Monitoring wizyjny w miejscu pracy - jakie są prawa a jakie obowiązki pracodawców?

• Kamery w pracy - możliwe ale pod pewnymi warunkami
• Pracownik musi wiedzieć o monitoringu
• Ale czy wszędzie możemy instalować monitoring?

Kamery w pracy - możliwe ale pod pewnymi warunkami

Pracodawcy coraz częściej decydują się na wdrażanie monitoringu wizyjnego, który głównie ma stanowić narzędzie ochrony mienia należącego do firmy, ale także ma zapewniać bezpieczeństwo samych pracowników. Problem monitoringu został zauważony przez ustawodawcę, co doprowadziło do jego uregulowania w art. 22² Kodeksu pracy. Oprócz wspomnianych już celów wykorzystywania telewizji przemysłowej KP przewiduje także możliwość stosowania nadzoru wizyjnego do kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jednakże Kodeks pracy nie jest jedynym aktem normatywnym, który powinien być brany pod uwagę przy planowaniu i wprowadzaniu monitoringu w miejscu pracy. W sytuacji, kiedy kamery uwieczniają wizerunek pracowników, dochodzi bowiem do przetwarzania danych osobowych, a to implikuje obowiązek zwrócenia uwagi na przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Pracodawcy, decydując się na zamontowanie kamer w miejscu pracy, powinni przede wszystkim określić konkretny i rzeczywisty cel, w którym będą one wykorzystywane. Zdecydowanie za taki cel należy uznać każdy z wymienionych w art. 22² Kodeksu pracy.
Monitoring ma być zatem wykorzystywany do  zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wytyczne przygotowane przez Europejską Radę Ochrony Danych zakładają, że pracodawca, jako administrator danych osobowych, powinien korzystać z dostępnych rozwiązań technologicznych, które pozwolą na ograniczenie przetwarzania danych osobowych do niezbędnego minimum – powinien przede wszystkim nie montować rejestratorów w punktach, które  nie są kluczowe dla bezpieczeństwa nadzorowanego miejsca. Ponadto wskazane jest także korzystanie z technologii pozwalających na automatyczne maskowanie wizerunku pracowników. Stosowanie takich rozwiązań ma sprzyjać zapewnieniu prywatności pracownikom bez uszczerbku dla bezpieczeństwa.

Pracownik musi wiedzieć o monitoringu

Do obowiązków pracodawcy stosującego monitoring w miejscu pracy należy poinformowanie osób, które mogą zostać objęte jego zasięgiem, ponieważ najczęściej prowadzi to do przetwarzania wizerunku takiej osoby. Informacja oprócz ogólnej wiadomości, że monitoring jest stosowany, powinna przekazywać także dane o obszarze, który obejmują rejestratory.

Pracodawca, jako administrator danych osobowych, ma również obowiązek wynikający z art. 13 RODO. Musi między innymi podać swoją nazwę, adres, cel przetwarzania danych osobowych oraz okres, przez który dane będą przetwarzane. Ma to przede wszystkim znaczenie w kontekście dochodzenia roszczeń oraz wskazania potencjalnych odbiorców danych osobowych w postaci wizerunku osoby fizycznej. Ponadto oznaczenia informujące o stosowaniu wideonadzoru powinny być widoczne i umieszczone w sposób trwały. Wymiary tabliczek informacyjnych powinny być proporcjonalne do miejsca, gdzie zamontowano kamery.

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO sprzeciwia się powszechnym praktykom administratorów danych osobowych polegających na stosowaniu jedynie piktogramów wskazujących na objęcie określonego miejsca monitoringiem. Możliwe jest natomiast ograniczenie takiej informacji do minimum poprzez określenie przez kogo, w jakim celu i na jakiej podstawie prowadzony jest monitoring wizyjny oraz danych Inspektora Ochrony Danych, jeżeli został ustanowiony. W przypadku takiego ograniczenia niezbędne jednak będzie określenie na tabliczce także obszaru objętego kamerami, praw przysługujących osobom, których dane są przetwarzane oraz miejsca, w którym możemy zapoznać się z pozostałymi informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych. Informacje o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu powinny być zamieszczone przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ustalił regulaminu pracy, w obwieszczeniu.

Ale czy wszędzie możemy instalować monitoring?

Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że stosowanie rejestratorów obrazu, na podstawie Kodeksu pracy, jest zasadniczo niedopuszczalne w określonych miejscach – pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach. Monitoring nie może również obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Ponadto, stosowanie telewizji przemysłowej jest jedynie uprawnieniem, które wcale nie oznacza obowiązku – pracodawcy mogą, ale nie muszą stosować wideonadzoru. Musimy również pamiętać, że umieszczenie kamer musi być zgodne z realizacją danego celu. Przykładowo, jeśli celem stosowania monitoringu jest kontrola produkcji, to umieszczenie kamer w biurze fabryki będzie na podstawie tego celu niedopuszczalne.

Administrator danych osobowych, który otrzyma od pracownika wniosek o udostępnienie dotyczących go nagrań z monitoringu, powinien spełnić takie żądanie. Na podstawie art. 15 ust. 1 RODO na administratorze ciąży obowiązek udostępnienia osobie, której dane dotyczą m.in. tych danych, celu przetwarzania, planowanego okresu przechowywania danych, informacji o odbiorcach danych osobowych i innych danych wymienionych we wspomnianym przepisie. Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu w formie elektronicznej, jeśli taka osoba zwraca się o kopię drogą elektroniczną i nie zaznaczy, że chciałaby otrzymać kopię w inny sposób.

Obecnie bardzo dużo firm i zakładów pracy korzysta z monitoringu wizyjnego, ale nie wielu z nich, tak naprawdę zdaje sobie sprawę z obowiązków jakie na nim ciążą, oraz możliwości wykorzystania utrwalonych materiałów. Z drugiej strony, żyjemy w czasach gdzie niejednokrotnie, pozbawieni wiedzy dotyczącej ochrony danych, sami narażamy siebie i bliskich na utratę danych osobowych korzystając z Internetu w sposób bezmyślny i nie czytając tak naprawdę regulaminów.

Adrian Nowicki, Asystent prawny, Kancelaria Rachelski i Wspólnicy

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry