REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Wojciech Szlawski
Radca prawny
Compliance w firmie - ochrona danych osobowych
Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Celem compliance jest zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorcy z wszelkiego rodzaju normami prawnymi lub przyjętymi standardami. W tym celu wykorzystuje się takie metody jak np. analizy prawne, systemy kontroli jakości, wewnętrzne zasady nadzoru lub monitoring, zwane środkami compliance.

Bardzo istotne jest, aby korzystanie z narzędzi, przy pomocy których w danym przedsiębiorstwie wdrażany ma być compliance, samo w sobie nie prowadziło do naruszeń prawa. W przeciwnym wypadku compliance - zamiast zapewnić zgodność działania przedsiębiorcy z szeroko pojętymi normami prawnymi i standardami - może wskutek przekroczenia granic tzw. „dobrego compliance", stać się sam w sobie początkiem „tęczy niepowodzeń" prowadzącej do realizacji „czarnego" scenariusza, tzw. worst-case.

REKLAMA

REKLAMA

Dlatego warto przyjrzeć się temu, czy i jaką rolę w kontekście compliance spełnienia ochrona danych osobowych, a także jakie podstawowe zasady powinny być przestrzegane przy stosowaniu narzędzi compliance.

Prywatność i dane osobowe – ograniczenie dla środków compliance

Jednym z podstawowych praw człowieka jest prawo do ochrony prywatności. Prawo to wyraża się m.in. w art. 8 ust. 1 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, który mówi o tym, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji.

Z kolei w myśl art. 51 ust. 1 Konstytucji RP wprowadzającego zasadę autonomii informacyjnej, nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Ustęp 5 artykułu wskazuje, że zasady i tryb gromadzenia oraz udostępniania informacji określa ustawa, co pozwala przyjąć, że zasada autonomii informacyjnej dotyczy nie tylko aspektów związanych z ujawnianiem, ale także i zbieraniem danych. Aspekty te chronione są zarówno na poziomie konstytucyjnym oraz ustawowym – w ustawie o ochronie danych osobowych.

REKLAMA

Zgodnie z tą ustawą, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. Natomiast zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, stanowi zbiór danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Biorąc pod uwagę, jakie technologie stosowane mogą być w ramach narzędzi compliance (m.in. możliwość identyfikacji osób, monitoring), może się okazać, że w dużej liczbie przypadków będziemy mieli do czynienia ze zbiorem danych osobowych. Ten wniosek potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 lipca 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 2393/13), w którym sąd poświęcił swoją uwagę zagadnieniu monitoringu wizyjnego.

Monitor Księgowego – prenumerata

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

W orzeczeniu tym, uwzględniając wyżej cytowaną definicję pojęcia danych osobowych i okoliczności konkretnej sprawy, rozstrzygający sprawę sąd administracyjny stwierdził, że system monitoringu wizyjnego pozwalający na identyfikację osób fizycznych, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom ustawy o ochronie danych.

Prowadzi to do konkluzji, zgodnie z którą przedsiębiorca stosując środki compliance będzie musiał przestrzegać wymogów określonych przez ustawę o ochronie danych osobowych. Ustawa ta będzie ustanawiała granice, której narzędzia compliance nie będą mogły przekroczyć. Jedno z podstawowych ograniczeń wynikać będzie z faktu, że ustawa w sposób wyczerpujący określa przypadki, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych. Należą do nich sytuacje, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę;
  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Przesłanki przetwarzania przy compliance

Przy okazji stosowania narzędzi compliance, najczęściej będziemy mieli do czynienia z dwoma przesłankami – zgodą osoby, której dane są przetwarzane, lub z przesłanką niezbędności przetwarzania danych osobowych do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów.

Pamiętać jednak trzeba, że nie zawsze uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie możliwe lub prawnie skuteczne. Jako przykład nieskutecznego udzielenia zgody, wskazać można zgodę udzieloną przez pracownika w relacjach pracodawca – pracownik (taki pogląd wypracowało orzecznictwo). Brak możliwości stosowania tej przesłanki uzasadniony jest m. in. tym, że ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika, a także faktem braku istnienia równowagi w relacjach pracodawca – pracownik, i związanymi z tym wątpliwościami dotyczącymi swobody złożenia przez słabszą stronę stosunku pracy oświadczenia zawierającego zgody.

Powyższe pozwala zatem stwierdzić, że najczęściej stosowaną przesłanką jest niezbędność przetwarzania danychdo wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych (przedsiębiorcę). Ustawodawca wymieniając tę przesłankę legalizacyjną jednocześnie zastrzega, iż przetwarzanie to nie może naruszać praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Tym samym, aby móc zastosować tę przesłankę konieczne będzie uczynienie odpowiedniej analizy, która uwzględniać powinna w szczególności zasady adekwatności i proporcjonalności.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Konieczne zatem będzie w każdym poszczególnym stanie faktycznym stosowne rozważenie wszystkich okoliczności, a następnie odpowiednie wyważenie interesów zarówno podmiotu, który dane ma przetwarzać, jak i podmiotu, którego dane będą przetwarzane.

Warto zauważyć, że wiele istotnych wniosków - z punktu widzenia stosowania narzędzi compliance -wypływa z analizy orzeczenia Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Copland v. Wielka Brytania, w którym Trybunał odniósł się do kwestii ochrony prywatności i danych osobowych pracowników. Sprawa dotyczyła możliwości stosowania monitoringu przez pracodawcę. Wyrok, który wydał Trybunał niejako nakreślił przesłanki dopuszczalności stosowania tego typu rozwiązania.


Trybunał wskazał, że w pierwszej kolejności wymagane jest odpowiednie poinformowanie pracownika o stosowaniu przez pracodawcę monitoringu. Przy czym informacja ta musi zostać udzielona przed uruchomieniem monitoringu, musi być jasna i zrozumiała oraz w celach dowodowych powinna być odpowiednio utrwalona (np. na piśmie). Ponadto musi istnieć uzasadniony cel stosowania monitoringu np. przeciwdziałanie korupcji, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. Równocześnie, zgodnie z zasadą adekwatności, cel monitoringu będzie determinował dobór używanych środków, których wybór podlega ponadto zasadzie proporcjonalności.

Ochrona danych osobowych jest dziedziną, która musi być w ramach systemu compliance bezwzględnie i odpowiednio uwzględniona. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że jedynie odpowiednio i właściwie stosowane narzędzia compliance mogą zapewnić realizację podstawowych celów compliance.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację.Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA