Jak rozliczyć w spółce koszty związane z używaniem prywatnego samochodu jednego ze wspólników

rada

Tak, wydatki związane z używaniem i eksploatacją tego samochodu należy księgować do księgi prowadzonej dla spółki. Będą one kosztem spółki, czyli obu wspólników proporcjonalnie do posiadanych udziałów w zysku.

uzasadnienie

W przedstawionym problemie Czytelnik ma wątpliwości, czy koszty użytkowania prywatnego samochodu przez jednego ze wspólników można zaksięgować do księgi prowadzonej dla spółki. Tym samym koszty te byłyby kosztami obu wspólników. Budzi to wątpliwości Czytelnika, ponieważ drugi wspólnik nie używa samochodu.

W przypadku spółki cywilnej obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dotyczy spółki. Jedynie zawiadomienie o prowadzeniu księgi muszą złożyć wszyscy wspólnicy (do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania każdego z nich). Oznacza to, że koszty związane z eksploatacją samochodu wspólnika należy zaksięgować do księgi prowadzonej dla spółki.

Jeśli chodzi o kwestie rozliczania kosztów związanych z używaniem samochodu w spółce, to należy posłużyć się art. 8 updof. Na jego podstawie koszty z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego wspólnika określa się proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku.

W tym przypadku, pomimo że tylko jeden ze wspólników używa swego „prywatnego” samochodu, robi to na potrzeby spółki. W związku z tym koszty związane z używaniem tego samochodu, jako związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, będą bez wątpienia kosztem spółki, tzn. obu wspólników proporcjonalnie do posiadanych przez nich udziałów w zysku.

Wysokość wydatków na ten samochód, która może być zaliczona do kosztów, zależy od tego, czy jest to samochód osobowy, czy ciężarowy. W tym przypadku mamy do czynienia z samochodem osobowym, ponieważ w pytaniu zaznaczono, że wspólnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Oznacza to, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego będą kosztem spółki, ale w ograniczonym zakresie, tzn. w limicie wynikającym z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za 1 km przebiegu. Podkreślę, że od 2007 r. zmieniła się definicja samochodu osobowego w podatku dochodowym od osób fizycznych, na co Czytelnik powinien zwrócić uwagę.

Należy pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu kosztów związanych z używaniem samochodu. Podstawą do zaliczenia w ciężar kosztów wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu, kosztami ubezpieczenia itp., są dowody dokumentujące fakt ich poniesienia. Będą to faktury VAT, rachunki, dowody opłat składek na ubezpieczenie.

W przypadku używania samochodu (zarówno osobowego, jak i ciężarowego) dokumenty kosztowe na zakup paliwa, remonty, części zamienne, ubezpieczenie powinny być wystawione na spółkę cywilną, aby wydzielić koszty poniesione na cele spółki i na cele „prywatne”.

WAŻNE!

W przypadku używania „prywatnego” samochodu w spółce dokumenty potwierdzające koszty poniesione na cele spółki powinny być wystawione na spółkę.

Spółka powinna także zawrzeć umowę z właścicielem pojazdu na okoliczność używania samochodu do działalności gospodarczej. Udostępnienie spółce samochodu do odpłatnego lub nieodpłatnego używania powoduje również skutki w zakresie przychodów i kosztów wspólników (pisaliśmy o nich w dodatku: „Wspólnik w spółce osobowej - praktyczne rozwiązania najczęstszych problemów”, Mk nr 20/2006, str. 14-16).

Dodam, że w przypadku samochodu ciężarowego nie byłoby potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty związane z używaniem samochodu byłyby w całości kosztami podatkowymi.

l art. 5a pkt 19, art. 8 ust. 1 i 2, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 46, art. 24a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

l § 10 ust. 3, § 12 ust. 3, § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229

Teresa Kamińska

księgowa