REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)
Elektroniczne akta osobowe pracowników (e-teczki)

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne akta osobowe pracowników, czyli tzw. e-teczki, to szereg korzyści i w znacznym stopniu ułatwienie bieżącej pracy. Trzeba tylko posiadać wiedzę, jak je wytworzyć. Dzięki nim setki tysięcy dokumentów znajdują się w jednym, strukturalizowanym miejscu. Praca z nimi przebiega szybko i sprawnie. Ich najważniejsze zalety, to niemal nieograniczona pojemność, dostęp z każdego miejsca, bezpieczeństwo i możliwość pracy kilku osób naraz.

Cyfrowa teczka z aktami osobowymi pracownika zamiast stosu dokumentów

REKLAMA

Akta osobowe pracowników to jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w firmie. Ze względu na ich objętość, istotność i wymogi prawne wiele firm decyduje się na ich przechowywanie w przestrzeni cyfrowej (dyski, serwery, chmury), zamiast tradycyjnego przechowywania dokumentów w szafie lub na regale. W tym celu przeprowadza się proces digitalizacji, w efekcie którego powstaje elektroniczna teczka z dokumentami.

Proces – wbrew pozorom – wykracza poza klasyczną cyfrową archiwizację dokumentów, polegającą tylko i wyłącznie na ich zeskanowaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej. E-teczka umożliwia ponadto bieżącą pracę z dokumentami, oferując m.in. łatwość wyszukiwania, filtrowanie różnego rodzaju danych wraz z raportowaniem, możliwość aktualizacji danych czy rozszerzenia bazy o nowo utworzone dokumenty.

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczna teczka pracownicza, to przede wszystkim duże ułatwienie dla osób na co dzień pracujących ze znaczną i zróżnicowaną ilością danych. Problematyczne i czasochłonne przeszukiwanie papierowych stosów dokumentów, często w nieuporządkowanych zbiorach, nie jest już koniecznością. Podobnie jak uciążliwe wyszukiwanie konkretnych informacji na stronie. Ponadto podczas pracy z dokumentem papierowym należy uważać, by go nie uszkodzić. W wielu przypadkach zdarza się – zwłaszcza przy wieloletnich dokumentach – że jest duże ryzyko uszkodzenia ich, a tym samym utraty danych, z niemożnością ich odtworzenia.

Kolejną wartą wymienienia korzyścią jest możliwość równoległej pracy kilku osób na jednym dokumencie. Dostęp do e-teczki jest niczym nieograniczony, można pracować z jej użyciem z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, pod warunkiem dostępu do łącza internetowego i posiadając stosowne uprawnienia do przetwarzania danych. Ma to niebagatelne znaczenie dla firm posiadających strukturę rozproszoną np. ze znaczną liczbą oddziałów lub biur terenowych, pomiędzy którymi zachowany musi być sprawny i przede wszystkim szybki obieg dokumentów. Dodatkowo w wyniku digitalizacji uwalniamy przestrzeń biurową, ponieważ dokumenty w procesie cyfryzacji są dostarczane do wykonawcy usług, gdzie są skanowane, a następnie mogą być docelowo przechowywane. Ta korzyść zyskuje na znaczeniu również w dobie pracy zdalnej, kiedy po ogłoszeniu pandemii wiele firm zdecydowało się na przeprowadzkę do mniejszego biura lub zupełnie z niego zrezygnowała, tym samym nie mając już możliwości fizycznego przechowywania dokumentów.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Trzysta tysięcy dokumentów do zeskanowania

Pozornie łatwe zadanie utworzenia e-teczki musi być dobrze zaplanowane i w sposób przemyślany przygotowane, aby zostało wykonane z zamierzonym efektem. Doskonale wiedzą o tym specjaliści z firmy Impel Business Solutions Sp. z o o., która zajmuje się m.in. digitalizacją dokumentów w Grupie Impel oraz u obsługiwanych przez nią klientów. W centrali spółki we Wrocławiu obecnie jest dokonywana transformacja cyfrowa ok. 30 000 akt osobowych, które docelowo mają tworzyć e-teczki. Za realizację zadania odpowiedzialny jest Dział Zarządzania Dokumentacją. – Ważne, aby digitalizację powierzyć w ręce ekspertów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie, wiedzę specjalistyczną i potrafią optymalnie wykorzystać profesjonalny sprzęt – zaznacza Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o. – W przeciwnym razie mogą wystąpić niespodziewane problemy, wynikające m.in. ze stanu fizycznego dokumentów, który czasami uniemożliwia ich masowe zeskanowanie, trudności w indeksowaniu różnorodnych dokumentów, które powinny być przed indeksacją odpowiednio posegregowane i oznaczone – dodaje.

Zazwyczaj proces digitalizacji rozpoczyna się od weryfikacji zasobu tj. ilości, rodzaju dokumentów, ich stanu fizycznego oraz danych jakie posłużą później do opisu dokumentów w systemie, a następnie ich transportu do jednego miejsca skanowania. – Centralizacja dokumentacji jest pierwszym etapem przygotowania procesu. Podobnie jak etap weryfikacji dokumentów, który w wielu przypadkach jest kluczowy w celu dalszego zaplanowania procesu – wskazuje Aleksandra Pacyna, lider sekcji e-teczka w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o.

Po przetransportowaniu dokumentów najczęściej zostają one posegregowane i przygotowane do zeskanowania tj. pozbawiane są elementów metalowych, rozszyte, ułożone alfabetycznie i oznaczone kodami kreskowymi. – W cztery miesiące zeskanowaliśmy około 2500 akt osobowych, uzyskując wysoką jakość pracy. To bardzo dobre tempo  – ocenia Aleksandra Pacyna. – Niektóre rodzaje dokumentów pozwalają na skanowanie większymi partiami nawet po 250 dokumentów. To zajmuje nie więcej niż trzy, cztery minuty, w zależności od bieżącej konfiguracji sprzętu, a więc już nawet w trackie procesu jesteśmy w stanie optymalizować jego wydajność – mówi.

Impel Business Solutions korzysta z wysokowydajnych skanerów tzw. półprzemysłowych, które są dostarczane w pakiecie z kompatybilnym oprogramowaniem, umożliwiającym spersonalizowany dla danego klienta dobór parametrów skanowania m.in. rozdzielczości obrazu, prędkości skanowania, formatu zapisu, czy wyboru palety koloru skanowanych dokumentów. Właściwa konfiguracja skanera i oprogramowania pozwala w bardzo dużym stopniu ułatwić sprawne skanowanie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów.

Podczas skanowania dokumenty zapisywane są do wcześniej ustalonego formatu plików, który może posłużyć w dalszym kroku np. do aktywacji funkcji wyszukiwania tekstu i odczytywania jego treści (OCR). – Wykorzystanie wytworzonych plików w połączeniu z technologią OCR rozszerza możliwości wdrożenia kolejnych działań związanych z owymi technologiami, np. robotyzacji czy automatyzacji – zwraca uwagę Paweł Ocibiński. Po zeskanowaniu dokumenty są przywracane do stanu pierwotnego i w teczkach składowane w archiwum, ponieważ według obowiązujących przepisów prawa muszą być przechowywane nawet przez 50 lat.

Szczególną procedurą objęte są dokumenty, które poprzez ich długoletnie przechowywanie uległy degradacji, a których w aktach osobowych niestety nie brakuje. – Najstarszy dokument, jaki zeskanowaliśmy, pochodził z 1968 roku, kiedy nie istniała jeszcze nasza grupa – zauważa Aleksandra Pacyna. Stan tego typu dokumentów jest bardzo zły, dlatego przy skanowaniu trzeba zachować szczególną ostrożność, by nie pogorszyć ich jakości. Ostrożność jest bezwzględnie konieczna, ponieważ większość z tych dokumentów może okazać się niemożliwa do odzyskania.

Warto podkreślić, że właściwie zrealizowany proces digitalizacji przyniesie pozytywne efekty dla firmy. Każdy, kto się na niego zdecyduje doceni wygodę i bezpieczeństwo pracy z plikami elektronicznymi, a pracownicy, którzy na co dzień będą ich używać, z pewnością nie będą chcieli powrotu do tradycyjnego modelu przetwarzania dokumentów papierowych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Praktyczne aspekty korzystania z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - o czym warto wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

30-krotność ZUS 2025. Limit 30-krotności - ile wynosi? Kogo dotyczy przekroczenie składek ZUS? Co zrobić jeśli nastąpi przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS?

W 2025 roku limit składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został już ustalony. Po jego przekroczeniu składki nie są już naliczane – ale uwaga: za błędy w rozliczeniach może odpowiadać pracownik. Sprawdź, co oznacza 30-krotność ZUS, jak się liczy limit, kto go pilnuje i co zrobić, gdy opłaciłeś składki ponad próg.

REKLAMA

Raz w roku wakacje od płacenia składek. Budżet państwa zapłaci za ciebie. ZUS przypomina kto ma prawo do tej ulgi i jak ją uzyskać w 2025 roku

Letnie wakacje to doskonały czas na odpoczynek nie tylko od pracy, ale również od spraw finansowych związanych z prowadzeniem własnej działalności. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że mikroprzedsiębiorcy wpisani do CEIDG oraz komornicy sądowi mogą skorzystać z wakacji składkowych. Od uruchomienia programu w listopadzie 2024 roku ZUS przyjął już niemal 2 miliony wniosków.

KSeF: Podatkowa rewolucja od 1 lutego 2026! Księgowi alarmują: chaos, niejasne przepisy i strach przed zmianami

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych firm, a dwa miesiące później dla całej reszty przedsiębiorców. Mimo zbliżającego się terminu, wciąż brakuje ostatecznych przepisów, a dokumentacja techniczna nie rozwiewa wszystkich wątpliwości. Księgowi biją na alarm – obawiają się chaosu organizacyjnego, przeciążenia obowiązkami i braku jasnych wytycznych. Przedsiębiorców czeka rewolucja, na którą wielu z nich wciąż nie jest gotowych.

Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

REKLAMA

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA