Przekroczenie podstawy wymiaru składek ZUS - ujęcie rachunkowe

Małgorzata Kawczyńska

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2005

Pracodawca powinien skorygować deklarację DRA za miesiąc, w którym nastąpiło błędne pobranie składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Korektę w ewidencji księgowej można przeprowadzić w bieżącym miesiącu, w którym zorientowano się, że popełniono błąd. Nie ma potrzeby przeprowadzania korekty księgowej wstecz.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2007 r. wynosi ona 78 480 zł.

Do czasu osiągnięcia tej kwoty składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oblicza się od podstawy wymiaru ustalonej zgodnie z art. 18 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i przekazuje do ZUS. Po przekroczeniu przez ubezpieczonego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek płatnik jest obowiązany zaprzestać obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Skutkuje to zwiększeniem podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Wyższa jest też kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik, ubezpieczony ma obowiązek zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. Za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada ubezpieczony.

Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Zwrotu nienależnie opłaconych składek nie można dochodzić, jeżeli od daty ich opłacenia upłynęło pięć lat.

Ewidencja księgowa

Po wykryciu błędu pracodawca powinien skorygować deklarację DRA za miesiąc, w którym nastąpiło błędne pobranie składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Nadpłatę z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne należy doliczyć pracownikowi do wynagrodzenia brutto i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przekroczenia rocznej podstawy ich wymiaru stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy w miesiącu, w którym ten zwrot zostanie dokonany.

Korektę zapisów księgowych można przeprowadzić na dwa sposoby:

- stornując w całości wcześniejszy zapis i wprowadzając do ewidencji wartości prawidłowe,

- dokonując korekty poprzez wyksięgowanie wyłącznie różnicy.

Przykład

Założenia

1. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie brutto w wysokości 13 500 zł miesięcznie.

2. W okresie od stycznia do czerwca 2007 r. pracownik nie przebywał na zasiłku chorobowym.

3. Pracownik przekroczył pierwszy próg podatkowy, w związku z tym odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 30 proc.

4. Wynagrodzenie pracownika płatne jest do 28 dnia miesiąca z dołu.

5. Pracownik w czerwcu przekroczył podstawę wymiaru o kwotę 2520 zł, jednak odprowadzono składki na ubezpieczenia społeczne od całej kwoty wynagrodzenia.

Wartości przyjęte w przykładzie służą jedynie pokazaniu sposobu ewidencji.

Ewidencja księgowa w czerwcu

1. Wynagrodzenie brutto:

Wn „Koszty wynagrodzeń” 13 500,00

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 13 500,00

2. Składki na ubezpieczenia społeczne:

a) finansowane przez pracownika - 2525,85 zł, w tym:

- ubezpieczenie emerytalne - 1317,60 zł,

- ubezpieczenie rentowe - 877,50 zł,

- ubezpieczenie chorobowe - 330,75 zł,

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 2525,85

Ma „Rozrachunki z ZUS” 2525,85

b) finansowane przez pracodawcę - 2844,45 zł, w tym:

- ubezpieczenie emerytalne - 1317,60 zł,

- ubezpieczenie rentowe - 877,50 zł,

- Fundusz Pracy - 330,75 zł,

- FGŚP - 13,50 zł,

- ubezpieczenie wypadkowe - 305,10 zł,

Wn „Ubezpieczenia społeczne” 2844,45

Ma „Rozrachunki z ZUS” 2844,45

3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 987,68 zł:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 987,68

Ma „Rozrachunki z ZUS” 987,68

4. PDOF - 2361,00 zł:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 2361,00

Ma „Rozrachunki z tytułu PDOF” 2361,00

5. Zapłata wynagrodzenia za czerwiec - 7625,47 zł:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 7625,47

Ma „Rachunek bankowy” 7625,47

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W rozliczeniu ZUS za czerwiec pracodawca stwierdził błąd, który skorygował w lipcu. Spółka sporządziła korektę deklaracji ZUS DRA oraz wystąpiła z wnioskiem o zaliczenie nadpłaconej kwoty z tytułu ubezpieczeń społecznych na poczet zobowiązania wobec ZUS za lipiec. Uregulowano niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Nadpłatę składek sfinansowanych przez pracownika pracodawca doliczył do kwoty wynagrodzenia za lipiec.

Zestawienie do korekty składek finansowanych przez pracownika

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zestawienie do korekty składek finansowanych przez pracodawcę

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa w lipcu:

1. Korekta składek na ubezpieczenia społeczne:

a) finansowanych przez pracownika - 409,75 zł

Wn „Rozrachunki z ZUS” 409,75

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 409,75

b) finansowanych przez pracodawcę - 409,75 zł

Wn „Rozrachunki z ZUS” 409,75

Ma „Ubezpieczenia społeczne” 409,75

2. Korekta składki na ubezpieczenie zdrowotne - 36,87 zł:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 36,87

Ma „Rozrachunki z ZUS” 36,87

3. Uregulowanie zaległości z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne:

Wn „Rozrachunki z ZUS” 36,87

Ma „Rachunek bankowy” 36,87

4. Wynagrodzenie brutto za lipiec - 13 500,00 zł:

Wn „Koszty wynagrodzeń” 13 500,00

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 13 500,00

5. Składki na ubezpieczenie społeczne - policzone od kwoty 13 500,00 zł:

a) finansowane przez pracownika - ubezpieczenie chorobowe - 330,75 zł

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 330,75

Ma „Rozrachunki z ZUS” 330,75

b) finansowane przez pracodawcę - 649,35 zł, w tym:

- Fundusz Pracy - 330,75 zł,

- FGŚP - 13,50 zł,

- ubezpieczenie wypadkowe - 305,10 zł.

Wn „Ubezpieczenia społeczne” 649,35

Ma „Rozrachunki z ZUS” 649,35

6. Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 1222,11 zł. Przy obliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne należy uwzględnić kwotę nadpłaconych składek za czerwiwec 2007 r.:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 1222,11

Ma „Rozrachunki z ZUS” 1222,11

7. PDOF - 2941 zł:

Przy obliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych należy uwzględnić kwotę nadpłaconych składek za czerwiec 2007 r., tj. 409,75 zł. Pobraną zaliczkę na podatek od kwoty nadpłaty należy uwzględnić w rozliczeniu za lipiec 2007 r.

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 2 941,00

Ma „Rozrachunki z tytułu PDOF” 2 941,00

8. Zapłata wynagrodzenia pracownikowi:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 9379,02

Ma „Rachunek bankowy” 9379,02

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

• art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 27b i 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

• art. 18, 19 i 22, art. 24 ust. 6b-8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.).