Korekta dokumentów złożonych do ZUS 2023/2024. Co z nadpłatami? Jakie zmiany od nowego roku? [Wyjaśnienia ZUS]

• Dokumenty pierwszorazowe. Korekta starych dokumentów po 1 stycznia 2024 r.
• Korekty dokumentów kierowanych do ZUS. Zasady wynikające z art. 48d ustawy systemowej
• Korekty dokumentów rozliczeniowych. Pytania i odpowiedzi ZUS:

Omawiane zmiany wynikają z art. 11 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 1621 – tzw. ustawa zmieniająca).

Dokumenty pierwszorazowe. Korekta starych dokumentów po 1 stycznia 2024 r.

ZUS wyjaśnia jednocześnie, że przepis ten nie dotyczy możliwości składania pierwszorazowych dokumentów rozliczeniowych przez płatników składek oraz ZUS, a także korygowania dokumentów rozliczeniowych przez ZUS. 

Jak wskazuje ZUS działania te ograniczone są w czasie jedynie przez art. 48d ustawy systemowej (tj. ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. z 2023 r. poz. 1230, z późn. zm.). Przepis ten ogranicza do 5 lat, licząc od dnia wymagalności składki, możliwość składania dokumentów rozliczeniowych przez płatnika składek oraz sporządzenia ich przez ZUS. Po tym terminie ZUS ma możliwość ewidencjonowania danych wyłącznie na kontach ubezpieczonych na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji. Takie stanowisko zaprezentowało też Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

Zdaniem ZUS, jeżeli nie upłynął termin wskazany w art. 48d ust. 1 ustawy systemowej zostało przyjęte, że po 1 stycznia 2024 r. ZUS może korygować dokumenty rozliczeniowe za okres do grudnia 2021 r. na podstawie prawomocnej decyzji albo orzeczenia sądowego, od których przysługuje płatnikowi prawo do odwołania. W tych przypadkach, dane z dokumentów rozliczeniowych ewidencjonowane będą zarówno na koncie płatnika składek jak i ubezpieczonego. Będą mogły więc powodować zwiększenie albo zmniejszenie należności na kontach płatników składek. Po upływie terminu z art. 48d ust. 1 ustawy systemowej dane zarówno za okres do grudnia 2021 r., jak i za następne okresy ewidencjonowane będą wyłącznie na kontach ubezpieczonych i nie będą miały wpływu na stan rozliczeń z płatnikiem składek.

W związku z tym, po 1 stycznia 2024 r.:

1) dla okresów od 01/1999 r. do 11/2018 r.:
- płatnik nie może złożyć dokumentów rozliczeniowych korygujących i pierwszorazowych,
- ZUS nie może sporządzać korekt dokumentów rozliczeniowych i dokumentów rozliczeniowych pierwszorazowych na koncie płatnika,
- zapisy będą księgowane na koncie ubezpieczonego na podstawie prawomocnej decyzji i wyroku sądu;

2) dla okresów od 12/2018 r. do 12/2021 r.:
- płatnik nie może złożyć dokumentów rozliczeniowych korygujących,
- płatnik może złożyć dokumenty rozliczeniowe pierwszorazowe,
- ZUS może korygować dokumenty rozliczeniowe na koncie płatnika i sporządzać dokumenty rozliczeniowe pierwszorazowe na podstawie prawomocnej decyzji i wyroku sądu.

Korekty dokumentów kierowanych do ZUS. Zasady wynikające z art. 48d ustawy systemowej

W myśl z art. 48d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie.
Po upływie tego terminu ZUS ewidencjonuje dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji.

Ponadto ZUS może korygować i sporządzać z urzędu pierwszorazowe dokumenty rozliczeniowe, o ile nie upłynęło 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Dane z dokumentów rozliczeniowych ewidencjonowane będą zarówno na koncie płatnika, jak i ubezpieczonego. Dopiero po upływie terminu, o którym mowa w art. 48d ust. 1 ustawy systemowej, ZUS będzie ewidencjonował dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych.

Dane w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za styczeń 2022 r. i kolejne miesiące można przekazywać przez okres do 5 lat, liczony od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy obowiązującego płatnika.

Korekty dokumentów rozliczeniowych. Pytania i odpowiedzi ZUS:

Jakie sankcje czekają pracodawców, którzy nie zdążą dokonać korekt za okresy 1999-2021 do 1 stycznia 2024 r.?

ZUS odpowiada: Nie ma przewidzianych sankcji dla płatnika z tego tytułu. Jeżeli pracodawca nie zdąży sporządzić korekt może poinformować ZUS o nieprawidłowościach, które mają wpływ na prawo do świadczenia emerytalno-rentowego lub ich wysokości. Na tej podstawie ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające i jeżeli w jego wyniku wyda decyzję lub będzie wyrok sądu, ZUS będzie mógł sporządzić na tej podstawie zapisy na koncie ubezpieczonego lub dokumenty na koncie płatnika (jeżeli nie upłynął 5 letni okres wskazany w art. 48d ustawy systemowej). 

W jaki sposób płatnicy mogą ubiegać się o zwrot nadpłaconych (i nieprzedawnionych) składek w sytuacji gdy nie mają możliwości dokonania korekt w systemie Płatnik?

ZUS odpowiada: Stan rozliczeń na koncie płatnika składek ustalamy na podstawie zaksięgowanych na dany dzień dokumentów rozliczeniowych oraz wpłat. 

Jeśli suma wpłat przewyższa po rozliczeniu sumę zaksięgowanych należności z tytułu składek, na koncie płatnika składek powstaje nadpłata (saldo Ma). W takim przypadku nadpłata jako nienależnie opłacone składki, podlega zaliczeniu z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie gdy nie występują – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot.

Po 1 stycznia 2024 r. nie będzie możliwe korygowanie dokumentów rozliczeniowych i składanie dokumentów pierwszorazowych za okres do 11/2018 r. Oznacza to, że wszystkie zmiany dotyczące należnych składek za ten okres będą ewidencjonowane wyłącznie na koncie ubezpieczonego na podstawie prawomocnej decyzji lub wyroku sądu. 

Taki sposób ewidencjonowania danych na koncie płatnika będzie skutkował tym, że stan rozliczeń konta płatnika składek nie ulegnie zmianie tj. nie powstanie dopłata składek ani nadpłata składek.

Jeżeli korekty dokumentów rozliczeniowych lub dokumenty pierwszorazowe za okres do 11/2018 r. wpłyną do ZUS do 1 stycznia 2024 r. zostaną zaksięgowane na koncie płatnika i będą podstawą do ustalenia salda konta płatnika i odpowiednio obsługi nadpłaty lub zadłużenia na obowiązujących zasadach, z uwzględnieniem prawa do zwrotu nadpłaty lub odpisania należności przedawnionych.   

W przypadku składek za okres od 12/2018 r. do 12/2021 r. płatnicy składek będą mogli składać dokumenty pierwszorazowe za ten okres, nie będą mogli natomiast przekazywać dokumentów korygujących za ten okres. Ograniczenie to nie dotyczy ZUS, który będzie mógł korygować za ten okres dokumenty oraz sporządzać dokumenty pierwszorazowe na podstawie prawomocnej decyzji lub wyroku sądu. Działania te będą mogły być podejmowane w okresie 5 lat, licząc od dnia wymagalności składki za dany okres, na podstawie art. 48d ustawy systemowej. Jeżeli zatem na koncie płatnika zostaną zaksięgowane dokumenty to będą podstawą do ustalenia salda konta płatnika.

W jaki sposób płatnicy mogą domagać się zwrotu nadpłaconych (i nieprzedawnionych) składek w sytuacji gdy nadpłata ta powstanie dopiero po zakończeniu postępowania sądowego i nie mają już możliwości dokonania korekt w systemie Płatnik?

ZUS odpowiada: W każdym przypadku, w którym decyzja lub wyrok sądu uprawomocni się w okresie 5 lat, licząc od dnia wymagalności składki, będzie podstawą do utworzenia dokumentu rozliczeniowego korygującego lub pierwszorazowego na koncie płatnika. Jeżeli uprawomocnienie nastąpi po tym okresie, zmiany wynikające z tych orzeczeń będą ewidencjonowane wyłącznie na koncie ubezpieczonego co oznacza, że nie zmieni się stan rozliczenia na koncie płatnika. 

Czy istnieje podstawa prawna uniemożliwiająca ZUS korzystanie po 1 stycznia 2024 r. z uprawnień do wykonywania korekt z urzędu (art. 48b ustawy o sus) w odniesieniu do deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych, dla których nie minął 5-letni okres wskazany w art. 48d?

ZUS odpowiada: Przepis przejściowy umożliwia ZUS sporządzanie pierwszorazowych dokumentów rozliczeniowych 
a także korygowania dokumentów rozliczeniowych przez ZUS w okresie 5 lat, licząc od dnia wymagalności składki. Po tym terminie ZUS ma możliwość ewidencjonowania danych wyłącznie na kontach ubezpieczonych na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji.

Jeżeli nie upłynął termin wskazany w art. 48d ust. 1 ustawy systemowej, to po 1 stycznia 2024 r. ZUS będzie korygował dokumenty ubezpieczeniowe za okres do grudnia 2021 r. wyłącznie na podstawie prawomocnej decyzji albo orzeczenia sądowego. W tych przypadkach, dane z dokumentów rozliczeniowych ewidencjonowane będą zarówno na koncie płatnika składek jak i ubezpieczonego. Będą mogły więc powodować zwiększenie albo zmniejszenie należności na kontach płatników składek. Po upływie terminu z art. 48d ust. 1 ustawy systemowej dane zarówno za okres do grudnia 2021 r., jak i za następne okresy ewidencjonowane będą wyłącznie na kontach ubezpieczonych i nie będą miały wpływu na stan rozliczeń na koncie płatnika składek. 

Czy po 1 stycznia 2024 płatnicy będą mieli możliwość korygowania innych dokumentów niż deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne (np. zgłoszenie do ubezpieczenia lub deklarację ZUS IWA)? Jeżeli taka korekta ma wpływ na deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne (np. w wyniku korekty deklaracji ZUS IWA doszło do ustalenia nowej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe) to czy ZUS wykona z urzędu korekty deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych jeżeli nie minął 5-letni okres wskazany w art. 48d?

ZUS odpowiada: Po 1 stycznia 2024 r. płatnicy będą mieli możliwość korygowania innych dokumentów niż deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne np. zgłoszenie do ubezpieczenia lub deklarację IWA.

Jeżeli taka korekta ma wpływ na deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne, to ZUS może korygować dokumenty rozliczeniowe na koncie płatnika/ sporządzić dokumenty pierwszorazowe na podstawie prawomocnej decyzji i wyroku sądu. 

Czy ograniczenie możliwości składania korekt przez płatników (art. 11 ustawy zmieniającej) nie narusza art. 48 d ust. 1 ustawy o sus

ZUS odpowiada: Nie. Artykuł 11 ustawy zmieniającej nie narusza art. 48d ustawy systemowej. Art. 48d ogranicza w czasie działania, które mogą być podejmowane przez płatników i ZUS w stosunku do okresów 1999-2021 r. 

Czy z uwagi na brak możliwości wykonywania korekt przez płatnika po 1 stycznia 2024 roku okres sprzed 2022 roku (w zakresie nieprzedawnionym) będzie podlegał kontroli ZUS? Jeżeli tak, to czy w przypadku nieprawidłowości możliwe jest:
a) nałożenie na Płatnika obowiązku wykonania korekt imiennych raportów miesięcznych i deklaracji rozliczeniowych, 
b) żądanie (bez wykonania w/w korekt) zapłaty składek w prawidłowej wysokości,
c) żądanie (bez wykonania w/w korekt) zapłaty odsetek za zwłokę od nieopłaconych w terminie składek (art. 23 ust.1 ustawy o sus),
d) wymierzenie (bez wykonania w/w korekt) płatnikowi składek dodatkowej opłaty do wysokości 100% nieopłaconych składek (art. 24 ust. 1 ustawy o sus).

ZUS odpowiada: Kontrole płatników składek prowadzone są na podstawie przepisów rozdziału 10 ustawy z dnia 
13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 i 1429) oraz na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221, 641 i 803),w związku z art. 92a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Szczegółowe zasady i tryb prowadzenia kontroli zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 
30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. Nr 164, poz. 1165), które zostało wydane na podstawie art. 97 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 97 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Rada Ministrów, w drodze rozporządzenia określa szczegółowe zasady i tryb prowadzenia kontroli płatników składek. 

Zgodnie z § 1 powołanego rozporządzenia, kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, z wyłączeniem płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie, przeprowadza się z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. 

Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe.

Zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.

Mają na uwadze ww. przepisy, kontrole płatników składek po dniu 1 stycznia 2024 r. będą prowadzone za okres, w którym składki nie uległy przedawnieniu. W związku z tym, kontrolą może zostać objęty również okres sprzed 2022 r., o ile nie upłynął termin 5 lat na dochodzenie należności, a dokonana analiza ryzyka wykazała prawdopodobieństwo naruszenia przez płatnika składek przepisów prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. 

Czy ograniczenie możliwości składania korekt przez płatników (art. 11 ustawy zmieniającej) wyłącza obowiązek płatnika do skorygowania deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych w terminie 7 dni od dnia spostrzeżenia nieprawidłowości (art. 41 ust. 7a ustawy o sus) jeżeli nie minął jeszcze okres 5 lat przewidziany w art. 48d?

ZUS odpowiada:  Art. 11 ustawy zmieniającej, wskazuje na możliwość skorygowania dokumentów przez płatników składek do 1 stycznia 2024 r. - za okresy do grudnia 2021 r. Płatnik po tym czasie nie będzie mógł złożyć korekt dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli jednak płatnik dostrzeże nieprawidłowości, to 
w ciągu 7 dni powinien o tym fakcie poinformować ZUS. Przy czym termin ten dotyczy okresów nie przedawnionych tj. dla których nie upłynął okres 5 lat przewidziany w art. 48d. Na podstawie tej informacji zostanie wszczęte postępowanie i w wyniku prawomocnej decyzji bądź wyroku sądu, ZUS dla okresów 12/2018 r. do 12/2021 r. sporządzi dokumenty korygujące na koncie płatnika.

Czy płatnik, który po 1 stycznia 2024 roku we własnym zakresie zauważy błąd w rozliczeniach z ZUS i nie ma możliwości wykonania korekty (z uwagi na treść art. 11 ustawy zmieniającej) ma obowiązek:
a) poinformowania ZUS o tym błędzie? Jeżeli tak to w jakiej formie?
b) uiszczenia składki w prawidłowej wysokości.

ZUS odpowiada:  Płatnik, który po 1 stycznia 2024 r. we własnym zakresie zauważy błąd w rozliczeniach z ZUS 
i nie ma możliwości wykonania korekty (z uwagi na treść art. 11), to ma obowiązek poinformować o tym ZUS. Może to zrobić w dowolnej formie, np. wysłać pismo do ZUS, bądź złożyć POG na PUE. 

Dla okresu, dla którego nie minął okres 5 lat przewidziany w art. 48d, czyli okresu 2019-2021, płatnik zobowiązany jest do uiszczenia składki w prawidłowej wysokości. 

Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1621; dalej: ustawa zmieniająca);
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230, z późn. zm.; dalej: ustawa systemowa).