REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne akta osobowe pracowników, czyli tzw. e-teczki, to szereg korzyści i w znacznym stopniu ułatwienie bieżącej pracy. Trzeba tylko posiadać wiedzę, jak je wytworzyć. Dzięki nim setki tysięcy dokumentów znajdują się w jednym, strukturalizowanym miejscu. Praca z nimi przebiega szybko i sprawnie. Ich najważniejsze zalety, to niemal nieograniczona pojemność, dostęp z każdego miejsca, bezpieczeństwo i możliwość pracy kilku osób naraz.

Cyfrowa teczka z aktami osobowymi pracownika zamiast stosu dokumentów

Akta osobowe pracowników to jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w firmie. Ze względu na ich objętość, istotność i wymogi prawne wiele firm decyduje się na ich przechowywanie w przestrzeni cyfrowej (dyski, serwery, chmury), zamiast tradycyjnego przechowywania dokumentów w szafie lub na regale. W tym celu przeprowadza się proces digitalizacji, w efekcie którego powstaje elektroniczna teczka z dokumentami.

Proces – wbrew pozorom – wykracza poza klasyczną cyfrową archiwizację dokumentów, polegającą tylko i wyłącznie na ich zeskanowaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej. E-teczka umożliwia ponadto bieżącą pracę z dokumentami, oferując m.in. łatwość wyszukiwania, filtrowanie różnego rodzaju danych wraz z raportowaniem, możliwość aktualizacji danych czy rozszerzenia bazy o nowo utworzone dokumenty.

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczna teczka pracownicza, to przede wszystkim duże ułatwienie dla osób na co dzień pracujących ze znaczną i zróżnicowaną ilością danych. Problematyczne i czasochłonne przeszukiwanie papierowych stosów dokumentów, często w nieuporządkowanych zbiorach, nie jest już koniecznością. Podobnie jak uciążliwe wyszukiwanie konkretnych informacji na stronie. Ponadto podczas pracy z dokumentem papierowym należy uważać, by go nie uszkodzić. W wielu przypadkach zdarza się – zwłaszcza przy wieloletnich dokumentach – że jest duże ryzyko uszkodzenia ich, a tym samym utraty danych, z niemożnością ich odtworzenia.

Kolejną wartą wymienienia korzyścią jest możliwość równoległej pracy kilku osób na jednym dokumencie. Dostęp do e-teczki jest niczym nieograniczony, można pracować z jej użyciem z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, pod warunkiem dostępu do łącza internetowego i posiadając stosowne uprawnienia do przetwarzania danych. Ma to niebagatelne znaczenie dla firm posiadających strukturę rozproszoną np. ze znaczną liczbą oddziałów lub biur terenowych, pomiędzy którymi zachowany musi być sprawny i przede wszystkim szybki obieg dokumentów. Dodatkowo w wyniku digitalizacji uwalniamy przestrzeń biurową, ponieważ dokumenty w procesie cyfryzacji są dostarczane do wykonawcy usług, gdzie są skanowane, a następnie mogą być docelowo przechowywane. Ta korzyść zyskuje na znaczeniu również w dobie pracy zdalnej, kiedy po ogłoszeniu pandemii wiele firm zdecydowało się na przeprowadzkę do mniejszego biura lub zupełnie z niego zrezygnowała, tym samym nie mając już możliwości fizycznego przechowywania dokumentów.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

REKLAMA

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzysta tysięcy dokumentów do zeskanowania

Pozornie łatwe zadanie utworzenia e-teczki musi być dobrze zaplanowane i w sposób przemyślany przygotowane, aby zostało wykonane z zamierzonym efektem. Doskonale wiedzą o tym specjaliści z firmy Impel Business Solutions Sp. z o o., która zajmuje się m.in. digitalizacją dokumentów w Grupie Impel oraz u obsługiwanych przez nią klientów. W centrali spółki we Wrocławiu obecnie jest dokonywana transformacja cyfrowa ok. 30 000 akt osobowych, które docelowo mają tworzyć e-teczki. Za realizację zadania odpowiedzialny jest Dział Zarządzania Dokumentacją. – Ważne, aby digitalizację powierzyć w ręce ekspertów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie, wiedzę specjalistyczną i potrafią optymalnie wykorzystać profesjonalny sprzęt – zaznacza Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o. – W przeciwnym razie mogą wystąpić niespodziewane problemy, wynikające m.in. ze stanu fizycznego dokumentów, który czasami uniemożliwia ich masowe zeskanowanie, trudności w indeksowaniu różnorodnych dokumentów, które powinny być przed indeksacją odpowiednio posegregowane i oznaczone – dodaje.

Zazwyczaj proces digitalizacji rozpoczyna się od weryfikacji zasobu tj. ilości, rodzaju dokumentów, ich stanu fizycznego oraz danych jakie posłużą później do opisu dokumentów w systemie, a następnie ich transportu do jednego miejsca skanowania. – Centralizacja dokumentacji jest pierwszym etapem przygotowania procesu. Podobnie jak etap weryfikacji dokumentów, który w wielu przypadkach jest kluczowy w celu dalszego zaplanowania procesu – wskazuje Aleksandra Pacyna, lider sekcji e-teczka w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o.

Po przetransportowaniu dokumentów najczęściej zostają one posegregowane i przygotowane do zeskanowania tj. pozbawiane są elementów metalowych, rozszyte, ułożone alfabetycznie i oznaczone kodami kreskowymi. – W cztery miesiące zeskanowaliśmy około 2500 akt osobowych, uzyskując wysoką jakość pracy. To bardzo dobre tempo  – ocenia Aleksandra Pacyna. – Niektóre rodzaje dokumentów pozwalają na skanowanie większymi partiami nawet po 250 dokumentów. To zajmuje nie więcej niż trzy, cztery minuty, w zależności od bieżącej konfiguracji sprzętu, a więc już nawet w trackie procesu jesteśmy w stanie optymalizować jego wydajność – mówi.

Impel Business Solutions korzysta z wysokowydajnych skanerów tzw. półprzemysłowych, które są dostarczane w pakiecie z kompatybilnym oprogramowaniem, umożliwiającym spersonalizowany dla danego klienta dobór parametrów skanowania m.in. rozdzielczości obrazu, prędkości skanowania, formatu zapisu, czy wyboru palety koloru skanowanych dokumentów. Właściwa konfiguracja skanera i oprogramowania pozwala w bardzo dużym stopniu ułatwić sprawne skanowanie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów.

Podczas skanowania dokumenty zapisywane są do wcześniej ustalonego formatu plików, który może posłużyć w dalszym kroku np. do aktywacji funkcji wyszukiwania tekstu i odczytywania jego treści (OCR). – Wykorzystanie wytworzonych plików w połączeniu z technologią OCR rozszerza możliwości wdrożenia kolejnych działań związanych z owymi technologiami, np. robotyzacji czy automatyzacji – zwraca uwagę Paweł Ocibiński. Po zeskanowaniu dokumenty są przywracane do stanu pierwotnego i w teczkach składowane w archiwum, ponieważ według obowiązujących przepisów prawa muszą być przechowywane nawet przez 50 lat.

Szczególną procedurą objęte są dokumenty, które poprzez ich długoletnie przechowywanie uległy degradacji, a których w aktach osobowych niestety nie brakuje. – Najstarszy dokument, jaki zeskanowaliśmy, pochodził z 1968 roku, kiedy nie istniała jeszcze nasza grupa – zauważa Aleksandra Pacyna. Stan tego typu dokumentów jest bardzo zły, dlatego przy skanowaniu trzeba zachować szczególną ostrożność, by nie pogorszyć ich jakości. Ostrożność jest bezwzględnie konieczna, ponieważ większość z tych dokumentów może okazać się niemożliwa do odzyskania.

Warto podkreślić, że właściwie zrealizowany proces digitalizacji przyniesie pozytywne efekty dla firmy. Każdy, kto się na niego zdecyduje doceni wygodę i bezpieczeństwo pracy z plikami elektronicznymi, a pracownicy, którzy na co dzień będą ich używać, z pewnością nie będą chcieli powrotu do tradycyjnego modelu przetwarzania dokumentów papierowych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

REKLAMA

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA