Jak ująć rozliczenia międzyokresowe kosztów

Ustawa o rachunkowości informuje nas, że rezerwy na zobowiązania tworzy się, a biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się wówczas, gdy spełniają one warunki wymagane dla zobowiązań.

Zobowiązanie objęte rezerwą lub biernym rozliczeniem międzyokresowym, kosztów odzwierciedla wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania w przyszłości świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki.

Tworzenie rezerw

Rezerw nie możemy tworzyć na koszty, które dotyczą przyszłych okresów np. planowane w następnym roku obrotowym podwyżki płac pracowników jednostki itp. Analiza przepisów ustawy o rachunkowości, dotyczących rezerw na zobowiązania oraz biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, pozwala na ustalenie podstawowych cech odróżniających te składniki pasywów jednostki, decydujących o ich występowaniu, sposobie szacowania wielkości oraz zasadach ujmowania w ewidencji księgowej.

Zgodnie z art. 35d ustawy o rachunkowości rezerwy na zobowiązania tworzy się na:

- pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego,

- przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów jednostka jest zobowiązana do jej przeprowadzenia lub zawarto w tej sprawie wiążące umowy, a plany restrukturyzacji pozwalają w sposób wiarygodny oszacować wartość tych przyszłych zobowiązań.

Utworzone rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub strat nadzwyczajnych w zależnie od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą. Niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia lub ustania ryzyka uzasadniającego ich utworzenie, zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne, odpowiednio pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe lub zyski nadzwyczajne.

Cel tworzenia

Celem tworzenia rezerw na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, jest stworzenie po stronie pasywów ekwiwalentu zobowiązań na przewidywane wydatki lub straty, które nie są bezpośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki zgodnie z art. 35d pkt 1 ustawy o rachunkowości. Tworzy się je przykładowo na straty, jakie w przyszłości prawdopodobnie poniesie jednostka w związku z transakcjami rozpoczętymi w roku obrotowym, za który jest sporządzane sprawozdanie finansowe. Warunkiem utworzenia rezerw jest zatem bieżące istnienie uzasadnionych do tego przesłanek oraz możliwość wiarygodnego oszacowania kwoty przyszłego zobowiązania jednostki z poszczególnych tytułów.

Rezerwy, o których mowa w art. 35d pkt 2, czyli na przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, tworzy się wówczas, gdy jednostki przeprowadzają lub będą przeprowadzały restrukturyzację. Istotną kwestią jest prawidłowa wycena rezerw. Obowiązujący jest w tym zakresie przepis art. 28 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości, który wymaga ich wyceny nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

Wycena kosztów

Przy wycenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, takich jak wycena świadczeń emerytalnych i podobnych, można kierować się postanowieniami MSR nr 19 „Świadczenia pracownicze”. Wysokość biernych rozliczeń międzyokresowych należy oszacować w sposób wiarygodny. Wobec braku w tym zakresie uregulowań w ustawie o rachunkowości, można skorzystać z przepisów zawartych w par. 36-52 MSR nr 37, odnoszących się do szacowania (wyceny) rezerw.

Ujęcie w bilansie

Rezerwy i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów w bilansie ujmuje się w pasywach. Zgodnie z obowiązującym wzorem bilansu, jednostki inne niż banki i zakłady ubezpieczeń, wykazują rezerwy na zobowiązania w pasywach, w pozycji B.I, z wyodrębnieniem:

- w pozycji B.I.1 - rezerwy z tytułu odroczonego podatku dochodowego, ustalanej w trybie art. 37 ustawy o rachunkowości, przez jednostki będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych;

- w pozycji B.I.2 - rezerw na świadczenia emerytalne i podobne, tworzonych na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy. Istnieje obowiązek ich ujmowania z podziałem na: długoterminowe - wykazuje się te rezerwy lub ich części, których przewidywany termin wykorzystania jest dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego oraz krótkoterminowe - wykazuje się te rezerwy lub ich części, których przewidywane wykorzystanie nastąpi w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

- w pozycji B.I.3 - pozostałych rezerw, tj. rezerw na zobowiązania tworzonych na podstawie art. 35d ustawy o rachunkowości, a także rezerw w postaci rozliczeń międzyokresowych biernych tworzonych na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy (innych niż na świadczenia emerytalne i podobne). Rezerwy te również ujmowane są z podziałem na długoterminowe i krótkoterminowe.

EWIDENCJA W ZAKRESIE TWORZENIA I ROZLICZANIA REZERW DOTYCZĄCYCH DZIAŁALNOŚCI OPERACYJNEJ JEDNOSTKI

1. Rezerwa na koszty działalności operacyjnej (przy prowadzeniu tylko kont zespołu 4):

a) utworzenie rezerwy na koszty, które jeszcze nie stały się zobowiązaniem

- Wn konto „Rozliczenie kosztów”/Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

b) poniesione koszty rzeczywiste - proste

- Wn konto „Koszty według rodzajów”/Ma konto zespołu 1, 2, 3,

c) rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą - do wysokości rezerwy

- Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”/Ma konto „Rozliczenie kosztów”.

2. Rezerwa na koszty działalności operacyjnej (przy prowadzeniu kont zespołu 4 i 5):

a) utworzenie rezerwy na koszty, które jeszcze nie stały się zobowiązaniem

- Wn konto zespołu 5/Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

b) poniesione koszty rzeczywiste - proste

- Wn konto „Koszty według rodzajów”/Ma konto zespołu 1, 2, 3

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5/Ma konto „Rozliczenie kosztów”,

c) rozliczenie rezerwy - do jej wysokości

- Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”/Ma konto zespołu 5.

3. Rezerwa na koszty działalności operacyjnej (przy prowadzeniu tylko kont zespołu 5):

a) utworzenie rezerwy na koszty, które jeszcze nie stały się zobowiązaniem

- Wn konto zespołu 5/Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

b) poniesione koszty rzeczywiste - proste

- Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”/Ma konto zespołu 1, 2, 3,

c) rozliczenie nadwyżki rezerwy nad kosztami rzeczywistymi

- Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”/Ma konto zespołu 5.

Identycznie księgowane jest ostateczne rozliczenie rezerwy w przypadku niewystąpienia kosztów, na które utworzona została rezerwa - w księgach okresu, w którym stwierdzono ten fakt.

d) nadwyżka kosztów rzeczywistych nad rezerwą

- Wn konto zespołu 5/Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

4. Jako bierne rozliczenia międzyokresowe mogą być też rozliczane odsetki bankowe od kredytów obrotowych należne na dzień bilansowy, ale jeszcze niezapadłe, zapisami:

a) utworzenie rezerwy

- Wn konto „Koszty finansowe”/Ma konto „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”,

b) odsetki bankowe rzeczywiste

kwota do wysokości rezerwy

- Wn konto „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”,

kwota przekraczająca wielkość rezerwy

- Wn konto „Koszty finansowe”,

ogółem zapłacone odsetki

- Ma konto „Rachunek bieżący”,

c) ewentualne rozliczenie kwoty zbędnej rezerwy - w dacie stwierdzenia, że objęte nią zobowiązanie nie powstało lub jest niższe od utworzonej rezerwy

- Wn konto „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”/Ma konto „Koszty finansowe”.

EWIDENCJA KSIĘGOWA REZERW NA ZOBOWIĄZANIA

1. Utworzenie rezerwy na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania

a) dotyczące operacji finansowych

- Wn konto „Koszty finansowe”/Ma konto „Rezerwy”

b) dotyczące pozostałych operacji związanych pośrednio z działalnością operacyjną

- Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto „Rezerwy”

c) niezwiązane z działalnością operacyjną jednostki i ogólnym ryzykiem jej prowadzenia

- Wn konto „Straty nadzwyczajne”/Ma konto „Rezerwy”

2. Wykorzystanie rezerwy w związku z powstaniem zobowiązania, na które była utworzona

- Wn konto „Rezerwy”/Ma konto zespołu 2,3

3. Rozwiązanie części lub całości niewykorzystanej rezerwy w przypadku ustania bądź zmniejszenia ryzyka gospodarczego, które uzasadniało jej utworzenie - na dzień, na który okazała się zbędna

a) dotyczącej zobowiązań z tytułu operacji finansowych

- Wn konto „Rezerwy”/Ma konto „Przychody finansowe”

b) dotyczącej pozostałych zobowiązań związanych pośrednio z działalnością operacyjną

- Wn konto „Rezerwy”/Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”

c) dotyczącej zobowiązań niezwiązanych z działalnością operacyjną jednostki ogólnym ryzykiem jej prowadzenia

- Wn konto „Rezerwy”/Ma konto „Zyski nadzwyczajne”

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).