Reforma ochrony danych osobowych w UE od 25 maja 2018 roku

Rozporządzenie unijne a polska ustawa o ochronie danych osobowych

Rozporządzenie unijne ze względu na swój charakter prawny będzie miało zastosowanie bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE. Obowiązek jego stosowania ciążył będzie zarówno na podmiotach publicznych, jak i tych z branży prywatnej przetwarzających dane osobowe w związku z prowadzoną w Unii Europejskiej działalnością. W przeciwieństwie do dyrektyw unijnych, rozporządzenie dla swej skuteczności nie wymaga implementowania (np. w drodze ustawy) do krajowych porządków prawnych.

Wynikające z prawa unijnego i przepisów Konstytucji RP pierwszeństwo stosowania rozporządzeń unijnych przed polskimi ustawami powoduje, że z dniem 25 maja 2018 r. ustawa o ochronie danych osobowych w swoim obecnym kształcie straci rację bytu. Zauważyć jednak należy, że rozporządzenie daje państwom członkowskim swobodę w doprecyzowaniu pewnych nieuregulowanych w nim kwestii, np. w zakresie zasad ustanawiania krajowego organu nadzorczego. Wydaje się, że zmieniona ustawa o ochronie danych osobowych pełnić będzie na gruncie prawa polskiego rolę aktu uzupełniającego rozporządzenie ogólne – oczywiście w granicach przez rozporządzenie zakreślonych.

Przyjęcie rozporządzenia unijnego rodzi również konieczność dostosowania kilkudziesięciu innych aktów prawnych obowiązujących w Polsce.

Compliance w firmie - ochrona danych osobowych

Zwiększona liczba uprawnień osób, których dane podlegają przetwarzaniu

Rozporządzenie unijne wprowadza nowe, nieznane dotychczas na gruncie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, uprawnienia dla osób, których dane podlegają przetwarzaniu. Obok dotychczasowych uprawnień o charakterze informacyjnym rozporządzenie jako nowe wymienia następujące prawa:

• „prawo do bycia zapomnianym" czyli prawo do żądania usunięcia wszelkich danych dotyczących danej osoby;
• prawo do niepodlegania profilowaniu;
• prawo do przenoszenia danych osobowych do innego administratora danych;
• prawo żądania dostarczenia kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu.

Nowe prawa dla osób, których dane są przetwarzane wiążą się, co oczywiste, z powstaniem nowych obowiązków dla administratorów danych.

Dane osobowe pełnomocników podatników podlegają ochronie

Nowe obowiązki dla administratorów danych

Rozporządzenie unijne przewiduje dla administratorów danych wiele nowych obowiązków i zadań.

Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie obowiązku szacowania ryzyka wystąpienia zagrożeń dla praw i wolności osób, których dane będą przetwarzane już na etapie opracowywania rozwiązania biznesowego, w ramach którego dochodzić będzie do przetwarzania tych danych osobowych. Szacując to ryzyko, administrator danych powinien wprowadzać mechanizmy ochronne i zabezpieczenia adekwatne do charakteru i zakresu przetwarzanych danych osobowych oraz skali, sposobu i celu ich przetwarzania.

Tworząc określone procesy biznesowe, w ramach których do przetwarzania danych osobowych wykorzystywane będą określone narzędzia technologiczne, administrator danych zobowiązany będzie do zapewnienia w ramach tych narzędzi maksymalnej ochrony danych jako ochrony „domyślnej”. To podmiot danych korzystający następnie z takiego narzędzia będzie mógł, według własnego wyboru, wyłączyć lub ograniczyć działanie mechanizmów zapewniających maksymalną ochronę jego prywatności.

Kolejnym obowiązkiem administratora danych, nieznanym ustawie o ochronie danych osobowych, jest obowiązek niezwłocznego zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu. Ważną nowością w zakresie obowiązków administratora danych, również w kontekście uprawnień osób, których dane podlegają przetwarzaniu, jest również obowiązek zawiadamiania tych osób o naruszeniu ochrony ich danych osobowych.

Rozporządzenie znacząco ogranicza obowiązki administratorów danych w zakresie dokumentowania procesu przetwarzania danych osobowych oraz sposobów zabezpieczenia tych danych. Od dnia 25 maja 2018 r. administrator danych nie będzie zobowiązany do prowadzenia w formie pisemnej polityki bezpieczeństwa danych osobowych i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Formalności związane z przetwarzaniem danych osobowych nie znikną jednak zupełnie – nowością będzie obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, za które odpowiada dany administrator danych.

Administracyjne kary pieniężne

Aby wymusić wykonywanie przewidzianych w rozporządzeniu obowiązków prawodawca unijny przewidział możliwość stosowania administracyjnych kar pieniężnych. Kary będą mogły zostać nałożone zarówno na administratorów danych jak i na podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora. Organem właściwym do nałożenia kary pieniężnej w przypadku naruszenia przepisów rozporządzenia będzie krajowy organ nadzorczy.

Rozporządzenie unijne nie zawiera taryfikatora przewidującego wysokość kary pieniężnej za określone, konkretne naruszenie. Wręcz przeciwnie, ustalenie wysokości kary pieniężnej będzie następowało indywidualnie w każdym przypadku, przy uwzględnieniu wskazanych w rozporządzeniu unijnym okoliczności.

Ustalając wysokość kary pieniężnej, organ nadzorczy będzie brał pod uwagę charakter, wagę i czas trwania naruszenia oraz zachowania administratora danych lub podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie administratora. Oceniając administratora danych lub podmiot przetwarzający, organ nadzorczy uwzględniał będzie sposób postepowania poprzedzający naruszenie, jak i działania zaradcze podjęte po stwierdzeniu naruszenia.

Rozporządzenie ogólne nie pozostawia krajowym organom nadzorczym pełnej swobody w samodzielnym ustalaniu wysokości kary pieniężnej. W przepisach rozporządzenia przewidziane jest ograniczenie dla organów nadzorczych w tym zakresie – w zależności od rodzaju naruszenia, kara pieniężna będzie mogła zostać nałożona w wysokości do 10 000 000 EUR lub do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstw – w wysokości do 2 % lub do 4 % całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Czas zmian – należy być aktywnym

Czas pozostały do 25 maja 2018 r. warto wykorzystać aktywnie. Przede wszystkim zmienić należy sposób postrzegania procesu przetwarzania danych osobowych i obowiązków z tym związanych. Pozwoli to na płynne wdrożenia do stosowania mechanizmów i rozwiązań prawnych przewidzianych w rozporządzeniu, a w praktyce wyeliminuje ryzyko poniesienia dotkliwej kary pieniężnej w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

Planując rozwiązania biznesowe, już teraz prognozuj jaki mogą mieć wpływ na prawa i wolności osób, których dane będą przetwarzane w ich ramach. Eliminuj lub ograniczaj to ryzyko wprowadzając adekwatne mechanizmy ochronne jeszcze przed rozpoczęcie stosowania dane procesu biznesowego. W kontekście rewolucyjnego charakteru rozporządzenia warto również zastanowić się nad przeprowadzeniem audytu pozwalającego ocenić stopień bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie.

Dominik Sęczkowski, Kancelaria Radców Prawnych Lubasz i Wspólnicy

Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych jest kancelarią o ogólnopolskim zasięgu działania. Ma swoje biura w Łodzi, Warszawie i Wrocławiu. Specjalizuje się w: prawie IT, e-commerce i nowych technologiach, ochronie danych osobowych, prawie nieruchomości, oraz prawie gospodarczym.