REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja obsługi informatycznej w jednostce non-profit

REKLAMA

Rzadko kiedy organizacje non-profit zatrudniają własnych informatyków, a tym bardziej tworzą dział IT. Z praktyki wynika, że większą popularnością cieszą się usługi zewnętrzne w tym zakresie. Poniżej przestawiamy sposoby ewidencji usług związanych z bieżącą obsługą istniejących już w firmie komputerów, a też wydatków związanych ze stworzeniem wewnętrznej sieci komputerowej oraz kosztów obsługi serwisu internetowego.
 
Organizacje non-profit, mimo iż działają w zasadzie na pograniczu życia gospodarczego i społecznego, pod względem komputeryzacji oraz korzystania z usług informatycznych muszą należeć do grupy podmiotów, które nie odbiegają w standardach obsługi od podmiotów gospodarczych. Posiadają zatem w swoim majątku sprzęt komputerowy oraz infrastrukturę, która pozwala na łączność organizacji z otoczeniem za pomocą sieci Internet. Sprzęt komputerowy oraz infrastruktura sieciowa wymagają dozoru z racji zużywania się, konieczności rozbudowy i innych czynników wymuszających na organizacji zapewnienie opieki. Najczęstszym sposobem zapewnienia ciągłego dozoru nad infrastrukturą informatyczną oraz pomocy w razie potrzeby jest podpisanie umowy o współpracy z wyspecjalizowaną firmą informatyczną. Przy małych i średnich rozmiarach organizacji takie rozwiązanie może być dużo mniej kosztowne niż zatrudnianie informatyka. Oczywiście kalkulacja opłacalności takiego posunięcia zależy od ilości sprzętu w organizacji, stopnia skomplikowania oprogramowania czy wewnętrznej sieci komputerowej.
Za co zapłacimy?
Podpisanie umowy z wyspecjalizowaną firmą niesie ze sobą dwa lub trzy rodzaje płatności.
Pierwszą z nich jest opłata stała za tak zwaną „gotowość”, której wysokość określona jest umową. W zależności od postanowień umowy, w ramach tej płatności, mogą być wykonywane przez firmę określone czynności lub też opłata może być związana z jakimikolwiek świadczeniami ze strony firmy informatycznej. Umowa może stanowić, że w ramach tej opłaty serwisant ma zjawić się w ustalonym terminie i dokonać standardowego przeglądu poprawności działania sprzętu komputerowego.
Drugim rodzajem płatności są wydatki związane z naprawami infrastruktury informatycznej, które będą się składały z opłaty za zużyte materiały i części zamienne, oraz z opłaty za wykonanie czynności naprawczych (usługa).
Trzecim rodzajem opłaty są ewentualne koszty dojazdu, którymi usługodawca obciąża usługobiorcę.
Kiedy remontujemy, a kiedy modernizujemy?
Bardzo istotną sprawą w przypadku opisanych czynności jest odróżnienie pojęcia remontu (naprawy) od pojęcia modernizacji. W związku z tym, że przepisy bilansowe nie poruszają problematyki rozróżnienia pojęcia remontu i modernizacji, powołamy się na przepisy podatkowe. Artykuł 16g w pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych określa, że jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Natomiast środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Pojęcie modernizacji oznacza więc każde działanie prowadzące do wzrostu wartości użytkowej danego środka trwałego. Natomiast „(...) istotą remontu jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, wraz z wymianą zużytych składników technicznych, które nie zmienia jego charakteru i funkcji, a następuje w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynika z tej eksploatacji – a więc będą to wszystkie zmiany trwale przywracające pierwotny stan techniczny danego środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji, przy czym pojęcie to nie obejmuje zwykłych zabiegów konserwacyjnych (...)” (wyrok NSA z 1 marca 2000 r., sygn. akt I SA/Wr 2915/98). Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia, rozpatrzmy poniższy przykład.
Rozliczenie kosztów sieci komputerowej
Wydatki związane z utworzeniem sieci komputerowej w organizacji będą zaliczane w zależności od typu sieci oraz stanu prawnego budynku do różnych grup środków trwałych. Zanim przeanalizujemy te przypadki, zdefiniujmy pojęcie sieci komputerowej. Sieć komputerowa jest zbiorem komputerów połączonych ze sobą kablami lub innym medium, które umożliwia wymianę informacji pomiędzy użytkownikami. Siecią komputerową najczęściej zawiaduje serwer sieciowy.
Serwer sieciowy jest z punktu widzenia ewidencji zwykłym zestawem komputerowym.
Sieć komputerowa nie stanowi odrębnego środka trwałego. W przypadku trwałego umieszczenia okablowania sieciowego w strukturze budynku sieć powinna podwyższyć wartość początkową tego budynku. W przypadku trwałego umieszczenia okablowania w wynajmowanym pomieszczeniu, sieć będzie stanowiła inwestycję w obcym środku trwałym, i jest to jedyny przypadek, w którym będzie stanowiła osobną pozycję w ewidencji środków trwałych. W pozostałych przypadkach polegających na takim rozprowadzeniu okablowania, które umożliwia jego demontaż, lub w przypadku sieci bezprzewodowej, wszelkie dodatkowe urządzenia (routery, switche, accsess pointy sieci bezprzewodowej) powinny powiększać wartość początkową zestawu komputerowego, który pracuje jako serwer.
Rozliczenie usług internetowych i strony WWW
Kolejnym elementem związanym z użytkowaniem komputerów, który wpływa na koszty organizacji, jest udostępnienie użytkownikom zasobów sieci Internet. Dostęp do internetu można realizować na wiele sposobów (łącze bazujące na linii telefonicznej analogowej lub cyfrowej DSL, ADSL, łącze dzierżawione, łącze przez telewizję kablową itp.). Korzystanie z sieci ogólnoświatowej wiąże się z ponoszeniem miesięcznych opłat, które są dokumentowane fakturą przez operatora udostępniającego połączenie. Faktury wystawiane są na bieżąco i są podstawą zaliczenia wydatku do kosztów danego okresu sprawozdawczego.
Najbardziej zaawansowanym elementem jest stworzenie i utrzymanie serwisu internetowego organizacji.
Temat ten był już poruszany na łamach naszego czasopisma w nr 5/2005 str. 12, i w związku z tym poniżej przypomnimy tylko podstawowe informacje związane z obsługą i utrzymaniem stron WWW organizacji.
Wykonanie oraz utrzymanie serwisu internetowego najczęściej zlecane jest wyspecjalizowanym firmom, które zajmują się kompleksową obsługą w tym zakresie. Z otwarciem i prowadzeniem serwisu związanych jest wiele czynności i opłat, które będą wpływały na wartość księgową serwisu, a co za tym idzie – na sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych organizacji. Aby prawidłowo określić wartość serwisu internetowego, warto zapoznać się z poszczególnymi opłatami z tym związanymi. Pierwszym krokiem jest uzyskanie i rejestracja domeny internetowej. Domena internetowa jest elementem identyfikowania i nazywania komputerów w internecie. W Polsce rejestracją większości popularnych domen (.pl, com.pl, net.pl, org.pl) od początku zajmuje się Naukowo-Akademicka Sieć Komputerowa (www.nask.pl). Najdroższe jest posiadanie adresu z końcówką .pl – to wydatek 300 złotych netto rocznie. Domeny typu .com.pl czy. net.pl kosztują 150 zł, a regionalne (na przykład .waw.pl) – 50 zł rocznie. Domeny rejestrowane są w ciągu tygodnia od daty dostarczenia wniosku i formularza. NASK odmawia rejestracji domeny zawierającej „nazwę podmiotu prawnego niezwiązanego z wnioskodawcą”1.
Drugą opłatą związaną z domeną jest opłata za jej utrzymanie na serwerze. Usługami takimi zajmują się firmy internetowe (internet provider), które najczęściej pobierają z góry opłaty za utrzymywanie domeny na ich serwerze.
Po zarejestrowaniu i umieszczeniu domeny na serwerze kolejnym krokiem jest opracowanie strony internetowej (strony WWW). Wydatek związany z opracowaniem i wdrożeniem strony WWW jest jednorazowy i waha się w zależności od stopnia rozbudowania serwisu od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy. Firma opracowująca na zlecenie stronę najczęściej proponuje stałą opiekę nad stroną za odpłatnością w formie abonamentu, plus dodatkowe opłaty za ewentualne bardziej skomplikowane zmiany. Kolejną opłatą okresową jest opłata za utrzymanie strony internetowej na serwerze. Opłata ta jest najczęściej pobierana jako płatna z góry za okres roku.
Zestawmy zatem rodzaje opłat związane z umieszczeniem informacji o naszej organizacji w internecie w formie strony WWW.
Wiedząc już jakich wydatków należy się spodziewać w związku z umieszczeniem informacji o organizacji w formie serwisu internetowego, należałoby zastanowić się nad jego kwalifikacją w księgach rachunkowych jednostki. Wydaje się, że tego typu składniki majątku powinny być kwalifikowane do wartości niematerialnych i prawnych. Definicja ustawowa mówi, że wartości niematerialne i prawne są to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
know-how.
Biorąc za podstawę kwalifikacji analogię serwisu internetowego do oprogramowania komputerowego, rzeczywiście najtrafniejszą kwalifikacją jest przypisanie tego typu wydatków do wartości niematerialnych i prawnych.
Wydatki związane z obsługą serwisu internetowego po przyjęciu do użytkowania będą obciążały bezpośrednio koszty okresu bieżącego, chyba że opłaty dokonywane będą z góry za kilka okresów obrachunkowych. W takim przypadku należy dokonać rozliczenia kosztów przypadających na kolejne okresy sprawozdawcze poprzez rozliczenie międzyokresowe kosztów.
Aleksander Zawadzki
Katedra Rachunkowości UMK w Toruniu
Pytania: czytelnicy.non-profit@infor.pl
Podstawy prawne
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z. 2005 r. Nr 10, poz. 66)
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684)


Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowości w KSeF: faktury konsumenckie, złożone załączniki, faktury poza KSeF. Konsultacje Ministerstwa Finansów

W dniu 18 lipca 2024 r. w Ministerstwie Finansów przy ul. Świętokrzyskiej 12 odbyło się kolejne spotkanie konsultacyjne dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zorganizowane przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Przedstawiciele MF podsumowali dotychczasowe prekonsultacje zmian w zakresie obowiązkowego KSeF. Eksperci Ministerstwa Finansów zaprezentowali też propozycje rozwiązań biznesowych tj. wymianę środowiska KSeF na docelowe, wdrożenie załączników i aktualizację struktury e-faktury,  a także planowane rozwiązania i nowe funkcjonalności KSeF.

Nowe dane o wynagrodzeniach Polaków. GUS odsłania karty

GUS opublikował dane dotyczące przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czerwcu 2024 r. Przeciętna płaca wyniosła 8144,83 zł. Wzrost okazał się niższy od prognozowanego przez ekspertów. Mamy też nowe statystyki dotyczące zatrudnienia.

Podatek od nieruchomości od obiektów sportowych. Będą zmiany od 2025 roku. Czy podatek obejmie place zabaw?

W ramach analiz opublikowanego projektu zmian w podatku od nieruchomości, chwilę uwagi należy poświęcić obiektom sportowym. Jako że standardowo ich wartość nie należy do niskich, ewentualne ruchy w tym zakresie, mogą generować istotne skutki podatkowe. Aczkolwiek, akurat w tym obszarze, MF zaproponował też trochę korzyści. Niekorzyści też.

Większe sumy gwarancyjne w OC posiadaczy pojazdów i rolników. Jednolity formularz zaświadczeń o przebiegu ubezpieczenia. Rząd przyjął projekt nowelizacji

W dniu 16 lipca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, która ma dostosować polskie prawo do unijnych przepisów dotyczących ubezpieczenia OC za szkody, które powstały w związku z ruchem pojazdów mechanicznych. Projekt ten przewiduje m.in. zwiększenie minimalnych sum gwarancyjnych w ubezpieczeniu OC posiadaczy pojazdów mechanicznych a także rolników. Czy w związku z tymi zmianami wzrosną ceny polis OC?

REKLAMA

Drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Najwięcej na płyn do e-papierosów, aż o 75 proc.

Rząd chce wprowadzić drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Ich skala ma być kilkukrotnie większa, niż zakładała mapa akcyzowa. Już w 20225 r. akcyza na wyroby tytoniowe ma wzrosnąć: o 25 proc. na papierosy, o 38 proc. na tytoń do palenia oraz o 50 proc. na wkłady do podgrzewaczy tytoniu. Będzie podwyżka również płynów do e-papierosów, na które w 2025 r. akcyza wzrośnie aż o 75 proc.

Zakup sprzętu IT? Czasem lepiej wynająć. Na czym polega DaaS?

Na czym polega model biznesowy Device as a Service (DaaS)? Komu i kiedy się opłaca? Co sprawia, że jest to rosnący trend nie tylko w polskich firmach?

Twój biznes działa dobrze ale pieniądze gdzieś wyciekają. Ekspert podpowiada gdzie szukać przyczyn i źródeł wycieków

Takie pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy, którzy osiągając spore przychody, realizując duże i zyskowne projekty nagle stwierdzają brak gotówki na koncie. Dlaczego tak się dzieje? Gdzie są pieniądze? Na te i inne pytania odpowiada dr nauk ekonomicznych Elżbieta Sobów – specjalistka ds. finansów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem.

Korekta podatku naliczonego: kiedy trzeba rozliczyć fakturę korygującą

Jak należy rozliczyć faktury korygujące? Podatnik będący nabywcą zgłosił reklamację oraz otrzymał mailową odpowiedź, w której sprzedawca uznał reklamację i wskazał kwotę korekty. Wiadomości mailowe są z marca 2024 r., a korekta wpłynęła w kwietniu 2024 r. Podatnik odliczył VAT naliczony z faktury pierwotnej w marcu 2024 r. Czy korektę należy rozliczyć w marcu 2024? 

REKLAMA

Prezesa skazano za zaległości podatkowe spółki. Ale to sąd popełnił błąd

Samo tylko objęcie funkcji prezesa zarządu spółki nie może powodować automatycznego przyjęcia na siebie odpowiedzialności karnej za cudze działania. Tak uznał Rzecznik Praw Obywatelskich, informując o wniesieniu skargi kasacyjnej na korzyść prezesa spółki, którego sąd skazał za nieodprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy, powstałych w okresie gdy nie objął jeszcze funkcji.

Podatek od nieruchomości obejmie nawet panele fotowoltaiczne. Takie zmiany już od 2025 roku

Zmiany w podatku od nieruchomości zmierzają do opodatkowania urządzeń energetycznych, np. paneli fotowoltaicznych. Budowle mają być opodatkowane jako całość techniczno-użytkowa. Podatkiem od nieruchomości (inaczej niż obecnie) już od 2025 roku objęte zostaną więc wszystkie elementów farmy fotowoltaicznej (w tym panele).

REKLAMA