Jak ewidencjonować koszty we właściwych okresach sprawozdawczych

Podczas tworzenia sprawozdań finansowych na koniec roku istotne jest zwrócenie szczególnej uwagi na odpowiednie ujęcie wszystkich kosztów. Warto więc pamiętać, że zasady określone w ustawie o rachunkowości znacznie różnią się od tych, które określają ustawy o podatku dochodowym. Różnice te dotyczą m.in. rezerw na przyszłe zobowiązania. Stanowią one koszt w ujęciu bilansowym, natomiast dla rozliczeń podatkowych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Należy zwrócić uwagę, iż dla celów ewidencji księgowej istotne znaczenie ma przyporządkowanie kosztów do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą.

Przyporządkowanie kosztów

Zasady przyporządkowania kosz- tów wynikają z regulacji wyrażonych w art. 6 ustęp 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten nakazuje firmom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz, przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Z kolei dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

W praktyce zatem często może zdarzyć się, że firmy skupiają się jedynie na tych kosztach, które są poparte dokumentami księgowymi, fizycznie otrzymanymi przez jednostkę przed zamknięciem ksiąg. W związku z tym usługi, które zostały wykonane w danym roku obrotowym, ale firma nie otrzymała jeszcze faktury za ich wykonanie, nie są ujmowane w sprawozdaniu za okres, którego koszty te dotyczą.

Dobrym przykładem będą tu faktury abonamentowe za rozmowy telefoniczne dotyczące grudnia 2007 r., otrzymane przez firmę w styczniu 2008 r. Podobna sytuacja może mieć miejsce przy usługach transportowych, które rozliczane są w dłuższym okresie, czy wynagrodzeń pracowników za grudzień wypłacanych w styczniu.

Ujmowanie w ewidencji księgowej

W sytuacji gdy firma otrzyma fakturę w styczniu (2008 r.), ale koszt dotyczy grudnia poprzedniego okresu sprawozdawczego, należy go ująć w roku, którego dotyczy, czyli w 2007. W takim przypadku, na podstawie dokumentu polecenia księgowania, należy dokonać zapisu: strona Wn konta 420 „Usługi obce”, strona Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu”. Saldo konta 300 wykazuje się w pasywach bilansu za 2007 rok w pozycji B.III.2 lit. d) „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług”.

Rozliczenie kosztów znajdzie swoje odzwierciedlenie natomiast w księgach rachunkowych okresu, w którym firma otrzymała fakturę: strona Wn konta 300 „Rozliczenie zakupu” - wartość netto, strona Wn konta 225 „Rozliczenie VAT naliczonego”, strona Ma konta 202 „Rozrachunki z dostawcami” - łączna kwota zobowiązania. Jeżeli faktura obejmowała częściowo koszty dotyczące roku 2008, należy je zaewidencjonować zapisem: strona Wn konta 420 „Usługi obce”, strona Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu”.

Rezerwy na koszty badania

Kolejnym przykładem tego typu rozliczeń jest ujmowanie rezerw na badanie sprawozdania finansowego. Jest to konieczne nawet wtedy, gdy wydatki na ten cel są ponoszone w podobnej wysokości w kolejnych latach obrotowych. Obowiązek tworzenia rezerw wynika z konieczności przyporządkowania kosztów do okresu, którego dotyczą.

Prawo podatkowe nie uznaje natomiast rezerw tego typu za koszt uzyskania przychodów. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT. Wydatki związane z badaniem sprawozdania finansowego zostaną zatem uznane za koszt uzyskania przychodów dopiero w momencie faktycznego ich poniesienia.

Rozliczenia międzyokresowe

Odmienna sytuacja nastąpi w przypadku, gdy firma uiszcza płatność z góry na przykład z tytułu z czynszu, prenumeraty czasopism i publikacji na potrzeby działalności jednostki lub składki na ubezpieczenia majątkowe.

Ewidencja tych kosztów w księgach rachunkowych odbywa się za pośrednictwem konta, 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych” (strona Wn konta 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych”, strona Ma konta 490 „Rozliczenie kosztów”). Dzięki temu koszty zostaną aktywowane w kolejnych okresach sprawozdawczych. Nie będą miały jednak odzwierciedlenia w rachunku zysków i strat (w okresie, w którym zostały poniesione). W bilansie zostaną one ujęte w aktywach w pozycji B.IV jako „Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe” lub A.V.2 jako „Długoterminowe czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Należy pamiętać, że rozliczanie takich kosztów w czasie ma sens tylko wtedy, gdy stanowią one kwoty istotne dla jednostki. Każda firma powinna zatem ustalić ich poziom indywidualnie, w zależności od wielkości jednostki i określić je w polityce (zasadach) rachunkowości. W przypadku gdy kwota zapłacona z góry zostanie uznana za nieistotną, wydatek ten powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jak zaksięgować usługę telekomunikacyjną

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).