Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

• Kiedy naprawdę powstaje obowiązek podatkowy w VAT?
• Wyzwania przedsiębiorców w interpretacji przepisów
• Wyrok TSUE a moment powstania obowiązku podatkowego w usługach budowlanych
• Jakie korzyści dla podatników?
• Protokół zdawczo-odbiorczy
• Jak chronić swoje interesy?
• Podsumowanie
• Dlaczego warto to sprawdzić? Możesz przesunąć moment powstania obowiązku podatkowego
• Jak sprawdzić swoją umowę?
• Co zrobić dalej?

Przedsiębiorcy budowlani mogą znacząco poprawić płynność finansową dzięki korzystnemu podejściu do momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT. Odpowiednio skonstruowana umowa, wskazująca protokół odbioru jako moment wykonania usługi, pozwala zgodnie z prawem odroczyć płatność podatku do czasu formalnego odbioru prac.

Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie Budimex S.A. otworzył przed przedsiębiorcami z branży budowlanej nowe możliwości w zakresie rozliczeń podatku VAT. Największą korzyścią płynącą z tego orzeczenia jest możliwość przesunięcia momentu powstania obowiązku podatkowego na chwilę formalnego odbioru usługi, a nie faktycznego zakończenia prac. W praktyce oznacza to, że odpowiednio skonstruowana umowa, wskazująca protokół odbioru jako moment wykonania usługi oraz determinująca ostateczną wysokość wynagrodzenia, pozwala przedsiębiorcom na odroczenie płatności VAT nawet o kilka miesięcy. Ta zmiana w interpretacji przepisów przekłada się bezpośrednio na poprawę płynności finansowej firm budowlanych, które od lat borykały się z niekorzystnymi dla nich interpretacjami organów podatkowych w tym zakresie.

Obowiązek podatkowy w VAT to jedno z najważniejszych zagadnień, z którymi muszą zmierzyć się przedsiębiorcy z branży budowlanej. Ustalenie właściwego momentu, w którym należy odprowadzić VAT, ma kluczowe znaczenie zarówno dla płynności finansowej firmy, jak i zgodności z przepisami. Niestety, interpretacje organów podatkowych często zmierzają do przyspieszenia momentu powstania obowiązku podatkowego, co może prowadzić do sporów.

Kiedy naprawdę powstaje obowiązek podatkowy w VAT?

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub dostawy towaru. Dla branży budowlanej kluczowe są jednak przepisy szczególne, które wskazują, że:

1. w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.
2. jeśli faktura nie zostanie wystawiona w terminie, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu wystawienia faktury (czyli najczęściej do 30 dni od wykonania usługi).

Zatem należy wskazać, że obowiązek podatkowy w przypadku usług budowlanych wykonywanych etapami powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu wykonania całości lub części prac budowlanych lub budowlano-montażowych. 

Faktura taka powinna być wystawiona najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania ww. usług. Jeżeli podatnik tego nie zrobił lub wystawił ją z opóźnieniem – obowiązek podatkowy powstanie z chwilą upływu terminu na jej wystawienie, tj. 30. dnia od dnia wykonania usług.

Wyzwania przedsiębiorców w interpretacji przepisów

Organy podatkowe często próbują przyspieszyć moment powstania obowiązku podatkowego, argumentując, że usługa została wykonana wcześniej, niż wynika to z dokumentacji przedsiębiorcy. Może to skutkować koniecznością wcześniejszego odprowadzenia podatku, co wpływa negatywnie na płynność finansową firmy.

W doktrynie dominowało stanowisko, że za datę wykonania usługi budowlanej lub budowlano-montażowej uznaje się faktyczny moment wykonania tej usługi, a nie datę sporządzenia protokołu odbioru usługi (tak: wyrok NSA z 18 kwietnia 2013 r., I FSK 943/12 czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 16 czerwca 2014 r., IPTPP1/443-207/14-2/MW, tożsamo NSA w wyroku z 5 kwietnia 2017 r., I FSK 1482/15).

Wyrok TSUE a moment powstania obowiązku podatkowego w usługach budowlanych

Sąd skierował pytanie prejudycjalne do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który wyjaśnił, że moment formalnego odbioru usługi może być uznany za moment jej wykonania. Warunkiem jest jednak, aby taki zapis wynikał z umowy oraz aby ostateczna kwota należna za usługę była ustalana właśnie na podstawie tego formalnego odbioru.

 „W zakresie, w jakim nie jest możliwe określenie wynagrodzenia należnego od usługobiorcy przed dokonaniem przez niego odbioru usług budowlanych lub budowlano-montażowych, podatek od tych usług nie może stać się wymagalny przed owym odbiorem. W tych okolicznościach i w zakresie, w jakim odbiór robót został uzgodniony w umowie o świadczenie usług – w sytuacji, gdy tego rodzaju warunek odzwierciedla normy i standardy istniejące w dziedzinie, w której jest dokonywana usługa – należy uznać, że formalność ta jest jako taka objęta usługą i że w związku z tym jest ona decydująca dla uznania, że owa usługa została rzeczywiście wykonana” – wyrok TSUE z 2 maja 2019 r., w sprawie C-224/18 Budimex S.A.

Stanowisko Ministerstwa Finansów w zakresie wyroku prejudycjalnego jest następujące:
„W usługach budowlanych lub budowlano-montażowych zgłaszanych do odbioru w zdecydowanej większości przypadków znana jest wartość kontraktowa zgłoszonych do odbioru przez wykonawcę prac. Z punktu widzenia podatku od towarów i usług, co do zasady, to ta właśnie wartość powinna zostać uznana za podstawę opodatkowania z tytułu wykonania tych usług na moment powstania obowiązku podatkowego. Późniejsze skorygowanie wartości kontraktowej do wartości ustalonej w procesie odbioru będzie podstawą do ewentualnego wystawienia faktury korygującej” (tak: interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 1 kwietnia 2016 r. nr PT3.8101.41.2015.AEW.2016.AMT.141 w sprawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego dla usług budowlanych lub budowlano-montażowych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 31)).

TSUE w swoim orzeczeniu wyraźnie zaznaczył, że przepisy unijne nie sprzeciwiają się, aby formalny odbiór prac stanowił moment uznania usługi budowlanej za wykonaną. Warunkiem jest jednak, aby taki zapis został wyraźnie uzgodniony w umowie pomiędzy stronami, a odbiór:

• stanowił materialne zakończenie usługi, oraz
• ostatecznie ustalał wysokość wynagrodzenia.

To kluczowa zmiana, która może wpłynąć na sposób rozliczania podatku VAT w usługach budowlanych. Ministerstwo Finansów przyjęło interpretację, że w większości przypadków wartość kontraktowa zgłoszona do odbioru powinna stanowić podstawę opodatkowania. Jeżeli jednak wartość ta zostanie skorygowana w wyniku formalnego odbioru, podatnik może wystawić fakturę korygującą.

Jakie korzyści dla podatników?

Korzystne dla podatników stanowisko wynikło również z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 lipca 2020 r., nr: 0113-KDIPT1-2.4012.277.2020.2.JS.
W interpretacji tej, odnosząc się do sytuacji, w której faktury za usługi budowlane została wystawiona 15.11.2019 r. na podstawie przesłanego protokołu odbioru i certyfikatu płatności z 14.11.2019 r. za prace wykonane w okresie od 1.06.2019 do 15.06.2019 r., DKIS uznał, że obowiązek podatkowy dla wyświadczonej przez wnioskodawcę usługi, polegającej na wykonaniu kanalizacji deszczowej, sanitarnej oraz przebudowy wodociągu, powstał w listopadzie 2019 r., czyli w momencie podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego.

To stanowisko KIS potwierdza, że dla celów VAT datą wykonania usługi budowlanej może być data podpisania protokołu odbioru, a nie moment zakończenia robót. W przypadku branży budowlanej protokół zdawczo-odbiorczy, który jest nieodłącznym elementem prawa budowlanego, stanowi kluczowy dowód w ustaleniu momentu wykonania usługi.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Protokół zdawczo-odbiorczy

Konkludując, organy podatkowe uznawały, że usługa została wykonane przed formalnym odbiorem co skutkuje wcześniejszym naliczeniem podatku VAT. Dotychczas dominowało stanowisko, że faktyczny moment zakończenia usługi jest decydujący, a formalny odbiór nie miał kluczowego znaczenia. Jednak wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie Budimex S.A. wskazał, że jeśli odbiór usługi został uzgodniony w umowie i wpływa na ustalenie ostatecznego wynagrodzenia, to formalny odbiór może być uznany za moment wykonania usługi. 

Długotrwały „opór” organów podatkowych przed uznaniem daty podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego za datę wykonania usługi budowlanej powodował niepotrzebne rozbieżności pomiędzy VAT a podatkiem dochodowym. Protokół zdawczo-odbiorczy, będący częścią prawa budowlanego, ma swoje miejsce w rzeczywistości gospodarczej, w której działają firmy budowlane. Jest to nie tylko „zwyczaj” branżowy, ale również element prawa, który w sposób formalny potwierdza wykonanie usługi.

Skoro procedura weryfikacji wykonania usługi budowlanej, mająca odbicie w podpisanym przez strony protokole, decyduje o uznaniu usługi za wykonaną, to twierdzenie, że przedsiębiorcy dążą do przesuwania momentu powstania obowiązku podatkowego, było niezasadne. Choć na zmianę stanowiska organu przyszło czekać wiele lat, przedsiębiorcy z branży budowlanej mogą, po spełnieniu warunków wskazanych przez TSUE, uznawać datę podpisania protokołu odbioru za moment wykonania usługi budowlanej także w kontekście rozliczeń VAT i PIT/CIT.

Jak chronić swoje interesy?

Aby zabezpieczyć się przed niekorzystną interpretacją organów podatkowych, przedsiębiorca powinien zadbać o solidną dokumentację, że formalny odbiór usługi budowlanej, uzgodniony w umowie i wpływający na ustalenie ostatecznego wynagrodzenia, stanowi moment wykonania usługi, należy posiadać następujące dokumenty:

Umowy z precyzyjnymi zapisami o odbiorze usług

W umowach z inwestorami warto zawrzeć jasne postanowienia dotyczące momentu odbioru usługi, np. poprzez protokół odbioru robót. Protokół ten stanowi istotny dowód potwierdzający, kiedy usługa została wykonana i zaakceptowana.

Protokoły odbioru robót

To dokument, który jednoznacznie określa datę zakończenia prac i ich akceptacji przez zleceniodawcę. Bez protokołu organy mogą twierdzić, że usługa została wykonana wcześniej, na przykład z chwilą faktycznego zakończenia prac, a nie ich formalnego odbioru.

Harmonogramy realizacji robót

Ustalanie szczegółowego harmonogramu i jego realizacja pozwala precyzyjnie określić moment wykonania poszczególnych etapów prac. Harmonogramy mogą być również cennym argumentem w przypadku sporów z organami.

Faktury zgodne z harmonogramem

Faktury powinny być wystawiane w terminach wynikających z harmonogramu i zgodnie z przepisami. Należy pamiętać, że faktura musi być wystawiona nie później niż 30 dni od wykonania usługi.

Korespondencja ze zleceniodawcą

E-maile, pisma i inne dokumenty potwierdzające uzgodnienia z inwestorem dotyczące terminów odbioru i realizacji usług również mogą być użyteczne w sporach.

Podsumowanie

Dla przedsiębiorców z branży budowlanej ustalenie właściwego momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej i uniknięcia sporów z organami podatkowymi. Kluczowe znaczenie ma tutaj precyzyjna dokumentacja – umowy, protokoły odbioru, harmonogramy i faktury – które mogą stanowić solidną podstawę do obrony swojego stanowiska.

Dotychczas organy podatkowe i sądy administracyjne przyjmowały, że momentem wykonania usługi jest zgłoszenie jej do odbioru przez wykonawcę. TSUE wskazał jednak, że formalny odbiór prac – jeżeli przewidziano go w umowie – może być decydującym momentem.

Dlaczego warto to sprawdzić? Możesz przesunąć moment powstania obowiązku podatkowego

Jeżeli umowa na wykonanie usługi budowlanej przewiduje, że formalny odbiór wyznacza zakończenie usługi, obowiązek podatkowy w VAT powstaje w chwili podpisania protokołu odbioru, a nie wcześniej. To pozwala uniknąć wcześniejszego odprowadzenia podatku i poprawia płynność finansową.

Jak sprawdzić swoją umowę?

• Czy w umowie zapisano, że odbiór prac jest momentem zakończenia usługi?
• Czy protokół odbioru decyduje o ostatecznym wynagrodzeniu?
• Czy materialne zakończenie prac jest jasno powiązane z formalnym odbiorem?

Jeśli odpowiedź na te pytania brzmi „tak”, możesz skorzystać z zasad wynikających z wyroku TSUE.

Co zrobić dalej?

Nie jesteś pewien, czy Twoja umowa spełnia wymagania? Skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby sprawdzić, czy możesz zoptymalizować swoje rozliczenia VAT i zabezpieczyć interesy swojej firmy.