REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja księgowa projektów finansowanych z UE

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Kołodziej

REKLAMA

Przy określaniu prawidłowości dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z UE należy brać pod uwagę wytyczne i informacje przekazywane beneficjentom przez instytucje zarządzające, pośredniczące czy wdrażające, z uwzględnieniem okresu obowiązywania tych wytycznych.

 

W celu zapewnienia odpowiedniego udokumentowania operacji związanych z realizowanym projektem finansowanym ze środków unijnych jednostka sektora finansów publicznych powinna prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń z nim związanych. Szczegółowe wymogi w odniesieniu do poszczególnych typów projektów zawarte są w ich umowach o dofinansowanie i różnią się w zależności od rodzaju funduszu będącego źródłem dofinansowania projektu np. Europejski Fundusz Społeczny, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz programu, w ramach którego projekt jest realizowany, np. Regionalny Program Operacyjny, Program Operacyjny Kapitał Ludzki.

Dowody księgowe

Dokumentacja księgowa projektu unijnego potwierdza poniesione wydatki, stanowi podstawę wniosku beneficjenta o płatność oraz jest głównym elementem poddawanym kontroli.

Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów księgowych.

Każda operacja i każdy wydatek muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi np. fakturami, rachunkami, listami płac, w części dotyczącej naliczeń, wyciągami bankowymi, deklaracjami podatkowymi, deklaracjami ubezpieczeniowymi itd.

Dowody te muszą dokumentować przedmiot operacji, który powinien pozostawać w zgodności z zatwierdzonym budżetem projektu. Muszą one świadczyć, że zapłata za daną operację jest zasadna z punktu widzenia celów projektu i powinna być dokonana na rzecz podmiotów będących stronami transakcji. Aby ułatwić kontrolę, zaleca się, aby na fakturach związanych z projektami nie ujmować zakupów dotyczących innej działalności beneficjenta. Zwiększa to bowiem ryzyko omyłkowego ujęcia niekwalifikowanych wydatków we wniosku o płatność.

Kontrola tych dokumentów obejmuje głównie poprawność formalną, rachunkową i merytoryczną. Dowody te są poddawane także procedurom wewnętrznym kontroli finansowej. Sprawdzane są przede wszystkim opis wskazujący nazwę i numer projektu, programu operacyjnego, działania, jak również funduszu będącego źródłem dofinansowania.

Na podstawie tych informacji często określa się potrzebę tworzenia przez beneficjenta dokumentów pomocniczych, np. dokumenty zamówienia publicznego, umowy, protokoły oględzin, protokoły odbiorów, dokumenty związane z przyjmowaniem i przemieszczaniem środków trwałych. Dokumenty te wskazują na zachowanie odpowiednich warunków realizacji zobowiązania, związanych z zachowaniem uczciwej konkurencji, wyborem najkorzystniejszej oferty, dokonywaniem wydatków w sposób terminowy, celowy i oszczędny. Kontrola tych dokumentów ma na celu stwierdzenie ich zgodności z obowiązującymi procedurami. Zalecane jest, aby dokumenty służące zapewnieniu zgodności postępowania z wytycznymi były standaryzowane, np. listy kontrolne. Standaryzowane dokumenty mają wówczas jednolitą wartość informacyjną. Należy jednak pamiętać o ich bieżącej weryfikacji, np. w związku z aktualizacjami wytycznych projektowych.

Wyciągi bankowe i gotówka

Potwierdzenie poniesienia wydatków w obrocie bezgotówkowym może następować wyłącznie przez wyciągi bankowe. W zakresie realizacji wydatków kontroli poddaje się z reguły całość przepływów finansowych wyodrębnionego rachunku projektu, poprzez porównanie salda tego rachunku wynikającego z wyciągu bankowego, zapisów w księgach rachunkowych oraz danych we wnioskach beneficjenta o płatność.

W obrocie gotówkowym dokumentów tych jest znacznie więcej. Są to np. dowody kasowe, faktury opłacane gotówką potwierdzone co do zapłaty przez wystawcę, dowody wpłat wystawiane przez odpowiednie organy i instytucje. Trzeba jednak pamiętać, że wydatki kasowe projektu powinny znaleźć odzwierciedlenie w zbiorczym dowodzie kasowym. Zaleca się tworzenie odrębnych raportów kasowych dla wydatków dotyczących projektów.

Archiwizacja dokumentów

Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych. Nośniki te to: kserokopie dokumentów oryginalnych, mikrofilmy dokumentów oryginalnych, wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych na optycznych nośnikach danych, tj. CD-ROM, dysk twardy lub magnetyczny, dokumenty istniejące wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych wyłącznie na nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana prze organy krajowe. Jeżeli dokumenty te istnieją wyłącznie w wersji elektronicznej, normy te muszą spełniać również systemy komputerowe.

Należy zwrócić uwagę także na wiarygodność dokumentacji. W przypadku dokumentów tworzonych i przechowywanych w formie elektronicznej trzeba uwzględnić m.in. wymogi przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450) .

Wszystkie oryginały dokumentów lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu należy przechowywać przez trzy lata od daty wypłacenia przez Komisję Europejską salda końcowego dla programu. Biorąc pod uwagę przepisy Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/99 z dnia 21 czerwca 1999 r., minimalny termin przechowywania dokumentacji upływa 31 grudnia 2013 r. Termin ten nie uwzględnia przypadków wstrzymania płatności końcowej przez Komisję Europejską w związku z wykryciem np. poważnych nieprawidłowości. Dla poszczególnych rodzajów dokumentów przepisy krajowe mogą zakładać dłuższy okres ich przechowywania, np. dla dokumentów dotyczących udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom - należy je przechowywać dziesięć lat od momentu jej udzielenia.

CO TRZEBA DOSTOSOWAĆ W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ PROJEKTU FINANSOWANEGO Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Zapisy, które wymagają dostosowania w polityce rachunkowości dotyczą przede wszystkim:

- zakładowego planu kont,

- zasad ewidencji i rozliczania kosztów i przychodów jednostki, w tym ustalania wyniku finansowego,

- archiwizacji dokumentów.

W części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu, powyższe zapisy należy powiązać z:

- dowodami księgowymi, które stanowią podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych,

- wnioskami o płatność sporządzonymi na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,

- zapisami na księgowym koncie bankowym projektu,

- faktycznymi przepływami na rachunku wyodrębnionym dla projektu.

Każdy projekt powinien zawierać:

- odrębny rachunek bankowy lub kasę,

- odrębne księgowe konto kosztów,

- odrębne księgowe konto przychodów,

- określone terminy archiwizacji dokumentów związanych z jego realizacją.

Ważne przepisy

Wymogi wobec dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych UE zostały zdefiniowane w przepisach prawa wspólnotowego. Jednak krajowe instytucje zarządzające programami operacyjnymi wprowadziły wiele uszczegółowień i obostrzeń, które muszą być brane pod uwagę przez beneficjentów.

Cały system zmierza więc do tego, aby podmiot składający projekt uzyskał dofinansowanie z Komisji Europejskiej, przy współpracy z krajowymi instytucjami zarządzającymi, pośredniczącymi i wdrażającymi.

Realizacja projektów musi podlegać systematycznej kontroli finansowej, wynikiem której jest poświadczenie, iż deklaracje wydatków przedstawione Komisji Europejskiej są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach uzupełniających. Wymagania takie rozwinięte zostały w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczące zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych.


BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

Zwierzęta w firmie – ekstrawagancja czy uzasadniony koszt? Jak argumentować przed urzędem skarbowym? Interpretacje fiskusa: pies, akwarium i inne

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

Będzie likwidacja JPK VAT? Prof. Modzelewski: nieoficjalnie mówi się o redukcji obowiązków

Od samego początku (można sprawdzić) byłem krytykiem wprowadzenia powszechnych „jotpeków”, czyli zmuszania ogółu podatników do systematycznego wysyłania urzędom skarbowym ich ewidencji podatkowych. Po co zaśmiecać archiwa tych organów bilionami zbędnych informacji, do których nigdy nie sięgnie i nie można ich racjonalnie zinterpretować?

Księgowi nie spodziewają się w najbliższej przyszłości wielkich rewolucji w wynagrodzeniu i systemie swojej pracy

Co księgowi naprawdę myślą o kondycji swojej branży? Ukazał się pierwszy w Polsce barometr nastrojów księgowych. Jak oceniają oni miniony rok, czego oczekują po 2025. Odpowiedzi badanych księgowych pokazują prawdziwy obraz branży.

REKLAMA

Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ulga na ekspansje a koszty marketingowe – jak szeroki jest katalog wydatków?

Niedawna interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.66.2025.2.ED) dla producenta opakowań z tworzyw sztucznych rozstrzyga tę kwestię, wskazując, które wydatki targowe i promocyjne podlegają odliczeniu, a które - mimo argumentacji podatnika - pozostają poza zakresem ulgi. Organ zastosował ścisłą wykładnię językową, potwierdzając kwalifikowalność jedynie części ponoszonych przez przedsiębiorców kosztów.

KSeF 2026: Pożegnanie z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

REKLAMA

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

REKLAMA