Kiedy zaliczyć do kosztów wypłacone pracownikom świadczenia z tytułu odbytych podróży służbowych

 

Pracownicy naszej spółki odbywają podróże służbowe, używając prywatnych samochodów. Wydatki z tytułu podróży służbowych są udokumentowane drukiem polecenia wyjazdu służbowego (delegacją) i ewidencją przebiegu pojazdów. Rozliczanie podróży służbowych jest dokonywane przez naszą spółkę zbiorczo, po zakończeniu miesiąca, na podstawie prowadzonej przez każdego pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Faktyczne rozliczenie ryczałtów samochodowych następuje więc w następnym miesiącu po odbyciu podróży służbowej. Ponadto zgodnie z informacją zawartą we wniosku wszystkie wypłacone delegacje mieszczą się w limitach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 30 updop. Kiedy wypłacone pracownikom świadczenia z tytułu odbytych podróży służbowych będą stanowić dla naszej spółki koszt uzyskania przychodów?

 

Organ podatkowy słusznie zauważył, że kosztami podatkowymi są jedynie wypłacone (dokonane lub postawione do dyspozycji pracownika) wypłaty, świadczenia lub inne należności określone we właściwych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym kosztem podatkowym mogą być tylko wydatki w dacie ich wypłaty lub dokonania, lub postawienia do dyspozycji pracowników. Rozwiązanie to ma również zastosowanie w odniesieniu do wypłacanych pracownikom należności związanych z używaniem przez nich samochodu prywatnego do celów służbowych.

Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łodzi informuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Oznacza to, że zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów podlegają wszystkie koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskaniem przychodu, w tym wydatki ponoszone na rzecz pracowników, z wyjątkiem tych, które zostały określone w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Natomiast art. 16 ust. 30 ww. ustawy stanowi, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

• w celu odbycia podróży służbowych (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną z zastosowaniem stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdów,

• w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

– określonych w odrębnych przepisach.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji pracownika wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (...).

Wypłacone należności, związane ze zwrotem kosztów poniesionych przez pracowników w związku z odbyciem podróży służbowej, używania prywatnego samochodu dla celów zakładu pracy, stanowią dla pracownika – zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – przychody ze stosunku pracy.

Zatem o momencie uznania za koszt uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej, używaniem samochodu decyduje, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, data faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia wypłaty do dyspozycji osobie uprawnionej, a nie sam fakt ich naliczenia.