Dokument przesłany mailem nie jest fakturą VAT

Wysyłanie faktur e-mailem bez zachowania warunków dotyczących faktur elektronicznych pozbawia prawa do odliczenia VAT. I nie jest to tylko interpretacja fiskusa. Takie stanowisko potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który uznał, że spółka, przesyłając fakturę zwykłym e-mailem, próbowała obejść przepisy o VAT. Choć eksperci nie są do końca zgodni w ocenach stanowiska sądu, taki wyrok oznacza jedno: duże kłopoty dla tych, którzy posługiwali się tylko fakturami przesyłanymi e-mailem.

Wyrok WSA z 19 października 2007 r. jest jednoznaczny. Jeżeli dostawca towaru lub usługi, chcąc obniżyć koszty administracyjne, korzysta przy przekazie faktur z systemów komputerowych, musi uczynić to w trybie rozporządzenia z 14 lipca 2005 r. w sprawie faktur elektronicznych (Dz.U. nr 133, poz. 1119) oraz ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Zdaniem sądu organy podatkowe zasadnie uznały, że wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. A to pozbawia prawa do odliczenia VAT (wyrok WSA sygn. akt III SA/Wa 1341/07, niepublikowany).

Zdaniem Adriana Joncy, doradcy podatkowego z Beiten Burkhardt, obecne przepisy rozporządzeń wykonawczych do ustawy o VAT, jak też przepisy Unii Europejskiej, nie przewidują możliwości skutecznego dla celów odliczenia VAT przesyłania faktur VAT w formie pliku pdf czy też html, jak również pobierania ich z serwera, a potem drukowania.

- Możliwe i dopuszczalne jest jedynie przesyłanie e-faktur podpisanych podpisem elektronicznym lub korzystanie z systemu EDI - wyjaśnia Adrian Jonca.

Ekspert nie ma wątpliwości, że faktury powinny spełniać wymogi przewidziane przepisami. W przypadku faktur przesyłanych elektronicznie muszą one spełniać wymogi określone w rozporządzeniu o tzw. e-fakturach.

- Do dnia wydania rozporządzenia w sprawie e-faktur, tj. od maja 2004 r. do lipca 2005 r. w praktyce często stosowano wysyłanie faktury w formie elektronicznej e-mailem - mówi Adrian Jonca.

Zwłaszcza że ze względu na brak obowiązku umieszczania podpisu na fakturze dokument po wydrukowaniu u odbiorcy nie różnił się od dokumentu, który mógł być fizycznie doręczony mu pocztą czy kurierem. Obecnie sytuacja diametralnie się zmieniła.

- Dla odbiorcy faktury przesłanej elektronicznie, niespełniającej wymogów rozporządzenia w sprawie e-faktur, skutkiem jest brak odliczenia wykazanego w takim dokumencie VAT - mówi Adrian Jonca. Jest to konsekwencją przyjęcia, że w takim przypadku podatnik w ogóle tej faktury nie otrzymał w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT. Sankcje dotyczą nie tylko odbiorcy faktury.