REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja księgowa projektów finansowanych z UE

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Kołodziej

REKLAMA

Przy określaniu prawidłowości dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z UE należy brać pod uwagę wytyczne i informacje przekazywane beneficjentom przez instytucje zarządzające, pośredniczące czy wdrażające, z uwzględnieniem okresu obowiązywania tych wytycznych.

 

W celu zapewnienia odpowiedniego udokumentowania operacji związanych z realizowanym projektem finansowanym ze środków unijnych jednostka sektora finansów publicznych powinna prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń z nim związanych. Szczegółowe wymogi w odniesieniu do poszczególnych typów projektów zawarte są w ich umowach o dofinansowanie i różnią się w zależności od rodzaju funduszu będącego źródłem dofinansowania projektu np. Europejski Fundusz Społeczny, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz programu, w ramach którego projekt jest realizowany, np. Regionalny Program Operacyjny, Program Operacyjny Kapitał Ludzki.

Dowody księgowe

Dokumentacja księgowa projektu unijnego potwierdza poniesione wydatki, stanowi podstawę wniosku beneficjenta o płatność oraz jest głównym elementem poddawanym kontroli.

Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów księgowych.

Każda operacja i każdy wydatek muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi np. fakturami, rachunkami, listami płac, w części dotyczącej naliczeń, wyciągami bankowymi, deklaracjami podatkowymi, deklaracjami ubezpieczeniowymi itd.

Dowody te muszą dokumentować przedmiot operacji, który powinien pozostawać w zgodności z zatwierdzonym budżetem projektu. Muszą one świadczyć, że zapłata za daną operację jest zasadna z punktu widzenia celów projektu i powinna być dokonana na rzecz podmiotów będących stronami transakcji. Aby ułatwić kontrolę, zaleca się, aby na fakturach związanych z projektami nie ujmować zakupów dotyczących innej działalności beneficjenta. Zwiększa to bowiem ryzyko omyłkowego ujęcia niekwalifikowanych wydatków we wniosku o płatność.

Kontrola tych dokumentów obejmuje głównie poprawność formalną, rachunkową i merytoryczną. Dowody te są poddawane także procedurom wewnętrznym kontroli finansowej. Sprawdzane są przede wszystkim opis wskazujący nazwę i numer projektu, programu operacyjnego, działania, jak również funduszu będącego źródłem dofinansowania.

Na podstawie tych informacji często określa się potrzebę tworzenia przez beneficjenta dokumentów pomocniczych, np. dokumenty zamówienia publicznego, umowy, protokoły oględzin, protokoły odbiorów, dokumenty związane z przyjmowaniem i przemieszczaniem środków trwałych. Dokumenty te wskazują na zachowanie odpowiednich warunków realizacji zobowiązania, związanych z zachowaniem uczciwej konkurencji, wyborem najkorzystniejszej oferty, dokonywaniem wydatków w sposób terminowy, celowy i oszczędny. Kontrola tych dokumentów ma na celu stwierdzenie ich zgodności z obowiązującymi procedurami. Zalecane jest, aby dokumenty służące zapewnieniu zgodności postępowania z wytycznymi były standaryzowane, np. listy kontrolne. Standaryzowane dokumenty mają wówczas jednolitą wartość informacyjną. Należy jednak pamiętać o ich bieżącej weryfikacji, np. w związku z aktualizacjami wytycznych projektowych.

Wyciągi bankowe i gotówka

Potwierdzenie poniesienia wydatków w obrocie bezgotówkowym może następować wyłącznie przez wyciągi bankowe. W zakresie realizacji wydatków kontroli poddaje się z reguły całość przepływów finansowych wyodrębnionego rachunku projektu, poprzez porównanie salda tego rachunku wynikającego z wyciągu bankowego, zapisów w księgach rachunkowych oraz danych we wnioskach beneficjenta o płatność.

W obrocie gotówkowym dokumentów tych jest znacznie więcej. Są to np. dowody kasowe, faktury opłacane gotówką potwierdzone co do zapłaty przez wystawcę, dowody wpłat wystawiane przez odpowiednie organy i instytucje. Trzeba jednak pamiętać, że wydatki kasowe projektu powinny znaleźć odzwierciedlenie w zbiorczym dowodzie kasowym. Zaleca się tworzenie odrębnych raportów kasowych dla wydatków dotyczących projektów.

Archiwizacja dokumentów

Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych. Nośniki te to: kserokopie dokumentów oryginalnych, mikrofilmy dokumentów oryginalnych, wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych na optycznych nośnikach danych, tj. CD-ROM, dysk twardy lub magnetyczny, dokumenty istniejące wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych wyłącznie na nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana prze organy krajowe. Jeżeli dokumenty te istnieją wyłącznie w wersji elektronicznej, normy te muszą spełniać również systemy komputerowe.

Należy zwrócić uwagę także na wiarygodność dokumentacji. W przypadku dokumentów tworzonych i przechowywanych w formie elektronicznej trzeba uwzględnić m.in. wymogi przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450) .

Wszystkie oryginały dokumentów lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu należy przechowywać przez trzy lata od daty wypłacenia przez Komisję Europejską salda końcowego dla programu. Biorąc pod uwagę przepisy Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/99 z dnia 21 czerwca 1999 r., minimalny termin przechowywania dokumentacji upływa 31 grudnia 2013 r. Termin ten nie uwzględnia przypadków wstrzymania płatności końcowej przez Komisję Europejską w związku z wykryciem np. poważnych nieprawidłowości. Dla poszczególnych rodzajów dokumentów przepisy krajowe mogą zakładać dłuższy okres ich przechowywania, np. dla dokumentów dotyczących udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom - należy je przechowywać dziesięć lat od momentu jej udzielenia.

CO TRZEBA DOSTOSOWAĆ W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ PROJEKTU FINANSOWANEGO Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Zapisy, które wymagają dostosowania w polityce rachunkowości dotyczą przede wszystkim:

- zakładowego planu kont,

- zasad ewidencji i rozliczania kosztów i przychodów jednostki, w tym ustalania wyniku finansowego,

- archiwizacji dokumentów.

W części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu, powyższe zapisy należy powiązać z:

- dowodami księgowymi, które stanowią podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych,

- wnioskami o płatność sporządzonymi na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,

- zapisami na księgowym koncie bankowym projektu,

- faktycznymi przepływami na rachunku wyodrębnionym dla projektu.

Każdy projekt powinien zawierać:

- odrębny rachunek bankowy lub kasę,

- odrębne księgowe konto kosztów,

- odrębne księgowe konto przychodów,

- określone terminy archiwizacji dokumentów związanych z jego realizacją.

Ważne przepisy

Wymogi wobec dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych UE zostały zdefiniowane w przepisach prawa wspólnotowego. Jednak krajowe instytucje zarządzające programami operacyjnymi wprowadziły wiele uszczegółowień i obostrzeń, które muszą być brane pod uwagę przez beneficjentów.

Cały system zmierza więc do tego, aby podmiot składający projekt uzyskał dofinansowanie z Komisji Europejskiej, przy współpracy z krajowymi instytucjami zarządzającymi, pośredniczącymi i wdrażającymi.

Realizacja projektów musi podlegać systematycznej kontroli finansowej, wynikiem której jest poświadczenie, iż deklaracje wydatków przedstawione Komisji Europejskiej są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach uzupełniających. Wymagania takie rozwinięte zostały w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczące zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych.


BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT to nie jest deregulacja gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

W 2025 r. można przekazać 1,5% podatku rolnego na rzecz dwóch uprawnionych podmiotów

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

Roczne zeznanie podatkowe PIT: 15 najczęstszych błędów. Jak ich uniknąć w 2025 roku

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych. Już w maju 2025 r. RPP zacznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy można?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA