Obowiązki pracodawcy wobec PFRON w 2025 r. Składki, terminy, deklaracje. Jak obliczyć stan i wskaźnik zatrudnienia oraz wysokość wpłaty?

• Czym jest PFRON?
• Kiedy pracodawca ma obowiązek dokonywania wpłat na PFRON?
• Jak obliczyć stan zatrudnienia w celu ustalenia obowiązku wpłat do PFRON?
• Który pracodawca zwolniony jest z wpłat do PFRON?
• Jak ustalić wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych?
• Jak ustalić wysokość składki (wpłaty) do PFRON?
• Obniżenie wpłat na PFRON
• Termin opłacania składek na PFRON
• Rodzaje deklaracji składanych przez pracodawcę zobowiązanych do wpłacania składek na PFRON
• Rodzaje informacji składanych przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON:

Czym jest PFRON?

PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych to organ administracji publicznej, utworzony na mocy ustawy 9 maja 1991 r. o zatrudnianiu i rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych, działa on na podstawie ustawy z 1997 roku, o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
PFRON pracuje na rzecz osób niepełnosprawnych. Ułatwia podjęcie pracy i życie wśród innych ludzi, w rodzinie i społeczeństwie.

Celem działań PFRON jest wyrównywanie szans i poszanowanie praw osób niepełnosprawnych, a także dbanie o usuwanie barier w życiu codziennym, nauce, pracy i pełnieniu ról społecznych. Budżet PFRON składa się z wpłat od pracodawców oraz dotacji z budżetu państwa.

Kiedy pracodawca ma obowiązek dokonywania wpłat na PFRON?

Pracodawca który zatrudnia powyżej 25 osób w przeliczeniu na pełen etat, a w tej liczbie nie zatrudnia 6% pracowników z niepełnosprawnością jest zobowiązany dokonywać wpłat na PFRON. Pracodawca z pierwszym dniem, w którym osiągnie zatrudnienie na poziomie 25 etatów (bez względu na to czy ma obowiązek dokonywać wpłat czy nie), musi zarejestrować się w PFRON.
Rejestracji dokonuje poprzez odpowiedni dokument zgłoszeniowy, czyli:
• deklarację ewidencyjną jeżeli jest zobowiązany do wpłat (DEK-Z) lub,
• informację ewidencyjną jeżeli jest zwolniony z wpłat (INF-Z).

Dokumenty te można złożyć elektronicznie korzystając z Systemu e-PFRON2.

Jak obliczyć stan zatrudnienia w celu ustalenia obowiązku wpłat do PFRON?

Pracodawca do obliczeniach uwzględnia wszystkich zatrudnionych w swoim zakładzie pracowników, zarówno osoby pełnosprawne, jak i niepełnosprawne. Przez pojęcie pracownika należy rozumieć, zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Do stanu zatrudnienia nie uwzględnia się np. osób pracujących na podstawie umowy zlecenia lub wykonujących umowę o dzieło. Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób pełnosprawnych zatrudnionych:
- na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- przebywających na urlopie rodzicielskim,
- przebywających na urlopach wychowawczych,
- nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
- nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia stosuje się metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu. Wynik obliczeń podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4, albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9

Polecamy: KOMPLET PODATKI 2025

Który pracodawca zwolniony jest z wpłat do PFRON?

Zwolniony z obowiązku uiszczania wpłat do PFRON jest pracodawca, który:

1) osiąga w danym miesiącu zatrudnienie co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty i poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest co najmniej 6% albo co najmniej 2% (2% w przypadku podmiotów które są publiczną lub niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, żłobkiem oraz klubem dziecięcym),

2) jest niedziałającym w celu osiągnięcia zysku domem pomocy społecznej lub hospicjum,

3) jest zakładem opiekuńczo-leczniczym (ale dopiero od 1 lipca 2016 roku),

4) jest publiczną lub niepubliczną jednostką organizacyjną niedziałającą w celu osiągnięcia zysku, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi,

5) prowadzi zakład pracy co do którego ogłoszono upadłość,

6) jest placówką dyplomatyczną, urzędem konsularnym lub przedstawicielstwem i misją zagraniczną.

Polecamy: PKPiR 2025

Jak ustalić wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych?

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wylicza się według następującego wzoru:
W = ZON / ZOG
gdzie:
W - wskaźnik (uzyskaną wartość należy wykazać z dokładnością do czterech miejsc po przecinku).
ZON - stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego - etaty).
ZOG - stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego - etaty).

Jak ustalić wysokość składki (wpłaty) do PFRON?

Wysokość wpłaty przekazywanej na PFRON stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w poprzedzającym kwartale i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością (6% lub 2%) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Kwotę składki na PFRON oblicza się według następującego wzoru:
K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) - ZON)]
gdzie:
K – kwota wpłaty.
PW – Przeciętne wynagrodzenie.
ZON - stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego - etaty).
ZOG - stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego - etaty).

Obniżenie wpłat na PFRON

Wpłaty na PFRON ulegają obniżeniu, z tytułu zakupu produkcji lub usługi, (z wyłączeniem handlu), odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy lub innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy - jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do osób o:
1) znacznym stopniu niepełnosprawności lub
2) umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych
- wynosi co najmniej 30%, zwanych dalej "sprzedającymi".

Warunkiem obniżenia wpłaty jest:
a) udokumentowanie zakupu fakturą;
b) uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze,
c) udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego

Termin opłacania składek na PFRON

Pracodawca zobowiązany jest dokonać wpłaty na PFRON do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym spełniał on przesłanki powodujące powstanie obowiązku opłaty składki na PFRON. Jeżeli termin wpłaty będzie przypadał w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu wolnym od pracy.

Rodzaje deklaracji składanych przez pracodawcę zobowiązanych do wpłacania składek na PFRON

1. DEK-1-0 (deklaracja miesięczna) składana, jeśli pracodawca nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% i nie jest jednym z pracodawców, którzy są zwolnieni z wpłat.

2. DEK-1-a (deklaracja miesięczna) składana, jeśli pracodawca nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% i jest państwową i samorządową jednostką organizacyjną będącą jednostką budżetową, zakładem budżetowym albo gospodarstwem pomocniczym, instytucją kultury oraz jednostką organizacyjną zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii.

3. DEK-1-b (deklaracja miesięczna) składana, jeśli pracodawca nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 2% i jest publiczną i niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, żłobkiem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, a także klubem dziecięcym.

4. DEK-1-u (załącznik do deklaracji miesięcznych DEK-1-0, DEK-1-a albo DEK-1-b) składana, jeśli stosowane jest obniżenie wpłaty z tytułu: ulgi za zakupy lub ulgi za dostępność.

5. DEK-2-a składana, jeśli pracodawca prowadzi zakład pracy chronionej, korzysta ze zwolnień podatkowych, wpłaca składki na podstawie art. 33 ust. 4a, 4a1, 4c, 7, 7a, 8a lub art. 33b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.

6. DEK-2-b składana, jeśli pracodawca prowadzi zakład aktywności zawodowej, wpłaca składki na podstawie art. 29 ust. 3a1 pkt 2, ust. 3b, ust. 3c, ust. 3g lub art. 33b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.

7. DEK-2-u składana, jeśli:
- podmiot jest sprzedającym, wpłaca składki na podstawie art. 22b ustawy o rehabilitacji, gdy w wyniku kontroli przeprowadzonej przez PFRON lub czynności sprawdzającej, o której mowa w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa ujawniono nieprawidłowości w wystawianiu informacji o kwocie obniżenia wpłat,
- wysokość wpłaty na podstawie art. 22b ustawy o rehabilitacji przekracza pięciokrotność kosztów upomnienia w postepowaniu egzekucyjnym.

8. DEK-W składana, jeśli pracodawcą nie wydzielił lub zorganizował stanowiska pracy dla pracownika, który w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utracił zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku.

9. DEK-R (deklaracja roczna) składana, jeśli pracodawca miał obowiązek złożenia co najmniej jednej deklaracji za okresy sprawozdawcze od stycznia do grudnia danego roku.

10. DEK-Z (deklaracja ewidencyjna) składana, jeśli:
- Pracodawca rejestruje się w PFRON jako składający deklaracje,
- Pracodawca zmienił dane ewidencyjne jak np. nazwa, adres itp.

Rodzaje informacji składanych przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON:

1. INF-1 (informacja miesięczna o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych) składana, jeśli:
- Pracodawca osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% albo 2% i jest pracodawcą niedziałającym w celu osiągnięcia zysku będącym albo prowadzącym dom pomocy społecznej, hospicjum albo zakład opiekuńczo-leczniczy, publiczną albo niepubliczną jednostką organizacyjną, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi,
-Pracodawca jest sprzedającym uprawnionym do wystawiania informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON i zatrudnia poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, gdy jest zakładem aktywności zawodowej albo zatrudnia od 10 do poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, gdy jest przedsiębiorstwem społecznym.

2. INF-2 (informacja roczna - o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych) składana, jeśli pracodawca miał obowiązek złożenia co najmniej jednej informacji INF-1 za okresy sprawozdawcze od stycznia do grudnia danego roku.

3. INF-Z (informacja ewidencyjna) składana, jeśli:
- Pracodawca rejestruje się w PFRON jako zwolniony z wpłat,
- Pracodawca zmienił dane ewidencyjne jak np. nazwa, adres itp.

Rodzaje informacji składanych przez sprzedających:

INF-1-u (wraz z załącznikiem INF-U) składana, jeśli pracodawca jest sprzedającym, który wystawił przynajmniej jedną informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (INF-U) za dany okres sprawozdawczy.

Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac w Meritoros SA

Podstawa prawna:
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy,
• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 września 2021 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. z 2021 r. poz. 1939).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 września 2021 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. z 2021 r. poz. 1939).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 września 2021 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. z 2021 r. poz. 1939).

Źródło: Strona internetowa: www.pfron.org.pl