji

Teresa Fołta
inforCMS
Cały proces inwentaryzacyjny powinien być odpowiednio udokumentowany, dlatego po zakończeniu inwentaryzacji warto przejrzeć i sprawdzić, czy odpowiada ona wszystkim wymogom ustawy o rachunkowości.

 

Inwentaryzacja roczna składników aktywów i pasywów, przeprowadzona zgodnie z przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, powinna spełnić w szczególności niżej wymienione cele:

- ustalić rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki na dzień bilansowy,

- doprowadzić do porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych, dotyczących aktywów i pasywów, z ich stanem rzeczywistym ustalonym na podstawie inwentaryzacji,

- ustalić, rozliczyć i ująć w księgach rachunkowych roku 2007 ujawnione różnice inwentaryzacyjne,

- ocenić wartość użytkową, przydatność i realność kontrolowanych przez jednostkę składników aktywów,

- rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im mienie jednostki.

Aby cele te zostały spełnione, kierownik jednostki powinien zagadnienia związane z przeprowadzeniem, udokumentowaniem i rozliczeniem inwentaryzacji uregulować w regulaminie lub instrukcji inwentaryzacyjnej, a przynajmniej w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji. Rodzaj uregulowań wewnętrznych zależy oczywiście od wielkości jednostki, zakresu jej działania oraz struktury składników aktywów i pasywów.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy zatem upewnić się, czy takie uregulowanie wewnętrzne powstało. Poprawny regulamin powinien być kompletny, tj. jego zakres powinien obejmować wszystkie składniki aktywów i pasywów oraz odpowiadające im metody inwentaryzacji.

Niestety, w małych i średnich jednostkach często obserwuje się, że regulamin inwentaryzacyjny odnosi się tylko do spisu z natury.

W sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji - niezależnie od wielkości jednostki - powinno być wydane odpowiednie zarządzenie kierownika.

Wskazane byłoby, aby dokumentacja inwentaryzacyjna została zgromadzona w jeden zbiór i była przechowywana przez głównego księgowego lub przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Dokumentacja inwentaryzacyjna powinna składać się z następujących elementów:

- zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji,

- planu i harmonogramu inwentaryzacji, jeżeli jest on sporządzany,

- arkuszy spisów z natury,

- oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych,

- potwierdzeń sald otrzymanych od banków i kontrahentów,

- protokołów porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,

- protokołów ustalenia różnic inwentaryzacyjnych oraz ich weryfikacji sporządzonych w każdej metodzie inwentaryzacji,

- wyjaśnień różnic inwentaryzacyjnych przez osoby materialnie odpowiedzialne lub kompetentnych pracowników jednostki,

- udokumentowania dokonania kompensaty nadwyżek z niedoborami, jeżeli w jednostce są spełnione warunki do jej przeprowadzania,

- decyzji kierownika jednostki dotyczącej sposobu rozliczenia rzeczywistych różnic inwentaryzacyjnych,

- kopii dowodów księgowych, którymi zaksięgowano w księgach rachunkowych roku 2007 rzeczywiste różnice inwentaryzacyjne.

Komputerowe zbiory danych

Jeżeli przeprowadzenie i rozliczanie inwentaryzacji jest wspomagane przez dziedzinowe systemy rachunkowości informatycznej (np. środki trwałe, zapasy, należności, zobowiązania), to nie ma potrzeby sporządzania odpowiednich wydruków (np. spisów z natury, wyceny spisów z natury). Trzeba natomiast utworzyć i przechowywać odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych jej części. Jednak należy pamiętać, że warunkiem utrzymywania takich zasobów informacyjnych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do dokonanych zapisów.

Komputerowy nośnik danych powinien zapewnić trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego okresu przechowywania danych.

Do dokumentów inwentaryzacyjnych mają zastosowanie przepisy art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości dotyczące sporządzania dowodów księgowych. Do dokumentów inwentaryzacyjnych mają zastosowanie przepisy art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości dotyczące sporządzania dowodów księgowych. Należy też pamiętać, że dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co najmniej przez pięć lat.

Jeżeli sprawozdanie finansowe za rok 2007 podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, jednostka może (ale nie musi) utworzyć oddzielny zbór dokumentacji rewizyjnej w celu przedłożenia go do badania.

Jakie są najczęstsze błędy przy udokumentowaniu inwentaryzacji

Jednostki często popełniają różne błędy w dokumentacji inwentaryzacyjnej. Są nimi m.in.:

- nieprzeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury znajdujących się w jednostce składników aktywów będących własnością innych jednostek;

- nieuzyskiwanie od kontrahentów potwierdzenia stanu własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom, a uznawanie za takie potwierdzenie przesłanych arkuszy spisów z natury tych składników; taki arkusz może być uznany za potwierdzenie stanu, jeżeli zostanie na nim umieszczona np. stosowna klauzula podpisana przez osoby reprezentujące kontrahenta;

- przeprowadzanie inwentaryzacji zapasów towarów, materiałów, produktów gotowych i półproduktów raz w ciągu dwóch lat pomimo niespełnienia wymogów określonych przepisami ustawy o rachunkowości, czyli wtedy, gdy znajdują się one na niestrzeżonych składowiskach oraz objęte są tylko ewidencją wartościową;

- brak udokumentowania porównania stanu spisu z natury z danymi ewidencji księgowej inwentaryzowanego składnika aktywów, jeżeli nie ujawniono różnic inwentaryzacyjnych;

- dokonywanie kompensat niedoborów i nadwyżek w przypadkach, gdy nie są spełnione warunki do przeprowadzenia kompensaty, a w szczególności gdy ten składnik aktywów jest objęty wyłącznie ewidencją wartościową;

- brak uporządkowania wyników inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia sald, czyli ustalenia liczby i wartości otrzymanych potwierdzeń sald oraz ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, które wymagają wyjaśnienia;

- inwentaryzowanie zobowiązań drogą potwierdzania sald, zamiast drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami;

- brak przeprowadzenia lub brak udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami gruntów, rozliczeń międzyokresowych wykazywanych w aktywach i pasywach bilansu, należności spornych i wątpliwych, elementów składowych kapitałów własnych, rezerw na zobowiązania;

- brak decyzji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej dotyczącej sposobu rozliczenia rzeczywistych różnic inwentaryzacyjnych; decyzji tego rodzaju nie powinien podejmować samodzielnie pracownik komórki księgowości.

Ostatecznego sprawdzenia kompletności inwentaryzacji, i rozliczenia jej wyników w księgach rachunkowych oraz udokumentowania wszystkich czynności należy dokonać przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego za rok 2007.

UWAGA

Uregulowanie wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji nie może odnosić się tylko do przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury.

Co powinien zawierać dowód księgowy

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

- art. 21, 26-27 i 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540


Teresa Fołta

biegły rewident

Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    16 cze 2021
    Zakres dat:

    Jak firmy wpływają na edukację ekologiczną?

    Zrównoważony rozwój trafia do domu Kowalskich, czyli jak firmy i marketing wpływają na edukację ekologiczną.

    Zmiany w deklaracjach akcyzowych od 1 lipca 2021 r.

    Zmiany w deklaracjach akcyzowych. Ministerstwo Finansów udzieliło informacji i wyjaśnień odnośnie obowiązujących od 1 lipca 2021 r. zmian w zakresie deklaracji podatkowych w podatku akcyzowym. Zmiany te są wprowadzane do ustawy z 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym przez ustawę z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowymi oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 694).

    Podmioty akcyzowe - aktualizacja zgłoszeń rejestracyjnych do 30 czerwca 2021 r.

    Podmioty akcyzowe już zarejestrowane muszą dokonać aktualizacji zgłoszeń rejestracyjnych do 30 czerwca 2021 r. Aktualizacja to efekt uruchomienia Centralnego Rejestru Podmiotów Akcyzowych (CRPA).

    Interpretacja 590, czyli porozumienie inwestycyjne z MF

    Interpretacja 590 (porozumienie inwestycyjne) oznacza wiążącą opinię dla inwestorów strategicznych o wszystkich skutkach podatkowych planowanej inwestycji. Jest to nowe rozwiązanie zaproponowane w ramach Polskiego Ładu. Na czym konkretnie będzie polegało? Kiedy wejdzie w życie?

    Polski Ład - ryczałt szansą dla przedsiębiorców?

    Polski Ład - ryczałt. Konferencja Premiera Mateusza Morawieckiego z 2 czerwca br. na temat Polskiego Ładu przyniosła nowe wskazówki odnośnie zmiany zasad opodatkowania jednoosobowych działalności gospodarczych od 2022 r. Z zapowiedzi wynika, że promowaną przez rządzących formą opodatkowania zarobków przedsiębiorców podatkiem PIT będzie ryczałt.

    Podatkowe Grupy Kapitałowe - zmiany w ramach Polskiego Ładu

    Podatkowe Grupy Kapitałowe. Ministerstwo Finansów poinformowało o planowanych ułatwieniach dla Podatkowych Grup Kapitałowych (PGK) w ramach Polskiego Ładu: obniżenie minimalnego kapitału zakładowego uprawniającego do stworzenia PGK, więcej możliwości w powiązaniach spółek, zlikwidowanie warunku rentowności, korzystniejsze warunki rozliczania strat.

    Profil zaufany - zmiany od 17 czerwca 2021 r.

    Profil zaufany. Od 17 czerwca 2021 r. w trakcie wideospotkania z urzędnikiem będzie można założyć tradycyjny, a nie tymczasowy profil zaufany (PZ) - poinformowała Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Ponadto od 17 czerwca wydane wcześniej tymczasowe PZ staną się "tradycyjnymi" profilami zaufanymi, ważnymi przez 3 lata (tymczasowy profil był ważny tylko 3 miesiące).

    Polski Ład. Tworzenie Grup VAT

    Tworzenie Grup VAT (PGK VAT) to nowe rozwiązanie Polskiego Ładu, w ramach którego spółki należące do podatkowej grupy kapitałowej nie będą musiały w transakcjach między sobą rozliczać VAT. Na czym będzie polegało tworzenie Grupy VAT? Od kiedy będzie to możliwe?

    Fundacja rodzinna z ulgą repolonizacyjną

    Fundacje rodzinne. Propozycje zawarte w projekcie ustawy o fundacji rodzinnej zostały uzupełnione; ich skutkiem ma być niższe niż w oryginalnym projekcie opodatkowanie fundacji rodzinnych. Planowane jest m.in. wprowadzenie ulgi repolonizacyjnej, skierowanej do osób które chciałyby przenieść kapitał gromadzony w zagranicznych fundacjach czy trustach do polskiej fundacji rodzinnej.

    Wpłaty do PPK - kiedy pobrać zaliczkę na PIT?

    Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę stanowią przychód pracownika oszczędzającego w PPK (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Oznacza to, że pracodawca powinien naliczyć i pobrać od tych wpłat zaliczkę na PIT zgodnie z obowiązującą danego pracownika skalą podatkową (17% lub 32%).

    Składka na ubezpieczenie zdrowotne a PIT w 2022 roku – jak być powinno

    Składka na ubezpieczenie zdrowotne a PIT. Jak rozwiązać problem składki na ubezpieczenie zdrowotne w nowym systemie opodatkowania dochodów osób fizycznych (PIT), który ma obowiązywać od 2022 roku? Profesor Witold Modzelewski proponuje, by – przy spełnieniu dwóch innych warunków - kwota składki była dla wszystkich podatników kosztem uzyskania przychodów lub była wyłączona z podstawy opodatkowania.

    Opłata reprograficzna a komputery przenośne i stacjonarne

    Opłata reprograficzna nie powinna dotyczyć komputerów przenośnych i stacjonarnych, natomiast w przypadku pozostałych urządzeń i nośników powinna być znacznie obniżona - uważa Konfederacja Lewiatan.

    Polski Ład: Investor Desk, Interpretacja 590, PGK VAT i inne udogodnienia dla inwestorów

    Polski Ład: Investor Desk, Interpretacja 590, PGK VAT i inne udogodnienia dla inwestorów. Ministerstwo Finansów informuje, że w ramach Polskiego Ładu zostaną wdrożone nowe rozwiązania prawne i organizacyjne mające na celu przyciąganie do Polski strategicznych inwestorów. Już w 2022 roku kompleksowa i szybka obsługa inwestorów ma stać się (wg zamierzeń MF i Rządu) wizytówką naszego kraju. Uruchomiony zostanie tzw. Investor Desk i Interpretacja 590. Będą też korzystne rozwiązania podatkowe dla holdingów (w tym PGK VAT) i zachęta do inwestycji dla instytucji finansowych.

    KSR „Przychody ze sprzedaży wyrobów, półproduktów, towarów i materiałów”

    KSR „Przychody ze sprzedaży wyrobów, półproduktów, towarów i materiałów” - to nowy standard rachunkowości, którego projekt został właśnie skierowany do dyskusji publicznej. Termin zgłaszania uwag do projektu upływa 8 sierpnia 2021 r. Co zawiera nowy KSR?

    SLIM VAT 2. Korekta deklaracji importowej

    SLIM VAT 2 zawiera rozwiązanie, które umożliwi podatnikowi rozliczającemu podatek z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej dokonania korekty deklaracji, w sytuacji gdyby w pierwotnej deklaracji nie rozliczył w prawidłowej wysokości podatku.

    Kolejne deklaracje akcyzowe z podpisem elektronicznym

    Deklaracje akcyzowe z podpisem elektronicznym. Ministerstwo Finansów planuje poszerzenie listy deklaracji podatkowych, które mogą być podpisywane elektronicznie o deklaracje akcyzowe AKC-UAKZ i AKC-KZ. Ponadto możliwe będzie opatrywanie podpisem zaufanym albo podpisem osobistym - deklaracji uproszczonej w sprawie podatku akcyzowego od samochodów osobowych (AKC-US) oraz podań w sprawach dotyczących podatku akcyzowego − przesyłanych przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych.

    Nadużywanie prawa przez organy podatkowe będzie utrudnione

    Postępowanie podatkowe. Fiskus decydując się na bezpodstawne wszczęcie postępowania podatkowego naraża się na ryzyko uchylenia decyzji administracyjnej i utratę kompetencji do zmiany rozliczenia podatkowego podatnika.

    Spłata zaległości podatkowej przez członka zarządu

    Zobowiązania podatkowe spółki. Organ podatkowy dochodził od członka zarządu spółki spłaty zobowiązań podatkowych, które już nie istniały.

    MF zaprasza na XII Forum Cen Transferowych – 24 czerwca 2021 r.

    Ministerstwo Finansów informuje, że XII edycja Forum Cen Transferowych (FCT) odbędzie się online 24 czerwca 2021 r. Zgłoszenie udziału można przesłać do 18 czerwca 2021 r. (piątek).

    Crowdfunding (finansowanie społecznościowe) - nowe przepisy od listopada 2021 r.

    Crowdfunding - nowe przepisy od listopada 2021 r. Trwają prace nad przepisami (ustawa o finansowaniu społecznościowym dla przedsięwzięć gospodarczych), które uregulują rynek finansowania społecznościowego. Platformy, które się tym zajmują, zgodnie z proponowaną ustawą będą działać zgodnie z licencją i podlegać nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego. Zwiększy się jednak kwota – z 1 mln do 5 mln euro – którą będą mogły pozyskać w ramach crowdfundingu. Podwyższony limit zacznie obowiązywać od listopada 2023 roku. – W krótkim terminie nowe przepisy zapewnią w miarę bezpieczne funkcjonowanie rynku, w długiej perspektywie mogą umożliwić rozwój platform, również za granicą – ocenia Artur Granicki, prezes Navigator Crowd.

    Polskie Ład. Wyższe dopłaty do paliwa rolniczego od 2022 r.

    Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze od 2022 r. W ramach programu Polski Ład ma nastąpić podniesienie stawki dopłaty do 110 zł na hektar. Wypłata dopłat według podwyższonej stawki ma nastąpić w I połowie 2022 r.

    Polski Ład - wsparcie dla rolnictwa

    Polski Ład - rolnictwo. 12 czerwca 2021 r. premier Mateusz Morawiecki podczas debaty dot. Polskiego Ładu dla rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich w Instytucie Zootechniki w Balicach koło Krakowa, przedstawił szereg pozytywnych zmian jakie czekają rolników. Ważniejsze zmiany, to: wyższe dopłaty do paliwa dla rolników, uwolnienie rolniczego handlu detalicznego, ustawa o rodzinnych gospodarstwach rolnych, kodeks rolny, E-okienko dla rolnika, cyfrowy system pozwalający na identyfikowanie żywności „od pola do stołu”, centralny system informatyczny zasobu państwowej ziemi.

    Podwyżki stawek podatkowych i podatki korporacyjne

    Podwyżki podatków. Poza klasyczną podwyżką stawek podatkowych, kraje decydują się na dodatkowe podatki korporacyjne - stwierdza w analizie Polski Instytut Ekonomiczny. Zwraca uwagę, że największym zmianom podlegają w ostatnim roku obciążenia środowiskowe.

    Ulga klęskowa w podatku rolnym

    Ulga klęskowa w podatku rolnym jest preferencją podatkową, która przewidziana jest w przypadku wystąpienia klęski żywiołowej. Jak działa ulga klęskowa? Jakie są zasady przyznawania ulgi?

    Błąd w rozliczeniach nie jest oszustwem podatkowym

    Sankcje w VAT. Podatnik nie może być karany za błąd, który nie jest oszustwem lub uszczupleniem podatkowym - tak uznał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.