REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Wojciech Szlawski
Radca prawny
Compliance w firmie - ochrona danych osobowych
Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

REKLAMA

REKLAMA

Celem compliance jest zapewnienie zgodności działalności przedsiębiorcy z wszelkiego rodzaju normami prawnymi lub przyjętymi standardami. W tym celu wykorzystuje się takie metody jak np. analizy prawne, systemy kontroli jakości, wewnętrzne zasady nadzoru lub monitoring, zwane środkami compliance.

Bardzo istotne jest, aby korzystanie z narzędzi, przy pomocy których w danym przedsiębiorstwie wdrażany ma być compliance, samo w sobie nie prowadziło do naruszeń prawa. W przeciwnym wypadku compliance - zamiast zapewnić zgodność działania przedsiębiorcy z szeroko pojętymi normami prawnymi i standardami - może wskutek przekroczenia granic tzw. „dobrego compliance", stać się sam w sobie początkiem „tęczy niepowodzeń" prowadzącej do realizacji „czarnego" scenariusza, tzw. worst-case.

REKLAMA

Dlatego warto przyjrzeć się temu, czy i jaką rolę w kontekście compliance spełnienia ochrona danych osobowych, a także jakie podstawowe zasady powinny być przestrzegane przy stosowaniu narzędzi compliance.

Prywatność i dane osobowe – ograniczenie dla środków compliance

REKLAMA

Jednym z podstawowych praw człowieka jest prawo do ochrony prywatności. Prawo to wyraża się m.in. w art. 8 ust. 1 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, który mówi o tym, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji.

Z kolei w myśl art. 51 ust. 1 Konstytucji RP wprowadzającego zasadę autonomii informacyjnej, nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Ustęp 5 artykułu wskazuje, że zasady i tryb gromadzenia oraz udostępniania informacji określa ustawa, co pozwala przyjąć, że zasada autonomii informacyjnej dotyczy nie tylko aspektów związanych z ujawnianiem, ale także i zbieraniem danych. Aspekty te chronione są zarówno na poziomie konstytucyjnym oraz ustawowym – w ustawie o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z tą ustawą, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. Natomiast zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, stanowi zbiór danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Biorąc pod uwagę, jakie technologie stosowane mogą być w ramach narzędzi compliance (m.in. możliwość identyfikacji osób, monitoring), może się okazać, że w dużej liczbie przypadków będziemy mieli do czynienia ze zbiorem danych osobowych. Ten wniosek potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 lipca 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 2393/13), w którym sąd poświęcił swoją uwagę zagadnieniu monitoringu wizyjnego.

Monitor Księgowego – prenumerata

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

REKLAMA

W orzeczeniu tym, uwzględniając wyżej cytowaną definicję pojęcia danych osobowych i okoliczności konkretnej sprawy, rozstrzygający sprawę sąd administracyjny stwierdził, że system monitoringu wizyjnego pozwalający na identyfikację osób fizycznych, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom ustawy o ochronie danych.

Prowadzi to do konkluzji, zgodnie z którą przedsiębiorca stosując środki compliance będzie musiał przestrzegać wymogów określonych przez ustawę o ochronie danych osobowych. Ustawa ta będzie ustanawiała granice, której narzędzia compliance nie będą mogły przekroczyć. Jedno z podstawowych ograniczeń wynikać będzie z faktu, że ustawa w sposób wyczerpujący określa przypadki, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych. Należą do nich sytuacje, gdy:

  • osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę;
  • jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  • jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
  • jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Przesłanki przetwarzania przy compliance

Przy okazji stosowania narzędzi compliance, najczęściej będziemy mieli do czynienia z dwoma przesłankami – zgodą osoby, której dane są przetwarzane, lub z przesłanką niezbędności przetwarzania danych osobowych do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów.

Pamiętać jednak trzeba, że nie zawsze uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie możliwe lub prawnie skuteczne. Jako przykład nieskutecznego udzielenia zgody, wskazać można zgodę udzieloną przez pracownika w relacjach pracodawca – pracownik (taki pogląd wypracowało orzecznictwo). Brak możliwości stosowania tej przesłanki uzasadniony jest m. in. tym, że ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika, a także faktem braku istnienia równowagi w relacjach pracodawca – pracownik, i związanymi z tym wątpliwościami dotyczącymi swobody złożenia przez słabszą stronę stosunku pracy oświadczenia zawierającego zgody.

Powyższe pozwala zatem stwierdzić, że najczęściej stosowaną przesłanką jest niezbędność przetwarzania danychdo wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych (przedsiębiorcę). Ustawodawca wymieniając tę przesłankę legalizacyjną jednocześnie zastrzega, iż przetwarzanie to nie może naruszać praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Tym samym, aby móc zastosować tę przesłankę konieczne będzie uczynienie odpowiedniej analizy, która uwzględniać powinna w szczególności zasady adekwatności i proporcjonalności.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Konieczne zatem będzie w każdym poszczególnym stanie faktycznym stosowne rozważenie wszystkich okoliczności, a następnie odpowiednie wyważenie interesów zarówno podmiotu, który dane ma przetwarzać, jak i podmiotu, którego dane będą przetwarzane.

Warto zauważyć, że wiele istotnych wniosków - z punktu widzenia stosowania narzędzi compliance -wypływa z analizy orzeczenia Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Copland v. Wielka Brytania, w którym Trybunał odniósł się do kwestii ochrony prywatności i danych osobowych pracowników. Sprawa dotyczyła możliwości stosowania monitoringu przez pracodawcę. Wyrok, który wydał Trybunał niejako nakreślił przesłanki dopuszczalności stosowania tego typu rozwiązania.


Trybunał wskazał, że w pierwszej kolejności wymagane jest odpowiednie poinformowanie pracownika o stosowaniu przez pracodawcę monitoringu. Przy czym informacja ta musi zostać udzielona przed uruchomieniem monitoringu, musi być jasna i zrozumiała oraz w celach dowodowych powinna być odpowiednio utrwalona (np. na piśmie). Ponadto musi istnieć uzasadniony cel stosowania monitoringu np. przeciwdziałanie korupcji, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. Równocześnie, zgodnie z zasadą adekwatności, cel monitoringu będzie determinował dobór używanych środków, których wybór podlega ponadto zasadzie proporcjonalności.

Ochrona danych osobowych jest dziedziną, która musi być w ramach systemu compliance bezwzględnie i odpowiednio uwzględniona. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że jedynie odpowiednio i właściwie stosowane narzędzia compliance mogą zapewnić realizację podstawowych celów compliance.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

Obowiązkowy KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

REKLAMA

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

REKLAMA