Czy opodatkować zwrot kosztów odwołanego urlopu

Przepis art. 152 par. 1 kodeksu pracy (k.p.) mówi, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (...). Urlop to czas, w którym powinniśmy odpocząć, zrelaksować się i zapomnieć o obowiązkach służbowych i codziennych sprawach. Nie dziwi więc fakt, że wymarzony wypoczynek niejednokrotnie planowany jest z dużym wyprzedzeniem.
Jedną z najważniejszych spraw przy planowaniu urlopu jest ustalenie terminu wakacji. Mając ustalony termin, powinniśmy poinformować o nim naszego pracodawcę, bowiem zgodnie z treścią art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane według planu urlopów. Jest on ustalany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, pracodawca może przesunąć termin urlopu (art. 164 par. 2 k.p.). Pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeżeli funkcjonujące w zakładzie pracy związki zawodowe wyraziły na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. W przepisach nie ma jednak regulacji co do sposobu, w jaki miałoby dojść do porozumienia.
Ruszamy na wakacje
W końcu udaje nam się zaplanować wszystkie szczegóły wyjazdu, a pracodawca podpisał nasz wniosek urlopowy. Zanim jednak wyjedziemy, warto wiedzieć, że art. 167 par. 1 k.p. mówi, iż pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca ma zatem prawo zadzwonić na telefon komórkowy pracownika i poprosić go o przerwanie urlopu.
Analizując brzmienie wspomnianego artykułu, należy ponadto zauważyć, że muszą zostać spełnione dwa warunki: w zakładzie pracy zaistniały okoliczności, które wymagają obecności pracownika, oraz w chwili rozpoczynania urlopu okoliczności tych nie dało się przewidzieć. Do takich przyczyn zaliczyć można chorobę lub niespodziewaną podróż służbową współpracownika, gdyż są to wydarzenia niemożliwe do przewidzenia, które w znaczny sposób uszczuplają moce zespołu operacyjnego.
Wezwany musi wrócić
Choć pracodawca nie jest uprawniony do żądania od pracownika informacji dotyczących miejsca pobytu podczas urlopu oraz do nakazania zabrania służbowego telefonu komórkowego, to przepisy prawa pracy nie wymagają dla odwołania pracownika z urlopu żadnej szczególnej formy. Informacja o konieczności powrotu może zostać przekazana pracownikowi na piśmie, telefonicznie bądź elektronicznie.
Zazwyczaj pracownik, który podczas urlopu odbiera od pracodawcy telefon nakazujący mu powrót do pracy, jest przekonany, iż pracodawca nie ma prawa przerywać jego urlopu. Niestety, nawet jeżeli pracownik sądzi, że wymienione wcześniej dwa warunki nie zostały spełnione, czyli jego zdaniem okoliczności dało się przewidzieć bądź też firma powinna bez problemu dać sobie radę bez jego obecności, powinien dostosować się do prośby przełożonego. Co więcej, niewykonanie polecenia może zostać uznane przez pracodawcę za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
W takim przypadku, w zależności od stopnia winy, pracownikowi grozi odpowiedzialność porządkowa z art. 108 par. 1 k.p., który przewiduje, że za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: karę upomnienia; karę nagany.
Przerwanie urlopu
Pojawia się jednak pytanie: czy w związku z tym, że możliwość przerwania urlopu przez pracodawcę jest zagwarantowana prawem, fakt odwołania pracownika z wakacji pozostaje bez konsekwencji dla zakładu pracy?
Otóż zgodnie z treścią art. 167 par. 2 k.p. pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika, a pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Kluczowym jest zdeterminowanie bezpośredniej relacji pomiędzy poniesionymi przez pracownika kosztami a faktycznymi skutkami odwołania go z urlopu. Na tym tle dochodzi bowiem do nadinterpretacji w zależności od strony sporu pracownik - pracodawca.
Nie ulega jednak wątpliwości, że zwrotowi będą podlegały udokumentowane rachunkami (fakturami) wydatki poniesione przez pracownika na noclegi (hotele, ośrodki wczasowe), wyżywienie, podróż powrotną (bilety kolejowe, lotnicze itp.) i inne, jeżeli nie będzie możliwe uzyskanie ich zwrotu w związku z odwołaniem pracownika z urlopu. Wydatki poniesione np. na zakup odzieży czy sprzętu sportowego nie będą zatem podlegały zwrotowi.
Do wyjaśnienia pozostaje jednak kwestia kosztów poniesionych na członków rodziny, podróżujących z odwołanym pracownikiem. Otóż przede wszystkim należy podkreślić, iż urlop wypoczynkowy ma służyć zregenerowaniu sił pracownika. Stąd wykazanie bezpośredniego związku kosztów rodziny z przerwaniem wakacji pracownika budzi wielkie wątpliwości.
Bez podatku
Co zrobić z otrzymaną kwotą? Zasadniczo odpowiedź na to pytanie nie powinna nastręczać zbyt wielu trudności pracownikowi odwołanemu z urlopu. Jednak z punktu widzenia podatnika mogą pojawić się pewne wątpliwości. Czy świadczenie na rzecz pracownika w postaci zwrotu bezpośrednich kosztów związanych z odwołaniem go z urlopu jest jego przychodem i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym?
Otóż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione z podatku są odszkodowania, ustalane w oparciu np. o kodeks pracy. Zwrot kosztów jest rekompensatą za odwołanie z urlopu, jasno wynikającą z przepisów, stąd nie jest on opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Zwrot bezpośrednich kosztów poniesionych przez pracownika odwołanego z urlopu nie stanowi dla niego przychodu ze stosunku pracy, więc tym samym nie stanowi też podstawy do naliczenia składek ZUS. Pracownik nie może żądać od pracodawcy zwrotu pośrednich kosztów związanych z planowanym wypoczynkiem. Gdyby jednak pracodawca zwrócił je pracownikowi, dokonane wypłaty powinny wówczas zostać oskładkowane. Takie świadczenie stanowi bowiem dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Podobnie będzie z wypłatą pracownikowi świadczenia pieniężnego jako rekompensaty za odwołanie go z planowanego urlopu. Od takiej wypłaty również należne byłyby składki ZUS.
Urlop za rok
Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. nieudzielenie pracownikowi urlopu w przysługującym wymiarze jest wykroczeniem podlegającym karze grzywny. To właśnie z tego powodu pracodawcy na początku każdego roku masowo wysyłają pracowników na zaległe urlopy.
ANNA LIBERA
firma księgowa Open Profit Drejling i wspólnicy
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
Liczne zmiany przepisów i niejednolite interpretacje i orzeczenia w sprawach podatkowych to codzienność polskich podatników, firm i księgowych. Nie wszyscy wiedzą, że można ubezpieczyć się od ryzyka podatkowego. Ubezpieczyciele oferują w tym zakresie kompleksową ochronę ubezpieczeniową, np. ochronę skarbową dla osób fizycznych odpowiedzialnych za finanse (dot. ryzyka kar z kks), czy ochronę podatkową uruchamianą w ramach sporów podatników z organami podatkowymi.
Wynagrodzenie za funkcje kierownicze i nadzorcze w pracach B+R stanowi koszt kwalifikowany.
ZUS poinformował o wdrożeniu nowej metryki programu Płatnik, które ma mieć miejsce 7 czerwca 2023 r. w godzinach wieczornych.
Jakie skutki podatkowe w podatku dochodowym wywołuje dywidenda rzeczowa po stronie spółki wypłacającej dywidendę?
Kawa z INFORLEX to cykl bezpłatnych spotkań online. Spotkania odbywają się w formule „na żywo” w wybrane wtorki o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 13 czerwca br. tematem spotkania będzie Slim VAT 3.
Ministerstwo Finansów pracuje nad ustawą, która zobowiąże operatorów platform cyfrowych do raportowania organom podatkowym o aktywnych sprzedawcach, m.in. tych, którzy dokonali co najmniej 30 transakcji w roku lub sprzedali towary za więcej niż 2 tys. euro. Raportowane będą też dane osób, które za pośrednictwem platformy wynajmą np. swoje mieszkanie - informuje dyrektor Departamentu Polityki Podatkowej w Ministerstwie Finansów Marcin Lachowicz.
Rada Polityki Pieniężnej w czasie posiedzenia w dniach 5-6 czerwca 2023 r. nie podjęła decyzji o zmianie wysokości żadnej stopy procentowej NBP. Stopa referencyjna wynosi nadal 6,75 proc.
Przedsiębiorcy czekają na zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej. Powstaje jednak pytanie, czy środki, które oddaje ZUS, powinny zostać uznane za przychód przedsiębiorstwa. Wszystko zależy od wybranej metody rozliczania podatku.
W komunikacie z 5 czerwca 2023 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że służby Komisji Europejskiej potwierdziły, że brak jest podstaw do zwolnienia drobnych producentów wina z wymogów określonych w art. 33-43 dyrektywy 2020/262, w tym z obowiązku stosowania e-SAD przy przemieszczaniu wewnątrzwspólnotowym poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy wyprodukowanego przez nich wina oraz posiadania numeru akcyzowego uprawnionego/certyfikowanego wysyłającego.
To dziś już dziś! Międzynarodowy Dzień Księgowego. Dziękujemy za Waszą ciężką pracę i zaangażowanie i za to, że zawsze można na Was liczyć. Zapraszamy do galerii pełnej humoru.
Nie ustajemy w świętowaniu Międzynarodowego Dnia Księgowego. Następna porcja humoru jest już gotowa. Zapraszamy!
6 czerwca 2023 r. Rada Ministrów przyjęła i skierowała do Sejmu projekt ustawy o wprowadzeniu systemu kaucyjnego. System kaucyjny ma objąć od 2025 roku, np. butelki z tworzyw sztucznych jednorazowego użytku do 3 l, szklane wielokrotnego użytku do 1,5 l i puszki metalowe do 1 l.
Naczelny Sąd Administracyjny rozpatrzył skargę kasacyjną spółki, która toczyła spór z organem podatkowym w zakresie miejsca rozliczania VAT od usług wsparcia (orzeczenie z 14 lutego 2023 r., sygnatura I FSK 1794/19).
U nas Międzynarodowy Dzień Księgowego trwa cały tydzień! Kolejny zestaw żartów prosto od księgowych już na Was czeka!
W dniu 1 czerwca 2023 r. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę z 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (zwana potocznie SLIM VAT 3). Ta nowelizacja zawiera nie tylko zmiany w podatku VAT ale także kilka zmian w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i wyższe kwoty wolne w podatku od spadków i darowizn. Przesunięto o rok obowiązek wysyłania JPK_PIT i JPK_CIT.
Zarówno w małych firmach, jak i w międzynarodowych przedsiębiorstwach, dział księgowości odgrywa kluczową rolę w zakresie zarządzania finansami i zapewnianiu przejrzystości informacji finansowych. Obchodzony 9 czerwca Dzień Księgowego to doskonała okazja, aby uznać i docenić wkład grupy, która zapewnia solidne podstawy do podejmowania decyzji biznesowych w firmach.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowelizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, który ma na celu podwyższenie świadczenia wychowawczego (tzw. 500 plus) do kwoty 800 zł miesięcznie od 2024 roku.
"Ewa, nasza tęczowa księgowa" - tak nazwaliśmy historyjkę o księgowej, którą napisał ChatGPT-4. Ciekawi jesteśmy jak Wam się spodoba i przede wszystkim, czy wywoła uśmiech na Waszych twarzach… a w których miejscach - to już sprawka sztucznej inteligencji!
Jak działają międzybankowe systemy rozliczeniowe Elixir, Euro Elixir i Express Elixir w czasie Bożego Ciała (8 czerwca 2023 r.) i całego długiego weekendu 8-11 czerwca? Kiedy dojdzie do odbiorcy przelew bankowy wysłany w Boże Ciało?
Międzynarodowy Dzień Księgowego już w najbliższy piątek - 9 czerwca. My zaczynamy świętowanie już od dziś i mamy dla Was, drodzy Księgowi i Księgowe, kolejną porcję dowcipów prosto z biur rachunkowych. Bo liczy się humor!
Nowy wskaźnik referencyjny WIRON, który ma zastąpić dotychczasowy WIBOR, będzie stosowany przy prefinansowaniu działań w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Tak przewiduje zakłada projekt rozporządzenia opublikowany 24 maja 2023 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.
Trzymiesięczny WIRON spadł od początku 2023 roku z 6,18 proc. do 5,83 proc. W tym samym czasie WIBOR 3M stopniał o 10 pkt bazowych (do 6,9 proc.). Jeśli sytuacja się nie zmieni, inwestorzy po zaplanowanej na 1 stycznia 2025 r. tranzycji, będą zarabiali mniej.
Prezydent podpisał ustawę znaną jako SLIM VAT 3. Na mocy nowych przepisów zwiększony został m.in. limit dla podatników, którzy mogą korzystać z metody kasowej rozliczania podatku VAT oraz rozliczać się kwartalnie. Próg przychodowy wzrósł z 1,2 miliona do 2 milionów euro. Ustawa wejdzie w życie 1 lipca. Jej celem jest uproszczenie regulacji podatkowych i ułatwienie prowadzenia działalności przedsiębiorcom. Jakie zmiany na nich czekają?
Zapadł ważny wyrok dla praktyki naliczania stawki podatku od nieruchomości dla działalności opiekuńczej (domów seniora). Chodzi o wyrok z dnia 23 maja 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie w sprawie o sygn. I SA/ Kr 250/23.
Prezent dla współpracownika odchodzącego na emeryturę to sympatyczny gest i podziękowanie za dotychczasową wspólną pracę. Ale co kupić? Przygotowaliśmy kilka pomysłów.
Komentarze(0)
Pokaż: