REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja obsługi informatycznej w jednostce non-profit

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Rzadko kiedy organizacje non-profit zatrudniają własnych informatyków, a tym bardziej tworzą dział IT. Z praktyki wynika, że większą popularnością cieszą się usługi zewnętrzne w tym zakresie. Poniżej przestawiamy sposoby ewidencji usług związanych z bieżącą obsługą istniejących już w firmie komputerów, a też wydatków związanych ze stworzeniem wewnętrznej sieci komputerowej oraz kosztów obsługi serwisu internetowego.
 
Organizacje non-profit, mimo iż działają w zasadzie na pograniczu życia gospodarczego i społecznego, pod względem komputeryzacji oraz korzystania z usług informatycznych muszą należeć do grupy podmiotów, które nie odbiegają w standardach obsługi od podmiotów gospodarczych. Posiadają zatem w swoim majątku sprzęt komputerowy oraz infrastrukturę, która pozwala na łączność organizacji z otoczeniem za pomocą sieci Internet. Sprzęt komputerowy oraz infrastruktura sieciowa wymagają dozoru z racji zużywania się, konieczności rozbudowy i innych czynników wymuszających na organizacji zapewnienie opieki. Najczęstszym sposobem zapewnienia ciągłego dozoru nad infrastrukturą informatyczną oraz pomocy w razie potrzeby jest podpisanie umowy o współpracy z wyspecjalizowaną firmą informatyczną. Przy małych i średnich rozmiarach organizacji takie rozwiązanie może być dużo mniej kosztowne niż zatrudnianie informatyka. Oczywiście kalkulacja opłacalności takiego posunięcia zależy od ilości sprzętu w organizacji, stopnia skomplikowania oprogramowania czy wewnętrznej sieci komputerowej.
Za co zapłacimy?
Podpisanie umowy z wyspecjalizowaną firmą niesie ze sobą dwa lub trzy rodzaje płatności.
Pierwszą z nich jest opłata stała za tak zwaną „gotowość”, której wysokość określona jest umową. W zależności od postanowień umowy, w ramach tej płatności, mogą być wykonywane przez firmę określone czynności lub też opłata może być związana z jakimikolwiek świadczeniami ze strony firmy informatycznej. Umowa może stanowić, że w ramach tej opłaty serwisant ma zjawić się w ustalonym terminie i dokonać standardowego przeglądu poprawności działania sprzętu komputerowego.
Drugim rodzajem płatności są wydatki związane z naprawami infrastruktury informatycznej, które będą się składały z opłaty za zużyte materiały i części zamienne, oraz z opłaty za wykonanie czynności naprawczych (usługa).
Trzecim rodzajem opłaty są ewentualne koszty dojazdu, którymi usługodawca obciąża usługobiorcę.
Kiedy remontujemy, a kiedy modernizujemy?
Bardzo istotną sprawą w przypadku opisanych czynności jest odróżnienie pojęcia remontu (naprawy) od pojęcia modernizacji. W związku z tym, że przepisy bilansowe nie poruszają problematyki rozróżnienia pojęcia remontu i modernizacji, powołamy się na przepisy podatkowe. Artykuł 16g w pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych określa, że jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Natomiast środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Pojęcie modernizacji oznacza więc każde działanie prowadzące do wzrostu wartości użytkowej danego środka trwałego. Natomiast „(...) istotą remontu jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, wraz z wymianą zużytych składników technicznych, które nie zmienia jego charakteru i funkcji, a następuje w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynika z tej eksploatacji – a więc będą to wszystkie zmiany trwale przywracające pierwotny stan techniczny danego środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji, przy czym pojęcie to nie obejmuje zwykłych zabiegów konserwacyjnych (...)” (wyrok NSA z 1 marca 2000 r., sygn. akt I SA/Wr 2915/98). Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia, rozpatrzmy poniższy przykład.
Rozliczenie kosztów sieci komputerowej
Wydatki związane z utworzeniem sieci komputerowej w organizacji będą zaliczane w zależności od typu sieci oraz stanu prawnego budynku do różnych grup środków trwałych. Zanim przeanalizujemy te przypadki, zdefiniujmy pojęcie sieci komputerowej. Sieć komputerowa jest zbiorem komputerów połączonych ze sobą kablami lub innym medium, które umożliwia wymianę informacji pomiędzy użytkownikami. Siecią komputerową najczęściej zawiaduje serwer sieciowy.
Serwer sieciowy jest z punktu widzenia ewidencji zwykłym zestawem komputerowym.
Sieć komputerowa nie stanowi odrębnego środka trwałego. W przypadku trwałego umieszczenia okablowania sieciowego w strukturze budynku sieć powinna podwyższyć wartość początkową tego budynku. W przypadku trwałego umieszczenia okablowania w wynajmowanym pomieszczeniu, sieć będzie stanowiła inwestycję w obcym środku trwałym, i jest to jedyny przypadek, w którym będzie stanowiła osobną pozycję w ewidencji środków trwałych. W pozostałych przypadkach polegających na takim rozprowadzeniu okablowania, które umożliwia jego demontaż, lub w przypadku sieci bezprzewodowej, wszelkie dodatkowe urządzenia (routery, switche, accsess pointy sieci bezprzewodowej) powinny powiększać wartość początkową zestawu komputerowego, który pracuje jako serwer.
Rozliczenie usług internetowych i strony WWW
Kolejnym elementem związanym z użytkowaniem komputerów, który wpływa na koszty organizacji, jest udostępnienie użytkownikom zasobów sieci Internet. Dostęp do internetu można realizować na wiele sposobów (łącze bazujące na linii telefonicznej analogowej lub cyfrowej DSL, ADSL, łącze dzierżawione, łącze przez telewizję kablową itp.). Korzystanie z sieci ogólnoświatowej wiąże się z ponoszeniem miesięcznych opłat, które są dokumentowane fakturą przez operatora udostępniającego połączenie. Faktury wystawiane są na bieżąco i są podstawą zaliczenia wydatku do kosztów danego okresu sprawozdawczego.
Najbardziej zaawansowanym elementem jest stworzenie i utrzymanie serwisu internetowego organizacji.
Temat ten był już poruszany na łamach naszego czasopisma w nr 5/2005 str. 12, i w związku z tym poniżej przypomnimy tylko podstawowe informacje związane z obsługą i utrzymaniem stron WWW organizacji.
Wykonanie oraz utrzymanie serwisu internetowego najczęściej zlecane jest wyspecjalizowanym firmom, które zajmują się kompleksową obsługą w tym zakresie. Z otwarciem i prowadzeniem serwisu związanych jest wiele czynności i opłat, które będą wpływały na wartość księgową serwisu, a co za tym idzie – na sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych organizacji. Aby prawidłowo określić wartość serwisu internetowego, warto zapoznać się z poszczególnymi opłatami z tym związanymi. Pierwszym krokiem jest uzyskanie i rejestracja domeny internetowej. Domena internetowa jest elementem identyfikowania i nazywania komputerów w internecie. W Polsce rejestracją większości popularnych domen (.pl, com.pl, net.pl, org.pl) od początku zajmuje się Naukowo-Akademicka Sieć Komputerowa (www.nask.pl). Najdroższe jest posiadanie adresu z końcówką .pl – to wydatek 300 złotych netto rocznie. Domeny typu .com.pl czy. net.pl kosztują 150 zł, a regionalne (na przykład .waw.pl) – 50 zł rocznie. Domeny rejestrowane są w ciągu tygodnia od daty dostarczenia wniosku i formularza. NASK odmawia rejestracji domeny zawierającej „nazwę podmiotu prawnego niezwiązanego z wnioskodawcą”1.
Drugą opłatą związaną z domeną jest opłata za jej utrzymanie na serwerze. Usługami takimi zajmują się firmy internetowe (internet provider), które najczęściej pobierają z góry opłaty za utrzymywanie domeny na ich serwerze.
Po zarejestrowaniu i umieszczeniu domeny na serwerze kolejnym krokiem jest opracowanie strony internetowej (strony WWW). Wydatek związany z opracowaniem i wdrożeniem strony WWW jest jednorazowy i waha się w zależności od stopnia rozbudowania serwisu od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy. Firma opracowująca na zlecenie stronę najczęściej proponuje stałą opiekę nad stroną za odpłatnością w formie abonamentu, plus dodatkowe opłaty za ewentualne bardziej skomplikowane zmiany. Kolejną opłatą okresową jest opłata za utrzymanie strony internetowej na serwerze. Opłata ta jest najczęściej pobierana jako płatna z góry za okres roku.
Zestawmy zatem rodzaje opłat związane z umieszczeniem informacji o naszej organizacji w internecie w formie strony WWW.
Wiedząc już jakich wydatków należy się spodziewać w związku z umieszczeniem informacji o organizacji w formie serwisu internetowego, należałoby zastanowić się nad jego kwalifikacją w księgach rachunkowych jednostki. Wydaje się, że tego typu składniki majątku powinny być kwalifikowane do wartości niematerialnych i prawnych. Definicja ustawowa mówi, że wartości niematerialne i prawne są to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
know-how.
Biorąc za podstawę kwalifikacji analogię serwisu internetowego do oprogramowania komputerowego, rzeczywiście najtrafniejszą kwalifikacją jest przypisanie tego typu wydatków do wartości niematerialnych i prawnych.
Wydatki związane z obsługą serwisu internetowego po przyjęciu do użytkowania będą obciążały bezpośrednio koszty okresu bieżącego, chyba że opłaty dokonywane będą z góry za kilka okresów obrachunkowych. W takim przypadku należy dokonać rozliczenia kosztów przypadających na kolejne okresy sprawozdawcze poprzez rozliczenie międzyokresowe kosztów.
Aleksander Zawadzki
Katedra Rachunkowości UMK w Toruniu
Pytania: czytelnicy.non-profit@infor.pl
Podstawy prawne
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z. 2005 r. Nr 10, poz. 66)
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684)


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: co oznacza mrożenie rozwoju KSeF 1.0, nowe funkcjonalności i testowe środowisko od września? Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi muszą się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA

Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłał 9 września br do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

Jak korzystać z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

Dla polskich podatników VAT od 1 lutego 2026 r. (dla większości od 1 kwietnia 2026 r.) rozpocznie się zupełnie nowy rozdział. Zasadniczej zmianie ulegną zasady fakturowania, które będzie obowiązkowo przebiegało w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF ma być rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Najnowszy projekt tego rozporządzenia (datowany na 26 sierpnia 2025 r.), przechodzi aktualnie fazy konsultacji publicznych, uzgodnień międzyresortowych i opiniowania. Oczywiście w toku rządowej procedury legislacyjnej projekt może ulec pewnym zmianom ale na pewno nie będą to zmiany zasadnicze. Jest to bowiem już kolejny projekt tego rozporządzenia (prace nad nim zaczęły się w Ministerstwie Finansów pod koniec 2023 roku) i uwzględnia on liczne, wcześniej zgłoszone uwagi i wnioski.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Wizualizacja, zakres danych, kody QR

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

REKLAMA

KSeF - kto ponosi ryzyko?

Krajowy System e-Faktur już całkiem niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem do rozliczeń VAT w obrocie gospodarczym. Jest to chyba najbardziej ambitny projekt cyfryzacji podatkowej w Polsce, mający na celu ograniczenie szarej strefy, przyspieszenie rozliczeń VAT i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

e-Paragony 2.2 - nowe funkcje w aplikacji Ministerstwa Finansów. Komu i do czego mogą się przydać?

Ministerstwo Finansów poinformowało 8 września 2025 r., że udostępniło nową wersję (2.2) aplikacji mobilnej e-Paragony. Kolejna wersja tej aplikacji pozwala na udostępnianie i import paragonu, a także współdzielenie karty e-Paragony. Dzięki temu można gromadzić paragony elektroniczne na kilku urządzeniach. To wygodne rozwiązanie, które pomaga zarządzać wydatkami rodzinnymi. e-Paragony to bezpłatna aplikacja, dzięki której można przechowywać w smartfonie paragony w formie elektronicznej. Aplikacja jest całkowicie bezpieczna i anonimowa.

REKLAMA