Zadania i uprawnienia głównego księgowego w administracji

Z wyjątkiem kwestii głównego księgowego w sektorze finansów publicznych, polskie prawo nie reguluje zawodu księgowego. Nie ma więc ustanowionych prawnie kryteriów, które musiałaby spełniać osoba pracująca w tym charakterze na podstawie stosunku pracy. Oznacza to, że wymagania wobec takiego pracownika są uzależnione od indywidualnie przyjętych przez jednostkę zasad.

Dla porównania, w sytuacji gdy firma zleca czynności prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, musi on posiadać uprawnienia do usługowego prowadząca księgi rachunkowych. Przepisy dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obecnie znajdując się w rozporządzeniu ministra finansów z 18 lipca 2002 r. w tej sprawie.

Kryteria dla głównego księgowego

Jak zostało to wspomniane, inaczej jest w przypadku głównych księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych. Aby zatrudnić daną osobę w tym charakterze, musi ona spełniać kryteria, m.in. dotyczące wykształcenia i doświadczenia. Jedną z możliwości objęcia tego stanowiska jest właśnie posiadanie certyfikatu księgowego lub świadectwa kwalifikacyjnego uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (różnica w tych tytułach dotyczy sposobu ich zdobycia - poprzez egzamin lub odpowiednie wykształcenie). Ustawa o finansach publicznych w art. 45 ust. 1 definiuje głównego księgowego jako osobę, której powierzone są określone obowiązki i odpowiedzialność (patrz ramka). Wobec pozostałych osób zatrudnionych w działach księgowości, które nie spełniają tych kryteriów, wymagania wobec kandydata określa pracodawca.

W przypadku głównego księgowego w pierwszej kolejności muszą być spełnione podstawowe warunki zawarte w art. 45 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Według tego przepisu może nim być tylko osoba, która:

- posiada obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego;

- ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

- nie była prawomocnie skazana za przestępstwa: przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe.

Wykształcenie i praktyka

Ponadto główny księgowy musi spełniać jedeno z dodatkowych kryteriów. Po pierwsze, przy założeniu, że kandydat ma co najmniej trzyletnią praktykę w księgowości musi dowieść, że ukończył ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe.

Z kolei, jeżeli nie ma wyższego wykształcenia, ale ukończył średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną, musi posiadać co najmniej sześcioletnią praktykę.

Głównym księgowym w sektorze finansów publicznych może być również biegły rewident (wpisany do rejestru na podstawie odrębnych przepisów) lub posiadacz świadectwa kwalifikacyjnego uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikatu księgowego, wydane na podstawie odrębnych przepisów (czyli obecnie rozporządzenia).

Jak można zdobyć uprawnienia

Zdobycie uprawnień biegłego rewidenta jest długotrwałe. W tym przypadku, oprócz innych wymagań, należy zdać 11 egzaminów (10 pisemnych i egzamin dyplomowy w formie ustnej), odbyć praktykę i aplikację.

Łatwiej jest w przypadku uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Certyfikat można uzyskać na dwa sposoby. Po pierwsze, bez zdawania egzaminu. Uprawnienia w ten sposób mogą otrzymać osoby, które udokumentują trzyletnią praktykę w księgowości oraz uzyskały odpowiednie wykształcenie. Zapewnia je tytuł magistra zdobyty na kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość (lub o specjalności innej niż rachunkowość, dla której plan studiów i program kształcenia odpowiadał wymogom określonym dla specjalności rachunkowość w danej uczelni). Druga możliwość to ukończenie studiów podyplomowych z zakresu rachunkowości.

Bezwzględnym warunkiem jest jednak uzyskanie tego wykształcenia na uczelniach mających prawo do nadawania tytułu doktora nauk ekonomicznych (można to sprawdzić na stronie: www.pan.pl/ck/).

Drugą możliwością zdobycia certyfikatu jest przystąpienie do egzaminu. W tym przypadku będzie konieczne udokumentowanie dwuletniej praktyki i co najmniej średniego wykształcenia.

Należy jednak pamiętać, że za praktykę w księgowości, wymaganą przy uzyskaniu certyfikatu zgodnie z obecnym stanem prawnym, uważa się wykonywanie - na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej - czynności:

- o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2, 4 lub 5 ustawy o rachunkowości na zasadach w niej określonych, tj. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym; wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego; sporządzanie sprawozdań finansowych;

- lub w ramach badania sprawozdania finansowego, pod nadzorem biegłego rewidenta.

Oznacza to, że praktykę w księgowości można nabyć, jeżeli w ramach obowiązków zawodowych wykonywana jest choćby jedna z wymienionych czynności. Doświadczenia nie daje natomiast prowadzenie książki przychodów i rozchodów.

Osoby, które myślą o zdobyciu certyfikatu, powinny zwrócić uwagę na fakt, że już niedługo przepisy w tym zakresie ulegną zmianie. Przede wszystkim zostaną przeniesione do ustawy o rachunkowości. Nowe przepisy od lipca 2010 r. wykluczą możliwość ubiegania się o certyfikat bez zdawania egzaminu.

KTO JEST GŁÓWNYM KSIĘGOWYM W SEKTORZE FINANSÓW PUBLICZNYCH

Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

- prowadzenia rachunkowości jednostki;

- wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

- dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

- dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

AGNIESZKA POKOJSKA

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Rozporządzenie ministra finansów z 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. z 2000 r. nr 120, poz. 1022 ze zm.).

- Art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 z ze zm.).