Fakturę wystawioną z błędem można anulować

Jaki problem rozstrzygnęŁa izba: Spółka jest producentem i sprzedawcą m.in. złączy i podzespołów elektronicznych. Na podstawie zamówienia sprzedaży po wydaniu towaru z magazynu faktura VAT jest automatycznie generowana i księgowana w systemie finansowo-księgowym. Mimo istniejących zasad i procedur przygotowania towarów handlowych do wysyłki zdarzają się jednak błędy. Po zauważeniu błędów spółka pozostawia w dokumentacji oryginał i kopie błędnych faktur VAT przekreślonych oraz z dokonaną adnotacją anulowano, co uniemożliwia wprowadzenie do obrotu i ich ponowne wykorzystanie. Czy błędnie sporządzone faktury VAT, które nie zostały doręczone do klienta, mogą zostać anulowane przez dokonanie odpowiedniej adnotacji na oryginale i kopii?

OdpowiedŹ izby: Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) podatnicy VAT są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie określonej transakcji sprzedaży.

W praktyce zdarzają się jednak przypadki, że po wystawieniu faktury VAT następują zdarzenia mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub zawiera ona błędy. W takim przypadku ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury VAT poprzez wystawienie faktury korygującej.

Żaden z przepisów nie zawiera regulacji odnoszących się do możliwości anulowania wystawionej przez podatnika faktury VAT. Niemniej jednak w praktyce, w celu uproszczenia obrotu, w przypadku gdy wystawiona faktura VAT nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego (tj. odebrana przez nabywcę) uznaje się powszechnie, że nie ma konieczności poprawiania błędów na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej. Dopuszczalne jest anulowanie faktury sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Wówczas sprzedawca powinien przechowywać oryginał i kopię faktury wraz z wyjaśnieniem.

Anulowanie faktury dotyczy zatem tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną. Zatem nie jest konieczne wystawienie faktury korygującej do transakcji, która nie doszła do skutku. Możliwe jest bowiem anulowanie faktury przez spółkę. W przypadku anulowania faktury sprzedawca powinien posiadać zarówno kopię, jak i oryginał tej faktury. Ponadto z przedmiotowego dokumentu jednoznacznie powinno wynikać, że został on anulowany. Anulowanie wystawionej faktury może być dokonane na przykład przez trwałe przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacją anulowano. Anulowane dokumenty należy jednak przechowywać w dokumentacji.

Co ważne, anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 stycznia 2009 r. (nr IPPP1/443-1894/08-4/PR)

OPINIA

ŁUKASZ POSTRZECH

starszy konsultant w Accreo Taxand

Komentowane pismo podtrzymuje dotychczasowe stanowisko władz skarbowych w kwestii dopuszczalności anulowania faktur. Jakkolwiek instytucja anulowania nie wynika z przepisów o VAT, to znajduje szerokie zastosowanie w praktyce podatkowej. W świetle orzecznictwa sądów administracyjnych oraz stanowiska organów skarbowych ukształtowanego w dużej mierze jeszcze pod rządami poprzedniej ustawy, podatnik ma prawo do anulowania wystawionej wcześniej faktury, pod warunkiem niewprowadzenia takiego dokumentu do obiegu prawnego. Oznacza to w praktyce, że wystawca dokumentu dysponuje zarówno jego oryginałem, jak i kopią, dodatkowo przekreślonych oraz z reguły opatrzonych adnotacją anulowano. Omawiana metoda najczęściej znajduje zastosowanie w odniesieniu do faktur dokumentujących transakcje, które w ogóle nie zostały zrealizowane. Powszechność stosowanego rozwiązania wynika przede wszystkim z faktu, że anulowanie nie zobowiązuje podatników do stosowania nadmiernie formalistycznych, a w konsekwencji niezwykle uciążliwych przepisów dotyczących korygowania faktur.

Not. EM