Czasami zdarzają się sytuacje, gdy dokumenty ulegają zniszczeniu podczas pożaru czy powodzi. Czasem stają się łupem złodziei. Co zrobić, gdy podatnik straci dokumenty podatkowe w wyniku sytuacji losowych?
Nieprzechowywanie dokumentów, jak również ksiąg, stanowi przestępstwo karne skarbowe zagrożone karą grzywny odpowiednio do 180 i 240 stawek dziennych. Nie oznacza to bynajmniej, że podatnik, któremu skradziono dokumentację podatkową, automatycznie zostanie ukarany. Należy pamiętać, że co do zasady przestępstwo karne skarbowe popełnić można wyłącznie z winy umyślnej. Skutkuje to tym, że podatnik, któremu nie można przypisać winy w związku z utratą bądź zniszczeniem dokumentów, nie może odpowiadać za popełnienie przestępstwa. Z praktycznego punktu widzenia należy zatem zadbać o udokumentowanie okoliczności, w jakich doszło do zniszczenia bądź utraty dokumentów. W przypadku kradzieży należy zawiadomić policję i zadbać, aby w protokole umieszczono informację o utraconych dokumentach.
Zaginięcie dokumentów może nadto powodować istotne trudności dowodowe w przypadku kontroli u podatnika. Organ nie ma bowiem możliwości określenia dochodu do opodatkowania w oparciu o prawidłowo prowadzone księgi i jest zmuszony wymierzyć podatek na podstawie oszacowania. Wówczas z oczywistych względów ustalona podstawa opodatkowania może odbiegać od rzeczywistej. Aby temu zapobiec, podatnik we własnym interesie powinien w sposób aktywny poszukiwać dowodów, które świadczyłyby o wysokości osiągniętego przychodu oraz poniesionych kosztach uzyskania przychodu. Z orzecznictwa sądownictwa administracyjnego wynika, że organy podatkowe winny w tym zakresie również wykazywać aktywność, gdyż nie do przyjęcia jest pogląd, że ciężar dowodu w postępowaniu podatkowym spoczywa na podatniku (wyrok NSA w Warszawie z 4 listopada 2003 r.; III SA 2763/02). Należy jednak pamiętać, że to kontrolowany posiada wiedzę o okolicznościach istotnych dla wymiaru podatku i z tego względu nie może on przyjąć całkowicie biernej postawy, zdając się wyłącznie na ustalenia kontrolujących. W innym orzeczeniu NSA we Wrocławiu stwierdził, że strona, chcąc wywodzić pozytywne dla siebie skutki prawne odnośnie do okoliczności, które powinny wynikać z prawidłowo prowadzonej przez nią ewidencji księgowej i chcąc ich dowieść w trakcie postępowania podatkowego, powinna sama przedstawić organowi podatkowemu korzystne dla swoich twierdzeń środki dowodowe, a nie żądać od organu przeprowadzenia tych dowodów.
Brak dokumentów i ewidencji może mieć wreszcie doniosłe skutki na gruncie podatku od towarów i usług, gdzie, jak wiadomo, podstawę do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony stanowi oryginał faktury otrzymanej przez podatnika. Podatnik, który utracił dowody księgowe, winien zwrócić się do swych kontrahentów z prośbą o dostarczenie duplikatów faktur. Tego rodzaju działanie jest możliwe również w toku kontroli podatkowej. Zgodnie z wyrokiem NSA w Lublinie z dnia 14 lutego 2000 r., sygn. akt I SA/Lu 1199/98 nie ma przeszkód, aby w sytuacji po zaistnieniu zdarzenia losowego, jak pożar czy kradzież, organy podatkowe w toku postępowania podatkowego współdziałały z podatnikiem w odtworzeniu utraconych dokumentów źródłowych.
Jarosław Ostrowski wspólnik Kancelarii Nowakowski i Wspólnicy zrzeszonej w Consortio Lex
