Jak przeprowadzić inwentaryzację drogą potwierdzenia sald

Metoda potwierdzenia sald polega na uzyskaniu od kontrahentów i banków oświadczeń o pozycjach występujących w księgach rachunkowych. Metoda ta jest stosowana do ustalenia sald aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątku.

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald spełnia następujące zadania:

•  pozwala potwierdzić stan rozrachunków figurujących w księgach jednostki gospodarczej,

•  jest pewnego rodzaju przypomnieniem dłużnikom o istniejącej wierzytelności,

•  pozwala ujawnić należności wątpliwe, tzn. jest sygnałem o zagrożeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez dłużnika bądź o jej zaniechaniu.

Z inicjatywą potwierdzenia salda występuje - zgodnie z ustawą o rachunkowości - wierzyciel (mowa o potwierdzaniu stanu aktywów - należności, w tym pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów). Saldo powinno być potwierdzone przez kontrahenta, ale faktycznie zależy to od jego dobrej woli, ponieważ jednostka inicjująca nie dysponuje żadnymi środkami przymusu.

Tabela. Sposoby uzyskania potwierdzenia sald

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald następuje przez poinformowanie kontrahenta o wysokości występującego w księgach jednostki salda należności (lub zobowiązania) od niego. W tym celu wierzyciel wysyła pisemny wniosek o zwrotne potwierdzenie z podaniem specyfikacji pozycji składających się na to saldo. Kontrahent po sprawdzeniu zapisów we własnych księgach potwierdza saldo lub w przypadku różnicy wskazuje ich przyczyny.

Wzór. Wniosek o potwierdzenie salda

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wniosek o potwierdzenie salda powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach. Dwa należy wysłać do kontrahenta z prośbą o odesłanie jednego po podpisaniu, natomiast trzeci trzeba zostawić w dokumentacji inwentaryzacji. Jednostki mogą dokonać potwierdzenia nawet drogą elektroniczną - należy to uznać za sposób właściwy.

Metodą potwierdzenia sald inwentaryzować należy także stan środków na rachunkach bankowych. W tym wypadku za rzeczywiste trzeba uznać salda z wyciągów bankowych przysyłanych przez bank lub drukowanych z systemu bankowości internetowej. Zwykle jednak banki powiadamiają klientów oddzielnym pismem o wysokości występujących sald na kontach klienta. W każdym wypadku ujawnione niezgodności wymagają wyjaśnienia i rozliczenia. Dobrym zwyczajem jest też uzgadnianie nawet niewielkich lub nawet zerowych sald z głównym kontrahentem, z którym obroty są znaczne.

Mimo że nie ma obowiązku występowania z inicjatywą potwierdzania zobowiązań, nie oznacza to jednak, iż nie należy potwierdzać sald, jeżeli z wnioskiem występuje kontrahent. Jednostka gospodarcza powinna być zainteresowana przedstawieniem w sprawozdaniu prawdziwego i rzetelnego obrazu, a temu m.in. służy potwierdzenie sald zobowiązań

Co zrobić, jeżeli kontrahent nie potwierdza sald

Niekiedy mimo podjętych działań nie udaje się uzyskać od kontrahentów potwierdzenia należności. W takim wypadku nie należy pozostawiać sald bez inwentaryzacji, lecz trzeba je zinwentaryzować metodą weryfikacji.

Różnice inwentaryzacyjne wynikłe z inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald mogą mieć różne przyczyny, takie jak:

•  ujęcie dokumentów (faktur, przelewów) u obu stron w różnych okresach,

•  mylne księgowanie dowodów na koncie innego kontrahenta niż ten, którego faktycznie dokument dotyczy,

•  brak dokumentów w księgach kontrahenta,

•  niezgodność wysokości kwoty należności, gdy wierzyciel wycenia należność w kwocie wymagającej zapłaty (z odsetkami), a dłużnik - w kwocie nominalnej.