REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne akta osobowe pracowników, czyli tzw. e-teczki, to szereg korzyści i w znacznym stopniu ułatwienie bieżącej pracy. Trzeba tylko posiadać wiedzę, jak je wytworzyć. Dzięki nim setki tysięcy dokumentów znajdują się w jednym, strukturalizowanym miejscu. Praca z nimi przebiega szybko i sprawnie. Ich najważniejsze zalety, to niemal nieograniczona pojemność, dostęp z każdego miejsca, bezpieczeństwo i możliwość pracy kilku osób naraz.

Cyfrowa teczka z aktami osobowymi pracownika zamiast stosu dokumentów

Akta osobowe pracowników to jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w firmie. Ze względu na ich objętość, istotność i wymogi prawne wiele firm decyduje się na ich przechowywanie w przestrzeni cyfrowej (dyski, serwery, chmury), zamiast tradycyjnego przechowywania dokumentów w szafie lub na regale. W tym celu przeprowadza się proces digitalizacji, w efekcie którego powstaje elektroniczna teczka z dokumentami.

Proces – wbrew pozorom – wykracza poza klasyczną cyfrową archiwizację dokumentów, polegającą tylko i wyłącznie na ich zeskanowaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej. E-teczka umożliwia ponadto bieżącą pracę z dokumentami, oferując m.in. łatwość wyszukiwania, filtrowanie różnego rodzaju danych wraz z raportowaniem, możliwość aktualizacji danych czy rozszerzenia bazy o nowo utworzone dokumenty.

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczna teczka pracownicza, to przede wszystkim duże ułatwienie dla osób na co dzień pracujących ze znaczną i zróżnicowaną ilością danych. Problematyczne i czasochłonne przeszukiwanie papierowych stosów dokumentów, często w nieuporządkowanych zbiorach, nie jest już koniecznością. Podobnie jak uciążliwe wyszukiwanie konkretnych informacji na stronie. Ponadto podczas pracy z dokumentem papierowym należy uważać, by go nie uszkodzić. W wielu przypadkach zdarza się – zwłaszcza przy wieloletnich dokumentach – że jest duże ryzyko uszkodzenia ich, a tym samym utraty danych, z niemożnością ich odtworzenia.

Kolejną wartą wymienienia korzyścią jest możliwość równoległej pracy kilku osób na jednym dokumencie. Dostęp do e-teczki jest niczym nieograniczony, można pracować z jej użyciem z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, pod warunkiem dostępu do łącza internetowego i posiadając stosowne uprawnienia do przetwarzania danych. Ma to niebagatelne znaczenie dla firm posiadających strukturę rozproszoną np. ze znaczną liczbą oddziałów lub biur terenowych, pomiędzy którymi zachowany musi być sprawny i przede wszystkim szybki obieg dokumentów. Dodatkowo w wyniku digitalizacji uwalniamy przestrzeń biurową, ponieważ dokumenty w procesie cyfryzacji są dostarczane do wykonawcy usług, gdzie są skanowane, a następnie mogą być docelowo przechowywane. Ta korzyść zyskuje na znaczeniu również w dobie pracy zdalnej, kiedy po ogłoszeniu pandemii wiele firm zdecydowało się na przeprowadzkę do mniejszego biura lub zupełnie z niego zrezygnowała, tym samym nie mając już możliwości fizycznego przechowywania dokumentów.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

REKLAMA

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzysta tysięcy dokumentów do zeskanowania

Pozornie łatwe zadanie utworzenia e-teczki musi być dobrze zaplanowane i w sposób przemyślany przygotowane, aby zostało wykonane z zamierzonym efektem. Doskonale wiedzą o tym specjaliści z firmy Impel Business Solutions Sp. z o o., która zajmuje się m.in. digitalizacją dokumentów w Grupie Impel oraz u obsługiwanych przez nią klientów. W centrali spółki we Wrocławiu obecnie jest dokonywana transformacja cyfrowa ok. 30 000 akt osobowych, które docelowo mają tworzyć e-teczki. Za realizację zadania odpowiedzialny jest Dział Zarządzania Dokumentacją. – Ważne, aby digitalizację powierzyć w ręce ekspertów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie, wiedzę specjalistyczną i potrafią optymalnie wykorzystać profesjonalny sprzęt – zaznacza Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o. – W przeciwnym razie mogą wystąpić niespodziewane problemy, wynikające m.in. ze stanu fizycznego dokumentów, który czasami uniemożliwia ich masowe zeskanowanie, trudności w indeksowaniu różnorodnych dokumentów, które powinny być przed indeksacją odpowiednio posegregowane i oznaczone – dodaje.

Zazwyczaj proces digitalizacji rozpoczyna się od weryfikacji zasobu tj. ilości, rodzaju dokumentów, ich stanu fizycznego oraz danych jakie posłużą później do opisu dokumentów w systemie, a następnie ich transportu do jednego miejsca skanowania. – Centralizacja dokumentacji jest pierwszym etapem przygotowania procesu. Podobnie jak etap weryfikacji dokumentów, który w wielu przypadkach jest kluczowy w celu dalszego zaplanowania procesu – wskazuje Aleksandra Pacyna, lider sekcji e-teczka w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o.

Po przetransportowaniu dokumentów najczęściej zostają one posegregowane i przygotowane do zeskanowania tj. pozbawiane są elementów metalowych, rozszyte, ułożone alfabetycznie i oznaczone kodami kreskowymi. – W cztery miesiące zeskanowaliśmy około 2500 akt osobowych, uzyskując wysoką jakość pracy. To bardzo dobre tempo  – ocenia Aleksandra Pacyna. – Niektóre rodzaje dokumentów pozwalają na skanowanie większymi partiami nawet po 250 dokumentów. To zajmuje nie więcej niż trzy, cztery minuty, w zależności od bieżącej konfiguracji sprzętu, a więc już nawet w trackie procesu jesteśmy w stanie optymalizować jego wydajność – mówi.

Impel Business Solutions korzysta z wysokowydajnych skanerów tzw. półprzemysłowych, które są dostarczane w pakiecie z kompatybilnym oprogramowaniem, umożliwiającym spersonalizowany dla danego klienta dobór parametrów skanowania m.in. rozdzielczości obrazu, prędkości skanowania, formatu zapisu, czy wyboru palety koloru skanowanych dokumentów. Właściwa konfiguracja skanera i oprogramowania pozwala w bardzo dużym stopniu ułatwić sprawne skanowanie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów.

Podczas skanowania dokumenty zapisywane są do wcześniej ustalonego formatu plików, który może posłużyć w dalszym kroku np. do aktywacji funkcji wyszukiwania tekstu i odczytywania jego treści (OCR). – Wykorzystanie wytworzonych plików w połączeniu z technologią OCR rozszerza możliwości wdrożenia kolejnych działań związanych z owymi technologiami, np. robotyzacji czy automatyzacji – zwraca uwagę Paweł Ocibiński. Po zeskanowaniu dokumenty są przywracane do stanu pierwotnego i w teczkach składowane w archiwum, ponieważ według obowiązujących przepisów prawa muszą być przechowywane nawet przez 50 lat.

Szczególną procedurą objęte są dokumenty, które poprzez ich długoletnie przechowywanie uległy degradacji, a których w aktach osobowych niestety nie brakuje. – Najstarszy dokument, jaki zeskanowaliśmy, pochodził z 1968 roku, kiedy nie istniała jeszcze nasza grupa – zauważa Aleksandra Pacyna. Stan tego typu dokumentów jest bardzo zły, dlatego przy skanowaniu trzeba zachować szczególną ostrożność, by nie pogorszyć ich jakości. Ostrożność jest bezwzględnie konieczna, ponieważ większość z tych dokumentów może okazać się niemożliwa do odzyskania.

Warto podkreślić, że właściwie zrealizowany proces digitalizacji przyniesie pozytywne efekty dla firmy. Każdy, kto się na niego zdecyduje doceni wygodę i bezpieczeństwo pracy z plikami elektronicznymi, a pracownicy, którzy na co dzień będą ich używać, z pewnością nie będą chcieli powrotu do tradycyjnego modelu przetwarzania dokumentów papierowych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA