REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrole kadr i ewidencji kierowców w firmie transportowej. Na co zwracają uwagę ITD, PIP, ZUS i inni kontolerzy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kontrole kadr i ewidencji kierowców w firmie transportowej. Na co zwracają uwagę ITD, PIP, ZUS i inni kontolerzy?
Kontrole kadr i ewidencji kierowców w firmie transportowej. Na co zwracają uwagę ITD, PIP, ZUS i inni kontolerzy?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Prawidłowe rozliczenie kierowców z dobrze prowadzonymi kadrami zapewniają nie tylko optymalizację kosztów, ale przede wszystkim bezpieczeństwo firmy transportowej. Tutaj nie ma równania z jedną niewiadomą. A kontrole ITD i PIP potwierdzają, że pomiędzy kadrami i rozliczeniami kierowców musi istnieć sprzężenie zwrotne.

Rozliczanie kierowców w branży transportowej

Prawidłowe rozliczenia kierowców są niezmiernie ważne dla prowadzenia firmy transportowej, gdyż ich rzetelność i zgodność z przepisami, pozwalają uniknąć konsekwencji ze strony instytucji kontrolujących ITD, PIP, ZUS itp. Dotyczy to zarówno prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy kierowców, jak i prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych. 

- Rozliczając płacowo kierowców musimy kompleksowo wziąć pod uwagę ewidencje czasu pracy kierowców, zestawienia należności zagranicznych, kwestie wystąpienia absencji urlopowych, chorobowych, potrąceń komorniczych itp., możliwość zastosowania przepisów o delegowaniu (obniżenia podstawy opodatkowania, bądź „ozusowania” o odpowiednie wartości tzw. "wirtualnych diet").- mówi Wojciech Romaniuk, prezes MaWo Group, na co dzień zajmującej się wsparciem polskich firm transportowych.

REKLAMA

Autopromocja

Co warto wiedzieć o kontrolach

Przedsiębiorcy transportowi zazwyczaj kojarzą kontrolę kadr z PIP, co jest oczywiste. Natomiast ten zakres leży także w gestii takich organów kontroli, jak ZUS i ITD. 

- Zdarza się nawet obecnie, że nie ma wykonanej ewidencji u przewoźnika, albo jest ona nieprawidłowa. Te dwa ostatnie, wymienione, organy kontrolujące nie sprawdzają całej ewidencji, ale zazwyczaj kierują prośbę do PIP w celu przeprowadzenia kontroli. Kontrole w branży transportowej bardzo często są podejmowane z zawiadomienia przez pracownika – kierowcę o potencjalnych nieprawidłowościach. Inspektorzy kontroli wszczynają postępowanie w firmie, bardzo często kontrolują tego konkretnego pracownika, ale także kilku innych po to, aby sprawdzić, czy zawiadomienie miało charakter zasadny, czy też było kłamstwem i złośliwością byłego już pracownika. – tłumaczy Wojciech Romaniuk.

Ciekawą składową, który „podarował” branży pakiet mobilności, są wirtualne diety. Nalicza się je pracownikowi, który jest oddelegowany do pracy poza granicami Polski.  Wysokość tych diet pozwala określić poziom ulgi na ZUS, którą możemy zastosować przy wyliczeniu wynagrodzenia dla pracownika. Ale pamiętać należy, że można ich użyć dopiero po przekroczeniu średniej krajowej.

Kontrole wynagrodzeń sektorowych

ZUS i PIP kontrolują coraz częściej wynagrodzenia tzw. sektorowe, czyli wynagrodzenia, które należą się kierowcom za pracę poza granicami Polski. Poza tym świadomość i wiedza kierowców są większe. 

- Kierowcy wiedzą, że mogą żądać takich wynagrodzeń i często zawiadamiają organy kontroli. Jak mówi stare przysłowie, nieznajomość prawa szkodzi. Kontroli nie da się uniknąć, ale przedsiębiorcy transportowi mogą się chronić i nie powinni oszczędzać na wykonaniu prawidłowej ewidencji czasu pracy kierowców. Wyobraźmy sobie sytuację, że w pewnym momencie w wyliczeniu wynagrodzenia pojawia się błąd, a mamy naliczenia płac netto w jednym miejscu, a kwotę brutto w innym. Wyliczenia są nieprawidłowe, a jak do tego przyłożymy ilość kierowców, czyli skalę błędu, to pojawiają się bardzo duże różnice w kwotach. Nie dość ze mamy kłopot z dopłatą, to zaczynamy szukać winnego w swojej firmie - dodaje ekspert.

Prowadzenie kadr i ewidencji kluczowe dla firmy

Na rynku widoczny jest trend, polegający na tym, aby oszczędzać na dobrym wykonaniu ewidencji kierowców. To źle rozumiana optymalizacja kosztów, ponieważ konsekwencje błędów mogą kosztować przewoźnika naprawdę sporo. 

- Bagatelizowanie tej bardzo ważnej części prowadzenia firmy transportowej jaką jest właśnie ewidencja i kadry, może przynieść i najczęściej niestety przynosi więcej strat niż oszczędności. Poza tym, częsty jest brak potwierdzeń wypłat wynagrodzeń lub ich wysokość jest rozbieżna z tym, co wynika z umowy o pracę i ewidencji czasu pracy. Firmy transportowe niejednokrotnie prowadzą swoje rozliczenia z kierowcą i nie biorą pod uwagę tego, co wynika wprost z ustaw i przepisów transportowych. To jest trudne, ale możliwe do prawidłowej realizacji. Ważne, aby zajmowały się tym osoby, które posiadają solidną wiedzę na temat rozliczeń w transporcie - podsumowuje Wojciech Romaniuk z MaWo Group.

Warto raz na jakiś czas w swojej firmie przygotować audyt bądź symulacje, które uwypuklą nieprawidłowości związane z naliczaniem wynagrodzenia i rozliczeniem czasu pracy kierowców. Pokazuje to wówczas, jak zastosowanie tych elementów w prawidłowy sposób przekłada się na oszczędności w firmie, np. w zobowiązania składkowo - podatkowe przy prawidłowym stosowaniu przepisów płacowych dla kierowców międzynarodowych. A przede wszystkim zapewni bezpieczeństwo i spokój podczas postępowania kontrolnego. 

Wojciech Romaniuk, konsultant w branży transportowej. Ekspert ds. rynku transportowego. Właściciel i prezes spółki MaWo Group zajmującej się kompleksową obsługą firm transportowych i logistycznych. Pomysłodawca powołania Stowarzyszenia „Ambasador Polskiego Transportu. 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność osobista członków zarządu za długi i podatki spółki. Co zrobić, by jej uniknąć?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu bywa często bagatelizowana. Tymczasem kwestia ta może urosnąć do rangi rzeczywistego problemu na skutek zaniechania. Wystarczy zbyt długo zwlekać z oceną sytuacji finansowej spółki albo błędnie zinterpretować oznaki niewypłacalności, by otworzyć sobie drogę do realnej odpowiedzialności majątkiem prywatnym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

REKLAMA

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

REKLAMA