REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja księgowa projektów finansowanych z UE

Barbara Kołodziej

REKLAMA

Przy określaniu prawidłowości dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z UE należy brać pod uwagę wytyczne i informacje przekazywane beneficjentom przez instytucje zarządzające, pośredniczące czy wdrażające, z uwzględnieniem okresu obowiązywania tych wytycznych.

 

W celu zapewnienia odpowiedniego udokumentowania operacji związanych z realizowanym projektem finansowanym ze środków unijnych jednostka sektora finansów publicznych powinna prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń z nim związanych. Szczegółowe wymogi w odniesieniu do poszczególnych typów projektów zawarte są w ich umowach o dofinansowanie i różnią się w zależności od rodzaju funduszu będącego źródłem dofinansowania projektu np. Europejski Fundusz Społeczny, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz programu, w ramach którego projekt jest realizowany, np. Regionalny Program Operacyjny, Program Operacyjny Kapitał Ludzki.

Dowody księgowe

Dokumentacja księgowa projektu unijnego potwierdza poniesione wydatki, stanowi podstawę wniosku beneficjenta o płatność oraz jest głównym elementem poddawanym kontroli.

Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów księgowych.

Każda operacja i każdy wydatek muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi np. fakturami, rachunkami, listami płac, w części dotyczącej naliczeń, wyciągami bankowymi, deklaracjami podatkowymi, deklaracjami ubezpieczeniowymi itd.

Dowody te muszą dokumentować przedmiot operacji, który powinien pozostawać w zgodności z zatwierdzonym budżetem projektu. Muszą one świadczyć, że zapłata za daną operację jest zasadna z punktu widzenia celów projektu i powinna być dokonana na rzecz podmiotów będących stronami transakcji. Aby ułatwić kontrolę, zaleca się, aby na fakturach związanych z projektami nie ujmować zakupów dotyczących innej działalności beneficjenta. Zwiększa to bowiem ryzyko omyłkowego ujęcia niekwalifikowanych wydatków we wniosku o płatność.

Kontrola tych dokumentów obejmuje głównie poprawność formalną, rachunkową i merytoryczną. Dowody te są poddawane także procedurom wewnętrznym kontroli finansowej. Sprawdzane są przede wszystkim opis wskazujący nazwę i numer projektu, programu operacyjnego, działania, jak również funduszu będącego źródłem dofinansowania.

Na podstawie tych informacji często określa się potrzebę tworzenia przez beneficjenta dokumentów pomocniczych, np. dokumenty zamówienia publicznego, umowy, protokoły oględzin, protokoły odbiorów, dokumenty związane z przyjmowaniem i przemieszczaniem środków trwałych. Dokumenty te wskazują na zachowanie odpowiednich warunków realizacji zobowiązania, związanych z zachowaniem uczciwej konkurencji, wyborem najkorzystniejszej oferty, dokonywaniem wydatków w sposób terminowy, celowy i oszczędny. Kontrola tych dokumentów ma na celu stwierdzenie ich zgodności z obowiązującymi procedurami. Zalecane jest, aby dokumenty służące zapewnieniu zgodności postępowania z wytycznymi były standaryzowane, np. listy kontrolne. Standaryzowane dokumenty mają wówczas jednolitą wartość informacyjną. Należy jednak pamiętać o ich bieżącej weryfikacji, np. w związku z aktualizacjami wytycznych projektowych.

Wyciągi bankowe i gotówka

Potwierdzenie poniesienia wydatków w obrocie bezgotówkowym może następować wyłącznie przez wyciągi bankowe. W zakresie realizacji wydatków kontroli poddaje się z reguły całość przepływów finansowych wyodrębnionego rachunku projektu, poprzez porównanie salda tego rachunku wynikającego z wyciągu bankowego, zapisów w księgach rachunkowych oraz danych we wnioskach beneficjenta o płatność.

W obrocie gotówkowym dokumentów tych jest znacznie więcej. Są to np. dowody kasowe, faktury opłacane gotówką potwierdzone co do zapłaty przez wystawcę, dowody wpłat wystawiane przez odpowiednie organy i instytucje. Trzeba jednak pamiętać, że wydatki kasowe projektu powinny znaleźć odzwierciedlenie w zbiorczym dowodzie kasowym. Zaleca się tworzenie odrębnych raportów kasowych dla wydatków dotyczących projektów.

Archiwizacja dokumentów

Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych. Nośniki te to: kserokopie dokumentów oryginalnych, mikrofilmy dokumentów oryginalnych, wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych na optycznych nośnikach danych, tj. CD-ROM, dysk twardy lub magnetyczny, dokumenty istniejące wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych wyłącznie na nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana prze organy krajowe. Jeżeli dokumenty te istnieją wyłącznie w wersji elektronicznej, normy te muszą spełniać również systemy komputerowe.

Należy zwrócić uwagę także na wiarygodność dokumentacji. W przypadku dokumentów tworzonych i przechowywanych w formie elektronicznej trzeba uwzględnić m.in. wymogi przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450) .

Wszystkie oryginały dokumentów lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu należy przechowywać przez trzy lata od daty wypłacenia przez Komisję Europejską salda końcowego dla programu. Biorąc pod uwagę przepisy Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/99 z dnia 21 czerwca 1999 r., minimalny termin przechowywania dokumentacji upływa 31 grudnia 2013 r. Termin ten nie uwzględnia przypadków wstrzymania płatności końcowej przez Komisję Europejską w związku z wykryciem np. poważnych nieprawidłowości. Dla poszczególnych rodzajów dokumentów przepisy krajowe mogą zakładać dłuższy okres ich przechowywania, np. dla dokumentów dotyczących udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom - należy je przechowywać dziesięć lat od momentu jej udzielenia.

CO TRZEBA DOSTOSOWAĆ W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ PROJEKTU FINANSOWANEGO Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Zapisy, które wymagają dostosowania w polityce rachunkowości dotyczą przede wszystkim:

- zakładowego planu kont,

- zasad ewidencji i rozliczania kosztów i przychodów jednostki, w tym ustalania wyniku finansowego,

- archiwizacji dokumentów.

W części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu, powyższe zapisy należy powiązać z:

- dowodami księgowymi, które stanowią podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych,

- wnioskami o płatność sporządzonymi na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,

- zapisami na księgowym koncie bankowym projektu,

- faktycznymi przepływami na rachunku wyodrębnionym dla projektu.

Każdy projekt powinien zawierać:

- odrębny rachunek bankowy lub kasę,

- odrębne księgowe konto kosztów,

- odrębne księgowe konto przychodów,

- określone terminy archiwizacji dokumentów związanych z jego realizacją.

Ważne przepisy

Wymogi wobec dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych UE zostały zdefiniowane w przepisach prawa wspólnotowego. Jednak krajowe instytucje zarządzające programami operacyjnymi wprowadziły wiele uszczegółowień i obostrzeń, które muszą być brane pod uwagę przez beneficjentów.

Cały system zmierza więc do tego, aby podmiot składający projekt uzyskał dofinansowanie z Komisji Europejskiej, przy współpracy z krajowymi instytucjami zarządzającymi, pośredniczącymi i wdrażającymi.

Realizacja projektów musi podlegać systematycznej kontroli finansowej, wynikiem której jest poświadczenie, iż deklaracje wydatków przedstawione Komisji Europejskiej są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach uzupełniających. Wymagania takie rozwinięte zostały w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczące zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych.


BARBARA KOŁODZIEJ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jeden miesiąc bez składek ZUS. Nie dostałeś na grudzień - możesz mieć ulgę w styczniu 2025 r.

Jak informuje Wojciech Dąbrówka, rzecznik prasowy ZUS, w listopadzie 2024 r. przedsiębiorcy złożyli ponad 1,3 mln wniosków o wakacje składkowe. Każdy uprawniony przedsiębiorca, który chciał skorzystać z tej formy wsparcia w grudniu tego roku, miał czas na złożenie wniosku do końca listopada. Przedsiębiorcy, którzy otrzymają ulgę, jeszcze w grudniu zostaną o tym poinformowani na profilu płatnika w PUE ZUS (eZUS). W razie odmowy otrzymają tam decyzję administracyjną. Ale nawet w przypadku odmowy tej ulgi w grudniu, mogą starać się o tzw. wakacje składkowe już na styczeń 2025 r.

Jakie zmiany w podatkach VAT i CIT czekają nas w 2025 r.?

W 2025 roku wejdą w życie ważne reformy, które mogą wiązać się z koniecznością wprowadzenia istotnych zmian organizacyjnych, zebrania dodatkowych danych oraz dostosowania systemów finansowo-księgowych. Na co muszą przygotować się przedsiębiorcy? Wyjaśnia Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i doradztwie w zakresie zgodności podatkowej w środowisku międzynarodowym.

Jawność wynagrodzeń to podawanie wysokości pensji w ogłoszeniach o pracę, a także informowanie pracowników o średnich płacach dla danej grupy etatowców w firmie

Posłowie chcą wprowadzić jawność płac do Kodeksu pracy. W Sejmie złożyli obywatelski projekt, który przewiduje m.in. podawanie wysokości pensji w ogłoszeniach o pracę, a także informowanie pracowników o średnich płacach dla danej grupy etatowców w firmie.

VAT 2025: Nowe zasady rozliczania kaucji będą dotyczyły opakowań na napoje niezwrócone w ramach systemu kaucyjnego

System kaucyjny na opakowania na napoje zacznie działać 1 października 2025 r. Na jakich zasadach będzie rozliczany VAT od kaucji? Kiedy podatek VAT będzie wpłacany do urzędu skarbowego?

REKLAMA

5 sposobów na rozwiązanie umowy o pracę. Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy
Świąteczne prezenty dla pracowników – rozliczenie podatkowe. Koszty, VAT, PIT

Okres poprzedzający Święta Bożego Narodzenia i Nowy Rok to czas, w którym wiele firm obdarowuje swoich pracowników prezentami. Oprócz budowania pozytywnego wizerunku firmy takie gesty wzmacniają relacje i motywują pracowników. Jednak nawet drobne upominki mogą wywoływać konsekwencje podatkowe zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla obdarowanych. Jak zatem rozliczyć prezenty dla pracowników na święta, by uniknąć niepotrzebnych komplikacji?

Wakacje składkowe 2025 r.: kiedy informacja, a kiedy decyzja?

Wakacje składkowe 2025 r.: kiedy informacja, a kiedy decyzja? Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował we wtorkowym komunikacie, że w grudniu przedsiębiorcy złożyli już ponad 46,9 tys. wniosków na styczeń 2025 r.

Faktura korygująca: jak długo można ją wystawić. Kiedy mija 5-letnie przedawnienie?

Na przedawnienie zobowiązania podatkowego nie wpływa wystawienie przez podatnika faktury korygującej, również zwiększającej. Korekta faktury nie kreuje bowiem obowiązku podatkowego, gdyż odnosi się do faktury pierwotnej, która odzwierciedla zdarzenie powodujące powstanie obowiązku podatkowego. Nie ma więc żadnych podstaw prawnych, by w przypadku korekty faktury początek 5-letniego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wiązać z datą korekty faktury, a nie ze zdarzeniem powodującym powstanie obowiązku podatkowego. Dlatego po upływie 5-letniego terminu przedawnienia nie istnieje możliwość wystawiania przez podatników faktur korygujących.

REKLAMA

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej. Ulga na zakup kasy: warunki i zasady zwrotu pieniędzy

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną podlega takim samym regułom rozliczania VAT jak każdy inny podatnik. Dlatego może być zobowiązana do ewidencjonowania sprzedaży na kasie, nawet jeśli działalność nierejestrowana korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, to powinna nabyć kasę i rozpocząć ewidencjonowanie w określonych przepisami terminach. Jeśli dochowa wszystkich wymienionych w przepisach warunków, będzie mogła skorzystać z ulgi na zakup kasy online.

Brak NIP na paragonie fiskalnym. Czy można to uzupełnić i wystawić nabywcy fakturę do paragonu?

Podatnik omyłkowo zaewidencjonował sprzedaż na kasie fiskalnej i wydał nabywcy paragon bez numeru NIP. Czy sprzedawca jest uprawniony zaewidencjonować tę pomyłkę w rejestrze korekt? Czy będzie mógł wystawić fakturę VAT z numerem NIP kontrahenta? 

REKLAMA