REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 lat przechowywania dokumentów kasowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
A.J.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Maciej Grabowski, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, w odpowiedzi na interpelację poselską nr 13881 wyjaśnił problem wydłużonego okresu przechowywania dokumentów kasowych.

W tym roku wprowadzone zostały bowiem liczne zmiany w stawkach i zasadach rozliczania podatku od towarów i usług. Niektóre budzą sprzeciw przedsiębiorców. Dotyczy to na przykład wydłużenia okresu przechowywania dokumentów kasowych z 2 do 5 lat dla podmiotów korzystających z kas fiskalnych. Jest to „wygaszenie okresu przejściowego”, który okresowo skracał czas przechowywania dokumentów. Przedsiębiorcy nie rozumieją jednak, dlaczego nie został ten okres wydłużony, a przede wszystkim dlaczego tak długi okres zakładano po okresie przejściowym. Prowadzący działalność gospodarczą skarżą się na tę regulację, gdyż problem stanowi przechowywanie większej ilości rolek paragonowych, ponieważ papierowe kopie paragonów, ze względu na właściwości papieru termicznego i reakcje tuszu (w przechowywanych rolkach druk blaknie), szybko przestają być czytelne. Uznają oni w związku z tym przedłużenie okresu dokumentowania za wyraźne utrudnienie przedsiębiorczości.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Zmiany w VAT 2013

Odpowiadając na przekazaną interpelację, przedstawiciel resortu finansów wyjaśnił, że postanowieniami § 19 zawartymi w przepisach przejściowych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania na okres przejściowy, tj. do końca 2011 r., skrócono okres (do 2 lat) obowiązkowego przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym. Wprowadzenie tej regulacji było związane z jednej strony z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania dużej ilości rolek dokumentacji paragonowej, a z drugiej strony z wprowadzeniem nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych. Ponieważ mimo znacznego zainteresowania kasami umożliwiającymi archiwizowanie kopii dokumentów na nośnikach informatycznych i dynamicznego wzrostu liczby tych kas ich udział w ogólnej liczbie kas był jeszcze stosunkowo nieduży, postanowiono przedłużyć jeszcze o jeden rok (do 31 grudnia 2012 r.) możliwość archiwizowania przez okres 2 lat kopii papierowych dokumentów kasowych (rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania), tak aby umożliwić podjęcie przez podatników stosownych działań dostosowawczych polegających na nabyciu kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych - dla podatników, dla których archiwizowanie dużej ilości rolek dokumentacji mogło być uciążliwe. Oczywiście ostateczna decyzja co do oceny najbardziej korzystnego sposobu ewidencjonowania należy do podatnika.

Prawo do faktur wewnętrznych przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych

REKLAMA

Wysyłanie faktur elektronicznych w 2013 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

M. Grabowski podkreślił przy tym, iż ww. regulacja nie miała mieć charakteru stałego. Zważyć bowiem należy, że paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie. Zgodnie zaś z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W dyrektywie 2006/112/WE Rady Unii Europejskiej z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej nie został wskazany okres przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz dokumentów związanych z tym rozliczeniem. Każde państwo członkowskie ustala ten okres we własnym zakresie. W polskich przepisach o podatku od towarów i usług powiązano okres przechowywania tej dokumentacji z przedawnieniem zobowiązania podatkowego - wskazał M. Grabowski. Ministerstwo Finansów nie posiada wiedzy na temat okresu przechowywania dokumentów kasowych w poszczególnych krajach Unii Europejskiej.

 

Stosowanie 5-letniego okresu przechowywania dokumentów kasowych jest - jego zdaniem - istotne z punktu widzenia zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług. Kopie paragonów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są jedynymi dowodami źródłowymi, w których zawarte są dane dotyczące konkretnej transakcji, takie jak: nazwa podatnika i jego numer identyfikacji podatkowej, data i czas przebiegu tej transakcji, nazwa towaru lub usługi, ilościowa i wartościowa rejestracja sprzedaży, kwoty podatku według poszczególnych stawek, łączna kwota podatku i kwota należności. W oparciu o zawarte na kopii paragonu dane mogą być więc przeprowadzone działania kontrolne polegające na porównaniu w czasie szczegółowych danych o sprzedaży zawartych w dokumentacji paragonowej z danymi dotyczącymi zakupów i tzw. stanami magazynowymi towarów. Z analizy tego typu danych można wyciągnąć wnioski: czy wszystkie transakcje były rejestrowane, czy rejestracja na kasie odbywała się na bieżąco, czy transakcje zarejestrowane znajdują potwierdzenie w strukturze asortymentowej zakupów, czy danym towarom (usługom) przyporządkowano właściwe stawki podatku itp.

Jeśli chodzi o kwestię możliwości wystąpienia braku czytelności paragonów, przedstawiciel resortu finansów zauważył, iż przypadki takie mogą wystąpić u podatników stosujących kasy rejestrujące z kopią papierową, którzy nie korzystają z atestowanych gatunków papieru i/lub nie zapewniają prawidłowych warunków przechowywania. Powyższe nie stanowi - jego zdaniem - wystarczającego uzasadnienia dla skrócenia okresu przechowywania tych dokumentów.

Niezapłacone faktury a obowiązek dokonywania korekty

Zmiany w VAT 2013 r. - odpowiedzi MF na najczęściej zadawane pytania

Jak dalej wskazał, z przeprowadzonej analizy danych dotyczących nowo rejestrowanych kas, zawartych w ewidencji urzędów skarbowych wynika, że występuje w ostatnim okresie zdecydowana tendencja wzrostowa sprzedaży kas z elektronicznym zapisem kopii i oferta podażowa tych kas jest dostateczna. W latach 2011-2012 udział tego typu kas w ogólnej liczbie nowo rejestrowanych kas wyniósł ok. 42%. W okresie II półrocza 2012 r. (stan na 31 października 2012 r.) stosunek nowo zarejestrowanych kas z elektronicznym zapisem kopii do ogólnej liczby nowo rejestrowanych kas w tym okresie wyniósł ok. 47%. Dla porównania w II półroczu 2011 r. stosunek ten wyniósł ok. 42%. Świadczy to o tendencji wzrostu popularności kas z elektronicznym zapisem kopii. Oznacza to również, że oferta podażowa kas z nowocześniejszymi rozwiązaniami w zakresie archiwizowania jest dostateczna.

Istnieją więc stosowne rozwiązania techniczne, a podatnicy mieli możliwość poczynić stosowne działania dostosowawcze w tym zakresie (tj. m.in. zapewnić prawidłowe warunki przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych lub nabyć kasę z elektronicznym zapisem kopii). Biorąc zatem pod uwagę znaczenie informacji zawartych w tych dokumentach dla celów kontrolnych, postanowiono nie przedłużać ww. okresu przejściowego - podsumował M. Grabowski.

 

A.J.

Zespół Doradców Podatkowych Jacek Czernecki Spółka z o. o.
ul. Zagrody 20a, 30-318 Kraków
tel.: 12 260 98 10, e-mail: doradcy@doradcy.pl, www.doradcy.pl
Usługi księgowe i doradztwo podatkowe,
pomoc prawno-podatkowa oraz reprezentacja
Klienta przed aparatem skarbowym.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Zespół doradców podatkowych Jacek Czernecki

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

REKLAMA

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA