REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona sygnalistów: większość firm musi wdrożyć procedury od początku 2025 r. Na jaki dzień trzeba ustalić stan zatrudnienia? Jakie kary za niedopełnienie obowiązków?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ekspert z zakresu kadr, płac i prawa pracy
Ustawa o ochronie sygnalistów od 25 września 2024 r. Ale większość musi wdrożyć procedury od 2025 roku. Na jaki dzień trzeba ustalić stan zatrudnienia? Jakie kary?
Ustawa o ochronie sygnalistów od 25 września 2024 r. Ale większość musi wdrożyć procedury od 2025 roku. Na jaki dzień trzeba ustalić stan zatrudnienia? Jakie kary?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 r. Ale na jaki dokładnie dzień należy ustalić stan zatrudnienia, który zobowiązuje podmiot do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych (co najmniej 50 zatrudnionych osób)? Ustawa każde ustalać ten stan na 1 stycznia oraz 1 lipca 2024 roku a w tych dniach 2024 r. ustawa ta nie weszła jeszcze w życie. Zatem przyjmuje się, że stan zatrudnienia należy ustalić na dzień 1 stycznia 2025 r. oraz na ten dzień mieć przygotowaną procedurę. Termin 25 września 2024 r. dotyczy głównie podmiotów, dla których próg zatrudnienia nie ma znaczenia, czyli np. biura rachunkowe. 

rozwiń >

Ustawa o ochronie sygnalistów – będą korzyści, czy tylko zagrożenie dla firm?

Jedną z ważniejszych zmian przepisów w tym roku jest ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). Niektórym kojarzy się negatywnie, ponieważ już samo słowo sygnalista utożsamiane jest z konfidentem czy donosicielem. Nic jednak bardziej mylnego. Choć faktycznie przed pracodawcami mnóstwo pracy w związku ze wdrożeniem odpowiednich procedur i zasad, to w rzeczywistości dzięki właśnie sygnalistom przedsiębiorstwa będą mogły na tym zyskać. W dłuższej perspektywie bieżące zgłoszenia nieprawidłowości usprawnią podejmowanie odpowiednich działań w przypadku nadużyć, a tym samym przyczynią się do zminimalizowania strat np. finansowych. 

Co dokładnie zawiera ustawa, kim jest sygnalista, jakie ma prawa i obowiązki oraz na co przedsiębiorstwo powinno się przygotować? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w dalszej części artykułu. 

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Sygnalista to nie donosiciel

Wiele osób błędnie interpretuje znaczenie sygnalisty i jego rolę. Jak sama nazwa wskazuje, Sygnalista nie jest donosicielem, lecz jest osobą, która sygnalizuje (informuje) o naruszeniach prawa dotyczących m.in. korupcji, ochrony środowiska, zdrowia i dobrostanu zwierząt, czy ochrony prywatności i danych osobowych, a więc obszarów ważnych i istotnych w życiu codziennym. 

Ważne jest jednak to, aby sygnalista nie miał ukrytej korzyści w zgłoszeniu takiej nieprawidłowości. Powinien przede wszystkim kierować się dobrem ogółu i działać w dobrej wierze.  

Sygnalistą może być nie tylko pracownik, lecz także kandydat, były pracownik, wolontariusz, osoba współpracująca np. na podstawie umowy cywilnoprawnej, czy nawet stażysta. Istotne jest, aby zgłoszenie dotyczyło uzasadnionego podejrzenia zaistniałych nieprawidłowości lub potencjalnego zdarzenia związanego z pracą.

Ochrona nie tylko dla sygnalisty 

Często zdarza się tak, że dana osoba chciałaby zgłosić naruszenie, ale obawia się konsekwencji. Na szczęście ustawodawca przewidział takie sytuacje i zagwarantował Sygnaliście ochronę. Jeśli osoba zgłaszająca ma podstawy sądzić, że przekazana informacja jest prawdziwa, to od momentu zgłoszenia obejmuje ją ochrona. Ochrona ta polega zaś na szeroko pojętym zakazie działań odwetowych. Przez działanie odwetowe można rozumieć np. wypowiedzenie umowy, degradację, obniżenie wynagrodzenia, pogorszenie warunków pracy itp. 

Ochrona nie obejmuje tylko sygnalisty, ale również dotyczy osób powiązanych z nią oraz osób pomagających w dokonywaniu zgłoszenia. 

Kara pozbawienia wolności 

Kara za działania odwetowe wobec sygnalisty jest bez wątpienia znacząca. Zgodnie z art. 55 Ustawy o ochronie sygnalistów kara ta obejmuje grzywnę lub pozbawienie wolności do lat 2. W przypadku jednak uporczywych działań odwetowych pozbawienie wolności wydłużyć się może o kolejny rok. Dodatkowo sam sygnalista ma prawo do odszkodowania, a jego wysokość nie może być niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej poprzedniego roku. Warto podkreślić również, że w razie działań odwetowych, to właśnie na osobie, która dopuszcza się takiego czynu, spoczywa obowiązek udowodnienia, że dane działanie nie jest konsekwencją zgłoszenia sygnalisty.

REKLAMA

Obowiązek nie dla każdego

Nie każdy podmiot prawny na obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Zgodnie z art. 23 ustawy wymóg ten skierowany jest do przedsiębiorstw, dla których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Stan ten określa się dwa razy: na dzień 01.01 oraz 01.07 danego roku. Do osób zatrudnionych należy wliczyć nie tylko pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale również osoby świadczące pracę np. na podstawie umowy cywilnoprawnej, zatrudnionych na stażu lub B2B, jeśli nie zatrudniają innych osób. 

Oprócz tego obowiązek ten muszą spełnić  podmioty z zakresu usług finansowych bez względu na liczbę zatrudnionych np. biura rachunkowe. 

Dobrowolność w tej kwestii mają zaś firmy zatrudniające do 50 osób oraz jednostki gminne lub powiatowe mające mniej niż 10 000 mieszkańców. 

Inną kwestią jest sytuacja np. grup kapitałowych. Jeśli podmioty prawne zatrudniają pomiędzy 50 a 249 osób, to mają możliwość ustalenia wspólnych procedur wewnętrznych. Wspólne procedury mogą ustanowić na podstawie umowy. Warto jednak pamiętać, że w przypadku wspólnych procedur, administratorem danych osobowych jest oddzielnie każdy podmiot. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Elementy obligatoryjne i dodatkowe

Ustawa określa również elementy, jakie zawierać musi procedura zgłoszeń wewnętrznych. Do obowiązkowych elementów należy wskazanie: 

  1. osoby do przyjmowania zgłoszeń,
  2. sposobu przekazywania zgłoszeń,
  3. osób rozpatrujących zgłoszenie,
  4. trybu postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
  5. sposobu potwierdzenia zgłoszenia, 
  6. sposobu podjęcia działań, 
  7. maksymalnego terminu przekazania informacji zwrotnej, 
  8. pouczenie o możliwości zgłoszeń zewnętrznych. 

Przedsiębiorca ma możliwość wyznaczenia tych samych osób do przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń. Należy jednak wziąć pod uwagę, że w przypadku ich rozdzielenia to w przeciwieństwie do osoby rozpatrującej zgłoszenie, osobą do przyjmowania zgłoszeń może być zarówno osoba wewnętrzna, jak i firma zewnętrzna. 

Samych sposobów na przekazywanie zgłoszeń może być wiele. Przedsiębiorstwo również może, ale nie musi przyjmować zgłoszeń anonimowych. Jeśli zaś zdecyduje się je rozpatrywać, to zwolniony zostaje z obowiązku udzielania feedbacku, który w przypadku zgłoszeń imiennych powinien być przekazany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. 

Działania następcze po otrzymaniu zgłoszenia powinny zaś być podjęte w celu sprawdzenia prawdziwości informacji. Mogą one polegać np. na analizie dokumentacji, czy przejrzeniu monitoringu, a więc na wszystkim tym, co doprowadzi co wyjaśnienia sytuacji, a nie jest niezgodne z prawem. Oczywiście podmiot ma również prawo do komunikacji z sygnalistą, a tym samym może zwrócić się do niego o dodatkowe informacje. Należy jednak pamiętać, że przekazanie dowodów nie jest obowiązkiem sygnalisty.

Działania wyjaśniające nie mogą trwać dłużej jednak niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. 

Oprócz obowiązkowych elementów procedura może określać także dodatkowe elementy naruszeń na przykład naruszenia procedur wewnętrznych typu regulamin pracy/ wynagradzania. 

Wejście w życie, a stan zatrudnienia

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września br. Pojawiają się zatem wątpliwości, na jaki dokładnie dzień należy ustalić stan zatrudnienia, który zobowiązuje podmiot do wdrożenia procedur wewnętrznych. W związku z tym, że na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca 2024 roku ustawa nie weszła jeszcze w życie, przyjmuje się, że stan zatrudnienia należy ustalić na dzień 01.01.2025r. oraz na ten dzień mieć przygotowaną procedurę. Termin 25 września br. obejmuje głównie instytucje, dla których próg zatrudnienia nie ma znaczenia, czyli np. biura rachunkowe. 

Justyna Kurbiel

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA