Należyta staranność w podatku u źródła (WHT) – czym jest i jak jej dochować?

Należyta staranność nie została opisana w szczegółowy sposób w przepisach podatkowych, co może wywoływać spory z organami podatkowymi. Zatem w niniejszym artykule skupimy się na zarówno podstawowych jak i bardziej szczegółowych zagadnieniach.

Definicja należytej staranności

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 41 ust. 4aa ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należyta staranność zależy od charakteru i skali działalności prowadzonej przez płatnika, a także od powiązań płatnika i podatnika. To oznacza, że przy każdej wypłacie należności należy kierować się określonymi zasadami dla danej grupy kontrahentów, a także rodzaju i wartości należności. Polski Ład wprowadził dodatkowo w przypadku transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi szczególnie wysoki stopień należytej staranności w porównaniu do podmiotów niepowiązanych. Z taką sytuacją mamy do czynienia najczęściej przy płatnościach za usługi niematerialne czy przy wypłacie dywidendy na rzecz nierezydenta.

W projekcie objaśnień Ministerstwa Finansów z 2019 r. znajdują się wskazówki dla płatników w zakresie dochowania należytej staranności. Należy do nich m.in.:

• weryfikacja otrzymanych dokumentów pod kątem ich zgodności ze stanem faktycznym (w tym na podstawie informacji dostępnych publicznie),
• weryfikacja rezydencji podatkowej odbiorcy należności,
• weryfikacja statusu kontrahenta jako podatnika, który uzyskuje przychód z tytułu otrzymanej należności oraz jej rzeczywistego właściciela, w tym poprzez pryzmat prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej przez ten podmiot.

Tu należy zwrócić uwagę, że projekt objaśnień dotyczących podatku u źródła nie stanowi wykładni prawnej ze względu na brak jego ostatecznej publikacji. Mimo to organy podatkowe prezentują zawarte w nim stanowisko, dlatego praktyka pozwala na posiłkowanie się nim do celów interpretacyjnych.

Progi ustawowe w dokumentacji w zakresie należytej staranności

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewiduje progów kwotowych dotyczących pozyskiwania dokumentów przy wypłacie należności. Najlepszym rozwiązaniem dla płatników jest utworzenie wewnętrznej procedury, która obejmie zasady związane z:

• weryfikacją transakcji pod kątem charakteru wypłacanych należności i obowiązku poboru podatku,
• weryfikacją warunków zastosowania obniżonej stawki podatku, zwolnień lub niepobierania podatku w oparciu o przepisy szczególne i umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (tj. UPO),
• weryfikacją podmiotu zagranicznego pod kątem rezydencji podatkowej i statusu rzeczywistego właściciela należności,
• określeniem formy dokumentacji dotyczącej kontrahentów niezbędnej na potrzeby należytej staranności,
• określeniem osób odpowiedzialnych za proces dopełnienia obowiązku podatku u źródła.

Dokumentacja przy należytej staranności

Dochowanie należytej staranności nakłada na płatnika konieczność pozyskiwania informacji z wielu źródeł, do których dostęp może być niestety bardzo ograniczony lub praktycznie niemożliwy.

Zgodnie z projektem objaśnień możemy wyróżnić następujące rodzaje dokumentów m.in.: certyfikat rezydencji, oświadczenie beneficial owner (tj. rzeczywistego właściciela należności), odpis z rejestru handlowego podmiotu zagranicznego, sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy, dokumenty dotyczące przepływów finansowych pomiędzy spółkami w grupie kapitałowej, dokumentacja cen transferowych, opinia niezależnego audytora lub doradcy podatkowego, informacje z wywiadowni gospodarczych oraz informacje ogólnodostępne o działalności kontrahenta.

Sankcje przy niedopełnieniu obowiązku należytej staranności

W przypadku stwierdzenia przez organy podatkowe braku dochowania należytej staranności i skorzystania z preferencji WHT w niewłaściwy sposób, płatnik może zostać zobligowany do zapłaty całości należnego podatku u źródła wraz z odsetkami za zwłokę od zaległości podatkowych. Oprócz tego, płatnik może zostać obciążony dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości 10% kwoty brutto wypłat, o ile podczas kontroli podatkowej zostaną wykryte nieprawidłowości w procedurze weryfikacji kontrahenta odpowiadającym standardom należytej staranności.

Katarzyna Cieślak, Samodzielna Starsza Księgowa w MDDP Outsourcing