Ewidencja obsługi informatycznej w jednostce non-profit

 

Organizacje non-profit, mimo iż działają w zasadzie na pograniczu życia gospodarczego i społecznego, pod względem komputeryzacji oraz korzystania z usług informatycznych muszą należeć do grupy podmiotów, które nie odbiegają w standardach obsługi od podmiotów gospodarczych. Posiadają zatem w swoim majątku sprzęt komputerowy oraz infrastrukturę, która pozwala na łączność organizacji z otoczeniem za pomocą sieci Internet. Sprzęt komputerowy oraz infrastruktura sieciowa wymagają dozoru z racji zużywania się, konieczności rozbudowy i innych czynników wymuszających na organizacji zapewnienie opieki. Najczęstszym sposobem zapewnienia ciągłego dozoru nad infrastrukturą informatyczną oraz pomocy w razie potrzeby jest podpisanie umowy o współpracy z wyspecjalizowaną firmą informatyczną. Przy małych i średnich rozmiarach organizacji takie rozwiązanie może być dużo mniej kosztowne niż zatrudnianie informatyka. Oczywiście kalkulacja opłacalności takiego posunięcia zależy od ilości sprzętu w organizacji, stopnia skomplikowania oprogramowania czy wewnętrznej sieci komputerowej.

Podpisanie umowy z wyspecjalizowaną firmą niesie ze sobą dwa lub trzy rodzaje płatności.

Pierwszą z nich jest opłata stała za tak zwaną „gotowość”, której wysokość określona jest umową. W zależności od postanowień umowy, w ramach tej płatności, mogą być wykonywane przez firmę określone czynności lub też opłata może być związana z jakimikolwiek świadczeniami ze strony firmy informatycznej. Umowa może stanowić, że w ramach tej opłaty serwisant ma zjawić się w ustalonym terminie i dokonać standardowego przeglądu poprawności działania sprzętu komputerowego.

Drugim rodzajem płatności są wydatki związane z naprawami infrastruktury informatycznej, które będą się składały z opłaty za zużyte materiały i części zamienne, oraz z opłaty za wykonanie czynności naprawczych (usługa).

Trzecim rodzajem opłaty są ewentualne koszty dojazdu, którymi usługodawca obciąża usługobiorcę.

Bardzo istotną sprawą w przypadku opisanych czynności jest odróżnienie pojęcia remontu (naprawy) od pojęcia modernizacji. W związku z tym, że przepisy bilansowe nie poruszają problematyki rozróżnienia pojęcia remontu i modernizacji, powołamy się na przepisy podatkowe. Artykuł 16g w pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych określa, że jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Natomiast środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Pojęcie modernizacji oznacza więc każde działanie prowadzące do wzrostu wartości użytkowej danego środka trwałego. Natomiast „(...) istotą remontu jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, wraz z wymianą zużytych składników technicznych, które nie zmienia jego charakteru i funkcji, a następuje w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynika z tej eksploatacji – a więc będą to wszystkie zmiany trwale przywracające pierwotny stan techniczny danego środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji, przy czym pojęcie to nie obejmuje zwykłych zabiegów konserwacyjnych (...)” (wyrok NSA z 1 marca 2000 r., sygn. akt I SA/Wr 2915/98). Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia, rozpatrzmy poniższy przykład.