Przedsiębiorców, którzy sprzedają w ramach sprzedaży detalicznej produkty osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym mają problemy z przechowywaniem wydruków z kas fiskalnych.
Sprzedaż na rzecz tych dwóch grup podatników trzeba ewidencjonować przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kopie paragonów wydanych klientom trzeba przechowywać przez ponad pięć lat. A to kosztuje. Trzeba też znaleźć miejsce, w którym będą przechowywane papierowe rolki. Rozwiązaniem tych problemów byłaby możliwość elektronicznego przechowywania danych.
W Ministerstwie Finansów trwają prace nad przygotowaniem przepisów o elektronicznym przechowywaniu paragonów. Nie wiadomo jednak, kiedy się zakończą.
O tym, że prace będą kontynuowane zapewniał również wiceminister finansów Jarosław Neneman.
Przedsiębiorcy czekają
Tymczasem w branży kas fiskalnych wszyscy oczekują na wprowadzenie możliwości elektronicznego przechowywania. Jeszcze w tamtym roku Polska Organizacja Handlu i Dystrybucji (POHiD) w piśmie skierowanym do Ministerstwa Finansów zgłosiła swoje uwagi dotyczące elektronicznego przechowywania paragonów.
– Największe problemy z wprowadzeniem elektronicznego przechowywania paragonów sprawiają kwestie technologiczne, a to wymaga współpracy z branżą – twierdzi wiceminister finansów Jarosław Neneman. Branża jednak ma swoje pomysły i jest chętna do współpracy.
– Paragony każdego z modułów fiskalnych na koniec dnia mogłyby być zapisane na nośnikach elektronicznych (płyty CD), dla bezpieczeństwa w dwóch kopiach. Format plików, jak i rodzaj nośnika elektronicznego musiałyby gwarantować niezmienność danych pierwotnego zapisu – twierdzi Andrzej Faliński, dyrektor Polskiej Organizacji Handlu i Dystrybucji.
Przedsiębiorcy zwracają jednak uwagę na konieczność odpowiedniego przygotowania przepisów.
– Jeżeli warunki techniczne uprawniające do przechowywania paragonów w sposób elektroniczny będą zbyt surowe, regulacja stanie się bezcelowa – twierdzi Artur Socik, kontroler finansowy z Geant Polska.
Przykład z Europy
W innych krajach europejskich system elektronicznego przechowywania paragonów jest powszechnie stosowany jako fakultatywny do przechowywania tysięcy papierowych rolek.
– W krajach UE nie wszyscy są zobowiązani do rejestrowania sprzedaży przez kasy fiskalne. Grecja, Litwa, Włochy, Węgry mają kasy fiskalne i prawo, które zezwala na przechowywanie wydruków elektronicznie, a nie w sposób papierowy – zauważa Lakshman Ramani, prezes Fasy Polska, spółki zajmującej się produkcją kas fiskalnych.
Wprowadzenie elektronicznego przechowywania to korzyści dla wszystkich. Przedsiębiorcy zyskują, bo zmniejszają się koszty przechowywania, a kontrolujący zyskują na czasie.
– Dla dużych przedsiębiorców obowiązek przechowywania milionów paragonów w formie papierowej jest dużym problem. Często łączy się to z dodatkowymi kosztami – twierdzi Rafał Parczewski, kierownik do spraw korporacyjnych Tesco Polska.
– W krajach UE, które nie wymagają kas fiskalnych, podatnicy mogą przechowywać historię przeprowadzonych operacji w formie elektronicznej. Sprawdzenie tych operacji polega na kontroli na ekranie monitora – oszczędza się papier, energię i czas – podkreśla Lakshman Ramani.
Oznacza to, że sprzedawca nie musi drukować kopii paragonu dla siebie, bo ma jego zapis w formie elektronicznej.
W niektórych przypadkach paragony mogą ulegać samoczynnemu zniszczeniu. Nie musi to być powódź czy pożar. Jak podkreśla Rafał Parczewski wydruki papierowe z czasem blakną, co praktycznie uniemożliwia ich odczytanie. Jego zdaniem rozporządzenie należy zmienić w taki sposób, by możliwe było przechowywanie informacji zawartych na paragonach wyłącznie w pamięci kasy fiskalnej.
Nieprecyzyjne regulacje
Przepisy obowiązującego rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT zawierają namiastkę elektronicznego przechowywania paragonów. Podatnicy wydający ponad 100 tys. paragonów rocznie, jeśli zgłoszą ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego i posiadają urządzenia do odczytu tych danych, mogą sporządzać i przechowywać kopie dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Niestety nie likwiduje to obowiązku jednoczesnego drukowania tych kopii i ich przechowywania. Mogą być one niszczone szybciej, bo już po upływie 6 miesięcy. Niewielu jednak podatników korzysta z tej możliwości, bo nie wynikają z tego żadne korzyści. Jedyna oszczędność to koszt przechowywania, nie ogranicza to jednak kosztów papieru, a dodatkowo wymaga nakładów na urządzenia i nośniki.
POSTULUJEMY
Konieczne jest przyspieszenie prac nad zmianami w rozporządzeniu, tak by podatnicy jak najszybciej mogli przechowywać paragony fiskalne w sposób elektroniczny.
