REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czas to pieniądz, czyli jak oszczędzać czas w biurze rachunkowym

REKLAMA

Postęp technologii sprawia, że możemy coraz więcej czynności wykonać w krótszym czasie. Komputer z dobrym procesorem czy telefon z rozbudowanym systemem, który pozwala prowadzić firmę w każdej części świata, zwiększyły naszą wydajność w pracy i w życiu. Jednak postęp technologiczny nie zmienia naszych przyzwyczajeń, a wzrost wydajności wcale nie sprawił, że mamy więcej czasu na różne rzeczy. Dlaczego tak się dzieje i jak można to zmienić? Jak oszczędzać czas w biurze rachunkowym?


Czytaj na blogu:
Potencjalny klient w naszym biurze

REKLAMA

Autopromocja


Prowadząc biuro rachunkowe najtrudniej poradzić sobie z faktem, iż prawo polskie narzuca określone terminy, w których należy dokonywać rozliczeń. Wydawać by się mogło, że jest to sytuacja idealna. Z góry wiadomo, co, na kiedy należy przygotować. Z drugiej strony terminy, które wyznaczają nam określony rytm pracy mogą być tak ułatwieniem, jak i utrudnieniem, jeśli weźmiemy pod uwagę czynnik ludzki.

- Największym problemem w organizacji pracy pracowników w biurze rachunkowym jest komunikacja z klientem. Zresztą działa to w dwie strony. Dla klientów konieczność pojawienia się w biurze z każdym dokumentem też bywa kłopotliwa. Często prowadzi to do sytuacji, w której dokumenty dostarczane są w ostatniej chwili. I o ile dotyczy to jednego klienta, nie dezorganizuje pracy biura, ale jeśli rośnie liczba klientów, którzy dzień przed terminem rozliczeń dostarczają brakujące dokumenty, bo wcześniej nie dali rady, staje się to kłopotliwe - mówi Krzysztof Wojtas z Saldeo.pl. Sytuacja jest o tyle patowa, że, biorąc pod uwagę wolny rynek, trudno narzucać klientom sztywne terminy dostarczania dokumentów, bo możemy ich po prostu stracić. Z drugiej strony  klientowi powinno zależeć również na dotrzymywaniu terminów, gdyż jest to w jego interesie. Najczęściej jednak klienci biur czekają do ostatniej chwili, aż zbiorą wszystkie dokumenty, a to stwarza określone problemy. Sporo biur rachunkowych oferuje nawet samodzielny odbiór dokumentów od klientów, ale jest to czasochłonne i kosztowne, ale często niezbędne aby  zagwarantować przygotowanie wszystkiego na czas.

Drugi czynnik, o jakim należy wspomnieć, to tak zwane rozpraszacze, które skutecznie utrudniają zarządzanie czasem w. To, co ułatwia nam pracę, jak dostęp do sieci internetowej, często może nam jednocześnie zabierać cenny czas. Trudno się bowiem powstrzymać przed korzystaniem z portali społecznościowych czy szukaniem ciekawych ofert na zakupy.  Takie zjawisko naukowcy określili mianem cyber slackingu i jak wskazują badania przeprowadzone przez Gemius aż 93% Polaków przyznaje się do  wykorzystywania Internetu do celów prywatnych w trakcie pracy.

Jeśli dodamy do tego  telefony od klientów z nie zawsze uzasadnionymi problemami i pytaniami wychodzi, że na efektywną pracę zostaje naprawdę niewiele czasu.  I mimo rad specjalistów  od motywowania pracowników i zarządzania czasem pracy, że  należy być asertywnym, i ich instrukcji, jak lepiej  wykorzystywać czas problem ciągle jest  aktualny w każdym miejscu pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak zatem zaoszczędzić czas prowadząc biuro rachunkowe? Jak  wykorzystać go lepiej? Zapytaliśmy o to praktyków.

- Sposobem na oszczędność czasu w biurze rachunkowym jest przede wszystkim korzystanie z dobrego, profesjonalnego oprogramowania - mówi nasz ekspert, Barbara Zniszczoł prowadząca biuro Doradztwa Podatkowego w Wiśle. - Dotyczy to zarówno programów finansowo-księgowych, jak i płacowo-kadrowych. Ważne jest, aby oprogramowanie oferowało możliwość stosowania gotowych reguł, wzorców, schematów księgowań, które można wykorzystać w każdej nowej firmie (u każdego klienta). Takie podejście do tematu wydaje się być logiczne, gdyż dużo większy wpływ mamy na technologię, w której pracujemy, niż na dyscyplinę własną pracowników. Jeśli Ci drudzy potrafią się dobrze zorganizować, dostarczając im odpowiednie narzędzia pracy, zwiększymy efektywność biura i będziemy mogli obsłużyć jeszcze większą liczbę klientów.  Przeniesienie informacji do systemu komputerowego ma również dodatkowe korzyści. Nawet w przypadku nieobecności osoby prowadzącej rozliczenia danego klienta, inni w łatwy sposób mogą zająć się zadaniem w zastępstwie.  Jednak to nie eliminuje problemu bezpośredniego kontaktu na linii klient-biuro rachunkowe.

REKLAMA

Jak wygląda ta kwestia od strony klienta biura rachunkowego? Jakie są największe problemy w kontakcie z biurem rachunkowym? - Nie da się ukryć, że bardzo kłopotliwe i czasochłonne  jest przekazywanie dokumentów, faktur do biura rachunkowego. To pochłania bardzo dużo czasu, często nieproporcjonalnie dużo  - skarży się klient jednego z białostockich biur rachunkowych. - W tym celu najlepiej korzystać jest z pośrednictwa Internetu. Często jednak  zdarza się, że scany i inne pliki są na tyle duże, że powstaje problem z ich przesłaniem. I tak trzeba później zadzwonić do biura z pytaniem, czy dotarło.

Jak rozwiązać ten problem? Istnieje na rynku wiele programów  stworzonych specjalnie z myślą o biurach rachunkowych, mają one jednak często swoje wady i zalety. W większości nie rozwiązują także wszystkich problemów, np. dostępności biura dla klienta, a to przecież jeden z najważniejszych czynników dobrego biura. Nie trzeba przeprowadzać badań społecznych, żeby wiedzieć, że zadowolony klient ściągnie za sobą kolejnych. W jaki zatem sposób można zaoszczędzić czas w biurze rachunkowym? - Idealnym rozwiązaniem byłby  prosty w użyciu program w Internecie. Taki, który byłby dostępny 24 godziny na dobę, przez który można by bez kłopotów przesyłać dokumenty i tak samo szybko i łatwo je pobierać. Taka platforma komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami to idealny sposób na zaoszczędzenie i pieniędzy, i czasu- mówi Krzysztof Wojtas z Saldeo.pl.

Jakie cechy powinny one spełniać, żeby rzeczywiście oszczędzać czas i pieniądze w biurze rachunkowym? Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla swojego biura rachunkowego?

Należy zwrócić uwagę na kilka kwestii.  Fakt, że użytkowanie programu nie wymaga dodatkowych szkoleń, instalowania dodatkowego sprzętu to  spory  atut.  Wszystkie istotne dla biura oraz klienta dokumenty powinny znaleźć się w jednym miejscu, bezpiecznie zaszyfrowane. Oprogramowanie powinno umożliwiać z jednej strony za pomocą zewnętrznej platformy przekazywanie dokumentów do biura, a z drugiej zachowanie ich na naszym komputerze. Ideałem byłoby, gdyby takie oprogramowanie miało też kilka przydatnych funkcji dla klienta, jak wystawianie faktur, robienie zestawień i analiz. Chodzi o obopólne korzyści. Z jednej strony klienci mogą na bieżąco dostarczać dokumenty do biura, nie ruszając się z domu, z drugiej biura rachunkowe na bieżąco je otrzymują, robiąc rozliczenia, a nie jak to jest dotychczas, otrzymując dokumenty do ostatniej chwili, bo klient nie miał czasu podejść wcześniej. Możliwość przesyłania dokumentów online i późniejszy do nich dostęp bez względu na porę dnia czy tygodnia, to bardzo silne atuty biura rachunkowego, gdy walczymy o oszczędność czasu. Coraz więcej biur oferuje klientom takie programy  bezpłatnie, przez co ich konkurencyjność wzrasta.  Nawet małe biura rachunkowe poszerzają w ten sposób swoją ofertę.

Każdy przedsiębiorca w Polsce wie, że tylko ciężką pracą i wytrwałością można dojść do sukcesu. Ponieważ droga ta jest często bardzo wyboista wszyscy szukamy dodatkowych możliwości, żeby ją jakoś ubić i skrócić. Jeśli na horyzoncie pojawia się propozycja, która poprawi wydajność pracy w biurze rachunkowym, w dodatku za nieduże pieniądze, warto się nad tym zastanowić. W końcu oszczędność czasu w pracy, to oszczędność pieniędzy, a  więcej czasu  daje  z kolei możliwość obsłużenia większej liczby klientów.

 

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższa akcyza na alkohol w 2025 r. Spadnie spożycie alkoholu, czy wzrośnie szara strefa?

W 2025 r. wzrośnie stawka akcyzy na wysokoprocentowy alkohol. Oczywiste jest, że spowoduje to wzrost cen alkoholu w sklepach. Fakt wysokiej stawki na alkohol w Polsce może oznaczać dwa scenariusze: spadek spożycia alkoholu lub ożywienie szarej strefy. Spadek spożycia będzie aspektem pozytywnym, natomiast wzrost szarej strefy już nie.

Sprzedaż internetowa: kiedy opłata za przesyłkę jest przychodem sprzedawcy? Kiedy warto uniknąć ujęcia kosztu dostawy jako przychodu sprzedającego oraz podstawy opodatkowania VAT?

Sprzedaż internetowa pociąga za sobą najczęściej wysyłkę towaru za pośrednictwem podmiotu trzeciego świadczącego usługi kurierskie. Jeśli nabywca korzysta z opcji darmowej dostawy, to wówczas sprzedający nie otrzymuje od niego dodatkowych środków tytułem kosztów wysyłki i nie powstaje zagadnienie odpowiedniego zaliczenia podatkowego takiej kwoty. Gdy jednak dostawa jest dodatkowo płatna dla kupującego, sprzedawca staje przed pytaniem, czy po jego stronie powstanie dodatkowy przychód w związku z powiększeniem należności kupującego o koszt przesyłki, a także, czy kwota ta stanowi podstawę opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Składka zdrowotna - zmiany muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm. Co najmniej ¾ wysokości zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne powinno podlegać możliwości odliczenia od należnego podatku

Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, złożyła na ręce Premiera Donalda Tuska uwagi dotyczące składek zdrowotnych w nowym projekcie ustawy. Proponuje ustalenie ryczałtowej składki zdrowotnej i możliwość jej częściowego odliczenia od podatku. Majewska podkreśla, że nowe przepisy muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm, które są fundamentem gospodarki.

Czy fundacja rodzinna zapłaci CIT od udziałów w spółkach luksemburskich? Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, inwestowanie jest więc ryzykowne

Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, czy dochód fundacji rodzinnej z transparentnej spółki luksemburskiej podlega podatkowi CIT. Problem wynika z faktu, że takie spółki, zgodnie z luksemburskim prawem, nie są podatnikami. Polskie organy uznają, że fundacje rodzinne, inwestując w te spółki, mogą nie korzystać ze zwolnienia z CIT, jednak niektóre sądy stoją po stronie podatników, uznając, że brak wyraźnych przepisów nie pozwala wykluczyć zwolnienia.

REKLAMA

Wiza Vander Elst: Pozwala polskim firmom delegować do Niemiec pracowników spoza UE

Wiza Vander Elst to specjalne rozwiązanie umożliwiające polskim firmom delegowanie pracowników z Ukrainy i innych państw spoza Unii Europejskiej, zatrudnionych legalnie w Polsce, do pracy w Niemczech. Dzięki tej wizie możliwe jest wykonywanie pracy w Niemczech bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Aby jednak uzyskać wizę, polska firma musi przedstawić dowody na legalność zatrudnienia pracownika w Polsce oraz posiadanie przez niego ważnego zezwolenia na pracę. Wiza Vander Elst obowiązuje tylko przez czas trwania konkretnego kontraktu, jednak nie dłużej niż przez 90 dni w roku kalendarzowym.

Zakład podatkowy w Niemczech dla podatku dochodowego od pracowników. Kiedy powstaje i jak uniknąć tego podatku?

Od dłuższego czasu niemieckie urzędy skarbowe wzywają polskie firmy, które wykonują prace w Niemczech, do odprowadzania podatku dochodowego od pracowników, nawet jeśli przebywają oni w Niemczech krócej niż 183 dni w danym 12-miesięcznym okresie. Dotyczy to sytuacji, gdy firma prowadzi w jednym miejscu prace budowlane powyżej 6 miesięcy, nie posiada biura ani zatrudnionego w Niemczech przedstawiciela handlowego (tzw. zakład podatkowy dla celów podatku dochodowego od przedsiębiorstwa, Einkommensteuerliche Betriebsstätte).

Zwolnienie ze składek ZUS na 1 miesiąc. Wniosek w listopadzie - ulga w grudniu. Jak i gdzie złożyć wniosek?

W 2024 roku z tzw. wakacji składkowych można skorzystać jedynie w grudniu. Ale aby uzyskać zwolnienie ze składek ZUS za grudzień, wniosek trzeba złożyć w listopadzie. Jeśli przedsiębiorca spóźni się i wniosek złoży w grudniu, zwolnienie dotyczyć będzie stycznia 2025 r.

ZUS: 48,2 tys. wniosków o wakacje składkowe od 1 października 2024 r. Kto może złożyć wniosek? Jak złożyć wniosek o wakacje składowe?

ZUS: 48,2 tys. wniosków o wakacje składkowe od 1 października. Kto może złożyć wniosek? Jak złożyć wniosek o wakacje składowe? 1 października Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął zbieranie wniosków o wakacje składkowe.

REKLAMA

Księgowy jako doradca strategiczny – ewolucja zawodu w erze cyfrowej

Badanie fillup k24 „Księgowi jako kluczowi doradcy klienta? Rola, wyzwania i rozwój zawodu okiem księgowych i przedsiębiorców” pokazuje, że przedsiębiorcy chcą widzieć w księgowym osobę, która doradzi, zrozumie ich, pomoże podjąć strategiczne decyzje, a nie tylko wprowadzi dane – mówi Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup. 

Podatek leśny 2025: stawka podatku wynosi 61,02 zł za hektar. Kto zapłaci, a kto jest zwolniony?

Podatek leśny obejmuje grunty leśne z wyjątkiem lasów wykorzystywanych na działalność inną niż leśna. W 2025 roku stawka podatku wynosi 61,02 zł za hektar, obliczona na podstawie średniej ceny sprzedaży drewna. Dowiedz się, kto jest zobowiązany do płacenia podatku leśnego i jakie przysługują zwolnienia.

REKLAMA