REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 lat przechowywania dokumentów kasowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
A.J.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Maciej Grabowski, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, w odpowiedzi na interpelację poselską nr 13881 wyjaśnił problem wydłużonego okresu przechowywania dokumentów kasowych.

W tym roku wprowadzone zostały bowiem liczne zmiany w stawkach i zasadach rozliczania podatku od towarów i usług. Niektóre budzą sprzeciw przedsiębiorców. Dotyczy to na przykład wydłużenia okresu przechowywania dokumentów kasowych z 2 do 5 lat dla podmiotów korzystających z kas fiskalnych. Jest to „wygaszenie okresu przejściowego”, który okresowo skracał czas przechowywania dokumentów. Przedsiębiorcy nie rozumieją jednak, dlaczego nie został ten okres wydłużony, a przede wszystkim dlaczego tak długi okres zakładano po okresie przejściowym. Prowadzący działalność gospodarczą skarżą się na tę regulację, gdyż problem stanowi przechowywanie większej ilości rolek paragonowych, ponieważ papierowe kopie paragonów, ze względu na właściwości papieru termicznego i reakcje tuszu (w przechowywanych rolkach druk blaknie), szybko przestają być czytelne. Uznają oni w związku z tym przedłużenie okresu dokumentowania za wyraźne utrudnienie przedsiębiorczości.

REKLAMA

Zmiany w VAT 2013

Odpowiadając na przekazaną interpelację, przedstawiciel resortu finansów wyjaśnił, że postanowieniami § 19 zawartymi w przepisach przejściowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania na okres przejściowy, tj. do końca 2011 r., skrócono okres (do 2 lat) obowiązkowego przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym. Wprowadzenie tej regulacji było związane z jednej strony z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania dużej ilości rolek dokumentacji paragonowej, a z drugiej strony z wprowadzeniem nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych. Ponieważ mimo znacznego zainteresowania kasami umożliwiającymi archiwizowanie kopii dokumentów na nośnikach informatycznych i dynamicznego wzrostu liczby tych kas ich udział w ogólnej liczbie kas był jeszcze stosunkowo nieduży, postanowiono przedłużyć jeszcze o jeden rok (do 31 grudnia 2012 r.) możliwość archiwizowania przez okres 2 lat kopii papierowych dokumentów kasowych (rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania), tak aby umożliwić podjęcie przez podatników stosownych działań dostosowawczych polegających na nabyciu kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych - dla podatników, dla których archiwizowanie dużej ilości rolek dokumentacji mogło być uciążliwe. Oczywiście ostateczna decyzja co do oceny najbardziej korzystnego sposobu ewidencjonowania należy do podatnika.

Prawo do faktur wewnętrznych przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych

Wysyłanie faktur elektronicznych w 2013 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

M. Grabowski podkreślił przy tym, iż ww. regulacja nie miała mieć charakteru stałego. Zważyć bowiem należy, że paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie. Zgodnie zaś z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W dyrektywie 2006/112/WE Rady Unii Europejskiej z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej nie został wskazany okres przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz dokumentów związanych z tym rozliczeniem. Każde państwo członkowskie ustala ten okres we własnym zakresie. W polskich przepisach o podatku od towarów i usług powiązano okres przechowywania tej dokumentacji z przedawnieniem zobowiązania podatkowego - wskazał M. Grabowski. Ministerstwo Finansów nie posiada wiedzy na temat okresu przechowywania dokumentów kasowych w poszczególnych krajach Unii Europejskiej.

 

Stosowanie 5-letniego okresu przechowywania dokumentów kasowych jest - jego zdaniem - istotne z punktu widzenia zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług. Kopie paragonów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są jedynymi dowodami źródłowymi, w których zawarte są dane dotyczące konkretnej transakcji, takie jak: nazwa podatnika i jego numer identyfikacji podatkowej, data i czas przebiegu tej transakcji, nazwa towaru lub usługi, ilościowa i wartościowa rejestracja sprzedaży, kwoty podatku według poszczególnych stawek, łączna kwota podatku i kwota należności. W oparciu o zawarte na kopii paragonu dane mogą być więc przeprowadzone działania kontrolne polegające na porównaniu w czasie szczegółowych danych o sprzedaży zawartych w dokumentacji paragonowej z danymi dotyczącymi zakupów i tzw. stanami magazynowymi towarów. Z analizy tego typu danych można wyciągnąć wnioski: czy wszystkie transakcje były rejestrowane, czy rejestracja na kasie odbywała się na bieżąco, czy transakcje zarejestrowane znajdują potwierdzenie w strukturze asortymentowej zakupów, czy danym towarom (usługom) przyporządkowano właściwe stawki podatku itp.

Jeśli chodzi o kwestię możliwości wystąpienia braku czytelności paragonów, przedstawiciel resortu finansów zauważył, iż przypadki takie mogą wystąpić u podatników stosujących kasy rejestrujące z kopią papierową, którzy nie korzystają z atestowanych gatunków papieru i/lub nie zapewniają prawidłowych warunków przechowywania. Powyższe nie stanowi - jego zdaniem - wystarczającego uzasadnienia dla skrócenia okresu przechowywania tych dokumentów.

Niezapłacone faktury a obowiązek dokonywania korekty

Zmiany w VAT 2013 r. - odpowiedzi MF na najczęściej zadawane pytania

REKLAMA

Jak dalej wskazał, z przeprowadzonej analizy danych dotyczących nowo rejestrowanych kas, zawartych w ewidencji urzędów skarbowych wynika, że występuje w ostatnim okresie zdecydowana tendencja wzrostowa sprzedaży kas z elektronicznym zapisem kopii i oferta podażowa tych kas jest dostateczna. W latach 2011-2012 udział tego typu kas w ogólnej liczbie nowo rejestrowanych kas wyniósł ok. 42%. W okresie II półrocza 2012 r. (stan na 31 października 2012 r.) stosunek nowo zarejestrowanych kas z elektronicznym zapisem kopii do ogólnej liczby nowo rejestrowanych kas w tym okresie wyniósł ok. 47%. Dla porównania w II półroczu 2011 r. stosunek ten wyniósł ok. 42%. Świadczy to o tendencji wzrostu popularności kas z elektronicznym zapisem kopii. Oznacza to również, że oferta podażowa kas z nowocześniejszymi rozwiązaniami w zakresie archiwizowania jest dostateczna.

Istnieją więc stosowne rozwiązania techniczne, a podatnicy mieli możliwość poczynić stosowne działania dostosowawcze w tym zakresie (tj. m.in. zapewnić prawidłowe warunki przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych lub nabyć kasę z elektronicznym zapisem kopii). Biorąc zatem pod uwagę znaczenie informacji zawartych w tych dokumentach dla celów kontrolnych, postanowiono nie przedłużać ww. okresu przejściowego - podsumował M. Grabowski.

 

A.J.

Zespół Doradców Podatkowych Jacek Czernecki Spółka z o. o.
ul. Zagrody 20a, 30-318 Kraków
tel.: 12 260 98 10, e-mail: doradcy@doradcy.pl, www.doradcy.pl
Usługi księgowe i doradztwo podatkowe,
pomoc prawno-podatkowa oraz reprezentacja
Klienta przed aparatem skarbowym.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Zespół doradców podatkowych Jacek Czernecki

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA