REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czas to pieniądz, czyli jak oszczędzać czas w biurze rachunkowym

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Postęp technologii sprawia, że możemy coraz więcej czynności wykonać w krótszym czasie. Komputer z dobrym procesorem czy telefon z rozbudowanym systemem, który pozwala prowadzić firmę w każdej części świata, zwiększyły naszą wydajność w pracy i w życiu. Jednak postęp technologiczny nie zmienia naszych przyzwyczajeń, a wzrost wydajności wcale nie sprawił, że mamy więcej czasu na różne rzeczy. Dlaczego tak się dzieje i jak można to zmienić? Jak oszczędzać czas w biurze rachunkowym?


Czytaj na blogu:
Potencjalny klient w naszym biurze

REKLAMA

Autopromocja


Prowadząc biuro rachunkowe najtrudniej poradzić sobie z faktem, iż prawo polskie narzuca określone terminy, w których należy dokonywać rozliczeń. Wydawać by się mogło, że jest to sytuacja idealna. Z góry wiadomo, co, na kiedy należy przygotować. Z drugiej strony terminy, które wyznaczają nam określony rytm pracy mogą być tak ułatwieniem, jak i utrudnieniem, jeśli weźmiemy pod uwagę czynnik ludzki.

- Największym problemem w organizacji pracy pracowników w biurze rachunkowym jest komunikacja z klientem. Zresztą działa to w dwie strony. Dla klientów konieczność pojawienia się w biurze z każdym dokumentem też bywa kłopotliwa. Często prowadzi to do sytuacji, w której dokumenty dostarczane są w ostatniej chwili. I o ile dotyczy to jednego klienta, nie dezorganizuje pracy biura, ale jeśli rośnie liczba klientów, którzy dzień przed terminem rozliczeń dostarczają brakujące dokumenty, bo wcześniej nie dali rady, staje się to kłopotliwe - mówi Krzysztof Wojtas z Saldeo.pl. Sytuacja jest o tyle patowa, że, biorąc pod uwagę wolny rynek, trudno narzucać klientom sztywne terminy dostarczania dokumentów, bo możemy ich po prostu stracić. Z drugiej strony  klientowi powinno zależeć również na dotrzymywaniu terminów, gdyż jest to w jego interesie. Najczęściej jednak klienci biur czekają do ostatniej chwili, aż zbiorą wszystkie dokumenty, a to stwarza określone problemy. Sporo biur rachunkowych oferuje nawet samodzielny odbiór dokumentów od klientów, ale jest to czasochłonne i kosztowne, ale często niezbędne aby  zagwarantować przygotowanie wszystkiego na czas.

Drugi czynnik, o jakim należy wspomnieć, to tak zwane rozpraszacze, które skutecznie utrudniają zarządzanie czasem w. To, co ułatwia nam pracę, jak dostęp do sieci internetowej, często może nam jednocześnie zabierać cenny czas. Trudno się bowiem powstrzymać przed korzystaniem z portali społecznościowych czy szukaniem ciekawych ofert na zakupy.  Takie zjawisko naukowcy określili mianem cyber slackingu i jak wskazują badania przeprowadzone przez Gemius aż 93% Polaków przyznaje się do  wykorzystywania Internetu do celów prywatnych w trakcie pracy.

Jeśli dodamy do tego  telefony od klientów z nie zawsze uzasadnionymi problemami i pytaniami wychodzi, że na efektywną pracę zostaje naprawdę niewiele czasu.  I mimo rad specjalistów  od motywowania pracowników i zarządzania czasem pracy, że  należy być asertywnym, i ich instrukcji, jak lepiej  wykorzystywać czas problem ciągle jest  aktualny w każdym miejscu pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak zatem zaoszczędzić czas prowadząc biuro rachunkowe? Jak  wykorzystać go lepiej? Zapytaliśmy o to praktyków.

- Sposobem na oszczędność czasu w biurze rachunkowym jest przede wszystkim korzystanie z dobrego, profesjonalnego oprogramowania - mówi nasz ekspert, Barbara Zniszczoł prowadząca biuro Doradztwa Podatkowego w Wiśle. - Dotyczy to zarówno programów finansowo-księgowych, jak i płacowo-kadrowych. Ważne jest, aby oprogramowanie oferowało możliwość stosowania gotowych reguł, wzorców, schematów księgowań, które można wykorzystać w każdej nowej firmie (u każdego klienta). Takie podejście do tematu wydaje się być logiczne, gdyż dużo większy wpływ mamy na technologię, w której pracujemy, niż na dyscyplinę własną pracowników. Jeśli Ci drudzy potrafią się dobrze zorganizować, dostarczając im odpowiednie narzędzia pracy, zwiększymy efektywność biura i będziemy mogli obsłużyć jeszcze większą liczbę klientów.  Przeniesienie informacji do systemu komputerowego ma również dodatkowe korzyści. Nawet w przypadku nieobecności osoby prowadzącej rozliczenia danego klienta, inni w łatwy sposób mogą zająć się zadaniem w zastępstwie.  Jednak to nie eliminuje problemu bezpośredniego kontaktu na linii klient-biuro rachunkowe.

Jak wygląda ta kwestia od strony klienta biura rachunkowego? Jakie są największe problemy w kontakcie z biurem rachunkowym? - Nie da się ukryć, że bardzo kłopotliwe i czasochłonne  jest przekazywanie dokumentów, faktur do biura rachunkowego. To pochłania bardzo dużo czasu, często nieproporcjonalnie dużo  - skarży się klient jednego z białostockich biur rachunkowych. - W tym celu najlepiej korzystać jest z pośrednictwa Internetu. Często jednak  zdarza się, że scany i inne pliki są na tyle duże, że powstaje problem z ich przesłaniem. I tak trzeba później zadzwonić do biura z pytaniem, czy dotarło.

Jak rozwiązać ten problem? Istnieje na rynku wiele programów  stworzonych specjalnie z myślą o biurach rachunkowych, mają one jednak często swoje wady i zalety. W większości nie rozwiązują także wszystkich problemów, np. dostępności biura dla klienta, a to przecież jeden z najważniejszych czynników dobrego biura. Nie trzeba przeprowadzać badań społecznych, żeby wiedzieć, że zadowolony klient ściągnie za sobą kolejnych. W jaki zatem sposób można zaoszczędzić czas w biurze rachunkowym? - Idealnym rozwiązaniem byłby  prosty w użyciu program w Internecie. Taki, który byłby dostępny 24 godziny na dobę, przez który można by bez kłopotów przesyłać dokumenty i tak samo szybko i łatwo je pobierać. Taka platforma komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami to idealny sposób na zaoszczędzenie i pieniędzy, i czasu- mówi Krzysztof Wojtas z Saldeo.pl.

Jakie cechy powinny one spełniać, żeby rzeczywiście oszczędzać czas i pieniądze w biurze rachunkowym? Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla swojego biura rachunkowego?

Należy zwrócić uwagę na kilka kwestii.  Fakt, że użytkowanie programu nie wymaga dodatkowych szkoleń, instalowania dodatkowego sprzętu to  spory  atut.  Wszystkie istotne dla biura oraz klienta dokumenty powinny znaleźć się w jednym miejscu, bezpiecznie zaszyfrowane. Oprogramowanie powinno umożliwiać z jednej strony za pomocą zewnętrznej platformy przekazywanie dokumentów do biura, a z drugiej zachowanie ich na naszym komputerze. Ideałem byłoby, gdyby takie oprogramowanie miało też kilka przydatnych funkcji dla klienta, jak wystawianie faktur, robienie zestawień i analiz. Chodzi o obopólne korzyści. Z jednej strony klienci mogą na bieżąco dostarczać dokumenty do biura, nie ruszając się z domu, z drugiej biura rachunkowe na bieżąco je otrzymują, robiąc rozliczenia, a nie jak to jest dotychczas, otrzymując dokumenty do ostatniej chwili, bo klient nie miał czasu podejść wcześniej. Możliwość przesyłania dokumentów online i późniejszy do nich dostęp bez względu na porę dnia czy tygodnia, to bardzo silne atuty biura rachunkowego, gdy walczymy o oszczędność czasu. Coraz więcej biur oferuje klientom takie programy  bezpłatnie, przez co ich konkurencyjność wzrasta.  Nawet małe biura rachunkowe poszerzają w ten sposób swoją ofertę.

Każdy przedsiębiorca w Polsce wie, że tylko ciężką pracą i wytrwałością można dojść do sukcesu. Ponieważ droga ta jest często bardzo wyboista wszyscy szukamy dodatkowych możliwości, żeby ją jakoś ubić i skrócić. Jeśli na horyzoncie pojawia się propozycja, która poprawi wydajność pracy w biurze rachunkowym, w dodatku za nieduże pieniądze, warto się nad tym zastanowić. W końcu oszczędność czasu w pracy, to oszczędność pieniędzy, a  więcej czasu  daje  z kolei możliwość obsłużenia większej liczby klientów.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA