REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne akta osobowe pracowników, czyli tzw. e-teczki, to szereg korzyści i w znacznym stopniu ułatwienie bieżącej pracy. Trzeba tylko posiadać wiedzę, jak je wytworzyć. Dzięki nim setki tysięcy dokumentów znajdują się w jednym, strukturalizowanym miejscu. Praca z nimi przebiega szybko i sprawnie. Ich najważniejsze zalety, to niemal nieograniczona pojemność, dostęp z każdego miejsca, bezpieczeństwo i możliwość pracy kilku osób naraz.

Cyfrowa teczka z aktami osobowymi pracownika zamiast stosu dokumentów

Akta osobowe pracowników to jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w firmie. Ze względu na ich objętość, istotność i wymogi prawne wiele firm decyduje się na ich przechowywanie w przestrzeni cyfrowej (dyski, serwery, chmury), zamiast tradycyjnego przechowywania dokumentów w szafie lub na regale. W tym celu przeprowadza się proces digitalizacji, w efekcie którego powstaje elektroniczna teczka z dokumentami.

Proces – wbrew pozorom – wykracza poza klasyczną cyfrową archiwizację dokumentów, polegającą tylko i wyłącznie na ich zeskanowaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej. E-teczka umożliwia ponadto bieżącą pracę z dokumentami, oferując m.in. łatwość wyszukiwania, filtrowanie różnego rodzaju danych wraz z raportowaniem, możliwość aktualizacji danych czy rozszerzenia bazy o nowo utworzone dokumenty.

REKLAMA

Autopromocja

Elektroniczna teczka pracownicza, to przede wszystkim duże ułatwienie dla osób na co dzień pracujących ze znaczną i zróżnicowaną ilością danych. Problematyczne i czasochłonne przeszukiwanie papierowych stosów dokumentów, często w nieuporządkowanych zbiorach, nie jest już koniecznością. Podobnie jak uciążliwe wyszukiwanie konkretnych informacji na stronie. Ponadto podczas pracy z dokumentem papierowym należy uważać, by go nie uszkodzić. W wielu przypadkach zdarza się – zwłaszcza przy wieloletnich dokumentach – że jest duże ryzyko uszkodzenia ich, a tym samym utraty danych, z niemożnością ich odtworzenia.

Kolejną wartą wymienienia korzyścią jest możliwość równoległej pracy kilku osób na jednym dokumencie. Dostęp do e-teczki jest niczym nieograniczony, można pracować z jej użyciem z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, pod warunkiem dostępu do łącza internetowego i posiadając stosowne uprawnienia do przetwarzania danych. Ma to niebagatelne znaczenie dla firm posiadających strukturę rozproszoną np. ze znaczną liczbą oddziałów lub biur terenowych, pomiędzy którymi zachowany musi być sprawny i przede wszystkim szybki obieg dokumentów. Dodatkowo w wyniku digitalizacji uwalniamy przestrzeń biurową, ponieważ dokumenty w procesie cyfryzacji są dostarczane do wykonawcy usług, gdzie są skanowane, a następnie mogą być docelowo przechowywane. Ta korzyść zyskuje na znaczeniu również w dobie pracy zdalnej, kiedy po ogłoszeniu pandemii wiele firm zdecydowało się na przeprowadzkę do mniejszego biura lub zupełnie z niego zrezygnowała, tym samym nie mając już możliwości fizycznego przechowywania dokumentów.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzysta tysięcy dokumentów do zeskanowania

Pozornie łatwe zadanie utworzenia e-teczki musi być dobrze zaplanowane i w sposób przemyślany przygotowane, aby zostało wykonane z zamierzonym efektem. Doskonale wiedzą o tym specjaliści z firmy Impel Business Solutions Sp. z o o., która zajmuje się m.in. digitalizacją dokumentów w Grupie Impel oraz u obsługiwanych przez nią klientów. W centrali spółki we Wrocławiu obecnie jest dokonywana transformacja cyfrowa ok. 30 000 akt osobowych, które docelowo mają tworzyć e-teczki. Za realizację zadania odpowiedzialny jest Dział Zarządzania Dokumentacją. – Ważne, aby digitalizację powierzyć w ręce ekspertów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie, wiedzę specjalistyczną i potrafią optymalnie wykorzystać profesjonalny sprzęt – zaznacza Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o. – W przeciwnym razie mogą wystąpić niespodziewane problemy, wynikające m.in. ze stanu fizycznego dokumentów, który czasami uniemożliwia ich masowe zeskanowanie, trudności w indeksowaniu różnorodnych dokumentów, które powinny być przed indeksacją odpowiednio posegregowane i oznaczone – dodaje.

Zazwyczaj proces digitalizacji rozpoczyna się od weryfikacji zasobu tj. ilości, rodzaju dokumentów, ich stanu fizycznego oraz danych jakie posłużą później do opisu dokumentów w systemie, a następnie ich transportu do jednego miejsca skanowania. – Centralizacja dokumentacji jest pierwszym etapem przygotowania procesu. Podobnie jak etap weryfikacji dokumentów, który w wielu przypadkach jest kluczowy w celu dalszego zaplanowania procesu – wskazuje Aleksandra Pacyna, lider sekcji e-teczka w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o.

Po przetransportowaniu dokumentów najczęściej zostają one posegregowane i przygotowane do zeskanowania tj. pozbawiane są elementów metalowych, rozszyte, ułożone alfabetycznie i oznaczone kodami kreskowymi. – W cztery miesiące zeskanowaliśmy około 2500 akt osobowych, uzyskując wysoką jakość pracy. To bardzo dobre tempo  – ocenia Aleksandra Pacyna. – Niektóre rodzaje dokumentów pozwalają na skanowanie większymi partiami nawet po 250 dokumentów. To zajmuje nie więcej niż trzy, cztery minuty, w zależności od bieżącej konfiguracji sprzętu, a więc już nawet w trackie procesu jesteśmy w stanie optymalizować jego wydajność – mówi.

Impel Business Solutions korzysta z wysokowydajnych skanerów tzw. półprzemysłowych, które są dostarczane w pakiecie z kompatybilnym oprogramowaniem, umożliwiającym spersonalizowany dla danego klienta dobór parametrów skanowania m.in. rozdzielczości obrazu, prędkości skanowania, formatu zapisu, czy wyboru palety koloru skanowanych dokumentów. Właściwa konfiguracja skanera i oprogramowania pozwala w bardzo dużym stopniu ułatwić sprawne skanowanie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów.

Podczas skanowania dokumenty zapisywane są do wcześniej ustalonego formatu plików, który może posłużyć w dalszym kroku np. do aktywacji funkcji wyszukiwania tekstu i odczytywania jego treści (OCR). – Wykorzystanie wytworzonych plików w połączeniu z technologią OCR rozszerza możliwości wdrożenia kolejnych działań związanych z owymi technologiami, np. robotyzacji czy automatyzacji – zwraca uwagę Paweł Ocibiński. Po zeskanowaniu dokumenty są przywracane do stanu pierwotnego i w teczkach składowane w archiwum, ponieważ według obowiązujących przepisów prawa muszą być przechowywane nawet przez 50 lat.

Szczególną procedurą objęte są dokumenty, które poprzez ich długoletnie przechowywanie uległy degradacji, a których w aktach osobowych niestety nie brakuje. – Najstarszy dokument, jaki zeskanowaliśmy, pochodził z 1968 roku, kiedy nie istniała jeszcze nasza grupa – zauważa Aleksandra Pacyna. Stan tego typu dokumentów jest bardzo zły, dlatego przy skanowaniu trzeba zachować szczególną ostrożność, by nie pogorszyć ich jakości. Ostrożność jest bezwzględnie konieczna, ponieważ większość z tych dokumentów może okazać się niemożliwa do odzyskania.

Warto podkreślić, że właściwie zrealizowany proces digitalizacji przyniesie pozytywne efekty dla firmy. Każdy, kto się na niego zdecyduje doceni wygodę i bezpieczeństwo pracy z plikami elektronicznymi, a pracownicy, którzy na co dzień będą ich używać, z pewnością nie będą chcieli powrotu do tradycyjnego modelu przetwarzania dokumentów papierowych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie wszystkim podatnikom VAT obowiązkowego KSeF i faktur ustrukturyzowanych to nie jest deregulacja gospodarki

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

W 2025 r. można przekazać 1,5% podatku rolnego na rzecz dwóch uprawnionych podmiotów

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

Roczne zeznanie podatkowe PIT: 15 najczęstszych błędów. Jak ich uniknąć w 2025 roku

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

7 skutków spadających stóp procentowych. Już w maju 2025 r. RPP zacznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

REKLAMA

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy można?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

REKLAMA

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

Obowiązkowy KSeF - będzie kolejne przesunięcie terminów? Kiedy nowelizacja ustawy o VAT? Minister finansów odpowiada

Ministerstwo Finansów dość wolno prowadzi prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o VAT dotyczącą wdrożenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od listopada zeszłego roku - kiedy to zakończyły się konsultacje projektu - nie widać żadnych postępów. Jeden z posłów zapytał ministra finansów o aktualny harmonogram prac legislacyjnych w tym zakresie a także czy minister ma zamiar przesunięcia terminów wejścia w życie obowiązkowego KSeF? W dniu 31 marca 2025 r. minister finansów odpowiedział na te pytania.

REKLAMA