Reforma ochrony danych osobowych w UE od 25 maja 2018 roku

Rozporządzenie unijne a polska ustawa o ochronie danych osobowych

Rozporządzenie unijne ze względu na swój charakter prawny będzie miało zastosowanie bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE. Obowiązek jego stosowania ciążył będzie zarówno na podmiotach publicznych, jak i tych z branży prywatnej przetwarzających dane osobowe w związku z prowadzoną w Unii Europejskiej działalnością. W przeciwieństwie do dyrektyw unijnych, rozporządzenie dla swej skuteczności nie wymaga implementowania (np. w drodze ustawy) do krajowych porządków prawnych.

Autopromocja

Wynikające z prawa unijnego i przepisów Konstytucji RP pierwszeństwo stosowania rozporządzeń unijnych przed polskimi ustawami powoduje, że z dniem 25 maja 2018 r. ustawa o ochronie danych osobowych w swoim obecnym kształcie straci rację bytu. Zauważyć jednak należy, że rozporządzenie daje państwom członkowskim swobodę w doprecyzowaniu pewnych nieuregulowanych w nim kwestii, np. w zakresie zasad ustanawiania krajowego organu nadzorczego. Wydaje się, że zmieniona ustawa o ochronie danych osobowych pełnić będzie na gruncie prawa polskiego rolę aktu uzupełniającego rozporządzenie ogólne – oczywiście w granicach przez rozporządzenie zakreślonych.

Przyjęcie rozporządzenia unijnego rodzi również konieczność dostosowania kilkudziesięciu innych aktów prawnych obowiązujących w Polsce.

Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

Autopromocja

Szkolenie: CIT estoński
warsztat dla księgowych

Sprawdź

Zwiększona liczba uprawnień osób, których dane podlegają przetwarzaniu

Rozporządzenie unijne wprowadza nowe, nieznane dotychczas na gruncie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, uprawnienia dla osób, których dane podlegają przetwarzaniu. Obok dotychczasowych uprawnień o charakterze informacyjnym rozporządzenie jako nowe wymienia następujące prawa:

• „prawo do bycia zapomnianym" czyli prawo do żądania usunięcia wszelkich danych dotyczących danej osoby;
• prawo do niepodlegania profilowaniu;
• prawo do przenoszenia danych osobowych do innego administratora danych;
• prawo żądania dostarczenia kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu.

Nowe prawa dla osób, których dane są przetwarzane wiążą się, co oczywiste, z powstaniem nowych obowiązków dla administratorów danych.

Dane osobowe pełnomocników podatników podlegają ochronie

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Nowe obowiązki dla administratorów danych

Rozporządzenie unijne przewiduje dla administratorów danych wiele nowych obowiązków i zadań.

Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie obowiązku szacowania ryzyka wystąpienia zagrożeń dla praw i wolności osób, których dane będą przetwarzane już na etapie opracowywania rozwiązania biznesowego, w ramach którego dochodzić będzie do przetwarzania tych danych osobowych. Szacując to ryzyko, administrator danych powinien wprowadzać mechanizmy ochronne i zabezpieczenia adekwatne do charakteru i zakresu przetwarzanych danych osobowych oraz skali, sposobu i celu ich przetwarzania.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Tworząc określone procesy biznesowe, w ramach których do przetwarzania danych osobowych wykorzystywane będą określone narzędzia technologiczne, administrator danych zobowiązany będzie do zapewnienia w ramach tych narzędzi maksymalnej ochrony danych jako ochrony „domyślnej”. To podmiot danych korzystający następnie z takiego narzędzia będzie mógł, według własnego wyboru, wyłączyć lub ograniczyć działanie mechanizmów zapewniających maksymalną ochronę jego prywatności.

Kolejnym obowiązkiem administratora danych, nieznanym ustawie o ochronie danych osobowych, jest obowiązek niezwłocznego zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu. Ważną nowością w zakresie obowiązków administratora danych, również w kontekście uprawnień osób, których dane podlegają przetwarzaniu, jest również obowiązek zawiadamiania tych osób o naruszeniu ochrony ich danych osobowych.

Rozporządzenie znacząco ogranicza obowiązki administratorów danych w zakresie dokumentowania procesu przetwarzania danych osobowych oraz sposobów zabezpieczenia tych danych. Od dnia 25 maja 2018 r. administrator danych nie będzie zobowiązany do prowadzenia w formie pisemnej polityki bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Formalności związane z przetwarzaniem danych osobowych nie znikną jednak zupełnie – nowością będzie obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, za które odpowiada dany administrator danych.

Administracyjne kary pieniężne

Aby wymusić wykonywanie przewidzianych w rozporządzeniu obowiązków prawodawca unijny przewidział możliwość stosowania administracyjnych kar pieniężnych. Kary będą mogły zostać nałożone zarówno na administratorów danych jak i na podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora. Organem właściwym do nałożenia kary pieniężnej w przypadku naruszenia przepisów rozporządzenia będzie krajowy organ nadzorczy.

Rozporządzenie unijne nie zawiera taryfikatora przewidującego wysokość kary pieniężnej za określone, konkretne naruszenie. Wręcz przeciwnie, ustalenie wysokości kary pieniężnej będzie następowało indywidualnie w każdym przypadku, przy uwzględnieniu wskazanych w rozporządzeniu unijnym okoliczności.

Ustalając wysokość kary pieniężnej, organ nadzorczy będzie brał pod uwagę charakter, wagę i czas trwania naruszenia oraz zachowania administratora danych lub podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie administratora. Oceniając administratora danych lub podmiot przetwarzający, organ nadzorczy uwzględniał będzie sposób postepowania poprzedzający naruszenie, jak i działania zaradcze podjęte po stwierdzeniu naruszenia.

Rozporządzenie ogólne nie pozostawia krajowym organom nadzorczym pełnej swobody w samodzielnym ustalaniu wysokości kary pieniężnej. W przepisach rozporządzenia przewidziane jest ograniczenie dla organów nadzorczych w tym zakresie – w zależności od rodzaju naruszenia, kara pieniężna będzie mogła zostać nałożona w wysokości do 10 000 000 EUR lub do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstw – w wysokości do 2 % lub do 4 % całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Czas zmian – należy być aktywnym

Czas pozostały do 25 maja 2018 r. warto wykorzystać aktywnie. Przede wszystkim zmienić należy sposób postrzegania procesu przetwarzania danych osobowych i obowiązków z tym związanych. Pozwoli to na płynne wdrożenia do stosowania mechanizmów i rozwiązań prawnych przewidzianych w rozporządzeniu, a w praktyce wyeliminuje ryzyko poniesienia dotkliwej kary pieniężnej w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

Planując rozwiązania biznesowe, już teraz prognozuj jaki mogą mieć wpływ na prawa i wolności osób, których dane będą przetwarzane w ich ramach. Eliminuj lub ograniczaj to ryzyko wprowadzając adekwatne mechanizmy ochronne jeszcze przed rozpoczęcie stosowania dane procesu biznesowego. W kontekście rewolucyjnego charakteru rozporządzenia warto również zastanowić się nad przeprowadzeniem audytu pozwalającego ocenić stopień bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie.

Dominik Sęczkowski, Kancelaria Radców Prawnych Lubasz i Wspólnicy

Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych jest kancelarią o ogólnopolskim zasięgu działania. Ma swoje biura w Łodzi, Warszawie i Wrocławiu. Specjalizuje się w: prawie IT, e-commerce i nowych technologiach, ochronie danych osobowych, prawie nieruchomości, oraz prawie gospodarczym.