KSeF wystartował. Sukces ministerstwa czy początek problemów przedsiębiorców? [Gość Infor.pl]

• System działa, ale nie bez problemów
• Największe wyzwania po stronie odbiorców
• Więcej dokumentów zamiast mniej
• Rok przejściowy i „czas nauki”
• Kolejny test: 1 kwietnia
• Ulga na start, ale nie na długo
• Co powinni zrobić przedsiębiorcy?

Jak zauważa Joanna Dmowska INFOR.pl, obraz po pierwszych tygodniach funkcjonowania systemu jest niejednoznaczny:

„Firmy też nie są jednoznacznie na nie, ani nie jednoznacznie chwalące”.

System działa, ale nie bez problemów

1 lutego wielu przedsiębiorców spodziewało się poważnych awarii. Do tego nie doszło. KSeF uruchomił się i funkcjonuje, choć nie obyło się bez trudności.

„Na początku były problemy z logowaniem przez profil zaufany, ale dość szybko to rozwiązano” – mówi Joanna Dmowska. Obecnie użytkownicy korzystają z systemu m.in. przez login.gov.pl, co ustabilizowało dostęp.

To jednak nie oznacza, że wszystko działa idealnie. Pojawiały się przypadki znikających faktur czy problemów z ich widocznością w systemie. Resort tłumaczy to kwestiami technicznymi i integracją systemów po stronie firm.

Największe wyzwania po stronie odbiorców

Co ciekawe, większe problemy mają nie ci, którzy już wystawiają faktury w KSeF, ale ci, którzy muszą je odbierać.

„De facto wszyscy przedsiębiorcy są w KSeF-ie, bo nawet jeśli nie wystawiasz, to musisz odebrać” – podkreśla Dmowska.

W praktyce oznacza to dodatkową pracę dla księgowych i przedsiębiorców. Szczególnie problematyczne jest porównywanie faktur z systemu z ich „wizualizacjami” wysyłanymi e-mailem.

„Często ta faktura się różni od tej w KSeF-ie… więc księgowi mają bardzo dużo pracy, żeby na przykład dwa razy tej faktury nie wprowadzić”.

Więcej dokumentów zamiast mniej

Jednym z założeń KSeF było uproszczenie obiegu dokumentów. Tymczasem na początku efekt bywa odwrotny.

Ograniczenia techniczne – jak limit wielkości pliku – sprawiły, że część informacji została przeniesiona poza system.

„Miało być mniej dokumentów, a przynajmniej na razie wydaje się, że jest ich więcej” – ocenia ekspertka.

To oznacza konieczność pracy na dwóch źródłach danych: fakturze w KSeF i dodatkowych materiałach poza systemem.

Rok przejściowy i „czas nauki”

Zdaniem Joanny Dmowskiej obecne trudności nie są niczym zaskakującym.

„Według mnie to są takie początkowe problemy… 2026 rok to będzie trudny dla podatników”.

System wymaga zmiany nawyków, procedur i często także oprogramowania. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych oraz administracji.

Jednocześnie w dłuższej perspektywie KSeF ma przynieść korzyści.

„Powinno być łatwiej, bo wszystko będziesz miał w systemie… nawet kontrole będą prostsze”.

Kolejny test: 1 kwietnia

Prawdziwe wyzwanie dopiero przed systemem. 1 kwietnia do KSeF dołączy większość przedsiębiorców.

„To będzie moment, kiedy zobaczymy, jak to naprawdę działa” – wskazuje Dmowska.

Jeszcze większym sprawdzianem okażą się rozliczenia podatkowe, gdy firmy zaczną zamykać miesiące i weryfikować kompletność dokumentów.

Ulga na start, ale nie na długo

Ministerstwo Finansów przyjęło łagodniejsze podejście w pierwszym okresie funkcjonowania systemu. W 2026 roku przedsiębiorcy mogą liczyć na pewną taryfę ulgową.

„Ministerstwo powiedziało, że nie będzie karało… to jest rok uczenia się” – podkreśla ekspertka.

Nie oznacza to jednak braku odpowiedzialności. Błędy w rozliczeniach nadal mogą skutkować konsekwencjami.

Co powinni zrobić przedsiębiorcy?

Dla tych, którzy jeszcze nie wdrożyli KSeF, czasu zostało niewiele. Podstawowe kroki są jasne:

• zalogować się do systemu i sprawdzić jego działanie,
• nadać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu,
• przetestować wystawianie faktur,
• ustalić procedury wewnętrzne.

Jak radzi Joanna Dmowska:

„Może nawet jakąś fakturę na próbę wystawić i zobaczyć, jak cały system pracuje”.

KSeF wystartował bez katastrofy, ale daleko mu jeszcze do pełnej sprawności. System działa, jednak przedsiębiorcy mierzą się z realnymi trudnościami operacyjnymi.

Najbliższe miesiące będą kluczowe. To czas testów, nauki i dostosowania. Dopiero po tym okresie będzie można rzetelnie ocenić, czy KSeF faktycznie uprości rozliczenia, czy tylko zmieni ich formę.