Jak korygować dane nieliczbowe faktury w KSeF. Problem większy niż sam błąd?
REKLAMA
REKLAMA
Paradoksalnie wiele problemów ujawnionych po wdrożeniu KSeF nie dotyczy dziś kluczowych elementów transakcji (kwot sprzedaży, asortymentu). Dotyczy danych, które przez lata traktowano jako drugorzędne lub do poprawienia przez nabywcę notą korygującą. W środowisku faktur ustrukturyzowanych takie elementy jak brak PO zamówienia, zły Incoterms, nieprawidłowy termin płatności, informacja o „odwrotnym obciążeniu”, czy brak przeliczonego VAT w PLN na samej fakturze stają się jednak częścią danych przetwarzanych automatycznie przez systemy podatników, kontrahentów i administracji skarbowej. W konsekwencji nawet przy całkowicie prawidłowych wartościach sprzedaży może pojawić się potrzeba wystawienia faktury korygującej.
- KSeF nie jest PDF-em
- Elementy przeoczone podczas wdrożenia?
- Przemyślenie rozwiązania jako niezbędny element?
KSeF nie jest PDF-em
To jedna z najważniejszych zmian w myśleniu o fakturach. W przypadku PDF-u można było intuicyjnie myśleć: „na dokumencie jest błędna informacja, więc przygotuję nowy dokument z prawidłową wartością”. KSeF działa inaczej. Faktura ustrukturyzowana to faktura, zapisana w określonej strukturze XML, pokazana organom podatkowym.
Aktualnie nie można zakładać, że błąd w informacji dodatkowej da się naprawić dokumentem wystawionym poza KSeF. Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, a następnie okazuje się, że zawiera błędy, rozwiązaniem jest co do zasady faktura korygująca. Nie można też po prostu usunąć faktury z systemu, edytować jej ani zastąpić nową wersją. Faktura przyjęta przez KSeF pozostaje w systemie. Korekta musi więc pokazywać, co było nieprawidłowe i jaki jest prawidłowy stan po korekcie – i to zgodnie ze strukturą narzuconą przez administrację podatkową (a nie możliwościami i specyfiką własnego systemu).
Generując korektę danych nieliczbowych potrzebna jest odpowiedź na pytanie: „Jak technicznie zbudować korektę, aby XML prawidłowo odzwierciedlał różnicę między stanem przed korektą a stanem po korekcie?”
REKLAMA
REKLAMA
Elementy przeoczone podczas wdrożenia?
Jeżeli transakcja się wydarzyła na przedstawionych warunkach, a zmienia się dana niewartościowa (termin płatności, numer PO albo oznaczenie Incoterms), nie mamy do czynienia z anulowaniem sprzedaży ani z całkowitym odwróceniem faktury. Korekta powinna odzwierciedlać rzeczywistą zmianę, a nie tworzyć wrażenie, że pierwotna transakcja przestała istnieć.
W zależności od rodzaju danych i zastosowanej struktury korekta może wymagać pokazania:
- wartości „było” i „jest” / różnicy pomiędzy stanem pierwotnym a prawidłowym;
- prawidłowej treści korygowanego pola;
- zmiany w oznaczeniu – jego dodania albo usunięcia (np. metoda kasowa, odwrotne obciążenie).
Do tego, konieczne jest powiązanie korekty z fakturą pierwotną i jej danymi.
Nie chodzi więc o „wyzerowanie dokumentu”, ale o prawidłowe zapisanie zmiany w strukturze faktury korygującej (wykorzystując funkcjonalności systemu finansowo-księgowego, albo – w sytuacji trudności systemu – Aplikację Podatnika lub zewnętrzne wsparcie).
Przemyślenie rozwiązania jako niezbędny element?
W teorii korekta danych niewartościowych może wydawać się prostsza niż korekta zmieniająca podstawę opodatkowania czy kwotę VAT. W praktyce często okazuje się odwrotnie. To właśnie przy korektach nieliczbowych podatnicy napotykają problemy związane z architekturą systemów, mapowaniem danych i ograniczeniami stosowanych rozwiązań IT (w tym Aplikacji Podatnika).
Spotykamy się z sytuacjami, w których:
- system finansowo-księgowy nie pozwala wygenerować oczekiwanej korekty;
- walidacje techniczne uniemożliwiają jej przesłanie do KSeF albo
- wystawiony dokument nie odzwierciedla w sposób prawidłowy zmiany, którą podatnik chciał osiągnąć.
Zdarza się również, że zarówno wystawca, jak i odbiorca mają trudności z odczytaniem skutków korekty zapisanej wyłącznie w strukturze faktury ustrukturyzowanej.
Dlatego korekty niewartościowe (dotyczące innych danych niż dane liczbowe) często wymagają połączenia wiedzy podatkowej, znajomości struktury logicznej KSeF oraz praktycznego doświadczenia w pracy z systemami ERP, integratorami i narzędziami służącymi do komunikacji z KSeF.
Wspieramy klientów zarówno na etapie oceny skutków podatkowych błędu, jak i podczas przygotowania rozwiązania możliwego do wdrożenia w praktyce. Często nie chodzi o ustalenie, czy fakturę należy skorygować, ale jak przygotować korektę, która zostanie prawidłowo wygenerowana przez system, przejdzie walidacje techniczne i będzie realizowała zamierzony efekt biznesowy.
Aleksandra Plichta, partner w CRIDO
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
REKLAMA
