REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF w sytuacjach kryzysowych, awarie, brak dostępu, problemy techniczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF - rodzaje awarii - źródło - Exorigo-Upos
KSeF - rodzaje awarii - źródło - Exorigo-Upos
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym systemem fakturowania w Polsce od 1 lipca 2024 r. Według raportu RetailTech 2023, jego wdrożenie jest aktualnie jednym z najważniejszych wyzwań dla niemal 70 proc. badanych przedsiębiorstw. Obowiązek KSeF wymusza na firmach liczne zmiany, które mogą wymagać dostosowań w procesach i systemach informatycznych oraz odpowiedniego przygotowania pracowników. Przedsiębiorcy muszą się przygotować także na potencjalne trudności, które mogą się pojawić już po wdrożeniu obowiązkowego systemu. Chodzi o różne sytuacje kryzysowe - np. awarie, brak dostępu, problemy techniczne.

- Przygotowanie do KSeF jest dla firm nie tylko stresujące, ale również rodzi szereg pytań, na które na obecnym etapie czasem trudno znaleźć jednoznaczne odpowiedzi. Doświadczenia z ostatnich lat nauczyły nas, że sytuacja rynkowa bywa nieprzewidywalna. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy pragną być gotowi na każdą, nawet najbardziej niespodziewaną ewentualność w kontekście zarządzania firmą. Ważne, aby już dzisiaj wiedzieć, jak się zachować - mówi Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos.

REKLAMA

KSeF w obliczu wojny

REKLAMA

Blisko dwa lata temu wybuchła wojna w Ukrainie, która znacznie wpływa również na polskie firmy. Przedsiębiorstwa prowadzące działalność handlową z rynkami wschodnimi, takimi jak Rosja, Białoruś czy Ukraina, zmuszone były do modyfikacji lub nawet całkowitej zmiany swoich modeli biznesowych. Ta sytuacja wymusiła konieczność dostosowania się do nowych realiów gospodarczych i politycznych.

W cieniu tych wydarzeń przedsiębiorcy zastanawiają się, jak najskuteczniej chronić swoją działalność. Dodatkowym wyzwaniem są zmiany legislacyjne, w tym także kwestia wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Czy sam system będzie w stanie wspierać przedsiębiorców w czasie kryzysu, np. wojennego w naszym kraju?

- W przypadku sytuacji wyjątkowych, takich jak wojna, kiedy dostęp do systemów Ministerstwa Finansów może być ograniczony bądź nawet niemożliwy, podatnik ma prawo wystawić fakturę poza KSeF, bez konieczności późniejszego rejestrowania jej w tym systemie. To jest jedyny wyjątek. W innych sytuacjach faktury muszą być zgodnie z ustawowym terminem przekazywane do systemu – dodaje Michał Sosnowski.

Awaria, brak dostępu lub problem techniczny

REKLAMA

Poza skrajnymi sytuacjami, takimi jak wojna czy nagłe kryzysy, istnieją też mniej ryzykowne scenariusze, które jednak wciąż wzbudzają wiele wątpliwości. Przykładem może być awaria Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wywołana przez różne czynniki, takie jak awaria infrastruktury, zakłócenia sieci Ministerstwa Finansów, ataki hakerskie czy błędy aplikacji. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury w systemie z tego powodu, może to zrobić poza KSeF w formie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (wydruk papierowy, format elektroniczny, np. PDF). Musi ona spełniać określone wymagania, takie jak kod weryfikujący (kod QR, który umożliwia sprawdzenie integralności faktury), który zawiera min. hash/skrót kryptograficzny pliku XML faktury ustrukturyzowanej. W związku z tym, aby wygenerować fakturę lub wydruk w pdf, wskazane jest aby zapamiętać utworzony plik XML. 

Jeśli przy wysyłaniu faktury do KSeF po zakończeniu awarii zostanie zmieniony chociaż jeden znak (np. data wygenerowania pliku), to skrót kryptograficzny z pliku pobranego z KSeF nie będzie zgodny z tym na wydruku faktury. Tak samo należy postąpić w sytuacji, kiedy Krajowy System e-Faktur jest niedostępny w wyniku planowanej przerwy, takiej jak przerwa administracyjna czy aktualizacja systemu (udostępniona do wiadomości publicznej).

Na takie działania powinny być również gotowe systemy zakupowe nabywcy. Zdarza się, że drukowana faktura lub plik PDF, wystawiona podczas awarii KSeF, mogą dotrzeć do systemu przed pobraniem faktury z KSeF przez klienta. W takiej sytuacji, po zaksięgowaniu faktury papierowej lub w formie PDF, nie powinno się już księgować faktury pobranej z KSeF, aby uniknąć podwójnego księgowania. W praktyce może również wystąpić odwrotna sytuacja, gdy awaria lub niedostępność KSeF była krótkotrwała. Wówczas wystawca mógłby wystawić fakturę papierową, ale zanim dotarła do nabywcy, została już wystawiona w KSeF, pobrana przez kontrahenta i zaksięgowana. 

Dlatego ważne jest oznaczanie faktury wystawionej w okresie awarii lub niedostępności specjalnym znacznikiem. Ułatwi on nabywcy prawidłowe postępowanie w przypadku przetwarzania faktur pochodzących z różnych źródeł. Dodatkowo w projektowanych nowych wzorach struktury logicznej JPK_VAT pojawia się atrybut faktury do oznaczania faktur wystawianych w okresie awarii i niedostępności KSeF oraz w przypadku gdy awarii systemu po stronie podatnika.


- Przedsiębiorstwa dobrze znają swoje „podwórko" i zwykle są przygotowane na nieprzewidziane sytuacje we własnej infrastrukturze ale już niekoniecznie na nagłe wypadki w zewnętrznych systemach, które są elementami procesów biznesowych. Założenie, że np. KSeF będzie dostępny 24/7 albo że każda faktura zostanie zarejestrowana przez KSeF w sekundę zostanie szybciej lub później wystawiona przez życie na weryfikacje (zwykle szybciej niż nam się wydaje). Stąd potrzeba dogłębnego przemyślenia różnych przypadków i kompleksowego przetestowania najróżniejszych scenariuszy – zauważa Michał Sosnowski z Exorigo-Upos.

KSeF - rodzaje awarii - źródło - Exorigo-Upos

 

KSeF - rodzaje awarii - źródło - Exorigo-Upos

Shutterstock

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

REKLAMA

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

Zwierzęta w firmie a koszty uzyskania przychodu. Jak argumentować przed urzędem skarbowym? Interpretacje fiskusa: pies, akwarium i inne przypadki

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

Czy będzie likwidacja JPK VAT? Prof. Modzelewski: nieoficjalnie mówi się o redukcji obowiązków

Od samego początku (można sprawdzić) byłem krytykiem wprowadzenia powszechnych „jotpeków”, czyli zmuszania ogółu podatników do systematycznego wysyłania urzędom skarbowym ich ewidencji podatkowych. Po co zaśmiecać archiwa tych organów bilionami zbędnych informacji, do których nigdy nie sięgnie i nie można ich racjonalnie zinterpretować?

Księgowi nie spodziewają się w najbliższej przyszłości wielkich rewolucji w wynagrodzeniu i systemie swojej pracy

Co księgowi naprawdę myślą o kondycji swojej branży? Ukazał się pierwszy w Polsce barometr nastrojów księgowych. Jak oceniają oni miniony rok, czego oczekują po 2025. Odpowiedzi badanych księgowych pokazują prawdziwy obraz branży.

REKLAMA

Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ulga na ekspansje a koszty marketingowe – jak szeroki jest katalog wydatków?

Niedawna interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.66.2025.2.ED) dla producenta opakowań z tworzyw sztucznych rozstrzyga tę kwestię, wskazując, które wydatki targowe i promocyjne podlegają odliczeniu, a które - mimo argumentacji podatnika - pozostają poza zakresem ulgi. Organ zastosował ścisłą wykładnię językową, potwierdzając kwalifikowalność jedynie części ponoszonych przez przedsiębiorców kosztów.

REKLAMA