Jak utworzyć rezerwy na świadczenia urlopowe

Polskie prawo bilansowe nie odnosi się bezpośrednio do kwestii rezerw na świadczenia pracownicze. Ujęcie ich w księgach rachunkowych ma swoje uzasadnienie w nadrzędnych zasadach rachunkowości. Konieczność utworzenia takich rezerw sugeruje również nazwa pozycji bilansowej pasywów B. I. 2 Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne.

Warto też zwrócić uwagę na Międzynarodowy Standard Rachunkowości 19 „Świadczenia pracownicze”. Dostarcza on przesłanek do tworzenia takich rezerw. Zgodnie z tym standardem jednostka powinna ujmować zobowiązanie, gdy pracownik wykonywał pracę w zamian za świadczenia pracownicze, które mają być wypłacone w przyszłości. Po drugie, koszty, gdy jednostka wykorzystuje korzyści ekonomiczne wynikające z pracy wykonanej przez pracownika w zamian za świadczenia pracownicze.

Rodzaje świadczeń

Standard wyróżnia też kategorie świadczeń pracowniczych:

- krótkoterminowe świadczenia pracownicze, takie jak: wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne, płatne urlopy wypoczynkowe, płatne zwolnienia chorobowe, wypłaty z zysku, premie oraz inne świadczenia pieniężne, np. opieka medyczna dla aktualnie zatrudnionych pracowników,

- świadczenia po okresie zatrudnienia, takie jak: emerytury i inne świadczenia emerytalne, ubezpieczenie na życie po okresie zatrudnienia oraz opieka medyczna po okresie zatrudnienia,

- inne długoterminowe świadczenia pracownicze, w tym: urlopy z tytułu długiego stażu pracy, urlopy naukowe, nagrody jubileuszowe,

- świadczenia z tytułu rozwiązania stosunku pracy,

- kapitałowe świadczenia pracownicze.

Podejmując decyzje o tworzeniu rezerw, spółka powinna wziąć przede wszystkim pod uwagę istotność, z jaką przyszłe świadczenia będą wpływać na wynik finansowy. Warto zaobserwować, jakie wartości osiągają świadczenia w poszczególnych latach. Jeżeli różnice między nimi są niewielkie, nie ma podstaw do tworzenia tego typu rezerw. Co ważne, zobowiązanie do wypłaty w przyszłości świadczeń powinno wynikać z kodeksu pracy, regulaminu wynagrodzeń lub zakładowych umów zbiorczych.

Rezerwy, które tworzy się na przyszłe świadczenia związane z pracownikami, ewidencjonuje się na koncie 647 „Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne”.

Odpisy z tytułu utworzenia rezerw na świadczenia emerytalne i podobne należy więc odzwierciedlić zapisem: strona Wn konta zespołu 5, strona Ma konta 647 „Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne”.

Przyszłe świadczenie

W polskiej praktyce najczęściej tworzone są rezerwy na odprawy emerytalne i nagrody jubileuszowe. W uzasadnionych przypadkach może jednak zaistnieć konieczność utworzenia rezerwy na niewykorzystane urlopy. Warto zwrócić uwagę, że art. 168 kodeksu pracy niewykorzystanego urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego.

Jeżeli więc zdarzy się sytuacja, że w danym roku pracownicy nie wykorzystają urlopów - jednostka może rozważyć utworzenie rezerwy.

Nie będzie konieczności jej tworzenia, na przykład w sytuacji gdy ewentualne wypłaty będą dotyczyć pracowników, których wynagrodzenie nie zależy od przepracowanego czasu pracy i otrzymują stałe wynagrodzenie. Inaczej jest przykładowo w przypadku pracowników pracujących przy produkcji pobierających wynagrodzenie w formie dniówki. Rezerwa w tym przypadku ma za zadanie odniesienie kosztu urlopu do okresu, w którym rzeczywiście uzyskiwane są przychody z pracy.

Należy pamiętać, że warunkiem tworzenia rezerw jest prawidłowe określenie ich wartości. Przepis art. 28 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości nakazuje wyceniać je w wiarygodnie oszacowanej wartości nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jak zaksięgować rezerwę

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 39 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr. 76, poz. 694 z późn. zm.).

- Art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).