Konsultacje KSeF dobiegły końca. Co udało się ustalić? MF planuje wydać „Podręcznik KSeF”

• Konsultacje KSeF z przedstawicielami różnych branż
• Obowiązek stosowania identyfikatora płatności
• Uwagi dotyczące dostępu do danych w KSeF i fałszowania faktur
• Faktury B2B i B2C oraz data wystawienia faktury
• MF planuje wydać „Podręcznik KSeF”

O wnioskach ze spotkań konsultacyjnych i obietnicach resortu finansów w zakresie FSeF opowiadają przedstawiciele Exorigo-Upos, którzy uczestniczyli w konsultacjach.

Konsultacje KSeF z przedstawicielami różnych branż

Chociaż sektor publiczny w UE powszechnie korzysta z e-faktur, wprowadzenie elektronicznego fakturowania w transakcjach B2B odbywa się w różnym tempie w poszczególnych krajach. W Polsce od 1 stycznia 2022 roku trwa okres przejściowy, a przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

KSeF pierwotnie miał być obowiązkowy od lipca 2024 roku. Zostanie jednak wdrożony w późniejszym terminie. Planowane jest zakończenie prac legislacyjnych do końca czerwca br., a start obligatoryjnego KSeF najwcześniej 1 stycznia 2025 r. Decyzja o przesunięciu terminu została podjęta po uwzględnieniu opinii przedsiębiorców oraz diagnozie błędów w systemie.

Aby możliwie najlepiej odpowiedzieć na potrzeby przyszłych użytkowników programu, Ministerstwo Finansów zorganizowało konsultacje na temat KSeF z przedstawicielami różnych branż. W trakcie spotkań omówiono szereg istotnych kwestii związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Wnioski będą kluczowe dla dalszych prac legislacyjnych i technicznych nad systemem, który ma zrewolucjonizować proces fakturowania i podatkowych kontroli w Polsce.

Obowiązek stosowania identyfikatora płatności

Jednym z tematów dyskusji był obowiązek stosowania identyfikatora płatności. Pomimo zgłaszanych postulatów o zmianie, stanowisko Ministerstwa Finansów w tej kwestii pozostało niezmienne i wspomniane identyfikatory zostaną w KSeF w dotychczasowej formie. Istotną rolę odegrało również omówienie kwestii ewentualnych kar za niewdrożenie przepisów oraz propozycje przesunięcia terminu obowiązkowego stosowania identyfikatora płatności.

- Małych podatników martwią dodatkowe zadania, takie jak przepisywanie numeru KSeF do tytułu przelewu w aplikacji bankowej. W praktyce, korzystanie z tych przepisów nie powinno zwiększyć obciążenia pracą, ponieważ numer KSeF będzie widoczny na wizualizacji dokumentu, ułatwiając jego umieszczenie w tytule przelewu. Istnieje jednak obawa, że wprowadzenie identyfikatora płatności może prowadzić do większej liczby błędów związanych z jego długością, szczególnie gdy kod będzie miał 35 znaków. Przedsiębiorcy zgłaszali również obawy, czy poniesione nakłady przyniosą faktyczne korzyści. Obowiązkowy numer KSeF w tytule przelewu nie pokryje wszystkich płatności, np. US w ten sposób nie dowie się o opłaceniu wszystkich faktur, jak również podatnicy i tak będą musieli przekazywać biznesową informację, której numer KSeF nie realizuje, w tym np. płatności częściowe, kompensaty, płatności za odsetki itd. - mówi Michał Sosnowski, ekspert ds. KSeF Exorigo-Upos.

Uwagi dotyczące dostępu do danych w KSeF i fałszowania faktur

Przedstawiciele branży faktoringowej zgłaszali uwagi dotyczące dostępu do danych w KSeF oraz zauważali problemy związane z fałszywymi fakturami i oszustwami. Branża postulowała ponadto o dostęp do faktur w KSeF, nawet gdy faktor nie jest wskazany. Ministerstwo Finansów nie przewiduje jednak udostępniania tych danych stronom trzecim, twierdząc, że decyzje w tej sprawie należą do wystawcy faktury. W planach jest wprowadzenie zmian w dostępie anonimowym poprzez stosowanie QR kodów lub skrótów kryptograficznych plików XML.

Konsultacje dotyczyły również branży paliwowej, gdzie kluczowym wyzwaniem jest obsługa klienta na stacji benzynowej, w tym zagadnienia związane z czasem procesowania faktur oraz dostępnością systemu KSeF. Obecnie popularną praktyką na stacjach jest stosowanie faktur fiskalnych, które zgodnie z planem powinny zostać wycofane wraz z początkiem 2025 roku, ale termin prawdopodobnie zostanie przesunięty w związku z odwołaniem obowiązkowego KSeF od lipca 2024. Postulowano więc możliwość drukowania faktur VAT na drukarce fiskalnej jako wydruków niefiskalnych.

Faktury B2B i B2C oraz data wystawienia faktury

Dodatkowo, pojawiały się głosy dotyczące potrzeby rozróżnienia faktur B2B i B2C oraz zapewnienia swobody w określaniu daty wystawienia faktury zgodnie z umową między kontrahentami. Zaproponowano też, aby nie rezygnować z not korygujących i umożliwić poprawienie drobnych błędów niezwiązanymi z podatkami w formie noty, zamiast wymagać wprowadzenia zmian poprzez faktury korygujące.

- Wspólna potrzeba to jasne wytyczne dotyczące rozróżnienia faktur B2B od B2C dla podatników lub systemu podatkowego. Również często poruszany jest temat terminów płatności, które muszą być zgodne z umową między kontrahentami, ale zależą od daty dostarczenia faktury, a ta jest warunkowana wystawieniem w KSeF, na co sprzedawca nie ma wpływu. W związku z tym proponuje się większą swobodę w określaniu daty wystawienia faktury i warunków płatności. Pojawiły się także kwestie umieszczania dodatkowych danych poza schematem e-faktury, np. załączników, co jest potrzebne ze względu na różne regulacje branżowe - dodaje Michał Sosnowski.

MF planuje wydać „Podręcznik KSeF”

Ministerstwo Finansów kontynuuje dialog z przedstawicielami różnych sektorów gospodarki, aby zapewnić skuteczne i wyważone wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, uwzględniając specyfikę każdej branży. Przedstawiciele resortu zapowiedzieli także szeroką akcję szkoleniową. Od kwietnia do maja br. w każdym z 400 urzędów skarbowych w Polsce przedsiębiorcy będą mogli uczestniczyć w praktycznych warsztatach z wykorzystania darmowego oprogramowania, takiego jak Aplikacja Podatnika i e-mikrofirma. Ponadto, firmy będą miały możliwość skorzystania z infolinii wsparcia. Resort planuje także wydać „Podręcznik KSeF”, który będzie szczegółowo omawiał wszystkie kwestie związane z fakturami ustrukturyzowanymi.