Koszty zakwaterowania pracowników i zleceniobiorców - różnice w oskładkowaniu

RADA

Koszty zakwaterowania pracowników i zleceniobiorców powinni Państwo uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ich ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wartość pieniężną tych świadczeń przyznanych pracownikom i zleceniobiorcom należy ustalić na innych zasadach (szczegóły w uzasadnieniu).

UZASADNIENIE

Koszty zakwaterowania pracowników i zleceniobiorców ponoszone przez podmiot, w którym te osoby pracują, są przychodem, który stanowi podstawę wymiaru składek. Ponieważ świadczenie to ma formę rzeczową, przed uwzględnieniem go w podstawie wymiaru składek trzeba ustalić jego wartość pieniężną. Wycena ta odbywa się na innych zasadach w przypadku pracowników i zleceniobiorców.

Autopromocja

Kodeks pracy 2023
Komentarz oraz wzory dokumentów

Sprawdź

Zakwaterowanie pracowników

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników są przychody uzyskiwane ze stosunku pracy, ustalane zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 18 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej). Z tej podstawy wyłącza się jedynie:

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy,

• zasiłki z ubezpieczenia społecznego,

• świadczenia wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. nagrody jubileuszowe, ryczałty za pranie odzieży służbowej itd.).

Ustalając, czy dany przychód może być zwolniony ze składek, w pierwszej kolejności należy przyporządkować przychód do określonego źródła na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa podatkowa za przychody ze stosunku pracy uważa wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty (niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona), a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof). Zatem koszty zakwaterowania, jako świadczenie nieodpłatne, są przychodem pracowników ze stosunku pracy.

Autopromocja

Infor IFK - bieżące aktualności o zmianach przepisów:

Nowe obowiązki biur rachunkowych związane z KSeF
Jakie zmiany czekają w prawie pracy i podatkach na 2024 rok?

Subskrybuj serwis IFK

Zwolnienie ze składek kosztów zakwaterowania pracownika może mieć miejsce na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek, jeżeli:

• prawo do lokalu wynika z obowiązujących u pracodawcy przepisów o wynagradzaniu,

• pracownik finansuje część kosztów zakwaterowania,

• lokal należy do pracodawcy.

W Państwa przypadku mamy jednak do czynienia z zakwaterowaniem w lokalach nienależących do pracodawcy.

Ponieważ przepisy nie wskazują na zwolnienie tego rodzaju przychodu ze składek, należy go uwzględnić w podstawie wymiaru składek. Zwolnienie tego samego przychodu z podatku dochodowego (na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 updof) nie ma w tym przypadku znaczenia, ponieważ zasady zwolnienia ze składek i z podatku są uregulowane odrębnie.

WAŻNE!

Zwolnienie określonego rodzaju przychodu z podatku nie jest równoznaczne ze zwolnieniem tego przychodu ze składek.

Aby w podstawie wymiaru składek uwzględnić świadczenie w naturze, jakim jest zakwaterowanie pracownika, należy wycenić jego wartość pieniężną.

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wskazuje w § 3 pkt 3, by świadczenie w postaci udostępnienia pracownikowi lokalu mieszkalnego wyceniać:

• dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

• dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

• dla lokali własnościowych (oprócz wymienionych wyżej) oraz dla domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,

• dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Powyższych przepisów (o ustalaniu wartości pieniężnej świadczeń w naturze) nie powinien stosować pracodawca, który w swoich wewnętrznych przepisach o wynagradzaniu określił wysokość ekwiwalentu pieniężnego za świadczenia w naturze.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zapewnia zakwaterowanie pracownikom zatrudnianym poza miejscem zamieszkania. W podstawie wymiaru składek uwzględnia wartość tego świadczenia w wysokości 600 zł, gdyż taka kwota została ustalona jako ekwiwalent w regulaminie wynagradzania.

PRZYKŁAD

Firma okresowo wysyła pracowników do pracy w różne strony kraju. Zazwyczaj zapewnia im zakwaterowanie wynajmując od spółdzielni mieszkania w spółdzielczych lokalach mieszkalnych. Koszty zakwaterowania nie przekraczają miesięcznie 500 zł, zatem są zwolnione z podatku dochodowego. Pracodawca nie określił ekwiwalentu pieniężnego dla świadczeń w naturze w przepisach o wynagradzaniu. Dlatego w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić wartość tego świadczenia ustaloną w wysokości czynszu obowiązującego dla tych lokali w spółdzielni mieszkaniowej.

Zakwaterowanie zleceniobiorców

Zupełnie inaczej ustala się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorców. Składki na ubezpieczenia za te osoby należy obliczać od każdego składnika przychodu uzyskiwanego z tytułu wykonywania tej umowy (z działalności wykonywanej osobiście), jeśli wynagrodzenie w tej umowie określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie (art. 18 ust. 3 ustawy systemowej).

Do zleceniobiorców nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zarówno w zakresie zwolnienia ze składek, jak i w zakresie przeliczania świadczeń w naturze. Oznacza to, że każdy przychód z tej umowy, np. w postaci kosztów zakwaterowania zleceniobiorcy, wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

PRZYKŁAD

Firma (z poprzedniego przykładu) wysyła do pracy w różnych częściach kraju również zleceniobiorców. Zapewnia im zakwaterowanie, wynajmując od spółdzielni mieszkania w spółdzielczych lokalach mieszkalnych. Koszty zakwaterowania nie przekraczają miesięcznie 500 zł, zatem są zwolnione z podatku dochodowego. Wobec tych osób nie ma zastosowania sposób wyceny takiego świadczenia w naturze w wysokości czynszu obowiązującego dla tych lokali w danej spółdzielni mieszkaniowej. Wyceny należy dokonać na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 3 updof. Zatem do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia zleceniobiorców należy doliczać równowartość czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu.

• art. 4 pkt 9, art. 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 4, art. 11, art. 12 ust. 1, art. 18 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

• art. 11 ust. 2a pkt 3, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.),

• § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Andrzej Okułowicz

ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych

Wiecej na ten temat przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń