Niezapłacona faktura to nie darmowy kredyt – wierzyciel ma narzędzia prawne by dopaść dłużnika i jego zarząd. Jak chronić płynność w firmie - na przykładzie branży TSL

• Specyfika branży TSL
• Kto jest naszym dłużnikiem?
• Dlaczego profesjonalna windykacja?
• Wiedza to potęga
• Ostatnia linia obrony

Specyfika branży TSL

Co wyróżnia branżę TSL na tle innych sektorów? Przede wszystkim ogromna liczba zawieranych zleceń. Jeden samochód potrafi dziennie zrealizować kilka umów transportowych. Mnożąc to przez tabor, okazuje się, że nawet mały przewoźnik, posiadający 2-3 pojazdy, jest w stanie zawrzeć miesięcznie kilkaset umów. Część transportów przewoźnik wykonuje kontraktowo od lat, jednak często, aby wrócić do miejsca załadunku lub na bazę, podejmuje frachty typu „spot”. Skala operacji jest więc nieporównywalna np. do firm budowlanych, które często pracują przez wiele miesięcy dla jednego generalnego wykonawcy.

- Przy takiej mnogości umów najistotniejsze jest posiadanie systemu, który przypomni płatnikowi o terminie płatności i zadba o to, aby brak wpłaty był od razu widoczny dla osób zarządzających finansami. Ktoś mógłby pomyśleć: „to żadna porada, to sprawa oczywista”. Tymczasem mogę podać dziesiątki przykładów firm z 2025 roku, które przypominały sobie o dłużnikach lata po terminie płatności. Rekordzista przekazał nam 559 zleceń na przeszło 1,5 mln złotych, których wskaźnik DPD (Days Past Due – dni po terminie płatności) mieścił się w przedziale 700-2942 dni. Najstarsza z tych faktur powinna zostać zapłacona 8 lat temu! Jestem pewny, że o tych płatnościach przypomniała wierzycielowi kończąca się gigantyczna linia kredytowa. Gdyby zadbał o nie wcześniej, prawdopodobnie w ogóle by jej nie potrzebował – mówi Karol Wojtowski, Debt Collection Field Leader w Pactus.eu.

W transporcie krajowym, zgodnie z polskim prawem przewozowym, roszczenia z faktur przedawniają się po upływie roku. Podobnie jest w transporcie międzynarodowym, gdzie zgodnie z Konwencją CMR okres ten stanowi rok od zawarcia umowy. Po tym terminie działania polubowne są bardzo trudne, a sądowe – praktycznie niemożliwe do zrealizowania.

Kto jest naszym dłużnikiem?

Jak wyjaśnia Karol Wojtowski z Pactus.eu, jest to kluczowe pytanie. Inaczej podejdziemy bowiem do wieloletniego kontrahenta, a inaczej do kontaktu typu spot:

- Poza samą wiarygodnością wynikającą ze stażu współpracy, zawsze w przypadku braku zapłaty proponuję przyjrzeć się informacjom, które znajdziemy o firmie w ogólnodostępnych bazach danych. Każda wzmianka o braku płatności, negatywna opinia czy choćby brak danych finansowych za ostatnie lata (w przypadku spółek prawa handlowego) powinien być dla nas sygnałem alarmowym (red alert) i sygnałem do przekazania sprawy w ręce profesjonalistów – mówi ekspert Pactus.eu i dodaje:

- Czas gra gigantyczną rolę. Skuteczniej odzyskujemy należności „świeże”, z niskim wskaźnikiem DPD. Niestety w sytuacji pogarszającej się płynności dłużnika, często wygrywa zasada „kto pierwszy, ten lepszy”. Każdy dzień zwłoki zmniejsza szanse na odzyskanie należności. I tu pojawia się pytanie: sąd czy windykacja polubowna?

Dlaczego profesjonalna windykacja?

Z perspektywy ekspertów z Pactus.eu, najlepszym wyborem jest firma windykacyjna. Przemawia za tym przede wszystkim model rozliczenia: success fee: - W Pactus.eu przedsiębiorca nie zapłaci ani złotówki, jeśli nie odzyskamy należności. Dodatkowo Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych pozwala przenieść poniesiony koszt windykacji na dłużnika – dokładnie tak samo, jak w przypadku kosztów procesowych.

Model rozliczenia to tylko jeden z argumentów. Kolejnym jest szybkość i sposób działania. Dłużnik ma zazwyczaj tylko kilka dni na zawarcie porozumienia. Po tym czasie wdrażane są narzędzia, które realnie utrudniają mu prowadzenie działalności.

- W przypadku pozwania dłużnika przez EPU, czas uzyskania nakazu zapłaty wynosi zazwyczaj 6-8 tygodni. Kolejne 14 dni od doręczenia zajmuje uprawomocnienie wyroku. Dopiero z klauzulą wykonalności możemy iść do komornika. Niestety, wniesienie sprzeciwu przez dłużnika kasuje nakaz zapłaty, a sprawa trafia do sądu rejonowego. Tam okres oczekiwania wydłuża się od 6 miesięcy w małych sądach, do 18 miesięcy w dużych aglomeracjach, takich jak Wrocław. Dłużnik nie musi nawet uzasadniać sprzeciwu – wystarczy lakoniczne: „Wnoszę sprzeciw od nakazu zapłaty o sygnaturze... i zaskarżam go w całości”. Pieniądze zostają zamrożone na rok lub dłużej – podpowiada Debt Collection Field Leader w Pactus.eu.

Wiedza to potęga

Jeśli nie odzyskamy środków w ramach windykacji polubownej, da nam ona bezcenne informacje o dłużniku: o jego stanie posiadania, liczbie wpisów na giełdach wierzytelności czy wnioskach o upadłość i restrukturyzację, które również wstrzymują sądy. Mając te dane wiemy, czy warto inwestować w opłaty sądowe, a może nakaz zapłaty będzie tylko kolejnym bezwartościowym dokumentem, za który po roku otrzymamy postanowienie o bezskutecznej egzekucji.

Ostatnia linia obrony

W sytuacji wielu niezapłaconych faktur nie jesteśmy całkiem bezbronni. W tego typu przypadku powinniśmy skorzystać z ulgi na złe długi. To mechanizm pozwalający odzyskać zapłacony podatek VAT od niezapłaconej faktury po 90 dniach od terminu płatności. Taka korekta może dodatkowo wywołać kontrolę skarbową u dłużnika.

- Warto pamiętać również o Art. 299 KSH. To swoisty bezpiecznik – jeśli spółka staje się „wydmuszką”, a jej majątek nie wystarcza na spłatę długów, parawan osobowości prawnej znika. Wówczas za każde niewypłacone euro czy złotówkę członkowie zarządu odpowiadają całym swoim prywatnym majątkiem – domem, samochodem czy oszczędnościami – wskazuje Karol Wojtowski.

Walka o płynność finansową w transporcie to gra o sumie zerowej – każdy dzień zwłoki dłużnika to realny koszt po naszej stronie. Kluczem do sukcesu nie jest jednak agresywne pozwanie każdego kontrahenta, lecz systemowa dyscyplina. Profesjonalna windykacja polubowna w modelu success fee stanowi bezpieczny bufor, który pozwala odzyskać środki bez ponoszenia kosztów sądowych "w ciemno".

- Pamiętajmy – w TSL faktury przedawniają się wyjątkowo szybko, a dłużnik, który dziś gra na zwłokę, jutro może być już w procesie upadłościowym. Nie pozwólmy więc, by nasze pieniądze stały się darmowym kredytem dla innych. Korzystajmy z narzędzi takich jak ulga na złe długi czy odpowiedzialność zarządu z art. 299 KSH, by twardo bronić wypracowanego zysku – podsumowuje ekspert z Pactus.eu.