Jak ująć zaliczkę wpłaconą na zakup towarów

Ewidencja księgowa zakupu towarów musi być przeprowadzona z uwzględnieniem m.in. przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Warto więc przypomnieć, że co do zasady zgodnie z art. 19 ustawy o VAT obowiązek podatkowy w tym przypadku powstaje z chwilą wydania towarów. Jeżeli podatnik wysyła towar nabywcy lub wskazanej przez niego osobie trzeciej, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru jednej z tych osób. W przypadku transakcji, w których istnieje obowiązek potwierdzenia ich fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w siódmym dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Faktura zaliczkowa

W praktyce gospodarczej zdarza się, że nabywca wpłaca zaliczkę na poczet przyszłej dostawy. W takiej sytuacji należy zastosować się do art. 19 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten stanowi, że jeżeli przed wydaniem towarów dostawca otrzymał część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, w tej części obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.

Dlatego też po wpłaceniu przez podmiot zaliczki kontrahent musi wystawić z tego tytułu fakturę. Zgodnie par 14. rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, musi to uczynić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Ponadto rozporządzenie określa również wszystkie wymogi formalne takiej faktury, a także wzór, według którego należy obliczyć kwotę podatku. Jest to o tyle istotne, że przekazana kwota zaliczki na fakturze będzie stanowiła wartość brutto.

Powyższe operacje w księgach rachunkowych mogą zostać odzwierciedlone w następujący sposób:

1. Wpłata zaliczki na konto sprzedawcy - w wartość przelewu: strona Wn konta 202 „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma konta 130 „Rachunek bankowy”,

2. Faktura VAT wystawiona przez sprzedawcę: strona Wn konta 225 „Rozliczenie VAT naliczonego” - wartość VAT naliczonego, strona Wn konta 300 „Rozliczenie zakupu” - wartość netto zaliczki, strona Ma konta 202 „Rozrachunki z dostawcami” - wartość brutto zaliczki.

Natomiast przyjęcie do magazynu towarów zostanie zaksięgowane: strona Wn konta 330 „Towary”, strona Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu”.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jak obliczyć wartość podatku

Końcowe rozliczenie

Ujecie w księgach rachunkowych kolejnych operacji będzie uzależnione od tego, czy wartość zaliczki przekracza wartość towaru, jest jej równa czy mniejsza.

Tę kwestię reguluje również wspomniane rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. W przypadku gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej ceny brutto towarów, sprzedawca po ich wydaniu wystawia fakturę końcową (na zasadach określonych w par. 9 i 11-13 rozporządzenia), z tym że sumę wartości towarów pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura końcowa powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towarów. Nie ma natomiast obowiązku wystawiania faktury końcowej w przypadku, gdy faktura zaliczkowa objęła całą cenę brutto towaru. Z kolei, jeżeli zaliczka przewyższyła wartość brutto towaru, należy wystawić fakturę korygującą. W księgach rachunkowych zostanie ona ujęta w następujący sposób: strona Wn konta 202 „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma konta 225 „Rozliczenie VAT naliczonego” - wartość VAT naliczonego, strona Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu” - wartość netto zaliczki.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jak zaewidencjonować zakup towarów

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 19 ust. 1-5 i ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

- Art. 46 ust. 5 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

- Par. 14 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.).