Każdy przedsiębiorca będzie musiał przystąpić do KSeF już w lutym. Jak przygotować firmę i biuro na nowy obieg dokumentów?

Od tego dnia każdy podmiot prowadzący działalność w Polsce zderzy się z systemem, niezależnie od własnego terminu wejścia w obowiązek wystawiania faktur. Kluczem do przetrwania tej zmiany jest szybkie wdrożenie narzędzi, które zautomatyzują procesy, zamiast generować dodatkową pracę.

Najważniejsza data: 1 lutego 2026 r. Dlaczego dotyczy wszystkich?

Harmonogram Ministerstwa Finansów jest jasny: w pierwszej kolejności najwięksi, a od kwietnia mniejsze podmioty. Jednak diabeł tkwi w szczegółach dotyczących odbioru dokumentów. Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24, stawia sprawę jasno: – Od lutego nie wszystkie przedsiębiorstwa muszą wystawiać faktury w KSeF, ale muszą je odbierać. Faktury od największych firm będziemy musieli odebrać w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Tak więc, jeśli będziemy chcieli otrzymać fakturę za paliwo na stacji benzynowej, za leasing czy za zakupiony sprzęt, będziemy musieli zalogować się do KSeF już w lutym. Nasz kontrahent nie będzie zobowiązany, aby doręczyć nam ją w inny sposób. Przeoczenie faktury to nie tylko problem z płatnością, ale realne kłopoty w rozliczeniach z fiskusem i ZUS.

To oznacza, że każda firma – od mikroprzedsiębiorcy po duże biuro rachunkowe – musi posiadać odpowiednie oprogramowanie i dostępy już w styczniu.

Konkretne kroki: Co musi zrobić przedsiębiorca i księgowy?

KSeF to proces, a nie jednorazowa zmiana. Aby uniknąć lutowego paraliżu, warto już teraz wykonać trzy kroki:

• audyt dostawców: sprawdź, którzy partnerzy (leasingi, telekomy, stacje paliw) wchodzą w KSeF w lutym. Od nich fakturę odbierzesz już tylko cyfrowo.
• zarządzanie uprawnieniami: wyznacz osoby odpowiedzialne za wysyłkę i weryfikację faktur. 
• wybór oprogramowania: aby uniknąć uciążliwego, ręcznego pobierania dokumentów, kluczowe będzie wdrożenie narzędzia zapewniającego automatyczny obieg faktur pomiędzy firmą a KSeF.

– Nasze narzędzia: firmly, fillup i fillup k24, powstały po to, by maksymalnie skrócić drogę wejścia w KSeF. Są zaprojektowane z myślą o realnych wyzwaniach, dopasowane do skali działalności oraz specyfiki pracy działów księgowych – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych w fillup k24. – Dla mikroprzedsiębiorcy, który chce  prowadzić księgowość swojej firmy i mieć święty spokój, idealnym wyborem jest firmly – tam technologia KSeF „dzieje się” sama w tle. Z kolei klasyczny fillup łączy obsługę ponad 7 000 formularzy z wymogami KSeF, gwarantując pełną poprawność plików. To idealne rozwiązanie dla tych, którzy potrzebują kompleksowego wsparcia w rozliczeniach elektronicznych i obsługują wiele firm jednocześnie. Dla biur rachunkowych, które stoją przed wyzwaniem zarządzania tysiącami dokumentów od setek klientów, przygotowaliśmy  fillup k24. To profesjonalny hub, który nie tylko automatyzuje odbiór faktur z KSeF, ale przede wszystkim porządkuje komunikację na linii biuro-klient – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

e‑Faktury KSeF - przygotuj się na KSeF już teraz

firmly – samodzielna księgowość dla przedsiębiorców

To narzędzie dedykowane jednoosobowym działalnościom gospodarczym (JDG) oraz małym firmom prowadzącym samodzielną księgowość. Jest to idealne rozwiązanie dla tych, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad fakturami sprzedażowymi i kosztowymi, unikając przy tym zagłębiania się w techniczne zawiłości systemu.

Podstawowe funkcjonalności programu:

• Wystawianie i odbiór faktur: faktury pobierane są automatycznie z KSeF i jednym kliknięciem trafiają do systemu.
• Płatności: system pozwala opłacać faktury kosztowe bezpośrednio z poziomu aplikacji, wiążąc dokument z przelewem.
• Porządek: wszystkie faktury ustrukturyzowane są w jednym, bezpiecznym miejscu, gotowe do przekazania księgowości.

fillup – kompleksowa platforma formularzy urzędowych

Program, który od lat wspiera miliony użytkowników w e-deklaracjach. W kontekście KSeF fillup to gwarancja poprawności merytorycznej. Narzędzie dedykowane księgowym w firmach i biurach rachunkowych obsługujących formalności administracyjne.

Podstawowe funkcjonalności programu:

• KSeF w ramach abonamentu: Wszystkie funkcjonalności związane z obsługą Krajowego Systemu e-Faktur są dostępne bez dodatkowych opłat 
• Wystawianie faktur: w ramach abonamentu możliwość wystawiania faktur bez ograniczeń.
• Odbieranie faktur: dostępne poprzez ekosystem fillup (firmly dla firm, fillup k24 dla biur rachunkowych), konfiguracja połączenia z KSeF przez kreator.
• inne funkcje KSeF: generowanie i zarządzanie tokenami KSeF, tryb demonstracyjny KSeF do testów, faktury korygujące bez limitu.
• Bezpieczne archiwum: przechowywanie dokumentów przez wymagane 10 lat, co zdejmuje z przedsiębiorcy obowiązek dbania o własne serwery
• Ponad 7 000 formularzy, druków i wzorów.

fillup k24 – platforma współpracy biuro-klient w erze KSeF

Najbardziej zaawansowane narzędzie dla księgowych, którzy muszą zarządzać dokumentacją setek klientów jednocześnie i potrzebują efektywnej współpracy z KSeF.

Podstawowe funkcjonalności programu:

• Hub informacyjny: fillup k24 pobiera faktury wszystkich klientów z KSeF i układa je w czytelne listy.
• Wystawianie faktur: pełna integracja z KSeF. W ramach abonamentu fillup k24 klienci biura otrzymują dostęp do aplikacji firmly, która umożliwia wystawianie faktur w pełni zintegrowanych z KSeF. 
• Odbieranie faktur: bezpośrednie pobieranie faktur z KSeF z poziomu systemu fillup k24, klienci odbierają faktury kosztowe przez firmly.
• Wizualizacja faktur: program generuje czytelne podglądy PDF faktur.
• Hub komunikacyjny: wspólna przestrzeń pracy na dokumentach między biurem a klientem. Uzgadnianie, klasyfikowanie i statusowanie dokumentów pobranych z KSeF

Podsumowanie: 

KSeF zmienia filozofię pracy z dokumentami księgowymi. Przedsiębiorca, który od lutego nie przygotuje się na odbiór faktur kosztowych przez system, naraża się na chaos w płatnościach. Biuro, które nie wdroży automatyzacji, utonie w manualnej weryfikacji danych. Wybór sprawdzonego ekosystemu to decyzja o stabilności biznesu w nowej rzeczywistości podatkowej.

Sprawdź, jak rozwiązania: firmly, fillup,  fillup k24 mogą zabezpieczyć twoje rozliczenia i umów się na bezpłatną prezentację systemu fillup k24. Sprawdź na: https://www.fillup.pl/e-faktury-ksef/