Czas to pieniądz, czyli jak oszczędzać czas w biurze rachunkowym

Czytaj na blogu: Potencjalny klient w naszym biurze

Prowadząc biuro rachunkowe najtrudniej poradzić sobie z faktem, iż prawo polskie narzuca określone terminy, w których należy dokonywać rozliczeń. Wydawać by się mogło, że jest to sytuacja idealna. Z góry wiadomo, co, na kiedy należy przygotować. Z drugiej strony terminy, które wyznaczają nam określony rytm pracy mogą być tak ułatwieniem, jak i utrudnieniem, jeśli weźmiemy pod uwagę czynnik ludzki.

- Największym problemem w organizacji pracy pracowników w biurze rachunkowym jest komunikacja z klientem. Zresztą działa to w dwie strony. Dla klientów konieczność pojawienia się w biurze z każdym dokumentem też bywa kłopotliwa. Często prowadzi to do sytuacji, w której dokumenty dostarczane są w ostatniej chwili. I o ile dotyczy to jednego klienta, nie dezorganizuje pracy biura, ale jeśli rośnie liczba klientów, którzy dzień przed terminem rozliczeń dostarczają brakujące dokumenty, bo wcześniej nie dali rady, staje się to kłopotliwe - mówi Krzysztof Wojtas z Saldeo.pl. Sytuacja jest o tyle patowa, że, biorąc pod uwagę wolny rynek, trudno narzucać klientom sztywne terminy dostarczania dokumentów, bo możemy ich po prostu stracić. Z drugiej strony  klientowi powinno zależeć również na dotrzymywaniu terminów, gdyż jest to w jego interesie. Najczęściej jednak klienci biur czekają do ostatniej chwili, aż zbiorą wszystkie dokumenty, a to stwarza określone problemy. Sporo biur rachunkowych oferuje nawet samodzielny odbiór dokumentów od klientów, ale jest to czasochłonne i kosztowne, ale często niezbędne aby  zagwarantować przygotowanie wszystkiego na czas.

Drugi czynnik, o jakim należy wspomnieć, to tak zwane rozpraszacze, które skutecznie utrudniają zarządzanie czasem w. To, co ułatwia nam pracę, jak dostęp do sieci internetowej, często może nam jednocześnie zabierać cenny czas. Trudno się bowiem powstrzymać przed korzystaniem z portali społecznościowych czy szukaniem ciekawych ofert na zakupy.  Takie zjawisko naukowcy określili mianem cyber slackingu i jak wskazują badania przeprowadzone przez Gemius aż 93% Polaków przyznaje się do  wykorzystywania Internetu do celów prywatnych w trakcie pracy.

Jeśli dodamy do tego  telefony od klientów z nie zawsze uzasadnionymi problemami i pytaniami wychodzi, że na efektywną pracę zostaje naprawdę niewiele czasu.  I mimo rad specjalistów  od motywowania pracowników i zarządzania czasem pracy, że  należy być asertywnym, i ich instrukcji, jak lepiej  wykorzystywać czas problem ciągle jest  aktualny w każdym miejscu pracy.

Jak zatem zaoszczędzić czas prowadząc biuro rachunkowe? Jak  wykorzystać go lepiej? Zapytaliśmy o to praktyków.

- Sposobem na oszczędność czasu w biurze rachunkowym jest przede wszystkim korzystanie z dobrego, profesjonalnego oprogramowania - mówi nasz ekspert, Barbara Zniszczoł prowadząca biuro Doradztwa Podatkowego w Wiśle. - Dotyczy to zarówno programów finansowo-księgowych, jak i płacowo-kadrowych. Ważne jest, aby oprogramowanie oferowało możliwość stosowania gotowych reguł, wzorców, schematów księgowań, które można wykorzystać w każdej nowej firmie (u każdego klienta). Takie podejście do tematu wydaje się być logiczne, gdyż dużo większy wpływ mamy na technologię, w której pracujemy, niż na dyscyplinę własną pracowników. Jeśli Ci drudzy potrafią się dobrze zorganizować, dostarczając im odpowiednie narzędzia pracy, zwiększymy efektywność biura i będziemy mogli obsłużyć jeszcze większą liczbę klientów.  Przeniesienie informacji do systemu komputerowego ma również dodatkowe korzyści. Nawet w przypadku nieobecności osoby prowadzącej rozliczenia danego klienta, inni w łatwy sposób mogą zająć się zadaniem w zastępstwie.  Jednak to nie eliminuje problemu bezpośredniego kontaktu na linii klient-biuro rachunkowe.

Jak wygląda ta kwestia od strony klienta biura rachunkowego? Jakie są największe problemy w kontakcie z biurem rachunkowym? - Nie da się ukryć, że bardzo kłopotliwe i czasochłonne  jest przekazywanie dokumentów, faktur do biura rachunkowego. To pochłania bardzo dużo czasu, często nieproporcjonalnie dużo  - skarży się klient jednego z białostockich biur rachunkowych. - W tym celu najlepiej korzystać jest z pośrednictwa Internetu. Często jednak  zdarza się, że scany i inne pliki są na tyle duże, że powstaje problem z ich przesłaniem. I tak trzeba później zadzwonić do biura z pytaniem, czy dotarło.

Jak rozwiązać ten problem? Istnieje na rynku wiele programów  stworzonych specjalnie z myślą o biurach rachunkowych, mają one jednak często swoje wady i zalety. W większości nie rozwiązują także wszystkich problemów, np. dostępności biura dla klienta, a to przecież jeden z najważniejszych czynników dobrego biura. Nie trzeba przeprowadzać badań społecznych, żeby wiedzieć, że zadowolony klient ściągnie za sobą kolejnych. W jaki zatem sposób można zaoszczędzić czas w biurze rachunkowym? - Idealnym rozwiązaniem byłby  prosty w użyciu program w Internecie. Taki, który byłby dostępny 24 godziny na dobę, przez który można by bez kłopotów przesyłać dokumenty i tak samo szybko i łatwo je pobierać. Taka platforma komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami to idealny sposób na zaoszczędzenie i pieniędzy, i czasu- mówi Krzysztof Wojtas z Saldeo.pl.

Jakie cechy powinny one spełniać, żeby rzeczywiście oszczędzać czas i pieniądze w biurze rachunkowym? Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla swojego biura rachunkowego?

Należy zwrócić uwagę na kilka kwestii.  Fakt, że użytkowanie programu nie wymaga dodatkowych szkoleń, instalowania dodatkowego sprzętu to  spory  atut.  Wszystkie istotne dla biura oraz klienta dokumenty powinny znaleźć się w jednym miejscu, bezpiecznie zaszyfrowane. Oprogramowanie powinno umożliwiać z jednej strony za pomocą zewnętrznej platformy przekazywanie dokumentów do biura, a z drugiej zachowanie ich na naszym komputerze. Ideałem byłoby, gdyby takie oprogramowanie miało też kilka przydatnych funkcji dla klienta, jak wystawianie faktur, robienie zestawień i analiz. Chodzi o obopólne korzyści. Z jednej strony klienci mogą na bieżąco dostarczać dokumenty do biura, nie ruszając się z domu, z drugiej biura rachunkowe na bieżąco je otrzymują, robiąc rozliczenia, a nie jak to jest dotychczas, otrzymując dokumenty do ostatniej chwili, bo klient nie miał czasu podejść wcześniej. Możliwość przesyłania dokumentów online i późniejszy do nich dostęp bez względu na porę dnia czy tygodnia, to bardzo silne atuty biura rachunkowego, gdy walczymy o oszczędność czasu. Coraz więcej biur oferuje klientom takie programy  bezpłatnie, przez co ich konkurencyjność wzrasta.  Nawet małe biura rachunkowe poszerzają w ten sposób swoją ofertę.

Każdy przedsiębiorca w Polsce wie, że tylko ciężką pracą i wytrwałością można dojść do sukcesu. Ponieważ droga ta jest często bardzo wyboista wszyscy szukamy dodatkowych możliwości, żeby ją jakoś ubić i skrócić. Jeśli na horyzoncie pojawia się propozycja, która poprawi wydajność pracy w biurze rachunkowym, w dodatku za nieduże pieniądze, warto się nad tym zastanowić. W końcu oszczędność czasu w pracy, to oszczędność pieniędzy, a  więcej czasu  daje  z kolei możliwość obsłużenia większej liczby klientów.