Kontrole kadr i ewidencji kierowców w firmie transportowej. Na co zwracają uwagę ITD, PIP, ZUS i inni kontolerzy?

• Rozliczanie kierowców w branży transportowej
• Co warto wiedzieć o kontrolach
• Kontrole wynagrodzeń sektorowych
• Prowadzenie kadr i ewidencji kluczowe dla firmy

Rozliczanie kierowców w branży transportowej

Prawidłowe rozliczenia kierowców są niezmiernie ważne dla prowadzenia firmy transportowej, gdyż ich rzetelność i zgodność z przepisami, pozwalają uniknąć konsekwencji ze strony instytucji kontrolujących ITD, PIP, ZUS itp. Dotyczy to zarówno prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy kierowców, jak i prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych. 

- Rozliczając płacowo kierowców musimy kompleksowo wziąć pod uwagę ewidencje czasu pracy kierowców, zestawienia należności zagranicznych, kwestie wystąpienia absencji urlopowych, chorobowych, potrąceń komorniczych itp., możliwość zastosowania przepisów o delegowaniu (obniżenia podstawy opodatkowania, bądź „ozusowania” o odpowiednie wartości tzw. "wirtualnych diet").- mówi Wojciech Romaniuk, prezes MaWo Group, na co dzień zajmującej się wsparciem polskich firm transportowych.

Co warto wiedzieć o kontrolach

Przedsiębiorcy transportowi zazwyczaj kojarzą kontrolę kadr z PIP, co jest oczywiste. Natomiast ten zakres leży także w gestii takich organów kontroli, jak ZUS i ITD. 

- Zdarza się nawet obecnie, że nie ma wykonanej ewidencji u przewoźnika, albo jest ona nieprawidłowa. Te dwa ostatnie, wymienione, organy kontrolujące nie sprawdzają całej ewidencji, ale zazwyczaj kierują prośbę do PIP w celu przeprowadzenia kontroli. Kontrole w branży transportowej bardzo często są podejmowane z zawiadomienia przez pracownika – kierowcę o potencjalnych nieprawidłowościach. Inspektorzy kontroli wszczynają postępowanie w firmie, bardzo często kontrolują tego konkretnego pracownika, ale także kilku innych po to, aby sprawdzić, czy zawiadomienie miało charakter zasadny, czy też było kłamstwem i złośliwością byłego już pracownika. – tłumaczy Wojciech Romaniuk.

Ciekawą składową, który „podarował” branży pakiet mobilności, są wirtualne diety. Nalicza się je pracownikowi, który jest oddelegowany do pracy poza granicami Polski.  Wysokość tych diet pozwala określić poziom ulgi na ZUS, którą możemy zastosować przy wyliczeniu wynagrodzenia dla pracownika. Ale pamiętać należy, że można ich użyć dopiero po przekroczeniu średniej krajowej.

Kontrole wynagrodzeń sektorowych

ZUS i PIP kontrolują coraz częściej wynagrodzenia tzw. sektorowe, czyli wynagrodzenia, które należą się kierowcom za pracę poza granicami Polski. Poza tym świadomość i wiedza kierowców są większe. 

- Kierowcy wiedzą, że mogą żądać takich wynagrodzeń i często zawiadamiają organy kontroli. Jak mówi stare przysłowie, nieznajomość prawa szkodzi. Kontroli nie da się uniknąć, ale przedsiębiorcy transportowi mogą się chronić i nie powinni oszczędzać na wykonaniu prawidłowej ewidencji czasu pracy kierowców. Wyobraźmy sobie sytuację, że w pewnym momencie w wyliczeniu wynagrodzenia pojawia się błąd, a mamy naliczenia płac netto w jednym miejscu, a kwotę brutto w innym. Wyliczenia są nieprawidłowe, a jak do tego przyłożymy ilość kierowców, czyli skalę błędu, to pojawiają się bardzo duże różnice w kwotach. Nie dość ze mamy kłopot z dopłatą, to zaczynamy szukać winnego w swojej firmie - dodaje ekspert.

Prowadzenie kadr i ewidencji kluczowe dla firmy

Na rynku widoczny jest trend, polegający na tym, aby oszczędzać na dobrym wykonaniu ewidencji kierowców. To źle rozumiana optymalizacja kosztów, ponieważ konsekwencje błędów mogą kosztować przewoźnika naprawdę sporo. 

- Bagatelizowanie tej bardzo ważnej części prowadzenia firmy transportowej jaką jest właśnie ewidencja i kadry, może przynieść i najczęściej niestety przynosi więcej strat niż oszczędności. Poza tym, częsty jest brak potwierdzeń wypłat wynagrodzeń lub ich wysokość jest rozbieżna z tym, co wynika z umowy o pracę i ewidencji czasu pracy. Firmy transportowe niejednokrotnie prowadzą swoje rozliczenia z kierowcą i nie biorą pod uwagę tego, co wynika wprost z ustaw i przepisów transportowych. To jest trudne, ale możliwe do prawidłowej realizacji. Ważne, aby zajmowały się tym osoby, które posiadają solidną wiedzę na temat rozliczeń w transporcie - podsumowuje Wojciech Romaniuk z MaWo Group.

Warto raz na jakiś czas w swojej firmie przygotować audyt bądź symulacje, które uwypuklą nieprawidłowości związane z naliczaniem wynagrodzenia i rozliczeniem czasu pracy kierowców. Pokazuje to wówczas, jak zastosowanie tych elementów w prawidłowy sposób przekłada się na oszczędności w firmie, np. w zobowiązania składkowo - podatkowe przy prawidłowym stosowaniu przepisów płacowych dla kierowców międzynarodowych. A przede wszystkim zapewni bezpieczeństwo i spokój podczas postępowania kontrolnego. 

Wojciech Romaniuk, konsultant w branży transportowej. Ekspert ds. rynku transportowego. Właściciel i prezes spółki MaWo Group zajmującej się kompleksową obsługą firm transportowych i logistycznych. Pomysłodawca powołania Stowarzyszenia „Ambasador Polskiego Transportu.