REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF w sytuacjach kryzysowych, awarie, brak dostępu, problemy techniczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF - rodzaje awarii - źródło - Exorigo-Upos
KSeF - rodzaje awarii - źródło - Exorigo-Upos
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym systemem fakturowania w Polsce od 1 lipca 2024 r. Według raportu RetailTech 2023, jego wdrożenie jest aktualnie jednym z najważniejszych wyzwań dla niemal 70 proc. badanych przedsiębiorstw. Obowiązek KSeF wymusza na firmach liczne zmiany, które mogą wymagać dostosowań w procesach i systemach informatycznych oraz odpowiedniego przygotowania pracowników. Przedsiębiorcy muszą się przygotować także na potencjalne trudności, które mogą się pojawić już po wdrożeniu obowiązkowego systemu. Chodzi o różne sytuacje kryzysowe - np. awarie, brak dostępu, problemy techniczne.

- Przygotowanie do KSeF jest dla firm nie tylko stresujące, ale również rodzi szereg pytań, na które na obecnym etapie czasem trudno znaleźć jednoznaczne odpowiedzi. Doświadczenia z ostatnich lat nauczyły nas, że sytuacja rynkowa bywa nieprzewidywalna. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy pragną być gotowi na każdą, nawet najbardziej niespodziewaną ewentualność w kontekście zarządzania firmą. Ważne, aby już dzisiaj wiedzieć, jak się zachować - mówi Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos.

REKLAMA

KSeF w obliczu wojny

REKLAMA

Blisko dwa lata temu wybuchła wojna w Ukrainie, która znacznie wpływa również na polskie firmy. Przedsiębiorstwa prowadzące działalność handlową z rynkami wschodnimi, takimi jak Rosja, Białoruś czy Ukraina, zmuszone były do modyfikacji lub nawet całkowitej zmiany swoich modeli biznesowych. Ta sytuacja wymusiła konieczność dostosowania się do nowych realiów gospodarczych i politycznych.

W cieniu tych wydarzeń przedsiębiorcy zastanawiają się, jak najskuteczniej chronić swoją działalność. Dodatkowym wyzwaniem są zmiany legislacyjne, w tym także kwestia wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Czy sam system będzie w stanie wspierać przedsiębiorców w czasie kryzysu, np. wojennego w naszym kraju?

- W przypadku sytuacji wyjątkowych, takich jak wojna, kiedy dostęp do systemów Ministerstwa Finansów może być ograniczony bądź nawet niemożliwy, podatnik ma prawo wystawić fakturę poza KSeF, bez konieczności późniejszego rejestrowania jej w tym systemie. To jest jedyny wyjątek. W innych sytuacjach faktury muszą być zgodnie z ustawowym terminem przekazywane do systemu – dodaje Michał Sosnowski.

Awaria, brak dostępu lub problem techniczny

REKLAMA

Poza skrajnymi sytuacjami, takimi jak wojna czy nagłe kryzysy, istnieją też mniej ryzykowne scenariusze, które jednak wciąż wzbudzają wiele wątpliwości. Przykładem może być awaria Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wywołana przez różne czynniki, takie jak awaria infrastruktury, zakłócenia sieci Ministerstwa Finansów, ataki hakerskie czy błędy aplikacji. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury w systemie z tego powodu, może to zrobić poza KSeF w formie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (wydruk papierowy, format elektroniczny, np. PDF). Musi ona spełniać określone wymagania, takie jak kod weryfikujący (kod QR, który umożliwia sprawdzenie integralności faktury), który zawiera min. hash/skrót kryptograficzny pliku XML faktury ustrukturyzowanej. W związku z tym, aby wygenerować fakturę lub wydruk w pdf, wskazane jest aby zapamiętać utworzony plik XML. 

Jeśli przy wysyłaniu faktury do KSeF po zakończeniu awarii zostanie zmieniony chociaż jeden znak (np. data wygenerowania pliku), to skrót kryptograficzny z pliku pobranego z KSeF nie będzie zgodny z tym na wydruku faktury. Tak samo należy postąpić w sytuacji, kiedy Krajowy System e-Faktur jest niedostępny w wyniku planowanej przerwy, takiej jak przerwa administracyjna czy aktualizacja systemu (udostępniona do wiadomości publicznej).

Na takie działania powinny być również gotowe systemy zakupowe nabywcy. Zdarza się, że drukowana faktura lub plik PDF, wystawiona podczas awarii KSeF, mogą dotrzeć do systemu przed pobraniem faktury z KSeF przez klienta. W takiej sytuacji, po zaksięgowaniu faktury papierowej lub w formie PDF, nie powinno się już księgować faktury pobranej z KSeF, aby uniknąć podwójnego księgowania. W praktyce może również wystąpić odwrotna sytuacja, gdy awaria lub niedostępność KSeF była krótkotrwała. Wówczas wystawca mógłby wystawić fakturę papierową, ale zanim dotarła do nabywcy, została już wystawiona w KSeF, pobrana przez kontrahenta i zaksięgowana. 

Dlatego ważne jest oznaczanie faktury wystawionej w okresie awarii lub niedostępności specjalnym znacznikiem. Ułatwi on nabywcy prawidłowe postępowanie w przypadku przetwarzania faktur pochodzących z różnych źródeł. Dodatkowo w projektowanych nowych wzorach struktury logicznej JPK_VAT pojawia się atrybut faktury do oznaczania faktur wystawianych w okresie awarii i niedostępności KSeF oraz w przypadku gdy awarii systemu po stronie podatnika.


- Przedsiębiorstwa dobrze znają swoje „podwórko" i zwykle są przygotowane na nieprzewidziane sytuacje we własnej infrastrukturze ale już niekoniecznie na nagłe wypadki w zewnętrznych systemach, które są elementami procesów biznesowych. Założenie, że np. KSeF będzie dostępny 24/7 albo że każda faktura zostanie zarejestrowana przez KSeF w sekundę zostanie szybciej lub później wystawiona przez życie na weryfikacje (zwykle szybciej niż nam się wydaje). Stąd potrzeba dogłębnego przemyślenia różnych przypadków i kompleksowego przetestowania najróżniejszych scenariuszy – zauważa Michał Sosnowski z Exorigo-Upos.

 

KSeF - rodzaje awarii - źródło - Exorigo-Upos

Shutterstock

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA