Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

• Kiedy warto pomyśleć o controllingu
• 1. Planowanie, budżetowanie i prognozowanie – czyli dokąd zmierzamy i czy na pewno tam gdzie chcemy?
• 2. Zarządzanie kosztami i rentownością – czyli na czym rzeczywiście zarabiamy, a co ciągnie nas biznes w dół?
• 3. Zarządzanie sprzedażą i klientami
• 4. Zarządzanie zapasami i produkcją
• 5. Zarządzanie płynnością i finansami
• 6. Raportowanie zarządcze i podejmowanie decyzji

Kiedy warto pomyśleć o controllingu

Oczywiście każda decyzja o wdrożeniu lub usprawnieniu controllingu jest inna, jednak zwykle stoi za nią potrzeba usprawnienia jakichś procesów. Czasem proces budżetowania nie istnieje, albo jest zbyt skomplikowany lub trwa zbyt długo angażując zbyt wiele zasobów. Czasem brak jest niezbędnych informacji do podejmowania decyzji, ich pozyskanie zajmuje zbyt dużo czasu lub też nie ma pełnego zaufania do tych danych. Nie chodzi więc o samo wdrożenie controllingu, ale o uzyskanie konkretnej wartości biznesowej.

W pewnej polskiej firmie produkcyjnej właścicielka zauważyła, że nie posiada opartej na danych wiedzy na temat kosztów realizacji zlecenia na etapie jego przyjęcia. Jak stwierdziła prowadzenie biznesu w ten sposób, że dopiero po realizacji zlecenia „okazuje się” czy i ile na tym zarobiła jest niewystarczające. Jednak właśnie ta refleksja była wystarczająca do podjęcia decyzji o wdrożeniu controllingu.

1. Planowanie, budżetowanie i prognozowanie – czyli dokąd zmierzamy i czy na pewno tam gdzie chcemy?

Jednym z najważniejszych procesów, który zyskuje na profesjonalnym controllingu, jest planowanie i budżetowanie. Tradycyjnie budżet tworzony był raz w roku, często z opóźnieniem i bez większego zaangażowania operacyjnego. W efekcie wielu pracowników, nawet tych biorących udział w procesie budżetowania nie widziało wielkiej wartości w tym procesie. Efektywny controlling zmienia ten proces w narzędzie zarządcze, które nie tylko porządkuje plany finansowe, ale także pozwala dynamicznie reagować na zmieniające się warunki.

Współczesny controlling umożliwia tworzenie budżetów wariantowych, symulacji i prognoz w oparciu o aktualne dane. Dzięki integracji z systemami operacyjnymi firmy, możliwe staje się bieżące śledzenie realizacji budżetu, analiza odchyleń oraz szybkie podejmowanie działań korygujących. To przekłada się bezpośrednio na lepsze wykorzystanie zasobów i większą elastyczność strategiczną.

2. Zarządzanie kosztami i rentownością – czyli na czym rzeczywiście zarabiamy, a co ciągnie nas biznes w dół?

Controlling od zawsze kojarzony był z kosztami — i nie bez powodu. To właśnie dzięki niemu firmy są w stanie zrozumieć, jakie są rzeczywiste koszty poszczególnych produktów, usług, procesów czy klientów. Controlling oferuje w tym zakresie szereg sprawdzonych mniej i bardziej zaawansowanych metod kalkulacji i alokacji kosztów.

Wdrożenie controllingu pozwala uporządkować strukturę kosztów, zidentyfikować obszary nieefektywne oraz skoncentrować się na tych produktach i klientach, którzy przynoszą firmie największą wartość. Dobre dane controllingowe stanowią również podstawę do wdrażania polityki cenowej opartej na wartości, a nie wyłącznie na kosztach jednostkowych.

W początkowym okresie pandemii 2020 firmy konsultingowe rekomendowały rezygnację z mniej rentowych obszarów realizowanego biznesu. Wiele organizacji miało jednak problem ze zidentyfikowaniem, który obszar biznesu jest tym mniej rentownym. Spowodowało to zwiększenie zainteresowania controllingiem.

3. Zarządzanie sprzedażą i klientami

W obszarze sprzedaży controlling wnosi większą przejrzystość i lepsze zrozumienie rzeczywistej efektywności działań handlowych. Nie chodzi tylko o analizę przychodów, ale także o powiązanie ich z kosztami pozyskania klienta, kosztami serwisu, rabatami, opustami czy terminowością płatności.

Dzięki controllingowi możliwe jest wyodrębnienie klientów rentownych i nierentownych, produktów o wysokiej i niskiej marży, a także ocenianie skuteczności kampanii sprzedażowych. To z kolei pozwala na bardziej precyzyjne zarządzanie lejkiem sprzedażowym i planowanie działań marketingowych z wyższą skutecznością.

W pewnej firmie dystrybucyjnej, dyrektor sprzedaży szczególną wartość widzi w tym, że dzięki zintegrowaniu danych sprzedaży ze stanami magazynowymi i wskaźnikami (KPI) ma możliwość spojrzenia na całość, zarówno wykonanej sprzedaży jak i tego jak „schodzi” produkt, jak wyglądają zamówienia w drodze. Takie spojrzenie na 6 miesięcy do przodu jest szczególnie cenne w dzisiejszych niepewnych czasach, umożliwiając odpowiednie i szybkie działania, gdy tylko z danych wynika, że są one niezbędne.

4. Zarządzanie zapasami i produkcją

W firmach produkcyjnych controlling ma ogromne znaczenie dla optymalizacji procesów operacyjnych. Umożliwia śledzenie kosztów produkcji, analizę wydajności linii produkcyjnych, strat surowcowych, efektywności maszyn i operatorów. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrywanie wąskich gardeł i podejmowanie działań usprawniających.

Równie ważne jest zarządzanie zapasami. Dzięki controllingowi firma może uniknąć zarówno nadmiernych zapasów (zamrażających kapitał), jak i ich niedoboru (prowadzącego do przerw w produkcji czy braku realizacji zamówień). Analiza rotacji zapasów, poziomu bezpieczeństwa czy planowania zakupów opartego na danych historycznych i prognozach pozwala znacząco poprawić płynność operacyjną.

Kompleksowy system controllingowy może być wykorzystywany w różnych obszarach, a czasami jedynie użytkownicy są w stanie znaleźć dodatkowe zastosowanie szczególnie istotne i wartościowe dla danej działalności. W pewnej firmie produkcyjnej dużym problemem były braki produkcyjne (scrap). Raz na miesiąc analizowano te koszty złej jakości. Po wdrożeniu systemu controllingowego zmieniono jednak podejście. Pracownik działu jakości bezpośrednio na hali produkcyjnej kategoryzował te braki, np. rysa, lakier, odprysk, a dodatkowo zaznaczany był czas powstania takiego wadliwego produktu i maszynę na jakiej został on wyprodukowany. Taki codzienny raport dawał możliwość szybkiego reagowania i szybkich decyzji np. o wezwaniu serwisu do konkretnej maszyny, wymianie konkretnej partii lakieru lub przyjrzeniu się jakości pracy konkretnej załogi na danej zmianie. W efekcie przyniosło to olbrzymie redukcje kosztów braków.

5. Zarządzanie płynnością i finansami

Jednym z głównych celów controllingu jest zapewnienie bezpieczeństwa finansowego firmy. Dzięki dokładnym prognozom przepływów pieniężnych (cash flow), analizie należności i zobowiązań, controlling wspiera podejmowanie decyzji dotyczących inwestycji, kredytowania, czy negocjacji z kontrahentami.

Współczesne narzędzia controllingowe pozwalają na codzienne śledzenie stanu płynności, uwzględniając planowane wpływy i wydatki. To kluczowe nie tylko w sytuacjach kryzysowych, ale także przy szybkim wzroście działalności, gdy łatwo stracić kontrolę nad finansami operacyjnymi.

Podczas finalnych rozmów przed wdrożeniem systemu controllingowego, prezes śledzący prezentację systemu wskazał konkretny wykres i powiedział: chcę mieć ten wykres, on jest dla mnie, wiem jak to wykorzystać i jak na tym zarobić, cała reszta nie jest dla mnie jest dla innych menadżerów. Ten wykres to była prognoza cash flow.

6. Raportowanie zarządcze i podejmowanie decyzji

Wreszcie, controlling fundamentalnie zmienia sposób, w jaki kadra zarządzająca otrzymuje informacje o firmie. Zamiast spóźnionych, statycznych raportów excelowych, nowoczesny controlling dostarcza interaktywne pulpity menedżerskie, raporty ad-hoc i analizy predykcyjne.

Decyzje mogą być podejmowane na podstawie danych bieżących, z pełnym kontekstem finansowym i operacyjnym. Dodatkowo integracja danych pochodzących z różnych źródeł poprzez Hurtownie Danych daje pewność, że mamy w organizacji jedno źródło prawdy, nie ma rozbieżności pomiędzy raportami tworzonymi w różnych działach. To nie tylko zwiększa trafność decyzji, ale również skraca czas ich podejmowania – co dziś jest jednym z kluczowych czynników sukcesu.

Wdrożenie efektywnego controllingu to coś więcej niż techniczna zmiana w strukturze raportowania. To transformacja całego podejścia do zarządzania firmą — od planowania, przez operacje, aż po podejmowanie decyzji strategicznych. Największe korzyści odnoszą te procesy, które wymagają precyzji, przewidywalności i szybkiej reakcji: planowanie, sprzedaż, produkcja, zarządzanie kosztami i płynnością.

W firmach, które traktują controlling jako partnera biznesowego, a nie tylko dział analityczny, szybciej rośnie efektywność, lepiej wykorzystywane są zasoby, a decyzje podejmowane są w oparciu o fakty, a nie opinie. Właśnie dlatego controlling to nie koszt, lecz inwestycja — jedna z najbardziej opłacalnych w nowoczesnym biznesie.

Grzegorz Rawicz-Mańkowski