Ujawnione podczas inwentaryzacji środki trwałe należy wprowadzić do ksiąg

W czasie inwentaryzacji ujawniono niezaewidencjonowany środek trwały o wartości 4 tys. zł. Jak należy zadekretować tę operację?

Powinno to nastąpić za pośrednictwem konta np.: 265 „Rozliczenie nadwyżek”. Istotna w tym momencie będzie odpowiednia wycena. Jeżeli nie ma możliwości ustalenia wartości tego aktywa zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1, który nakazuje wycenę takiego składnika majątku według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, w takim przypadku należy ustalić wartość, po której ujawniony środek trwały mógłby być w tym momencie sprzedany. Ponieważ w pytaniu została podana wartość ujawnionego środka trwałego - 4 tys. zł, należy ją zaksięgować w następujący sposób: strona Wn konta 010 „Środki trwałe”, strona Ma konta 265 „Rozliczenie nadwyżek”.

Natomiast rozliczenie w ten sposób powstałej nadwyżki będzie ujęte za pomocą konta przychodów zapisem: strona Wn konta 265 „Rozliczenie nadwyżek”, strona Ma konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.

W następnej kolejności należy ustalić sposób i okres jego amortyzacji. W przypadku gdy jego wartość jest niska, zostanie on jednorazowo odpisany w koszty: strona Wn konta 400 „Amortyzacja”, strona Ma konta 050 „Umorzenie środków trwałych”.

Wszystkie ujawnione podczas inwentaryzacji nadwyżki i niedobory (ewentualnie szkody) trzeba rozliczyć w księgach za pośrednictwem odpowiednio konta 265 „Rozliczenie nadwyżek” lub 264 „Rozliczenie niedoborów i szkód”. Przykładowo niedobór towarów ujmuje się zapisem: strona Wn konta 264 „Rozliczenie niedoborów i szkód”, strona Ma konta 330 „Towary”, natomiast nadwyżki: strona Wn konta 330 „Towary”, strona Ma konta 265 „Rozliczenie nadwyżek”. Aby rozliczyć wyniki inwentaryzacji, należy ustalić przyczynę powstania takiego stanu rzeczy. Czy np. niedobory powstały w sposób niezawiniony i wynikają np. z naturalnych ubytków lub zdarzeń nadzwyczajnych. W niektórych przypadkach istnieje możliwość kompensaty nadwyżek i niedoborów. Muszą jednak zastać spełnione określone warunki, co oznacza, że różnice powinny powstać podczas tej samej inwentaryzacji i w wyniku niezawinionej pomyłki. Ponadto muszą dotyczyć tego samego lub podobnego asortymentu i podlegać tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej. Należy pamiętać, że do kompensaty przyjmuje się zasadę mniejszej ilości oraz mniejszej wartości różnic kompensowanych składników majątku. W takim przypadku kompensatę ustalonej wartości ujmuje się zapisem: strona Wn konta 265 „Rozliczenie nadwyżek”, strona Ma konta 264 „Rozliczenie niedoborów i szkód”.

Spółka może obciążyć pracownika konsekwencjami niedoborów i szkód powstałych z jego winy. Należy pamiętać jednak, że kroki poczynione w tym kierunku muszą być zgodne z przepisami prawa pracy. W przypadku gdy zawinione przez pracownika niedobory zostaną przez niego uznane, taki sposób rozliczenia należy zaksięgować w następujący sposób: strona Wn konta 237 „Należności od pracownika z tytułu niedoborów i szkód”, strona Ma konta 264 „Rozliczenie niedoborów i szkód”.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

• Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).