IFK poleca: Rozliczenie należności za delegacje

Prowadzenie rozliczeń na liście wypłat lub rachunku z tytułu podróży zaleca się również w przypadku zleceniobiorców.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS – do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych pracowników budżetowych. Jeśli więc pracodawca ustali poszczególne należności ponad limity, jakie wyznacza to rozporządzenie, nadwyżka będzie podlegała opodatkowaniu i oskładkowaniu.

W przypadku gdy np. zryczałtowana należność z tytułu wyżywienia w postaci diety przekracza 30 zł za dobę i wynosi np. 40 zł, to różnica w wysokości 10 zł jest podstawą do opodatkowania i naliczenia składek ZUS. Zdarza się, że pracodawcy prywatni rezygnują z wypłacania diet na rzecz zwrotu kosztów wyżywienia na podstawie okazanych przez pracownika rachunków z restauracji czy baru lub zapewniają pracownikowi podczas podróży pełne wyżywienie.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że w takiej sytuacji zwrot kosztów (lub skorzystanie z darmowego wyżywienia) może być zwolniony z podatku tylko w tej części, która odpowiada wysokości urzędowej diety za dobę podróży (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 6 maja 2014 r., IPPB2/415-45/14-4/MK).

Samochód w firmie 2015 – multipakiet

Skoro należność z tytułu wyżywienia dla pracowników sfery budżetowej przybrała formę diety w stałej wysokości, która jest zwolniona z obciążeń podatkowo-składkowych, to w przypadku pracowników firm prywatnych, otrzymujących zwrot rzeczywistych kosztów posiłków, a nie diety, ich należność również powinna korzystać ze zwolnienia tylko w granicach limitu wyznaczonego w rozporządzeniu dla wyżywienia.

Czytaj więcej na IFK Platformie Księgowych i Kadrowych w artykule: "Jak sporządzić rozliczenie należności za delegacje dla pracownika i zleceniobiorcy" >>