KSeF jest już za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

• KSeF nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane
• To ostatni moment, by zacząć wdrożenie KSeF w firmie
• Gdzie leży odpowiedzialność za e-faktury?
• Zgodność z KSeF: Co można zrobić już teraz?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, a wielu przedsiębiorców wciąż nie rozpoczęło przygotowań do nadchodzących zmian. Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w 2026 roku, to czasu na odpowiednie wdrożenie rozwiązań jest coraz mniej. Wiele firm zakłada, że odpowiedzialność za zgodność z nowymi przepisami spoczywa na biurach rachunkowych, jednak eksperci jasno wskazują, że to przedsiębiorcy będą musieli zadbać o prawidłowe wystawianie i odbieranie faktur. Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować kosztownymi błędami, które odbiją się na finansach i reputacji firmy. Jak dobrze przygotować się do KSeF i uniknąć problemów?

KSeF nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane

Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes. Wiele firm może wychodzić z założenia, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.

Na temat Krajowego Systemu e-Faktur wiadomo wiele, ale nic na pewno. Ta zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma elektroniczna ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur. Wewnętrzne systemy obiegu dokumentów pozostaną potrzebne, ale przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z ustrukturyzowanego formatu i przesyłania faktur wyłącznie za pośrednictwem systemu centralnego.

To ostatni moment, by zacząć wdrożenie KSeF w firmie

Według aktualnych wytycznych obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm oraz
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Mikrofirmy zostaną objęte nowymi regulacjami dopiero od 1 października 2026 r. Jednak, jak wskazuje Kamila Cieszkowska, księgowa i ekspertka SaldeoSMART, nawet w tym ostatnim przypadku czasu na przygotowanie się do nowych wytycznych pozostało niewiele.

– O KSeF nie da się myśleć inaczej, niż jak o prawdziwej rewolucji w polskiej księgowości, która zmieni sposób postrzegania terminów, dokumentów i ich obiegu w firmie – przekonuje Kamila Cieszkowska. – Dla wielu przedsiębiorców będzie to pierwszy kontakt z cyfryzacją procesów finansowych na taką skalę. Im szybciej zainteresują się tym tematem, tym większa szansa, że przejdą przez wdrożenie spokojnie i bez kosztownych potknięć. Został nam mniej niż rok. To naprawdę ostatni moment, by zacząć działać – dodaje.

Choć harmonogram wdrożenia KSeF jest znany, wiele małych i średnich firm wciąż traktuje go jako odległe wyzwanie. Tylko 11% podmiotów MŚP deklaruje, że już korzysta z udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji testowej, pozwalającej m.in. na wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, a także podgląd dokumentów.

Gdzie leży odpowiedzialność za e-faktury?

Na to, że przygotowania do KSeF idą opornie, wpływ może mieć kilka równoległych czynników. Cisza informacyjna wokół systemu, brak ogólnopolskiej akcji edukacyjnej i niepewność co do utrzymania, już wielokrotnie zmienianych, terminów uruchomienia platformy – utrudniają podejmowanie decyzji i planowanie działań z wyprzedzeniem. Dodatkowo wiele firm może liczyć na to, że dostosowaniem ich biznesu do KSeF zajmą się obsługujące je biura rachunkowe. Tymczasem eksperci podkreślają, że taka strategia może okazać się zgubna.

– W rolę księgowych zawsze wpisane jest wsparcie oraz doradztwo, i biura rachunkowe naturalnie będą je oferować swoim klientom także w kontekście KSeF. Należy jednak pamiętać, że to nie zwolni przedsiębiorcy z odpowiedzialności za spełnianie zgodności z nowymi wymaganiami. Biura rachunkowe mogą dokumenty pobierać i analizować, ale to po stronie podatnika będzie leżała weryfikacja ich poprawności oraz zatwierdzanie każdej faktury w systemie – tłumaczy Kamila Cieszkowska.

Zgodność z KSeF: Co można zrobić już teraz?

Mimo braku jasności co do ostatecznego kształtu systemu, firmy już dziś mogą podjąć wiele działań. Kluczowe jest stopniowe oswajanie się z nowym podejściem do tworzenia, przesyłania i przechowywania plików księgowych, w czym pomocne jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą nie tylko uporządkować swoje procesy wewnętrzne, ale również zyskać większą kontrolę nad dokumentacją i szybciej reagować na zmiany w przepisach.

– Krokiem, który także ułatwi dalszą integrację z nowym systemem, jest zalogowanie się do wersji testowej aplikacji KSeF i sprawdzenie jej działania w praktyce. Warto przetestować, jak przebiega proces wystawiania faktur, jakie dane są wymagane i gdzie przedsiębiorca może napotkać ewentualne problemy. Z tak przygotowaną listą pytań polecam udać się do swojego doradcy księgowego, który będzie mógł zawczasu rozeznać się w temacie i rozwiać wszystkie wątpliwości – podpowiada ekspertka.

Równolegle przedsiębiorstwa powinny przeanalizować używane przez siebie programy księgowe i systemy do zarządzania fakturami pod kątem ich zgodności z KSeF i zdolności do obsługi nowego formatu faktur. Dla wielu firm ten moment może stać się impulsem do weryfikacji, czy dotychczasowe rozwiązania IT nadążają za zmieniającymi się regulacjami i zapewnią firmie elastyczność w obliczu kolejnych etapów cyfryzacji.

Poradnik „Odliczanie VAT w firmie”

KSeF: Czas działać, by uniknąć błędów i kar

Krajowy System e-Faktur zbliża się bardzo szybko, a wielu przedsiębiorców wciąż odkłada przygotowania na później. Zakładanie, że biura rachunkowe zajmą się wszystkim, jest błędne – odpowiedzialność za zgodność faktur z nowymi przepisami spoczywa wyłącznie na firmach. Ignorowanie tego obowiązku może prowadzić do poważnych i kosztownych błędów, które negatywnie wpłyną na funkcjonowanie biznesu.

Chociaż do wprowadzenia KSeF pozostał ponad rok, odkładanie działań na ostatnią chwilę to duże ryzyko. Warto już teraz oswoić się z aplikacją testową i przeanalizować obecne systemy księgowe pod kątem ich zgodności z nowymi wymogami. Istotne jest również aktywne poszukiwanie wsparcia i doradztwa u księgowych, którzy – choć oferują pomoc – nie przejmą odpowiedzialności za zgodność z przepisami. Im szybciej przedsiębiorcy podejmą działania, tym większa szansa na bezproblemowe przejście przez nadchodzącą rewolucję w księgowości.