REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przeprowadzić inwentaryzację drogą potwierdzenia sald

Krystyna Michaluk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jednostki przeprowadzają inwentaryzację roczną na trzy sposoby (w zależności od tego, z jakim składnikiem aktywów lub pasywów mają do czynienia): drogą spisu z natury, potwierdzenia sald oraz porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.

Metoda potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów i banków oświadczeń o pozycjach występujących w księgach rachunkowych. Metoda ta jest stosowana do ustalenia sald aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątku.

Autopromocja

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald spełnia następujące zadania:

•  pozwala potwierdzić stan rozrachunków figurujących w księgach jednostki gospodarczej,

•  jest pewnego rodzaju przypomnieniem dłużnikom o istniejącej wierzytelności,

•  pozwala ujawnić należności wątpliwe, tzn. jest sygnałem o zagrożeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez dłużnika bądź o jej zaniechaniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z inicjatywą potwierdzenia salda występuje - zgodnie z ustawą o rachunkowości - wierzyciel (mowa o potwierdzaniu stanu aktywów - należności, w tym pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów). Saldo powinno być potwierdzone przez kontrahenta, ale faktycznie zależy to od jego dobrej woli, ponieważ jednostka inicjująca nie dysponuje żadnymi środkami przymusu.

Tabela. Sposoby uzyskania potwierdzenia sald

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald następuje przez poinformowanie kontrahenta o wysokości występującego w księgach jednostki salda należności (lub zobowiązania) od niego. W tym celu wierzyciel wysyła pisemny wniosek o zwrotne potwierdzenie z podaniem specyfikacji pozycji składających się na to saldo. Kontrahent po sprawdzeniu zapisów we własnych księgach potwierdza saldo lub w przypadku różnicy wskazuje ich przyczyny.

Wzór. Wniosek o potwierdzenie salda

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wniosek o potwierdzenie salda powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach. Dwa należy wysłać do kontrahenta z prośbą o odesłanie jednego po podpisaniu, natomiast trzeci trzeba zostawić w dokumentacji inwentaryzacji. Jednostki mogą dokonać potwierdzenia nawet drogą elektroniczną - należy to uznać za sposób właściwy.

Metodą potwierdzenia sald inwentaryzować należy także stan środków na rachunkach bankowych. W tym wypadku za rzeczywiste trzeba uznać salda z wyciągów bankowych przysyłanych przez bank lub drukowanych z systemu bankowości internetowej. Zwykle jednak banki powiadamiają klientów oddzielnym pismem o wysokości występujących sald na kontach klienta. W każdym wypadku ujawnione niezgodności wymagają wyjaśnienia i rozliczenia. Dobrym zwyczajem jest też uzgadnianie nawet niewielkich lub nawet zerowych sald z głównym kontrahentem, z którym obroty są znaczne.

Mimo że nie ma obowiązku występowania z inicjatywą potwierdzania zobowiązań, nie oznacza to jednak, iż nie należy potwierdzać sald, jeżeli z wnioskiem występuje kontrahent. Jednostka gospodarcza powinna być zainteresowana przedstawieniem w sprawozdaniu prawdziwego i rzetelnego obrazu, a temu m.in. służy potwierdzenie sald zobowiązań

Co zrobić, jeżeli kontrahent nie potwierdza sald

Niekiedy mimo podjętych działań nie udaje się uzyskać od kontrahentów potwierdzenia należności. W takim wypadku nie należy pozostawiać sald bez inwentaryzacji, lecz trzeba je zinwentaryzować metodą weryfikacji.

Różnice inwentaryzacyjne wynikłe z inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald mogą mieć różne przyczyny, takie jak:

•  ujęcie dokumentów (faktur, przelewów) u obu stron w różnych okresach,

•  mylne księgowanie dowodów na koncie innego kontrahenta niż ten, którego faktycznie dokument dotyczy,

•  brak dokumentów w księgach kontrahenta,

•  niezgodność wysokości kwoty należności, gdy wierzyciel wycenia należność w kwocie wymagającej zapłaty (z odsetkami), a dłużnik - w kwocie nominalnej.

 

Ustalona ostatecznie w procesie potwierdzania różnica inwentaryzacyjna powinna być rozliczona w księgach jednostki w tym okresie sprawozdawczym, którego inwentaryzacja dotyczy. Stan aktywów w bilansie jednostki powinien być wykazany w wysokości potwierdzonej inwentaryzacją. Podobnie jak przy spisie z natury, różnice wykazane przez księgowość zatwierdza kierownik jednostki. W wyniku rozliczenia tych różnic może wystąpić konieczność dokonania odpisów aktualizujących z powodu ujawnienia należności spornych lub wątpliwych (gdy wysłane wezwanie do potwierdzenia sald wraca z adnotacją poczty, że dany kontrahent nie prowadzi działalności pod podanym adresem).

Przykład

AAA spółka z o.o. przystąpiła do inwentaryzacji należności drogą potwierdzenia sald na 30 października 2008 r. Na 130 wysłanych wniosków o potwierdzenie:

•  100 wróciło potwierdzonych, z adnotacją, że saldo jest zgodne;

•  w pięciu przypadkach kontrahenci zawiadomili, że faktury zostały wprowadzone do ich ksiąg w listopadzie pod datą wpływu; spółka AAA pozostawiła zapisy bez zmian;

•  jeden kontrahent zawiadomił spółkę, że w jego księgach nie ma jednej z faktur składających się na saldo; AAA wystawiła duplikat brakującej faktury i wysłała odbiorcy;

•  kontrahent CCC wykazał saldo niższe o kwotę naliczonych odsetek od nieterminowej zapłaty jednej z faktur, jednocześnie zwrócił się z prośbą o anulowanie tych odsetek ze względu na wieloletnią współpracę oraz incydentalny charakter opóźnienia; kierownik jednostki podjął decyzję o zaniechaniu odsetek, więc wyksięgowano naliczone odsetki zapisem czerwonym:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami”

- w analityce „CCC”,

Ma „Przychody finansowe”

- w analityce „Odsetki naliczone”;

•  w pozostałych przypadkach nie otrzymano odpowiedzi na wysłane wezwania do potwierdzenia sald; po rozmowach telefonicznych i dalszym braku potwierdzenia spółka dokonała inwentaryzacji sald metodą weryfikacji.

Biegły rewident badający sprawozdanie finansowe spółki za 2008 r. uznał, że całość należności z tytułu dostaw i usług została zinwentaryzowana prawidłowo.

UWAGA

Potwierdzenie salda podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji danego podmiotu w świetle art. 123 k.c. jest uznaniem roszczenia, które przerywa bieg przedawnienia.

•  art. 4, 6, 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 144, poz. 900

•  art. 123 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 116, poz. 731

Krystyna Michaluk

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2006

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Od 20 maja 2024 r. katalog wyrobów tytoniowych objętych systemem Track&Trace zostanie rozszerzony m.in. o tytoń do żucia, tytoń do nosa

    Od 20 maja 2024 r. katalog wyrobów tytoniowych objętych systemem Track&Trace zostanie rozszerzony m.in. o pozostałe wyroby tytoniowe niebędące wyrobami akcyzowymi np. tytoń do żucia, tytoń do nosa.

    Dotacje na cyfryzację firm 2024. Innowacje cyfrowe w MŚP na Śląsku oraz Dig.IT Transformacja Cyfrowa Polskich MŚP

    Jakie dofinansowanie można obecnie uzyskać na cyfryzację firmy będąc małym lub średnim przedsiębiorcą?

    Ceny transferowe 2024 - kontrole. Wezwanie do przedłożenia dokumentacji lokalnej, a zwolnienie dla podmiotów krajowych

    W związku z rosnącym zainteresowaniem organów podatkowych cenami transferowymi można zaobserwować zwiększoną liczbę kontroli w tym zakresie. Choć prowadzenie kontroli na podstawie i w granicach przepisów prawa stanowi obowiązek organów podatkowych, kontrolującym zdarzają się w tym zakresie nadużycia.

    Fundusze z FENG zasilą polski rynek venture capital. Przygotowanie pod inwestycje zwiększy szansę na uzyskanie finansowania

    Z końcem lutego 2024 r. zakończony został pierwszy nabór do pięciu programów PFR Ventures, w ramach których do polskich funduszy venture capital ma popłynąć 2 mld zł z Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). W kwietniu br startuje drugi nabór, a do końca 2024 roku PFR Ventures planuje przeprowadzić łącznie pięć rund selekcyjnych. W wyniku realizacji programów PFR Ventures przez polski rynek VC ma przepłynąć w ciągu kilku najbliższych lat ok. 3,1 mld złotych.

    Jeśli nie WIRON to jaki wskaźnik zastąpi WIBOR i od kiedy? Niepewność na rynku bankowym. Gubią się też klienci banków. Czy kredyty o stałym oprocentowaniu będą bardziej powszechne?

    Od kilku miesięcy temat wskaźników referencyjnych stał się bardzo gorący. Banki wydają się być już zniesmaczone całą tą reformą wskaźnikową, której końca nie widać. Także konsumenci już się w tym gubią, bo nie wiedzą, czy wskaźnik, który mają wpisany do umowy, od którego zależy ich oprocentowanie, będzie istniał, a jeśli nie, to na jaki inny się zmieni.

    Minister finansów ma nadzieję, że handlowe niedziele zostaną uregulowane w tym roku. Będą wyższe wpływy z VAT

    Trwa dyskusja nad przywróceniem handlu w niedziele. W Sejmie znajduje się projekt ustawy, który przewiduje wprowadzenie dwóch handlowych niedziel w miesiącu. Jakie byłyby skutki wprowadzenia dwóch handlowych niedziel w miesiącu w zakresie podatku VAT?

    Zmiany w handlu internetowym 2024. Minister Finansów: urzędy skarbowe dowiedzą się gdy zrobisz 30 (i więcej) transakcji w roku

    Minister finansów, Andrzej Domański zapewnił 12 kwietnia 2024 r., że nowe przepisy nie sprawią, że urzędy skarbowe będą inwigilować osoby sprzedające w internecie. Wyjaśnił, że monitorowanie transakcji będzie się zaczynać od 30 transakcji w ciągu roku i wtedy zostaną one zaraportowane.

    Obowiązek informowania ZUS o umowie o dzieło. Więcej formularzy RUD, ale mniej zawieranych umów. Dlaczego?

    ZUS informuje, że w 2023 r. złożono do ZUS-u więcej formularzy RUD niż rok wcześniej, ale odnotowano nieznaczny spadek zawieranych umów o dzieło zarówno w stosunku do 2022 r. jak i 2021 r.

    Domański: chcemy podnieść limit przychodów zwalniających z VAT do 240 tys. zł od stycznia 2025 r.

    Szykuje się podwyższenie limitu przychodów uprawniających do zwolnienia z rozliczania VAT do 240 tys. zł z obecnych 200 tys. zł. Zmiana miałaby wejść w życie od 1 stycznia 2025 r.

    Domański: przywrócenie stawki VAT do poziomu 5 proc. miało niewielki wpływ na inflację; inflacja na koniec tego roku wyniesie 4-5 proc.

    Śledzimy co dzieje się na rynku handlu żywnością. Widzimy, że to przywrócenie stawki VAT do poziomu 5 proc. miało niewielki wpływ na inflację - powiedział minister finansów Andrzej Domański. Według niego inflacja na koniec 2024 roku wyniesie 4-5 proc.

    REKLAMA