Prawidłowa likwidacja zestawu komputerowego bez drukarki

Opinia sporządzona przez komisję powołaną do oceny przydatności składników majątkowych nie jest dokumentem stanowiącym podstawę dokonywania jakichkolwiek zmian w ewidencji składników majątkowych jednostki. W przypadku gdy komisja stwierdziła, że w jednostce występują składniki majątkowe zużyte w toku normalnego ich funkcjonowania - może wnioskować w formie pisemnej do kierownika jednostki o ich likwidację. Decyzję podejmuje kierownik. Ponadto z decyzji tej powinien wynikać sposób przeprowadzenia likwidacji zbędnych środków trwałych (siłami własnymi lub obcymi). Ponieważ postawienie środka trwałego w stan likwidacji jest następstwem decyzji podjętej przez kierownika jednostki, powinna ona zostać odpowiednio udokumentowana.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) nie definiuje szczegółowych rodzajów dowodów księgowych, dlatego kierownik w opracowanych i przyjętych zasadach obiegu dokumentów księgowych powinien ustalić poszczególne kategorie dowodów oraz ich powiązanie z określonymi zdarzeniami gospodarczymi, które dowody te mają dokumentować.

Zapamiętaj!

Najczęściej do udokumentowania likwidacji składnika majątku, na podstawie stosownej decyzji kierownika, służy dowód księgowy LT - likwidacja środka trwałego.

Postawienie środka trwałego w stan likwidacji oznacza jego wycofanie z użytkowania i stanowi podstawę wyksięgowania jego wartości początkowej oraz dotychczas naliczonego umorzenia z ewidencji bilansowej środków trwałych. Po dokonaniu tych zapisów księgowych środek trwały zostaje zlikwidowany jedynie w ewidencji księgowej. Fizycznie często jeszcze istnieje. Może się zdarzyć tak, że środek trwały nie jest już użytkowany, ale jego likwidacja z różnych przyczyn nastąpi w terminie późniejszym. Dlatego do momentu fizycznej likwidacji środek trwały utrzymuje się w ewidencji pozabilansowej (dla celów kontrolnych).

Zapamiętaj!

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta pozabilansowego powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych postawionych w stan likwidacji.

Fizyczną likwidację środka trwałego potwierdza się dokumentem (np. protokołem, dowodem złomowania). Dokument ten powinien spełniać wymogi przewidziane dla dowodów księgowych. Na podstawie tak sporządzonego dokumentu zlikwidowany środek trwały podlega wyksięgowaniu z ewidencji pozabilansowej w wartości początkowej. Możliwe jest jednak odzyskanie niektórych elementów likwidowanego składnika majątkowego, w postaci materiałów czy urządzeń technicznych, które mogą następnie podlegać sprzedaży lub wykorzystaniu przez jednostkę.

Z opisu zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych wynika, że na stronie Wn kont 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” ujmuje się zwłaszcza środki trwałe wymienione w tabeli.

Tabela. Ewidencja na stronie Wn kont 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W opisanym w pytaniu przypadku fizycznej likwidacji poprzez złomowanie (w miejscu do tego wyznaczonym) poddane zostaną 2 części składowe środka trwałego, tj. jednostka centralna i monitor. Drukarka - stanowiąca również element składowy składnika majątkowego - będzie dalej wykorzystywana.

W takiej sytuacji do podziału środka trwałego należy stosować zasady dotyczące odłączenia od środka trwałego części składowych lub peryferyjnych, przy czym w pierwszej kolejności trzeba ustalić wartość wszystkich części powstałych po podziale (np. z dowodu zakupu) oraz przypadających na te części wartości dokonanych odpisów amortyzacyjnych. Po ustaleniu tych danych na podstawie dowodu LT należy wycofać z ewidencji bilansowej monitor i jednostkę centralną, wprowadzając (do czasu fizycznego zniszczenia ww. części składowych środka trwałego) równoległy zapis tego zdarzenia do ewidencji pozabilansowej (dla celów kontrolnych).

Sposób kwalifikacji przez jednostkę pozostałej po likwidacji części składowych zestawu drukarki uzależniony będzie od konkretnych okoliczności faktycznych. Można przyjąć, że zarówno zaliczenie jej jako odrębnego składnika majątku do środków trwałych jednostki, jak i uznanie drukarki za część peryferyjną komputera (część składowa następnego zestawu komputerowego), może być właściwe. Stanowisko takie zajął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Łd 528/98) uznając, że kwalifikacja drukarki zależy od konkretnych okoliczności faktycznych.

 

Inaczej kształtuje się sytuacja, gdy okazuje się, że w danym stanie faktycznym istnieje możliwość współpracy drukarki z różnymi zestawami komputerowymi lub gdy wykorzystywana jest ona jako jednostka odbiorcza współpracująca z zespołami komputerowymi działającymi w sieci, a inaczej gdy współpracuje ona z jednym komputerem. A zatem, jeżeli w konkretnych okolicznościach okaże się, że drukarka może współpracować z różnymi komputerami w danej jednostce, to należy uznać, że jest ona obiektem kompletnym i zdatnym do użytku niezależnie od podłączenia do konkretnego komputera, nie stanowi więc urządzenia peryferyjnego żadnego z nich. Może więc stanowić odrębny środek trwały.

Bez względu jednak na sposób kwalifikacji drukarki po likwidacji dwóch pozostałych części składowych zespołu komputerowego oraz na ustaloną przez jednostkę jej wartość początkową (np. 200 zł) powinna ona pozostać w ewidencji środków trwałych ewidencjonowanych przez jednostkę na koncie 011 „Środki trwałe”.

Należy pamiętać, że jednym z elementów polityki rachunkowości jest wybór zasad klasyfikacji środków trwałych i metod ich amortyzacji. Jednocześnie przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne (art. 5 ust. 1 uor). Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 uor), a środek trwały wprowadzony do ewidencji bilansowej składników majątkowych pozostaje w niej do momentu przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru (art. 32 ust. 1 uor). Jednostka nie może zatem w ramach porządkowania ewidencji dokonywać wyksięgowań, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych - w opisywanym przypadku zwiększenie na stronie Wn konta 013 oznaczałoby przyjęcie środka trwałego do używania z zakupu lub inwestycji.

Zapamiętaj!

Wykreślenie z ewidencji może nastąpić tylko w wyniku likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru środków trwałych. Do czasu zaistnienia jednej z tych operacji jednostka ma obowiązek stosować przyjęte zasady rachunkowości w sposób ciągły.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór. Protokół postawienia w stan likwidacji środka trwałego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)