Sposób ewidencjonowania w księgach rachunkowych programu komputerowego zależy od jego przeznaczenia oraz od tego, czy został zakupiony czy wytworzony we własnym zakresie.
Przy określaniu w księgach rachunkowych firmy wartości początkowej oprogramowania komputerowego należy brać pod uwagę wymogi dotyczące wartości niematerialnych i prawnych zawarte w ustawie o rachunkowości. Z przepisów tych wynika, że poza dwoma wyjątkami, do tej grupy aktywów zalicza się prawa majątkowe, które zostały nabyte przez jednostkę. Oznacza to, że nie będą nimi programy komputerowe wytworzone we własnym zakresie na własny użytek.
Nie można więc ich ujmować jako aktywa w ewidencji księgowej ani amortyzować. Podobnie jest w świetle przepisów podatkowych, które nie zaliczają do wartości niematerialnych i prawnych składników majątku wytworzonego przez jednostkę.
Koszty wytworzenia takiego programu zalicza się w trakcie jego tworzenia (np. wynagrodzenia pracowników) do bieżących okresów sprawozdawczych. Specjaliści uważają, że w przypadku gdy koszty te są znaczne, a sam program stanowi produkt długoterminowego użytku, należy je skalkulować i zaksięgować na koncie „Czynne rozliczenia międzyokresowe”. Rozliczane są następnie w kolejnych okresach sprawozdawczych, co pozwala na zachowanie zasady współmierności przychodów i kosztów.
W przypadku odpłatnego nabycia oprogramowania ujmuje się je na koncie „Wartości niematerialne i prawne” i amortyzuje. Należy pamiętać, że do jego wartości początkowej, oprócz ceny nabycia, zalicza się koszty instalacji, uruchomienia i testowania. Nie powiększają jej natomiast wydatki poniesione na szkolenie pracowników w zakresie korzystania z programu.
JAK KSIĘGUJEMY
Ewidencja programu komputerowego:
1. Zakup programu komputerowego
Wn konto „Wartości niematerialne i prawne”/Ma konto „Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych”
2. Amortyzacja programu (według przyjętego przez jednostkę planu amortyzacji)
Wn konto „Koszty według rodzajów” (w analityce konto „Amortyzacja”)/Ma konto „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”
