Czy opodatkować zwrot kosztów odwołanego urlopu

Przepis art. 152 par. 1 kodeksu pracy (k.p.) mówi, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (...). Urlop to czas, w którym powinniśmy odpocząć, zrelaksować się i zapomnieć o obowiązkach służbowych i codziennych sprawach. Nie dziwi więc fakt, że wymarzony wypoczynek niejednokrotnie planowany jest z dużym wyprzedzeniem.

Jedną z najważniejszych spraw przy planowaniu urlopu jest ustalenie terminu wakacji. Mając ustalony termin, powinniśmy poinformować o nim naszego pracodawcę, bowiem zgodnie z treścią art. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane według planu urlopów. Jest on ustalany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, pracodawca może przesunąć termin urlopu (art. 164 par. 2 k.p.). Pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeżeli funkcjonujące w zakładzie pracy związki zawodowe wyraziły na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. W przepisach nie ma jednak regulacji co do sposobu, w jaki miałoby dojść do porozumienia.

Ruszamy na wakacje

W końcu udaje nam się zaplanować wszystkie szczegóły wyjazdu, a pracodawca podpisał nasz wniosek urlopowy. Zanim jednak wyjedziemy, warto wiedzieć, że art. 167 par. 1 k.p. mówi, iż pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca ma zatem prawo zadzwonić na telefon komórkowy pracownika i poprosić go o przerwanie urlopu.

Analizując brzmienie wspomnianego artykułu, należy ponadto zauważyć, że muszą zostać spełnione dwa warunki: w zakładzie pracy zaistniały okoliczności, które wymagają obecności pracownika, oraz w chwili rozpoczynania urlopu okoliczności tych nie dało się przewidzieć. Do takich przyczyn zaliczyć można chorobę lub niespodziewaną podróż służbową współpracownika, gdyż są to wydarzenia niemożliwe do przewidzenia, które w znaczny sposób uszczuplają moce zespołu operacyjnego.

Wezwany musi wrócić

Choć pracodawca nie jest uprawniony do żądania od pracownika informacji dotyczących miejsca pobytu podczas urlopu oraz do nakazania zabrania służbowego telefonu komórkowego, to przepisy prawa pracy nie wymagają dla odwołania pracownika z urlopu żadnej szczególnej formy. Informacja o konieczności powrotu może zostać przekazana pracownikowi na piśmie, telefonicznie bądź elektronicznie.

Zazwyczaj pracownik, który podczas urlopu odbiera od pracodawcy telefon nakazujący mu powrót do pracy, jest przekonany, iż pracodawca nie ma prawa przerywać jego urlopu. Niestety, nawet jeżeli pracownik sądzi, że wymienione wcześniej dwa warunki nie zostały spełnione, czyli jego zdaniem okoliczności dało się przewidzieć bądź też firma powinna bez problemu dać sobie radę bez jego obecności, powinien dostosować się do prośby przełożonego. Co więcej, niewykonanie polecenia może zostać uznane przez pracodawcę za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

W takim przypadku, w zależności od stopnia winy, pracownikowi grozi odpowiedzialność porządkowa z art. 108 par. 1 k.p., który przewiduje, że za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: karę upomnienia; karę nagany.

Przerwanie urlopu

Pojawia się jednak pytanie: czy w związku z tym, że możliwość przerwania urlopu przez pracodawcę jest zagwarantowana prawem, fakt odwołania pracownika z wakacji pozostaje bez konsekwencji dla zakładu pracy?

Otóż zgodnie z treścią art. 167 par. 2 k.p. pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika, a pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Kluczowym jest zdeterminowanie bezpośredniej relacji pomiędzy poniesionymi przez pracownika kosztami a faktycznymi skutkami odwołania go z urlopu. Na tym tle dochodzi bowiem do nadinterpretacji w zależności od strony sporu pracownik - pracodawca.

Nie ulega jednak wątpliwości, że zwrotowi będą podlegały udokumentowane rachunkami (fakturami) wydatki poniesione przez pracownika na noclegi (hotele, ośrodki wczasowe), wyżywienie, podróż powrotną (bilety kolejowe, lotnicze itp.) i inne, jeżeli nie będzie możliwe uzyskanie ich zwrotu w związku z odwołaniem pracownika z urlopu. Wydatki poniesione np. na zakup odzieży czy sprzętu sportowego nie będą zatem podlegały zwrotowi.

Do wyjaśnienia pozostaje jednak kwestia kosztów poniesionych na członków rodziny, podróżujących z odwołanym pracownikiem. Otóż przede wszystkim należy podkreślić, iż urlop wypoczynkowy ma służyć zregenerowaniu sił pracownika. Stąd wykazanie bezpośredniego związku kosztów rodziny z przerwaniem wakacji pracownika budzi wielkie wątpliwości.

Bez podatku

Co zrobić z otrzymaną kwotą? Zasadniczo odpowiedź na to pytanie nie powinna nastręczać zbyt wielu trudności pracownikowi odwołanemu z urlopu. Jednak z punktu widzenia podatnika mogą pojawić się pewne wątpliwości. Czy świadczenie na rzecz pracownika w postaci zwrotu bezpośrednich kosztów związanych z odwołaniem go z urlopu jest jego przychodem i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym?

Otóż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione z podatku są odszkodowania, ustalane w oparciu np. o kodeks pracy. Zwrot kosztów jest rekompensatą za odwołanie z urlopu, jasno wynikającą z przepisów, stąd nie jest on opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwrot bezpośrednich kosztów poniesionych przez pracownika odwołanego z urlopu nie stanowi dla niego przychodu ze stosunku pracy, więc tym samym nie stanowi też podstawy do naliczenia składek ZUS. Pracownik nie może żądać od pracodawcy zwrotu pośrednich kosztów związanych z planowanym wypoczynkiem. Gdyby jednak pracodawca zwrócił je pracownikowi, dokonane wypłaty powinny wówczas zostać oskładkowane. Takie świadczenie stanowi bowiem dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Podobnie będzie z wypłatą pracownikowi świadczenia pieniężnego jako rekompensaty za odwołanie go z planowanego urlopu. Od takiej wypłaty również należne byłyby składki ZUS.

Urlop za rok

Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. nieudzielenie pracownikowi urlopu w przysługującym wymiarze jest wykroczeniem podlegającym karze grzywny. To właśnie z tego powodu pracodawcy na początku każdego roku masowo wysyłają pracowników na zaległe urlopy.

ANNA LIBERA

firma księgowa Open Profit Drejling i wspólnicy

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).