Zaświadczenie z urzędu skarbowego czy kontrahent płaci podatki i składa deklaracje. Jak uzyskać? Do czego się może przydać?

Jak sprawdzić rzetelność kontrahenta?

Wielu przedsiębiorców w ostatnich latach, szczególnie mając na uwadze dynamikę sytuacji społeczno-gospodarczej w Polsce i na świecie, zastanawia się czy istnieją rozwiązania, które pozwalają na weryfikację rzetelności kontrahentów na wczesnym etapie współpracy.
Samodzielne poszukiwanie informacji na temat rzetelności kontrahentów może przysporzyć wiele trudności. Często ogólnodostępne informacje w Internecie nie są wystarczające dla ustalenia czy dany podmiot rzetelnie podchodzi do prowadzenia działalności gospodarczej.  Część przedsiębiorców korzysta z usług profesjonalnych podmiotów, wykonujących wywiad gospodarczy – jednak rozwiązanie to jest po pierwsze dość kosztowne, a po drugie czasochłonne. 

Autopromocja

Zaświadczenie z urzędu skarbowego czy kontrahent płaci podatki i składa deklaracje

Przedsiębiorcy nie pozostają jednak bez wyjścia. Przepisy ordynacji podatkowej (art. 306ia) dają możliwość uzyskania informacji, które chociaż w części pozwolą na ustalenie, czy ich kontrahent (prowadzący działalność gospodarczą) należycie wypełnia obowiązki o charakterze podatkowym. Informacje takie mogą dać podstawę do oceny danego podmiotu gospodarczego, w tym w zakresie podjęcia decyzji o dalszej współpracy z danym przedsiębiorcą. 

Wniosek

Należy jednak w pierwszej kolejności ustalić, kto może złożyć taki wniosek. Z treści ordynacji podatkowej wynika, że wniosek o wydanie zaświadczenia obejmującego informacje o innym podmiocie, który prowadzi działalność gospodarczą może złożyć jego kontrahent. 

Ustawodawca nie wprowadził na łamach ordynacji podatkowej legalnej definicji kontrahenta. Brak wprowadzenia definicji przez prawodawcę oznacza, że przy ustaleniu jej znaczenia należy sięgnąć do rozumienia językowego. W związku z tym za kontrahenta uznać należy stronę zawierającą umowę handlową, osobę, organizację lub firmę współpracujące z inną osobą, organizacją lub firmą w zakresie handlowo – gospodarczym, jedną ze stron zawierających umowę; stronę umowy, wspólnika, kooperanta. Powyższe oznacza, że wniosek ten może zostać złożony wyłącznie przez podmiot, który był już stroną jakiejś transakcji finansowej z danym podmiotem. Wątpliwym jest, aby na etapie negocjacji umowy czy warunków współpracy przedsiębiorcy przysługiwało prawo do złożenia takiego wniosku. 

Przepisy nie przewidują szczególnej formy dla złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia. Nie istnieje urzędowy formularz, który jest dedykowany do tego typu sprawy. Wniosek powinien zostać sporządzony na piśmie i złożony do właściwego organu. Jego kształt oraz treść zależą od wnioskodawcy. Pamiętać także należy, iż od zaświadczenia wydanego na wniosek należy uiścić opłatę skarbową w wysokości 17,00 zł. Potwierdzenie uiszczenia opłaty należy złożyć wraz z wnioskiem. 

Wniosek o wydanie zaświadczenia może zostać złożony do naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby podatnika, którego informacja ma dotyczyć. Biorąc pod uwagę jednak przepisy ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, wniosek może zostać złożony także w każdym centrum obsługi podatnika. 

Informacja o podatniku zostaje wydana przez organ podatkowy (naczelnik urzędu skarbowego/centrum obsługi podatnika) w formie zaświadczenia. Zaświadczenie jest aktem wydawanym przez organ administracji publicznej, na wniosek osoby, która ubiega się o jego wydanie. Celem zaświadczenia jest potwierdzenie istnienia określonego stanu faktycznego lub prawnego. Zaświadczenie powinno zostać wydane w terminie 7 dni od złożenia wniosku.  

Autopromocja

VAT w 2025 roku.
Szkolenie INFOR

Sprawdź

Treść zaświadczenia

Jakie dokładnie informacje mogą zostać przekazane kontrahentowi w ramach opisywanej instytucji? Zaświadczenie to obejmować może informacje o: 

1. złożeniu lub niezłożeniu przez podatnika deklaracji lub innego dokumentu, do których złożenia był obowiązany, 
2. nieujęciu lub ujęciu przez podatnika w złożonej deklaracji lub innym dokumencie zdarzeń, do których ujęcia był obowiązany, 
3. zaleganiu lub niezaleganiu przez podatnika w podatkach wynikających z deklaracji lub innego dokumentu. 

To właśnie wyżej wskazane informacje, skonkretyzowane przez wnioskodawcę mogą być wyłącznie przedmiotem wniosku o wydanie zaświadczenia przez organ podatkowy. To wnioskodawca będzie decydował każdorazowo o kształcie wniosku i wskazaniu konkretnego zakresu, jaki ma dotyczyć zaświadczenie, w tym wskazania konkretnych dokumentów, na przykład czy kontrahent uwzględnił i rozliczył podatkowo fakturę VAT, wystawioną na jego rzecz przez wnioskodawcę. Należy pamiętać, że organ podatkowy jest związany treścią wniosku, jeżeli będzie on skonstruowany w sposób prawidłowy, z jego treści wynikać będzie, że wnioskodawca jest kontrahentem podatnika, którego mają dotyczyć informacje, a zakres wniosku będzie obejmował którąś z ww. informacji, to organ podatkowy będzie zobowiązany do wydania zaświadczenia. Wyda je jednak wyłącznie w granicach określonych wnioskiem. 

Do czego może się przydać zaświadczenie o kontrahencie?

Zaświadczenie o rozliczeniu podatkowym danej transakcji przez kontrahenta może też okazać się istotne z punktu widzenia prowadzenia postępowania sądowego o zapłatę (windykacja należności). Bardzo często w takich postępowaniach wierzyciele zgłaszają wnioski o to, aby sąd zwrócił się do organów podatkowych o udzielenie informacji w zakresie rozliczenia danej faktury VAT czy też zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów. 

Należy jednak pamiętać, że w pozwie o zapłatę, w przypadku wniosku o zwrócenie się przez sąd do uzyskania dokumentów od podmiotu trzeciego koniecznym jest uprawdopodobnienie, że powód sam takiego dokumentu nie może uzyskać. W związku z tym powstaje ryzyko, że sąd nie uwzględni takiego wniosku, stojąc na stanowisku, że powód mógł samodzielnie uzyskać dokumenty, o które wnosi. W związku z tym, możliwość uzyskania urzędowego zaświadczenia w przedmiocie rozliczenia danej transakcji, może okazać się przydatna w sprawach dot. windykacji należności. Co więcej, bez wątpienia przyśpieszy takie postępowanie, gdyż sąd nie będzie musiał rozpoznawać dodatkowego wniosku, a w przypadku jego uwzględnienia czekać na uzyskanie informacji od organu podatkowego. 

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Podsumowując, ordynacja podatkowa daje uprawnienie do uzyskiwania informacji podatkowych o kontrahentach innych podmiotów. Informacje te mogą okazać się istotne z punktu widzenia kontynuacji współpracy z danym podmiotem, mogą dać podstawę do ustalenia rzetelności kontrahenta. Zaświadczenie takie może też ułatwić dochodzenie należności, w przypadku współpracy z nierzetelnym kontrahentem. Fakt zaliczenia nierozliczonej transakcji do kosztów uzyskania przychodów, może zostać uznane za domniemanie faktyczne w zakresie zasadności roszczenia o zapłatę danej należności. W celu prawidłowego przygotowania wniosku warto skorzystać z pomocy podmiotów, które zawodowo zajmują się obsługą prawną przedsiębiorców. 

Mateusz Nowakowski, radca prawny, Chmura i Partnerzy Radcowie Prawni sp. p. 

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Kontakt do autora znajdziesz tu: chmuralegal.pl

Kancelaria Chmura i Partnerzy zapewnia wszechstronną obsługę prawną dla przedsiębiorców. Działalność kancelarii koncentruje się na zapewnieniu klientom kompleksowego wsparcia w zakresie rozwiązywania ich problemów prawnych oraz pomocy w rozwijaniu działalności gospodarczej.