REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja księgowa projektów finansowanych z UE

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Kołodziej

REKLAMA

Przy określaniu prawidłowości dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z UE należy brać pod uwagę wytyczne i informacje przekazywane beneficjentom przez instytucje zarządzające, pośredniczące czy wdrażające, z uwzględnieniem okresu obowiązywania tych wytycznych.

 

W celu zapewnienia odpowiedniego udokumentowania operacji związanych z realizowanym projektem finansowanym ze środków unijnych jednostka sektora finansów publicznych powinna prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń z nim związanych. Szczegółowe wymogi w odniesieniu do poszczególnych typów projektów zawarte są w ich umowach o dofinansowanie i różnią się w zależności od rodzaju funduszu będącego źródłem dofinansowania projektu np. Europejski Fundusz Społeczny, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz programu, w ramach którego projekt jest realizowany, np. Regionalny Program Operacyjny, Program Operacyjny Kapitał Ludzki.

Dowody księgowe

Dokumentacja księgowa projektu unijnego potwierdza poniesione wydatki, stanowi podstawę wniosku beneficjenta o płatność oraz jest głównym elementem poddawanym kontroli.

Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów księgowych.

Każda operacja i każdy wydatek muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi np. fakturami, rachunkami, listami płac, w części dotyczącej naliczeń, wyciągami bankowymi, deklaracjami podatkowymi, deklaracjami ubezpieczeniowymi itd.

Dowody te muszą dokumentować przedmiot operacji, który powinien pozostawać w zgodności z zatwierdzonym budżetem projektu. Muszą one świadczyć, że zapłata za daną operację jest zasadna z punktu widzenia celów projektu i powinna być dokonana na rzecz podmiotów będących stronami transakcji. Aby ułatwić kontrolę, zaleca się, aby na fakturach związanych z projektami nie ujmować zakupów dotyczących innej działalności beneficjenta. Zwiększa to bowiem ryzyko omyłkowego ujęcia niekwalifikowanych wydatków we wniosku o płatność.

Kontrola tych dokumentów obejmuje głównie poprawność formalną, rachunkową i merytoryczną. Dowody te są poddawane także procedurom wewnętrznym kontroli finansowej. Sprawdzane są przede wszystkim opis wskazujący nazwę i numer projektu, programu operacyjnego, działania, jak również funduszu będącego źródłem dofinansowania.

Na podstawie tych informacji często określa się potrzebę tworzenia przez beneficjenta dokumentów pomocniczych, np. dokumenty zamówienia publicznego, umowy, protokoły oględzin, protokoły odbiorów, dokumenty związane z przyjmowaniem i przemieszczaniem środków trwałych. Dokumenty te wskazują na zachowanie odpowiednich warunków realizacji zobowiązania, związanych z zachowaniem uczciwej konkurencji, wyborem najkorzystniejszej oferty, dokonywaniem wydatków w sposób terminowy, celowy i oszczędny. Kontrola tych dokumentów ma na celu stwierdzenie ich zgodności z obowiązującymi procedurami. Zalecane jest, aby dokumenty służące zapewnieniu zgodności postępowania z wytycznymi były standaryzowane, np. listy kontrolne. Standaryzowane dokumenty mają wówczas jednolitą wartość informacyjną. Należy jednak pamiętać o ich bieżącej weryfikacji, np. w związku z aktualizacjami wytycznych projektowych.

Wyciągi bankowe i gotówka

Potwierdzenie poniesienia wydatków w obrocie bezgotówkowym może następować wyłącznie przez wyciągi bankowe. W zakresie realizacji wydatków kontroli poddaje się z reguły całość przepływów finansowych wyodrębnionego rachunku projektu, poprzez porównanie salda tego rachunku wynikającego z wyciągu bankowego, zapisów w księgach rachunkowych oraz danych we wnioskach beneficjenta o płatność.

W obrocie gotówkowym dokumentów tych jest znacznie więcej. Są to np. dowody kasowe, faktury opłacane gotówką potwierdzone co do zapłaty przez wystawcę, dowody wpłat wystawiane przez odpowiednie organy i instytucje. Trzeba jednak pamiętać, że wydatki kasowe projektu powinny znaleźć odzwierciedlenie w zbiorczym dowodzie kasowym. Zaleca się tworzenie odrębnych raportów kasowych dla wydatków dotyczących projektów.

Archiwizacja dokumentów

Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych. Nośniki te to: kserokopie dokumentów oryginalnych, mikrofilmy dokumentów oryginalnych, wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych na optycznych nośnikach danych, tj. CD-ROM, dysk twardy lub magnetyczny, dokumenty istniejące wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych wyłącznie na nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana prze organy krajowe. Jeżeli dokumenty te istnieją wyłącznie w wersji elektronicznej, normy te muszą spełniać również systemy komputerowe.

Należy zwrócić uwagę także na wiarygodność dokumentacji. W przypadku dokumentów tworzonych i przechowywanych w formie elektronicznej trzeba uwzględnić m.in. wymogi przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450) .

Wszystkie oryginały dokumentów lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu należy przechowywać przez trzy lata od daty wypłacenia przez Komisję Europejską salda końcowego dla programu. Biorąc pod uwagę przepisy Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/99 z dnia 21 czerwca 1999 r., minimalny termin przechowywania dokumentacji upływa 31 grudnia 2013 r. Termin ten nie uwzględnia przypadków wstrzymania płatności końcowej przez Komisję Europejską w związku z wykryciem np. poważnych nieprawidłowości. Dla poszczególnych rodzajów dokumentów przepisy krajowe mogą zakładać dłuższy okres ich przechowywania, np. dla dokumentów dotyczących udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom - należy je przechowywać dziesięć lat od momentu jej udzielenia.

CO TRZEBA DOSTOSOWAĆ W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ PROJEKTU FINANSOWANEGO Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Zapisy, które wymagają dostosowania w polityce rachunkowości dotyczą przede wszystkim:

- zakładowego planu kont,

- zasad ewidencji i rozliczania kosztów i przychodów jednostki, w tym ustalania wyniku finansowego,

- archiwizacji dokumentów.

W części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu, powyższe zapisy należy powiązać z:

- dowodami księgowymi, które stanowią podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych,

- wnioskami o płatność sporządzonymi na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,

- zapisami na księgowym koncie bankowym projektu,

- faktycznymi przepływami na rachunku wyodrębnionym dla projektu.

Każdy projekt powinien zawierać:

- odrębny rachunek bankowy lub kasę,

- odrębne księgowe konto kosztów,

- odrębne księgowe konto przychodów,

- określone terminy archiwizacji dokumentów związanych z jego realizacją.

Ważne przepisy

Wymogi wobec dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych UE zostały zdefiniowane w przepisach prawa wspólnotowego. Jednak krajowe instytucje zarządzające programami operacyjnymi wprowadziły wiele uszczegółowień i obostrzeń, które muszą być brane pod uwagę przez beneficjentów.

Cały system zmierza więc do tego, aby podmiot składający projekt uzyskał dofinansowanie z Komisji Europejskiej, przy współpracy z krajowymi instytucjami zarządzającymi, pośredniczącymi i wdrażającymi.

Realizacja projektów musi podlegać systematycznej kontroli finansowej, wynikiem której jest poświadczenie, iż deklaracje wydatków przedstawione Komisji Europejskiej są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach uzupełniających. Wymagania takie rozwinięte zostały w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczące zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych.


BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA