Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

Bardzo istotne jest, aby korzystanie z narzędzi, przy pomocy których w danym przedsiębiorstwie wdrażany ma być compliance, samo w sobie nie prowadziło do naruszeń prawa. W przeciwnym wypadku compliance - zamiast zapewnić zgodność działania przedsiębiorcy z szeroko pojętymi normami prawnymi i standardami - może wskutek przekroczenia granic tzw. „dobrego compliance", stać się sam w sobie początkiem „tęczy niepowodzeń" prowadzącej do realizacji „czarnego" scenariusza, tzw. worst-case.

Dlatego warto przyjrzeć się temu, czy i jaką rolę w kontekście compliance spełnienia ochrona danych osobowych, a także jakie podstawowe zasady powinny być przestrzegane przy stosowaniu narzędzi compliance.

Prywatność i dane osobowe – ograniczenie dla środków compliance

Jednym z podstawowych praw człowieka jest prawo do ochrony prywatności. Prawo to wyraża się m.in. w art. 8 ust. 1 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, który mówi o tym, że każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji.

Z kolei w myśl art. 51 ust. 1 Konstytucji RP wprowadzającego zasadę autonomii informacyjnej, nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Ustęp 5 artykułu wskazuje, że zasady i tryb gromadzenia oraz udostępniania informacji określa ustawa, co pozwala przyjąć, że zasada autonomii informacyjnej dotyczy nie tylko aspektów związanych z ujawnianiem, ale także i zbieraniem danych. Aspekty te chronione są zarówno na poziomie konstytucyjnym oraz ustawowym – w ustawie o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z tą ustawą, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. Natomiast zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, stanowi zbiór danych.

Biorąc pod uwagę, jakie technologie stosowane mogą być w ramach narzędzi compliance (m.in. możliwość identyfikacji osób, monitoring), może się okazać, że w dużej liczbie przypadków będziemy mieli do czynienia ze zbiorem danych osobowych. Ten wniosek potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 lipca 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 2393/13), w którym sąd poświęcił swoją uwagę zagadnieniu monitoringu wizyjnego.

Monitor Księgowego – prenumerata

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

W orzeczeniu tym, uwzględniając wyżej cytowaną definicję pojęcia danych osobowych i okoliczności konkretnej sprawy, rozstrzygający sprawę sąd administracyjny stwierdził, że system monitoringu wizyjnego pozwalający na identyfikację osób fizycznych, jest zbiorem danych osobowych i podlega przepisom ustawy o ochronie danych.

Prowadzi to do konkluzji, zgodnie z którą przedsiębiorca stosując środki compliance będzie musiał przestrzegać wymogów określonych przez ustawę o ochronie danych osobowych. Ustawa ta będzie ustanawiała granice, której narzędzia compliance nie będą mogły przekroczyć. Jedno z podstawowych ograniczeń wynikać będzie z faktu, że ustawa w sposób wyczerpujący określa przypadki, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych. Należą do nich sytuacje, gdy:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę;
• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
• jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Przesłanki przetwarzania przy compliance

Przy okazji stosowania narzędzi compliance, najczęściej będziemy mieli do czynienia z dwoma przesłankami – zgodą osoby, której dane są przetwarzane, lub z przesłanką niezbędności przetwarzania danych osobowych do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów.

Pamiętać jednak trzeba, że nie zawsze uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie możliwe lub prawnie skuteczne. Jako przykład nieskutecznego udzielenia zgody, wskazać można zgodę udzieloną przez pracownika w relacjach pracodawca – pracownik (taki pogląd wypracowało orzecznictwo). Brak możliwości stosowania tej przesłanki uzasadniony jest m. in. tym, że ustawodawca ograniczył przepisem art. 221 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika, a także faktem braku istnienia równowagi w relacjach pracodawca – pracownik, i związanymi z tym wątpliwościami dotyczącymi swobody złożenia przez słabszą stronę stosunku pracy oświadczenia zawierającego zgody.

Powyższe pozwala zatem stwierdzić, że najczęściej stosowaną przesłanką jest niezbędność przetwarzania danychdo wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych (przedsiębiorcę). Ustawodawca wymieniając tę przesłankę legalizacyjną jednocześnie zastrzega, iż przetwarzanie to nie może naruszać praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Tym samym, aby móc zastosować tę przesłankę konieczne będzie uczynienie odpowiedniej analizy, która uwzględniać powinna w szczególności zasady adekwatności i proporcjonalności.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Konieczne zatem będzie w każdym poszczególnym stanie faktycznym stosowne rozważenie wszystkich okoliczności, a następnie odpowiednie wyważenie interesów zarówno podmiotu, który dane ma przetwarzać, jak i podmiotu, którego dane będą przetwarzane.

Warto zauważyć, że wiele istotnych wniosków - z punktu widzenia stosowania narzędzi compliance -wypływa z analizy orzeczenia Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Copland v. Wielka Brytania, w którym Trybunał odniósł się do kwestii ochrony prywatności i danych osobowych pracowników. Sprawa dotyczyła możliwości stosowania monitoringu przez pracodawcę. Wyrok, który wydał Trybunał niejako nakreślił przesłanki dopuszczalności stosowania tego typu rozwiązania.

Trybunał wskazał, że w pierwszej kolejności wymagane jest odpowiednie poinformowanie pracownika o stosowaniu przez pracodawcę monitoringu. Przy czym informacja ta musi zostać udzielona przed uruchomieniem monitoringu, musi być jasna i zrozumiała oraz w celach dowodowych powinna być odpowiednio utrwalona (np. na piśmie). Ponadto musi istnieć uzasadniony cel stosowania monitoringu np. przeciwdziałanie korupcji, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. Równocześnie, zgodnie z zasadą adekwatności, cel monitoringu będzie determinował dobór używanych środków, których wybór podlega ponadto zasadzie proporcjonalności.

Ochrona danych osobowych jest dziedziną, która musi być w ramach systemu compliance bezwzględnie i odpowiednio uwzględniona. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że jedynie odpowiednio i właściwie stosowane narzędzia compliance mogą zapewnić realizację podstawowych celów compliance.