Ustalanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w czasie inwentaryzacji drogą spisu z natury

Różnice ujawnione w czasie rozliczania wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury mogą mieć charakter niedoborów lub nadwyżek. Różnice te można podzielić na pozorne i rzeczywiste.

Różnice pozorne mogą powstać w przypadku ujęcia w spisie z natury składników aktywów z innych pól spisowych lub wydanych, a nieodebranych przez odbiorcę, z braku ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich dokumentów rozchodu i przychodu, wystawionych do dnia inwentaryzacji spisywanych składników.

Różnice rzeczywiste są to faktyczne braki lub nadmiary inwentaryzowanych składników. Można je podzielić na:

- zawinione - powstałe z winy pracowników, którym powierzono odpowiedzialność materialną za inwentaryzowane składniki aktywów,

- niezawinione - powstałe z innych przyczyn niż wina pracowników:

- mieszczące się w granicach ubytków naturalnych lub innych limitów,

- podlegające kompensacie,

- pozostałe.

Ubytki naturalne to zmniejszenie wartości składnika aktywów spowodowane czynnikami klimatycznymi, właściwościami fizycznymi lub chemicznymi tego składnika, warunkami transportu czy składowania. Sposób ich ustalania czy kwotę limitów jednostka powinna określić w instrukcji inwentaryzacyjnej, zasadach (polityce) rachunkowości lub innym zarządzeniu wewnętrznym. W razie dużego ruchu (przychodów i rozchodów) rzeczowych składników aktywów obrotowych podczas ich inwentaryzacji mogą być ujawnione nadwyżki i niedobory, które mogły powstać w wyniku pomyłek przy przyjmowaniu i wydawaniu przedmiotów o zbliżonych cechach zewnętrznych, takich jak: gatunek, kolor, przeznaczenie. W takich przypadkach może być dokonana kompensata niedoborów z nadwyżkami, jeżeli:

- jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową kompensowanych składników,

- kompensata została dopuszczona w instrukcji inwentaryzacyjnej lub zasadach rachunkowości.

Jeśli jednostka prowadzi wyłącznie wartościową ewidencję rzeczowych składników aktywów obrotowych, to nie powinna dokonywać kompensaty ogólnej kwoty niedoborów z ogólną kwotą nadwyżek, lecz powstałą różnicę zweryfikować i odpowiednio rozliczyć w księgach rachunkowych.

Schemat. Klasyfikacja różnic inwentaryzacyjnych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna

- art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Teresa Fołta

biegły rewident