Pracownicza dokumentacja podatkowa

Dane te w szczególności dotyczą wielkości przychodu i kosztów jego uzyskania, sumy pobranych w roku podatkowym zaliczek na podatek, sumy potrąconych i odliczonych od dochodu składek na ubezpieczenie społeczne, sumy potrąconych i odliczonych od podatku składek na ubezpieczenie zdrowotne. W celu uzyskania przez pracownika stosownych informacji ustawodawca nałożył na pracodawców obowiązek sporządzania imiennej informacji dotyczącej wszystkich istotnych do obliczenia podatku wielkości.

Do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik przekazuje podatnikowi roczną informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11/8B). Obowiązek sporządzenia informacji ma miejsce wówczas, gdy płatnicy nie dokonują rocznego obliczenia podatku.

Do sporządzenia imiennej informacji zobowiązani są następujący płatnicy:

•  zakłady pracy – od przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego przez nie wypłacanych,

•  spółdzielnie pracy – obok przychodów z pracy, także od wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej,

•  rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną – od przychodów z tytułu dokonywanych na rzecz członków spółdzielni lub ich domowników wypłat z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni, a także uzyskiwanych od spółdzielni przez te osoby zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,

•  banki, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy – od wypłacanych przez nie emerytur i rent, począwszy od informacji sporządzanych za 2004 r. – osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy,

•  jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów,

•  organy zatrudnienia – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy,

•  areszty śledcze oraz zakłady karne – od należności za pracę przypadających tymczasowo aresztowanym oraz skazanym,

•  spółdzielnie – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni,

•  oddziały Wojskowej Agencji Mieszkaniowej – od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej,

•  centrum integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych, przyznanych na podstawie ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz.U. nr 122, poz. 1143 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 94, poz. 651).

Termin przekazania informacji rocznej ma charakter instrukcyjny, co oznacza, że płatnik również po jego upływie ma prawo przekazać podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu imienną informację.

Jeśli natomiast w trakcie roku podatkowego ustał obowiązek poboru zaliczki przez pracodawcę, powinien on przekazać podatnikowi informację do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrana została ostatnia zaliczka. W przypadku zaś zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika – przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym – do dnia zaprzestania tej działalności.

Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 104, poz. 711), płatnicy mają obowiązek odprowadzania pobranych kwot z dochodu podatnika do urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Dotyczy to zarówno zaliczek na podatek, jak i ewentualnie niedopłaty rocznego podatku. Jednocześnie z obowiązkiem wpłaty podatku podatnik zobowiązany jest złożyć do właściwego urzędu skarbowego stosowną deklarację podatkową według ustalonego wzoru. Obowiązek ten musi być zatem również spełniony do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Zaliczki powinny zostać odprowadzone do właściwego urzędu skarbowego. W tym przypadku urzędem właściwym jest urząd, którym kieruje naczelnik właściwy ze względu na:

•  miejsce zamieszkania płatnika, gdy jest on osobą fizyczną,

•  miejsce siedziby, jeśli posiada siedzibę,

•  miejsce prowadzenia działalności, jeśli nie jest osobą fizyczną, a nie posiada siedziby.

Wzór deklaracji (formularz PIT-4) został określony w przepisach wykonawczych do ustawy. Deklaracja PIT-4 ma charakter zbiorczy. Wynika to z przepisów rozporządzenia, które stanowią, że deklarację na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy sporządza się od łącznej kwoty dokonanych wypłat.

W formularzu PIT-4 należy wskazać łączną kwotę podlegającą wpłacie na rachunek urzędu skarbowego. Kwota ta może różnić się od sumy pobranych zaliczek. Ustawodawca nakazuje wyjaśnienie tych ewentualnych różnic.

Płatnik, który wykazuje zbiorczo należne zaliczki za wszystkich podatników, musi pamiętać o prawidłowym wypełnieniu pól w poz. 21, 24, 27, 30, 33, 36, 39, 42 i 43, a także poz. 50 deklaracji PIT-4. Łączne kwoty pobranych zaliczek wykazane w tych pozycjach, obliczone w sposób wcześniej wskazany, są pomniejszone o składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne pobrane w roku podatkowym przez płatnika zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu w NFZ. Obniżenie to nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie art. 21, 52 i 52a u.p.d.o.f., oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Wysokość wydatków na cele składki zdrowotnej ustalamy na podstawie dokumentów stwierdzających ich poniesienie.

Obowiązek sporządzenia informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania nakłada art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Obowiązek ten dotyczy: osób fizycznych będących przedsiębiorcami oraz osób prawnych i ich jednostek organizacyjnych, a także jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które w ciągu roku podatkowego pobierają zryczałtowany podatek od należności osób objętych ograniczonym obowiązkiem podatkowym. Dotyczy to należności otrzymanych m.in. z:

•  działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 6–9 u.p.d.o.f.,

•  opłat licencyjnych,

•  świadczeń doradczych, księgowych,

•  opłat za usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, wykonywanej przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą,

•  dywidend i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych.

Informację tę należy sporządzić również, gdy na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnik nie ma obowiązku poboru zryczałtowanego podatku z wymienionych tytułów.

Przepisy ustawy określają trzy terminy dla sporządzenia omawianej informacji:

1) 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika – informacja IFT-1,

2) do dnia zaprzestania działalności – w razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym – informacja IFT-1R,

3) do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – w pozostałych przypadkach informacja IFT-1R.

Informacja przekazywana jest podatnikom oraz urzędom skarbowym, którymi kierują naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.