REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja obsługi informatycznej w jednostce non-profit

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Rzadko kiedy organizacje non-profit zatrudniają własnych informatyków, a tym bardziej tworzą dział IT. Z praktyki wynika, że większą popularnością cieszą się usługi zewnętrzne w tym zakresie. Poniżej przestawiamy sposoby ewidencji usług związanych z bieżącą obsługą istniejących już w firmie komputerów, a też wydatków związanych ze stworzeniem wewnętrznej sieci komputerowej oraz kosztów obsługi serwisu internetowego.
 
Organizacje non-profit, mimo iż działają w zasadzie na pograniczu życia gospodarczego i społecznego, pod względem komputeryzacji oraz korzystania z usług informatycznych muszą należeć do grupy podmiotów, które nie odbiegają w standardach obsługi od podmiotów gospodarczych. Posiadają zatem w swoim majątku sprzęt komputerowy oraz infrastrukturę, która pozwala na łączność organizacji z otoczeniem za pomocą sieci Internet. Sprzęt komputerowy oraz infrastruktura sieciowa wymagają dozoru z racji zużywania się, konieczności rozbudowy i innych czynników wymuszających na organizacji zapewnienie opieki. Najczęstszym sposobem zapewnienia ciągłego dozoru nad infrastrukturą informatyczną oraz pomocy w razie potrzeby jest podpisanie umowy o współpracy z wyspecjalizowaną firmą informatyczną. Przy małych i średnich rozmiarach organizacji takie rozwiązanie może być dużo mniej kosztowne niż zatrudnianie informatyka. Oczywiście kalkulacja opłacalności takiego posunięcia zależy od ilości sprzętu w organizacji, stopnia skomplikowania oprogramowania czy wewnętrznej sieci komputerowej.
Za co zapłacimy?
Podpisanie umowy z wyspecjalizowaną firmą niesie ze sobą dwa lub trzy rodzaje płatności.
Pierwszą z nich jest opłata stała za tak zwaną „gotowość”, której wysokość określona jest umową. W zależności od postanowień umowy, w ramach tej płatności, mogą być wykonywane przez firmę określone czynności lub też opłata może być związana z jakimikolwiek świadczeniami ze strony firmy informatycznej. Umowa może stanowić, że w ramach tej opłaty serwisant ma zjawić się w ustalonym terminie i dokonać standardowego przeglądu poprawności działania sprzętu komputerowego.
Drugim rodzajem płatności są wydatki związane z naprawami infrastruktury informatycznej, które będą się składały z opłaty za zużyte materiały i części zamienne, oraz z opłaty za wykonanie czynności naprawczych (usługa).
Trzecim rodzajem opłaty są ewentualne koszty dojazdu, którymi usługodawca obciąża usługobiorcę.
Kiedy remontujemy, a kiedy modernizujemy?
Bardzo istotną sprawą w przypadku opisanych czynności jest odróżnienie pojęcia remontu (naprawy) od pojęcia modernizacji. W związku z tym, że przepisy bilansowe nie poruszają problematyki rozróżnienia pojęcia remontu i modernizacji, powołamy się na przepisy podatkowe. Artykuł 16g w pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych określa, że jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Natomiast środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Pojęcie modernizacji oznacza więc każde działanie prowadzące do wzrostu wartości użytkowej danego środka trwałego. Natomiast „(...) istotą remontu jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, wraz z wymianą zużytych składników technicznych, które nie zmienia jego charakteru i funkcji, a następuje w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynika z tej eksploatacji – a więc będą to wszystkie zmiany trwale przywracające pierwotny stan techniczny danego środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji, przy czym pojęcie to nie obejmuje zwykłych zabiegów konserwacyjnych (...)” (wyrok NSA z 1 marca 2000 r., sygn. akt I SA/Wr 2915/98). Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia, rozpatrzmy poniższy przykład.
Rozliczenie kosztów sieci komputerowej
Wydatki związane z utworzeniem sieci komputerowej w organizacji będą zaliczane w zależności od typu sieci oraz stanu prawnego budynku do różnych grup środków trwałych. Zanim przeanalizujemy te przypadki, zdefiniujmy pojęcie sieci komputerowej. Sieć komputerowa jest zbiorem komputerów połączonych ze sobą kablami lub innym medium, które umożliwia wymianę informacji pomiędzy użytkownikami. Siecią komputerową najczęściej zawiaduje serwer sieciowy.
Serwer sieciowy jest z punktu widzenia ewidencji zwykłym zestawem komputerowym.
Sieć komputerowa nie stanowi odrębnego środka trwałego. W przypadku trwałego umieszczenia okablowania sieciowego w strukturze budynku sieć powinna podwyższyć wartość początkową tego budynku. W przypadku trwałego umieszczenia okablowania w wynajmowanym pomieszczeniu, sieć będzie stanowiła inwestycję w obcym środku trwałym, i jest to jedyny przypadek, w którym będzie stanowiła osobną pozycję w ewidencji środków trwałych. W pozostałych przypadkach polegających na takim rozprowadzeniu okablowania, które umożliwia jego demontaż, lub w przypadku sieci bezprzewodowej, wszelkie dodatkowe urządzenia (routery, switche, accsess pointy sieci bezprzewodowej) powinny powiększać wartość początkową zestawu komputerowego, który pracuje jako serwer.
Rozliczenie usług internetowych i strony WWW
Kolejnym elementem związanym z użytkowaniem komputerów, który wpływa na koszty organizacji, jest udostępnienie użytkownikom zasobów sieci Internet. Dostęp do internetu można realizować na wiele sposobów (łącze bazujące na linii telefonicznej analogowej lub cyfrowej DSL, ADSL, łącze dzierżawione, łącze przez telewizję kablową itp.). Korzystanie z sieci ogólnoświatowej wiąże się z ponoszeniem miesięcznych opłat, które są dokumentowane fakturą przez operatora udostępniającego połączenie. Faktury wystawiane są na bieżąco i są podstawą zaliczenia wydatku do kosztów danego okresu sprawozdawczego.
Najbardziej zaawansowanym elementem jest stworzenie i utrzymanie serwisu internetowego organizacji.
Temat ten był już poruszany na łamach naszego czasopisma w nr 5/2005 str. 12, i w związku z tym poniżej przypomnimy tylko podstawowe informacje związane z obsługą i utrzymaniem stron WWW organizacji.
Wykonanie oraz utrzymanie serwisu internetowego najczęściej zlecane jest wyspecjalizowanym firmom, które zajmują się kompleksową obsługą w tym zakresie. Z otwarciem i prowadzeniem serwisu związanych jest wiele czynności i opłat, które będą wpływały na wartość księgową serwisu, a co za tym idzie – na sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych organizacji. Aby prawidłowo określić wartość serwisu internetowego, warto zapoznać się z poszczególnymi opłatami z tym związanymi. Pierwszym krokiem jest uzyskanie i rejestracja domeny internetowej. Domena internetowa jest elementem identyfikowania i nazywania komputerów w internecie. W Polsce rejestracją większości popularnych domen (.pl, com.pl, net.pl, org.pl) od początku zajmuje się Naukowo-Akademicka Sieć Komputerowa (www.nask.pl). Najdroższe jest posiadanie adresu z końcówką .pl – to wydatek 300 złotych netto rocznie. Domeny typu .com.pl czy. net.pl kosztują 150 zł, a regionalne (na przykład .waw.pl) – 50 zł rocznie. Domeny rejestrowane są w ciągu tygodnia od daty dostarczenia wniosku i formularza. NASK odmawia rejestracji domeny zawierającej „nazwę podmiotu prawnego niezwiązanego z wnioskodawcą”1.
Drugą opłatą związaną z domeną jest opłata za jej utrzymanie na serwerze. Usługami takimi zajmują się firmy internetowe (internet provider), które najczęściej pobierają z góry opłaty za utrzymywanie domeny na ich serwerze.
Po zarejestrowaniu i umieszczeniu domeny na serwerze kolejnym krokiem jest opracowanie strony internetowej (strony WWW). Wydatek związany z opracowaniem i wdrożeniem strony WWW jest jednorazowy i waha się w zależności od stopnia rozbudowania serwisu od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy. Firma opracowująca na zlecenie stronę najczęściej proponuje stałą opiekę nad stroną za odpłatnością w formie abonamentu, plus dodatkowe opłaty za ewentualne bardziej skomplikowane zmiany. Kolejną opłatą okresową jest opłata za utrzymanie strony internetowej na serwerze. Opłata ta jest najczęściej pobierana jako płatna z góry za okres roku.
Zestawmy zatem rodzaje opłat związane z umieszczeniem informacji o naszej organizacji w internecie w formie strony WWW.
Wiedząc już jakich wydatków należy się spodziewać w związku z umieszczeniem informacji o organizacji w formie serwisu internetowego, należałoby zastanowić się nad jego kwalifikacją w księgach rachunkowych jednostki. Wydaje się, że tego typu składniki majątku powinny być kwalifikowane do wartości niematerialnych i prawnych. Definicja ustawowa mówi, że wartości niematerialne i prawne są to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
know-how.
Biorąc za podstawę kwalifikacji analogię serwisu internetowego do oprogramowania komputerowego, rzeczywiście najtrafniejszą kwalifikacją jest przypisanie tego typu wydatków do wartości niematerialnych i prawnych.
Wydatki związane z obsługą serwisu internetowego po przyjęciu do użytkowania będą obciążały bezpośrednio koszty okresu bieżącego, chyba że opłaty dokonywane będą z góry za kilka okresów obrachunkowych. W takim przypadku należy dokonać rozliczenia kosztów przypadających na kolejne okresy sprawozdawcze poprzez rozliczenie międzyokresowe kosztów.
Aleksander Zawadzki
Katedra Rachunkowości UMK w Toruniu
Pytania: czytelnicy.non-profit@infor.pl
Podstawy prawne
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z. 2005 r. Nr 10, poz. 66)
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684)


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

Obowiązkowy KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT. Limit 10 tys. zł miesięcznie w przepisie epizodycznym i nowy limit zwolnienia podmiotowego w 2026 r.

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury przy pomocy KSeF nie rodzi ex lege skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury przy pomocy KSeF nie rodzi ex lege skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

Ważna zmiana prawa: fakturowanie offline w KSeF nie tylko w trybie awaryjnym: co to znaczy

Najnowszy projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur zakłada, że tryb offline24 przestanie być rozwiązaniem awaryjnym i stanie się stałym elementem systemu stosowanym wedle uznania przez sprzedawców.

Ucieczka z JDG? Coraz mniej zamknięć, ale zawieszeń przybywa. Przedsiębiorcy kalkulują inaczej

W maju 2025 roku liczba wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej spadła o niemal 20% względem kwietnia, ale wzrosła o 4% w skali roku. Eksperci wskazują, że główne powody decyzji o likwidacji JDG pozostają niezmienne – to przede wszystkim wysokie koszty, presja płacowa i trudności z zatrudnieniem.

Unia celna UE-Turcja: przewodnik dla polskich firm transportowych. Dokumentacja, najczęstsze problemy, regulacje techniczne i VAT

Turcja funkcjonuje w ramach unii celnej z Unią Europejską, co stwarza szczególne możliwości handlowe. Polscy przewoźnicy muszą jednak pamiętać o specyficznych wymaganiach dokumentacyjnych i procedurach celnych.

REKLAMA

Nowy podatek e-commerce uderzy w polskie firmy. Zyska zagraniczna konkurencja?

Plan rozszerzenia podatku od sprzedaży detalicznej na handel internetowy budzi poważne kontrowersje. Eksperci ostrzegają, że nowe przepisy mogą zahamować rozwój polskich e-sklepów i wzmocnić azjatyckie platformy, które często omijają unijne regulacje. W tle apel o zatrzymanie prac legislacyjnych i skupienie się na rozwiązaniach na poziomie UE.

Przedsiębiorcy chcą uproszczenia w kontroli celno-skarbowej i podatkowej. Widzą potrzebę dialogu z kontrolerami

Przedsiębiorcy, w ramach deregulacji prowadzonej przez rząd, domagają się większej współpracy i otwartości na wyjaśnienia ze strony służb celno-skarbowych, jasnej interpretacji przepisów, partnerskiego traktowania oraz skrócenia procesu przedawnienia.

REKLAMA